文/江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳科技發(fā)展中心 孫思楠

辦公室是單位的風(fēng)向標(biāo)、方向盤，肩負(fù)著指導(dǎo)、引領(lǐng)和改革發(fā)展的重任。新形勢下，辦公室綜合事務(wù)涉及范圍越來越廣、領(lǐng)域逐步拓寬，綜合性、服務(wù)性逐漸增強(qiáng)，對辦公室人員素養(yǎng)和能力的要求越來越高。如何做好辦公室綜合事務(wù)、服務(wù)好單位整體，提高辦公室工作質(zhì)量和水平，是當(dāng)前的重要研究課題。

一、辦公室的重要性

事業(yè)單位發(fā)展速度的快慢、發(fā)展質(zhì)量的高低與辦公室工作息息相關(guān)。要想做好辦公室工作，就必須全面認(rèn)識了解辦公室的作用地位、職能職責(zé)、特點(diǎn)性質(zhì)等。辦公室每天協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、會議籌備、文稿起草、信息反饋，起著輔助決策的參謀助手作用，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系職工群眾的橋梁。辦公室作為綜合服務(wù)部門，具有“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀”四大基本職能，承擔(dān)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾三大職責(zé)。因此，充分認(rèn)識辦公室的重要性是做好辦公室工作的前提。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的難點(diǎn)

（一）綜合性事務(wù)繁復(fù)瑣碎，易新增突發(fā)性工作。辦公室每天要處理大量的辦文辦會、來訪接待、后勤保障、上傳下達(dá)等工作，面對突發(fā)性工作，辦公室人員容易出現(xiàn)手忙腳亂、毫無思路的情況。

（二）日常工作開展出現(xiàn)思維定式，缺乏創(chuàng)新。辦公室的日常工作機(jī)制容易形成思維定式，習(xí)慣于按部就班、憑經(jīng)驗(yàn)辦事。事實(shí)上，辦公室工作中的每一份文件、每一場會議、每一個接待對象都不相同，處理標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，用“茍日新，日日新，又日新”形容并不為過。

（三）工作銜接不夠緊密。事業(yè)單位管理通常實(shí)行輪崗機(jī)制，而辦公室又是急缺勞力的部門，這就需要在崗人員迅速適應(yīng)崗位角色的轉(zhuǎn)換與更替。因此，對工作人員的能力和水平都有較高的要求。事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)中最具挑戰(zhàn)性的工作是文秘工作，需要具備較強(qiáng)的文字處理能力，要求能夠高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)完成重大急難文稿任務(wù)。

（四）要求緊跟政策變化。事業(yè)單位對時事政策的敏感度要求相對更高，因此，辦公室工作人員應(yīng)及時掌握政策變化，迅速厘清工作思路。在新形勢下，開展單位宣傳工作時更應(yīng)注意輿論導(dǎo)向，把握輿情態(tài)勢，如及時發(fā)布聚焦兩會聲音等宣傳動態(tài)。

三、辦公室綜合事務(wù)產(chǎn)生問題的根源

（一）思想認(rèn)識和政治站位不夠高。新形勢下，事業(yè)單位辦公室對黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章以及重大政策等的學(xué)習(xí)還存在思之不深、研之不透的問題，學(xué)習(xí)效果有待進(jìn)一步提高；政治理論學(xué)習(xí)不夠深入、掌握不夠透徹、運(yùn)用不夠熟練的問題依然存在；對進(jìn)一步增強(qiáng)“四個意識”、堅(jiān)定“四個自信”的措施、要求還不到位，存在“口號化”現(xiàn)象。

（二）欠缺學(xué)習(xí)知識的廣度和深度。一是由于綜合事務(wù)繁忙，難以擠出時間沉下心學(xué)習(xí)，所學(xué)內(nèi)容缺乏理論深度和廣度，對思想和靈魂的觸動不夠，學(xué)習(xí)停留在表面上。產(chǎn)學(xué)研用相結(jié)合更加稀缺，用“兩學(xué)一做”的領(lǐng)會指導(dǎo)實(shí)踐、破解難題不夠，造成了日常工作中常規(guī)性動作多，創(chuàng)造性舉措少的情況，二是繁瑣的日常性事務(wù)造成了辦公室人員產(chǎn)生“學(xué)不學(xué)不是很重要，把工作做完才最重要”的思想，沒有把系統(tǒng)性學(xué)習(xí)擺到核心位置，缺乏持之以恒、堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)精神。平時工作中缺少積累，對時事新聞的了解浮光掠影，對專業(yè)能力知識的學(xué)習(xí)少之又少；只注重材料整理，缺乏對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)思考。

