李 霞

(東南大學(xué)成賢學(xué)院，江蘇 南京 210088)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子發(fā)票作為收付憑證依據(jù)在工作生活中的應(yīng)用比例越來(lái)越高。 電子發(fā)票特有的綠色環(huán)保、節(jié)能高效、操作便捷等特性，是紙質(zhì)發(fā)票無(wú)法比擬的。 近年來(lái)，國(guó)家在全面推廣電子發(fā)票，電子發(fā)票在民辦高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中所占的比重也越來(lái)越高[1]。 電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用雖然給民辦高校師生報(bào)銷(xiāo)提供了便利，但也給民辦高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。 電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的影響，作為民辦高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到，并以此為契機(jī)，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)變。

一、 電子發(fā)票概念及其發(fā)展歷程

(一)電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新產(chǎn)品，是指稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票管理系統(tǒng)出具的或包含加載電子簽名、使用國(guó)家統(tǒng)一編碼和電子防偽技術(shù)，在商品購(gòu)銷(xiāo)、接受或供給相關(guān)服務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中進(jìn)行電子傳輸和存儲(chǔ)的無(wú)紙化收付憑證。 它具有特定的編碼，自身安全性可以加密驗(yàn)證，這類(lèi)發(fā)票效用等同于紙質(zhì)發(fā)票，具有同等的法律效力，只是在網(wǎng)絡(luò)中生成、流轉(zhuǎn)，電子模式作為它的存儲(chǔ)方式。

(二)電子發(fā)票的發(fā)展進(jìn)程

我國(guó)首張電子發(fā)票誕生于2013 年，同期預(yù)示著以重點(diǎn)城市為主的電子發(fā)票前沿試點(diǎn)工作正式拉開(kāi)帷幕。 2015 年，國(guó)家稅務(wù)總局頒布關(guān)于實(shí)施利用增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，填開(kāi)增值稅電子普通發(fā)票若干問(wèn)題的相關(guān)文件[1]。 國(guó)家稅務(wù)總局之所以將電子發(fā)票列為稅務(wù)改革中的創(chuàng)新項(xiàng)目，主要是為了加強(qiáng)對(duì)各單位尤其是企業(yè)單位的監(jiān)控，目的是促進(jìn)各單位的財(cái)務(wù)管理規(guī)范化。 電子商務(wù)平臺(tái)勇于作為增值稅電子普通發(fā)票的首批使用者，伴隨著電商平臺(tái)對(duì)增值稅普通電子發(fā)票使用反響很好，物流快遞、電信網(wǎng)絡(luò)、餐飲服務(wù)等更多的行業(yè)也陸續(xù)參與到電子發(fā)票使用行列中來(lái)。 國(guó)家稅務(wù)總局于2017 年又相繼發(fā)布關(guān)于增值稅電子普通發(fā)票進(jìn)一步完善實(shí)施工作相關(guān)指導(dǎo)意見(jiàn)，進(jìn)而加大了對(duì)實(shí)施電子發(fā)票工作的支持力度。 當(dāng)年6 月份，財(cái)政部緊接著提出電子發(fā)票改革試點(diǎn)方案，對(duì)電子發(fā)票改革任務(wù)進(jìn)行了更深入明確。 到了2020 年，在報(bào)銷(xiāo)會(huì)計(jì)電子憑證錄入歸檔規(guī)范工作時(shí)，財(cái)政部又下發(fā)相關(guān)通知，通知中明確表示只要會(huì)計(jì)電子檔案合乎檔案管理?xiàng)l件的，那么其具有的法律效力類(lèi)似于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)而給規(guī)范報(bào)銷(xiāo)、錄入、歸檔會(huì)計(jì)電子憑證錄入歸檔工作提供了重要保障。 近年來(lái)，電子發(fā)票應(yīng)用日益常態(tài)化，在民辦高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中也逐漸擔(dān)當(dāng)起主力的角色。

二、 電子發(fā)票對(duì)民辦高校財(cái)務(wù)管理工作的影響

(一)電子發(fā)票對(duì)民辦高校財(cái)務(wù)管理工作的積極影響

1. 降低運(yùn)營(yíng)成本，節(jié)能環(huán)保

電子發(fā)票的推廣應(yīng)用，可以減少紙張批量使用，節(jié)省了購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)發(fā)票所需發(fā)生的相關(guān)開(kāi)支和不必要的時(shí)間成本。 精簡(jiǎn)了使用紙質(zhì)發(fā)票所需要的專(zhuān)用稅控設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)及設(shè)備的維護(hù)成本，縮減了紙質(zhì)發(fā)票周轉(zhuǎn)發(fā)生的郵寄費(fèi)和傳遞所需的時(shí)間，降低民辦學(xué)校經(jīng)營(yíng)運(yùn)行費(fèi)用。 電子發(fā)票的批量應(yīng)用，符合政府所倡導(dǎo)的低碳節(jié)能、可持續(xù)發(fā)展和諧生態(tài)的理念，在杜絕資源浪費(fèi)、節(jié)能減排等方面起到積極作用，對(duì)建設(shè)生態(tài)資源節(jié)約型社會(huì)有良好的推動(dòng)意義。

