文/上海市政工程設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司 洪婷

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)發(fā)展提出的深層次的變革要求，也是企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代利用“云計(jì)算”“大數(shù)據(jù)”“區(qū)塊鏈”等技術(shù)，尋求自身發(fā)展，擺脫發(fā)展困境的有效手段。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，上海市政總院作為國(guó)內(nèi)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的排頭兵，正在經(jīng)歷從信息化企業(yè)到數(shù)字化、智能化企業(yè)發(fā)展的過(guò)程。伴隨著企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理也從傳統(tǒng)載體管理階段向電子文件管理、數(shù)字檔案管理再到智慧檔案管理階段進(jìn)行演變。新時(shí)期，文書(shū)檔案管理應(yīng)將工作重心轉(zhuǎn)向以檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，逐步探索通過(guò)技術(shù)手段挖掘文書(shū)檔案中潛在的有效信息，為企業(yè)現(xiàn)階段的主營(yíng)業(yè)務(wù)和未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供精準(zhǔn)有效的參考依據(jù)。

一、文書(shū)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案資源質(zhì)量不高。一是實(shí)物檔案的質(zhì)量不高，數(shù)字化加工有難度。上海市政總院的文書(shū)檔案自1954年成立至今，年代久遠(yuǎn)的檔案存在發(fā)黃、紙張脆化的情況，數(shù)字化加工需要耗費(fèi)的成本遠(yuǎn)高于新產(chǎn)生的檔案，影響數(shù)字化加工進(jìn)度。二是數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量不高，數(shù)據(jù)治理有難度。系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在缺失、重復(fù)和有誤的情況，歷史文書(shū)檔案缺失著錄數(shù)據(jù)，已著錄的數(shù)據(jù)存在重復(fù)、缺漏或信息錯(cuò)誤的情況，數(shù)據(jù)治理需耗費(fèi)人工，難度較大。三是對(duì)預(yù)歸檔材料的收集不足，檔案信息資源不完整、不準(zhǔn)確。收集和預(yù)立卷工作依靠部門兼職的資料員時(shí)間、精力有限，對(duì)文書(shū)材料的收集和預(yù)立卷工作不重視，出現(xiàn)收集不充分、重復(fù)和有誤等情況。

（二）文書(shū)檔案歸檔管理效率較低。一是歸檔不及時(shí)。收集工作是在收到歸檔通知后開(kāi)展的，業(yè)務(wù)部門人員缺乏及時(shí)收集和整理文件材料的意識(shí)，也面臨人手不足、人員變動(dòng)等問(wèn)題。同時(shí)，文書(shū)檔案管理涉及各管理部門之間的對(duì)接與溝通，平級(jí)部門之間的歸檔交接在制度和實(shí)際管理方面存在一定的局限，影響歸檔效率。另外，現(xiàn)行實(shí)物檔案管理制度，要求將電子文件打印成紙質(zhì)文件歸檔，影響歸檔速度。二是對(duì)預(yù)歸檔文件內(nèi)容的審核指導(dǎo)耗時(shí)，歸檔效率低。資料員收集材料不齊全、預(yù)立卷質(zhì)量不高，要求檔案人員對(duì)預(yù)歸檔內(nèi)容反復(fù)查漏補(bǔ)缺，導(dǎo)致工作效率低下。三是文書(shū)檔案管理技術(shù)手段落后，整理入庫(kù)進(jìn)度慢。文書(shū)檔案管理的技術(shù)工具落后，使用已開(kāi)發(fā)多年的單機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行著錄、存儲(chǔ)和檢索，系統(tǒng)的功能有限，已無(wú)法滿足現(xiàn)代化的管理要求。加之預(yù)立卷質(zhì)量不高，插卷、補(bǔ)卷情況多，對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和人性化功能設(shè)計(jì)的要求更高，而當(dāng)前系統(tǒng)操作不便，極大地影響了文書(shū)檔案的整理入庫(kù)效率。

（三）文書(shū)檔案利用服務(wù)不足。一是服務(wù)模式落后，用戶體驗(yàn)較差。文書(shū)檔案的利用服務(wù)“線上線下分離”，線上發(fā)起利用申請(qǐng)，線下提供利用服務(wù)，用戶體驗(yàn)差。此外，受數(shù)字加工程度不高和檔案管理系統(tǒng)檢索功能簡(jiǎn)單的影響，檢索效率低。二是提供利用觀念被動(dòng)保守，服務(wù)價(jià)值不高。文書(shū)檔案強(qiáng)調(diào)保密性，目錄數(shù)據(jù)不對(duì)外開(kāi)放，僅文書(shū)檔案管理人員可查閱，對(duì)檔案內(nèi)容的提供利用服務(wù)手段原始、謹(jǐn)慎，未能對(duì)檔案的數(shù)字化價(jià)值進(jìn)行探索，對(duì)用戶需求的把握不足。