（三）管理制度不完善。在新形勢下，原來施行的單位制度與配套措施銜接不夠緊密，致使政策機(jī)制在落實(shí)過程中存在障礙，如辦文辦會具體操作時限不夠明確，辦事效率不夠高，限時辦結(jié)制度沒有有效落實(shí)等；考核激勵機(jī)制、人才能力激勵機(jī)制不完善，不能完全調(diào)動干部職工工作積極性，主動性不強(qiáng)，存在相互推諉現(xiàn)象等。

（四）工作成果在短時間內(nèi)不明顯，難以調(diào)動辦公室人員的工作情緒。辦公室工作的性質(zhì)和內(nèi)容決定了其工作的復(fù)雜性，如為了一紙文稿披星戴月更改數(shù)遍形成定稿、為了校核對外宣傳文稿放棄休假確保第一時間發(fā)出、為了有序歸類不同檔案，在信息化時代背景下電子版和紙質(zhì)件同步同頻處理，這樣高強(qiáng)度的工作模式使得辦公室工作人員時常有一種付出多于收獲的感覺，工作成果不能直觀體現(xiàn)，難以調(diào)動辦公室人員的工作情緒。

四、做好辦公室綜合事務(wù)的“四個定位”

（一）把握樞紐定位，提升服務(wù)全局的能力。辦公室肩負(fù)著聚合資源、凝聚智慧、合成力量，促進(jìn)工作高質(zhì)量發(fā)展的重大使命。不謀全局者，不足謀一域。一是分析形勢要站位全局。辦公室工作人員只有用全面、長遠(yuǎn)的眼光分析看待問題，才能夠把握大局、善謀全局。二是研究工作要站位全局。工作中之所以會顧此失彼，不能統(tǒng)籌推進(jìn)，就是因?yàn)榭紤]工作時沒有從整體出發(fā)。三是推進(jìn)工作要站位全局。要主動置身全省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局和工作全局，認(rèn)真開展調(diào)查研究，提出針對性和可操作性的決策。

（二）把握參謀定位，提升輔助決策能力。為黨委提供決策建議，并把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體行動，是辦公室的一項(xiàng)基本職能。要做到“三個善于”：善于調(diào)查研究、了解實(shí)情；善于分析研判、把握規(guī)律；善于歸納總結(jié)、建言獻(xiàn)策。要做到“三個聚焦”：一是要聚焦輔助決策做文章。圍繞上級工作要求、黨委重大部署、中心工作，醞釀超前、調(diào)查超前、推動超前、落實(shí)超前。二是要聚焦領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖做文章。對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題，超前研究、主動思考；對領(lǐng)導(dǎo)暫時沒有關(guān)注的苗頭性、傾向性問題，掌握動態(tài)，及時反映。三是要聚焦準(zhǔn)確把握時機(jī)做文章。到位不越位、理解不曲解、直言不諱言、參謀不摻和。

（三）把握統(tǒng)籌定位，提升綜合協(xié)調(diào)能力。辦公室肩負(fù)著保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。做好協(xié)調(diào)工作既要有好的方式方法，又要有善于協(xié)調(diào)的能力。一是要增強(qiáng)協(xié)調(diào)的主動性，當(dāng)好“黏合劑”，要加強(qiáng)事前溝通，溝通在協(xié)調(diào)之前，協(xié)調(diào)在溝通基礎(chǔ)之上。二是要增強(qiáng)協(xié)調(diào)的靈活性，當(dāng)好“潤滑劑”，既要堅(jiān)持原則，又要靈活應(yīng)變，求大同存小異。三是要增強(qiáng)協(xié)調(diào)的目的性，當(dāng)好“推進(jìn)劑”，事情不拖延，文件不積壓，差錯不發(fā)生，盡最大努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求。

（四）把握督辦定位，提升推動落實(shí)能力。辦公室處于暢通決策執(zhí)行的“神經(jīng)末梢”，打通落實(shí)“最后一公里”的關(guān)鍵位置，務(wù)必要履行好抓落實(shí)的工作職責(zé)。抓落實(shí)不僅是辦公室人員的工作，而是整個辦公室的工作。各科室要結(jié)合各自的職責(zé)、方法、運(yùn)行模式、工作特點(diǎn)，在督辦推動落實(shí)上下足功夫。