2. 簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程，提高財(cái)務(wù)工作效率

跟紙質(zhì)發(fā)票相比擬，電子發(fā)票省略了印刷、領(lǐng)取等環(huán)節(jié)。 在買(mǎi)賣(mài)交易活動(dòng)完成后，電子發(fā)票管理系統(tǒng)也隨著同步完成自動(dòng)開(kāi)具電子發(fā)票的過(guò)程。 電子發(fā)票的開(kāi)具、傳送、發(fā)票驗(yàn)舊等操作程序可同步開(kāi)展，開(kāi)票系統(tǒng)實(shí)行即開(kāi)即驗(yàn)。 省去手工開(kāi)票的流程，避免了發(fā)票印章不清晰等狀況。 而且發(fā)票使用者可以實(shí)時(shí)獲取電子發(fā)票，獲取的渠道也多種多樣，如通過(guò)郵箱推送、二維碼掃描程序等途徑。 電子發(fā)票可以自行隨時(shí)打印，大大縮短了發(fā)票收集時(shí)間，同時(shí)也解決了票據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避了在紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)經(jīng)辦人報(bào)銷(xiāo)票據(jù)遺失風(fēng)險(xiǎn)。 同時(shí)，發(fā)票的電子化形態(tài)，使財(cái)務(wù)管理人員可以直接通過(guò)財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)發(fā)票的整理和統(tǒng)計(jì)，省略了紙質(zhì)發(fā)票的人工整理、核對(duì)等工作，降低了發(fā)票管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性和出錯(cuò)率，節(jié)約大量的時(shí)間和精力，簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)工作流程，進(jìn)一步提高了財(cái)務(wù)管理效率。

3. 優(yōu)化辦稅效率，促進(jìn)稅務(wù)管理

使用電子發(fā)票后，稅務(wù)會(huì)計(jì)可以在網(wǎng)上申領(lǐng)和購(gòu)買(mǎi)電子發(fā)票，完全做到足不出戶(hù)，而且發(fā)票信息導(dǎo)入開(kāi)票系統(tǒng)的環(huán)節(jié)也十分簡(jiǎn)單、便捷；稅務(wù)部門(mén)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，及時(shí)掌控學(xué)校發(fā)票領(lǐng)用和使用情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控即時(shí)上傳的電子發(fā)票信息，并對(duì)其相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，便于稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)稅收的有效監(jiān)管，減少偷漏稅現(xiàn)象發(fā)生。

4. 推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子信息化演變

在推行發(fā)票電子化實(shí)施階段，同期也推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子信息化演變，電子發(fā)票的普及與應(yīng)用打破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案查閱和保管受時(shí)間、空間等因素束縛的壁壘，推進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案的電子化，為財(cái)務(wù)管理信息化、智能化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 電子發(fā)票存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)的云數(shù)據(jù)端或電腦的硬盤(pán)里，平時(shí)只需做好備份、適當(dāng)維護(hù)即可。 不僅解決了原先紙質(zhì)發(fā)票存儲(chǔ)場(chǎng)地防火、防濕、防蟲(chóng)等難題，消除了發(fā)票遺失和損毀的困擾，還使財(cái)務(wù)人員能直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式使用這些電子發(fā)票，從此無(wú)須在海量的財(cái)務(wù)憑證里翻找原始憑證，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力，使工作效率有質(zhì)的提升。

(二)電子發(fā)票對(duì)民辦高校財(cái)務(wù)管理工作的不利影響

民辦高校財(cái)務(wù)管理工作對(duì)報(bào)銷(xiāo)的要求非常嚴(yán)格[2]。 電子發(fā)票的使用雖然給民辦高校財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)，但是也對(duì)民辦高校的財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