二、問(wèn)題產(chǎn)生原因分析

（一）檔案管理理念過(guò)時(shí)。一是市政設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理“重科技、輕文書(shū)”。上海市政總院的科技檔案信息化工作早在2008年開(kāi)始，已實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)覆蓋檔案的收、存、管、用各階段日常管理活動(dòng)。而文書(shū)檔案仍在使用功能落后的檔案管理軟件，存在檔案資源質(zhì)量不高、管理效率低、利用服務(wù)不足的問(wèn)題。二是存取導(dǎo)向思維影響下的檔案管理注重對(duì)檔案原件及檔案信息資源的保護(hù)，存在“重存輕取”的偏見(jiàn)，阻礙利用服務(wù)水平的提升。在此思維影響下，上海市政總院的檔案鑒定和開(kāi)放工作不足，檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展較晚，追求數(shù)字化率過(guò)程中容易忽略檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。隨著用戶需求的增長(zhǎng)和復(fù)雜化，現(xiàn)有“存、取”理念已不能滿足用戶的需求，也無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)更多價(jià)值。

（二）檔案管理模式落后。一是上海市政總院的文書(shū)管理仍然采用實(shí)物紙質(zhì)檔案的單套管理模式，無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)文件產(chǎn)生多源的情況。目前，業(yè)務(wù)系統(tǒng)幾乎已覆蓋各部門的大部分業(yè)務(wù)活動(dòng)，其中產(chǎn)生的電子文件材料歸檔方式復(fù)雜，既浪費(fèi)資源，也增加了相關(guān)工作量，不符合管理的現(xiàn)實(shí)需求和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。二是現(xiàn)行管理模式缺乏前端控制。文書(shū)檔案的歸檔不僅是業(yè)務(wù)末端的環(huán)節(jié)，還存在階段性和滯后性。檔案部門往往在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束的第二年度才開(kāi)始介入，在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中缺乏控制，歸檔的收集、整理入庫(kù)等以后期的人工完成為主，沒(méi)有考慮電子文件的產(chǎn)生環(huán)境和歸檔程序，以滯后的人工投入來(lái)對(duì)抗數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來(lái)的諸多變化，檔案管理人員的歸檔文件審核壓力增加，工作內(nèi)容重復(fù)性高，耗時(shí)久，無(wú)法保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確，成效不顯。三是未開(kāi)展數(shù)據(jù)治理工作，對(duì)檔案系統(tǒng)著錄的數(shù)據(jù)未能查漏補(bǔ)缺、糾正錯(cuò)誤，使得系統(tǒng)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、垃圾數(shù)據(jù)冗余，降低了檔案質(zhì)量，也為檢索和利用帶來(lái)了困難。長(zhǎng)此以往，會(huì)增加系統(tǒng)的負(fù)荷，耗費(fèi)資源，對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的安全性產(chǎn)生威脅。

（三）檔案管理制度不健全、執(zhí)行不到位。一是缺少數(shù)字化轉(zhuǎn)型相應(yīng)的制度。上海市政總院擁有一套成熟的檔案管理制度規(guī)范體系，但未能隨著檔案信息化建設(shè)同步更新。目前，檔案管理制度規(guī)范并沒(méi)有涉及電子文件管理的篇章描述，僅憑借傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)難以保證數(shù)字化檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)化以及數(shù)字化檔案信息利用的規(guī)范化。在缺乏成熟、完善的檔案管理制度的情況下，容易造成檔案資料收集的完整性、歸檔的及時(shí)性、數(shù)字化檔案信息的安全性等方面的問(wèn)題，直接影響檔案信息資源的質(zhì)量及后續(xù)的利用。二是管理制度執(zhí)行不到位。檔案管理各相關(guān)主體職責(zé)實(shí)際落實(shí)不清晰，各歸檔部門之間、歸檔部門內(nèi)部對(duì)歸檔內(nèi)容的區(qū)分、內(nèi)部人員的分工、資料員與檔案管理人員之間的職責(zé)不夠明確，缺少相關(guān)的監(jiān)管機(jī)制，在實(shí)際工作中存在怠慢、扯皮、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，影響歸檔質(zhì)量和歸檔效率。

（四）缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺少頂層設(shè)計(jì)與檔案協(xié)同觀念，缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)。上海市政總院的檔案管理暫缺少集成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不同類型的檔案、不同管理環(huán)節(jié)的功能分布在不同的平臺(tái)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接不足。缺少統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)意味著缺少實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)、電子文件在線歸檔和檢索利用等需求的高效手段，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的效率必然越來(lái)越低。

三、問(wèn)題解決路徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。一是要提高文書(shū)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理為企業(yè)服務(wù)，企業(yè)對(duì)數(shù)字資源、知識(shí)服務(wù)需求的不斷增長(zhǎng)，文書(shū)檔案具有輔助企業(yè)決策的重要作用，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理意識(shí)是大勢(shì)所趨。二是采用“開(kāi)發(fā)”導(dǎo)向思維、樹(shù)立檔案開(kāi)放共享理念。要盡快實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”。同時(shí)，文書(shū)檔案可以探索從按“卷”管理改為按“件”管理，這樣既遵循了文件的形成規(guī)律，又保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而區(qū)分不同文件的價(jià)值，便于對(duì)文件結(jié)構(gòu)化信息的提取和后續(xù)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)。另外，要樹(shù)立檔案資源開(kāi)放共享的理念，定期鑒定和開(kāi)放檔案，從被動(dòng)提供“存、取”轉(zhuǎn)為主動(dòng)“開(kāi)發(fā)”提供利用，充分發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案的價(jià)值，為主營(yíng)業(yè)務(wù)和管理職能賦能。