1. 辨別電子發(fā)票真?zhèn)坞y度系數(shù)大

采用特制的紙張和專(zhuān)業(yè)的稅控設(shè)備是紙質(zhì)發(fā)票的一大特點(diǎn)，它的開(kāi)具和簽章都是由專(zhuān)門(mén)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)。 在防偽技術(shù)和手段等各方面紙質(zhì)發(fā)票都很完善，有一定工作經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員都可以通過(guò)紙質(zhì)發(fā)票的手感、印鑒的清晰度鑒別發(fā)票真?zhèn)巍?電子發(fā)票具有數(shù)字性、信息性，可重復(fù)性等特點(diǎn)。 與紙質(zhì)發(fā)票根本的不同點(diǎn)是電子發(fā)票依存于電子數(shù)據(jù)展現(xiàn)。 正因?yàn)檫@一特性，致使電子發(fā)票能多次、重復(fù)下載、打印，這樣的情況，就給別有用心的報(bào)銷(xiāo)人員有機(jī)可乘的空間，他們可能會(huì)運(yùn)用某些專(zhuān)門(mén)的修圖軟件對(duì)發(fā)票金額或抬頭進(jìn)行技術(shù)篡改后，進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)核審工作人員肉眼很難辨別其真?zhèn)巍?盡管電子發(fā)票的防偽技術(shù)已經(jīng)非?？b密成熟，但面對(duì)大量師生報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，很難逐一查驗(yàn)電子發(fā)票的真實(shí)性。

2. 缺乏健全的財(cái)務(wù)制度運(yùn)行環(huán)境

在我國(guó)電子發(fā)票推廣和普及的背景下，國(guó)家雖相繼頒布了一系列關(guān)于規(guī)范電子發(fā)票的相關(guān)文件和管理辦法，但實(shí)際上，財(cái)務(wù)系統(tǒng)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與民辦高校的電子發(fā)票模塊端口無(wú)縫對(duì)接，通常還是需要將電子發(fā)票打印為紙質(zhì)模式，在紙質(zhì)的電子發(fā)票上，需由項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人簽字、相關(guān)系院蓋章，才能進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。 電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)手續(xù)和紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)相差無(wú)幾，為了避免電子發(fā)票被重復(fù)報(bào)銷(xiāo)，許多民辦高校增添了手工登記電子發(fā)票流程，增加了財(cái)務(wù)人員的登記和篩查統(tǒng)計(jì)工作，導(dǎo)致電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)得不到體現(xiàn)。 另外，在實(shí)際操作過(guò)程中，電子發(fā)票打印的紙張通常都為普通A4 大小紙質(zhì)，比原先紙質(zhì)發(fā)票尺寸大一倍，且紙質(zhì)厚度是原先的幾倍，反而給會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)憑證裝訂工作增添了不少工作量，同時(shí)憑證存檔空間也需擴(kuò)容。 由此可見(jiàn)，要想真正發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，必須要建立一套涵蓋電子發(fā)票信息資料輸入窗口、發(fā)票審批、完成報(bào)銷(xiāo)、憑證歸檔、檔案保存等信息健全的電子發(fā)票財(cái)務(wù)管理制度。 進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電子信息化在高校財(cái)務(wù)中運(yùn)用，提升民辦高校財(cái)務(wù)管理的工作效率，充分發(fā)揮電子發(fā)票的無(wú)紙化與簡(jiǎn)易化的優(yōu)勢(shì)。

3. 財(cái)務(wù)管理需求與電子發(fā)票的發(fā)展不均衡

電子發(fā)票的發(fā)展以互聯(lián)網(wǎng)的信息化發(fā)展為前提，因此電子發(fā)票與信息化發(fā)展之間是相輔相依的。要想更進(jìn)一步確保電子發(fā)票的應(yīng)用與發(fā)展，具備相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息技術(shù)水平是民辦高校迫切需要解決的一大問(wèn)題。 但是，當(dāng)前大部分民辦高校面臨著信息化建設(shè)條件有限、信息化建設(shè)水平相對(duì)不高、信息化設(shè)施配備不全、缺少相應(yīng)的技術(shù)支撐等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，使得民辦高校很難實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息一體化操作，在一定程度上阻礙了民辦高校的財(cái)務(wù)信息化發(fā)展進(jìn)程。 為了有效提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，防范電子發(fā)票安全風(fēng)險(xiǎn)，必須提升民辦高校財(cái)務(wù)信息發(fā)展速度，建立并完善民辦高效的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息規(guī)范化、電子化管理[3]。

4. 財(cái)務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

在信息化背景下，要充分發(fā)揮電子發(fā)票的作用，民辦高校財(cái)務(wù)工作人員除了需要具備扎實(shí)的財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)水平外，還需具備財(cái)務(wù)管理電子工作技能。 隨著電子發(fā)票的普及，師生們?cè)谌粘W(xué)習(xí)活動(dòng)中，涉及電子發(fā)票的應(yīng)用也日益增多，這就對(duì)民辦高校的財(cái)務(wù)人員信息化管理能力等綜合素質(zhì)提出了更高的要求。 高校財(cái)務(wù)人員要不斷提高財(cái)務(wù)信息化管理能力，能準(zhǔn)確辨認(rèn)電子發(fā)票的真?zhèn)危芏沤^虛假金額報(bào)銷(xiāo)及多次重復(fù)報(bào)銷(xiāo)等問(wèn)題發(fā)生，同時(shí)對(duì)電子發(fā)票的管理、存檔也要與時(shí)俱進(jìn)，能適應(yīng)環(huán)境，使財(cái)務(wù)管理工作有質(zhì)的變化。