（二）改進(jìn)檔案管理模式。一是探索混合“單套制”管理模式，將電子文件管理納入考慮。文書(shū)檔案混合“單套制”在上海市政總院的應(yīng)用是指在歸檔時(shí)，可將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件按實(shí)物保管，電子文件則直接從其產(chǎn)生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)。另外，考慮按“事由”分類以代替按“組織”分類，按“件”歸檔以代替按“卷”歸檔。不再刻意遵循“同一部門的檔案不可分散，不同部門的檔案不能混淆”的原則，而是更關(guān)注業(yè)務(wù)本身的連續(xù)性，從工作流、項(xiàng)目、文件的背景信息等多維度、多角度采用多種方式賦予文件特定的標(biāo)識(shí)，使每份文件相互獨(dú)立又有所關(guān)聯(lián)。二是融入“前端控制”理念，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)時(shí)間提前、重組操作工作流程和固化元數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)時(shí)間提前會(huì)將文件中的數(shù)據(jù)提前輸入系統(tǒng)，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行有效監(jiān)管，縮短了電子文件從整理到歸檔的時(shí)間，提高業(yè)務(wù)效率。重組操作工作流程指在對(duì)電子文件前端控制模式之下，會(huì)促使電子文件的管理流程向文件形成的階段發(fā)生轉(zhuǎn)移，并在此基礎(chǔ)上，按照相關(guān)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組后再向更新的一種檔案化管理流程模式轉(zhuǎn)移。固化元數(shù)據(jù)是指在電子文件實(shí)施前端控制的過(guò)程中引入元數(shù)據(jù)的管理技術(shù)，可以有效地對(duì)文件生成到文件歸檔的整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并且完成對(duì)文件內(nèi)容的固定。在文件形成后，若是對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改、流轉(zhuǎn)、毀損等操作，都能夠被實(shí)時(shí)記錄，從而進(jìn)一步確保文件的安全性。三是開(kāi)展數(shù)據(jù)治理常態(tài)化工作，對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)或定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測(cè)與治理，及時(shí)清除垃圾數(shù)據(jù)，避免系統(tǒng)的無(wú)效負(fù)荷，同時(shí)保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確，以提高檔案資源的質(zhì)量，為檔案資源的深度開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。

（三）完善檔案管理制度和執(zhí)行監(jiān)管機(jī)制。一是完善檔案管理制度與電子檔案實(shí)施細(xì)則。采用項(xiàng)目推動(dòng)的方式逐步完善電子檔案管理所需要的各項(xiàng)管理制度和實(shí)施細(xì)則。依托數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，形成“四性”檢測(cè)方案、接口規(guī)范、電子文件長(zhǎng)期保存策略等制度規(guī)范。二是在制定管理制度和實(shí)施細(xì)則的同時(shí)，完善執(zhí)行監(jiān)管機(jī)制。關(guān)注重點(diǎn)環(huán)節(jié)、強(qiáng)調(diào)主體責(zé)任，明確管理內(nèi)容。探索全流程跟進(jìn)的管理方式，與文件形成周期結(jié)合，將指導(dǎo)與監(jiān)督檢查工作落實(shí)到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)各單位專（兼）職資料員開(kāi)展培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。面對(duì)權(quán)責(zé)不明確、易變動(dòng)的問(wèn)題，充分發(fā)揮設(shè)立檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的作用，對(duì)檔案管理過(guò)程中的個(gè)別突出問(wèn)題，向上反饋、責(zé)令整改，保留追責(zé)權(quán)利。

（四）加快數(shù)字檔案室建設(shè)。上海市政總院于2021年開(kāi)始探索數(shù)字檔案室的建設(shè)，其中，文書(shū)檔案管理建設(shè)工作可謂是從頭開(kāi)始，重新開(kāi)發(fā)系統(tǒng)不存在歷史遺留問(wèn)題的限制，管理模塊設(shè)計(jì)可以大膽突破，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)緊密融合，為管理和服務(wù)提供“一站式”平臺(tái)。同時(shí)，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型首先是企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施的全面升級(jí)，服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)軟件以及其他配套設(shè)施的配置、性能均得以提升。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)可以巧借“東風(fēng)”，主動(dòng)并軌到企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型快車道上，以融入企業(yè)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，不僅可以解決數(shù)字檔案室建設(shè)軟硬件條件實(shí)施難問(wèn)題，而且可以提前介入系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建立階段，在協(xié)同推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，將檔案工作融入企業(yè)業(yè)務(wù)中。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，企業(yè)應(yīng)順勢(shì)而為，自上而下推動(dòng)檔案管理的變革。在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的具體過(guò)程中，要從企業(yè)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題出發(fā)，協(xié)同企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過(guò)推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔和檔案信息資源的高效管理，更好地發(fā)揮文書(shū)檔案的作用和價(jià)值。