三、 民辦高校財(cái)務(wù)管理部門(mén)的應(yīng)對(duì)策略

(一)加強(qiáng)民辦高校財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)

信息化背景下，電子發(fā)票的普及，對(duì)民辦高校財(cái)務(wù)[1]工作人員的綜合能力提出了新的任務(wù):即需要其具備更專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)信息電子化知識(shí)，比如更熟練地掌握電子發(fā)票的特性、更好地發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，比如時(shí)刻警覺(jué)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防意識(shí)。 一方面，高校財(cái)務(wù)人員須不斷主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率；另一方面，民辦高校需要通過(guò)定期舉辦講座、舉辦培訓(xùn)班等方式加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從制度上保證財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)力度，促使財(cái)務(wù)人員適應(yīng)新的工作需要。

(二)建立電子發(fā)票采集與查驗(yàn)系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，民辦高校應(yīng)響應(yīng)號(hào)召，跟緊時(shí)代步伐，將電子發(fā)票的應(yīng)用和管理列為財(cái)務(wù)部門(mén)信息化建設(shè)的首要問(wèn)題，借助網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)，在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中設(shè)置電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)模塊，共享電子發(fā)票資料上傳端口，報(bào)銷(xiāo)者可以通過(guò)端口的掃碼小程序自動(dòng)上傳電子發(fā)票相關(guān)信息，在提交相關(guān)資料后，系統(tǒng)可以將申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，與已入賬的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)逐條對(duì)比，自動(dòng)篩選統(tǒng)計(jì)，排除重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票，對(duì)異常發(fā)票發(fā)出警示，并自動(dòng)退還有問(wèn)題的發(fā)票。 而查驗(yàn)無(wú)誤的電子發(fā)票則自動(dòng)傳送到相應(yīng)模塊的業(yè)務(wù)中等待財(cái)務(wù)工作人員的下一步操作。 財(cái)務(wù)工作人員按照相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度和規(guī)定對(duì)電子發(fā)票資料進(jìn)行人工核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，電子簽名，完成審核、復(fù)核手續(xù)，最后將報(bào)銷(xiāo)金額通過(guò)無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬給報(bào)銷(xiāo)者。 信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，能有效避免電子發(fā)票多次報(bào)銷(xiāo)，可以簡(jiǎn)化煩瑣的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，提高財(cái)務(wù)管理工作效率，同時(shí)可以促進(jìn)民辦高校財(cái)務(wù)管理工作的信息化進(jìn)程。

(三)加強(qiáng)民辦高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全防范

民辦高校財(cái)務(wù)部門(mén)必須建立電子發(fā)票信息安全防范系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范。 首先，設(shè)立高校電子發(fā)票網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，提升防火墻級(jí)別，加強(qiáng)病毒防御系統(tǒng)，阻止非法訪問(wèn)用戶(hù)，防止病毒的入侵，規(guī)避數(shù)據(jù)信息被盜取、篡改、發(fā)票虛開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)。 其次，建立完善的民辦高校財(cái)務(wù)信息傳遞系統(tǒng)，為電子發(fā)票在傳輸、共享流程的環(huán)節(jié)中涉及的安全性、可依賴(lài)性提供保障。 再次，開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理、存儲(chǔ)各類(lèi)電子發(fā)票，保證電子發(fā)票的信息安全，做好電子發(fā)票檔案的備份。 最后，加強(qiáng)對(duì)民辦高校電子發(fā)票信息報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件等財(cái)務(wù)電子化系統(tǒng)的維護(hù)，定期對(duì)相關(guān)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、加密，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)預(yù)警設(shè)置，一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)觸發(fā)報(bào)警提示，防止信息網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題發(fā)生。

四、 結(jié)語(yǔ)

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)合稅務(wù)工作實(shí)施而形成的新事物，對(duì)我國(guó)稅收工作發(fā)揮著舉足輕重的作用，具有廣闊的應(yīng)用和發(fā)展空間。 在互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子發(fā)票的應(yīng)用逐漸廣泛，民辦高校財(cái)務(wù)管理工作的電子化、信息化發(fā)展已是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。電子發(fā)票作為加速民辦高校財(cái)務(wù)管理電子信息化轉(zhuǎn)型的重要樞紐，一定水平上給民辦高校財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)新的契機(jī)[1]。 民辦高校要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，開(kāi)展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的同時(shí)，提高網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)防控水平，加強(qiáng)民辦高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)培養(yǎng)，進(jìn)一步有效發(fā)揮電子發(fā)票的作用，從而提高民辦高校財(cái)務(wù)管理工作效率和財(cái)務(wù)信息化水平。