五、對新形勢下事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的思考

辦公室綜合事務(wù)要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，對標(biāo)對表習(xí)近平總書記在參加江蘇代表團(tuán)審議時的重要講話精神，堅(jiān)決貫徹落實(shí)“五個堅(jiān)持”和“胸懷大局、極端負(fù)責(zé)”的重要指示精神，始終聚焦住房城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的整體發(fā)展方向，圍繞全省工作會議要求，全方位開展工作，提升事業(yè)單位品牌影響力。

（一）加強(qiáng)辦公室管理人員學(xué)習(xí)的廣度和深度，進(jìn)一步提升工作能力和水平。事業(yè)單位工作人員要強(qiáng)化學(xué)習(xí)的重要意識。辦公室系統(tǒng)要不斷創(chuàng)新工作理念和思路，拓寬思維視野，準(zhǔn)確把握新形勢、新要求、新任務(wù)，結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性地開展工作。要增強(qiáng)求異思維，辦文辦會辦事不能束縛在舊模式中，而應(yīng)與時俱進(jìn)，用新辦法新思路來解決舊問題。要增強(qiáng)發(fā)散思維，把工作重點(diǎn)放在超越別人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，努力做到人無我有、人有我新、人新我變。要增強(qiáng)辯證思維、逆向思維，切實(shí)做到辦文辦會辦事零差錯、零缺陷，才能迸發(fā)出新的思想火花，形成新的工作思路。

（二）辦公室工作要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，落實(shí)落細(xì)工作分配與責(zé)任目標(biāo)。事業(yè)單位工作瑣碎復(fù)雜，在確保工作順利完成的前提下，要狠抓工作質(zhì)量。根據(jù)辦公室人員的能力水平，安排不同的崗位職責(zé)。對開展文書管理工作的人員，加強(qiáng)信息化培養(yǎng)與教育，提升文字功底，定期組織參加政治理論集中學(xué)習(xí)，每年召集兄弟單位共同交流工作心得。開展宣傳推廣的人員，應(yīng)提高外宣敏感度和審美度。開展單位日常事務(wù)性管理工作的人員必須強(qiáng)化“為人民服務(wù)”的意識，定期開展服務(wù)培訓(xùn)，要把“我為群眾辦實(shí)事”的精神理念入腦入心。

（三）建立健全辦公室管理制度，促進(jìn)辦公室文風(fēng)會風(fēng)清晰明了。會議、文件是推動工作的重要手段，辦文辦會是辦公室日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近年來，政府出臺了一系列制度規(guī)定，取得了一定的成效，但各級各部門仍然沒有擺脫用開會發(fā)文推動工作的傳統(tǒng)方式，習(xí)慣于以文件貫徹文件、以會議落實(shí)會議，會議文件依然過多過濫。因此，辦公室要嚴(yán)格按照黨中央的要求，切實(shí)解決好會議文件過多過濫的問題，真正從“文山會?！敝薪饷摮鰜恚芯χ\全局、抓大事。要大力倡導(dǎo)清新文風(fēng)，起草文稿要做到敏于觀察、勤于思考，注重用活躍的形式反映真實(shí)的情況，用簡短的篇幅容納豐富的內(nèi)容，多寫反映市情、社情、群情的“地方話”，少寫通行全國的“普通話”、正確的廢話，切實(shí)增強(qiáng)文稿的思想性、針對性和操作性。要倡導(dǎo)簡樸辦會，提倡開短會、開套會、開現(xiàn)場會和電視電話會，簡化不必要的程序，確保會議內(nèi)容實(shí)在、簡短高效。

（四）深耕政治理論發(fā)展，進(jìn)一步推進(jìn)體制機(jī)制革新。辦公室工作量大面廣，只有建立一套科學(xué)的管理方式，不斷提高辦公室的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，才能使各項(xiàng)工作有條不紊、有序銜接。要認(rèn)真學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代管理理論，及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取改進(jìn)措施，最大限度增加工作合力，減少工作阻力。要強(qiáng)化“精品”意識，圍繞目標(biāo)內(nèi)容、步驟環(huán)節(jié)、完成時限，進(jìn)一步科學(xué)配置資源，優(yōu)化工作流程，制定工作規(guī)范，建立健全會務(wù)、文稿、調(diào)研、督查、機(jī)要、保密等各項(xiàng)制度規(guī)定，確保各項(xiàng)事務(wù)都有章可循、有規(guī)可依。要注意運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)，以信息化手段為依托，大力推進(jìn)綜合辦公信息系統(tǒng)建設(shè)，不斷提高整體效能。

（五）加強(qiáng)上傳下達(dá)溝通能力，增強(qiáng)內(nèi)外銜接，有效提升工作效率。辦公室工作需同各業(yè)務(wù)部門（科室）打交道，提升溝通能力和交流渠道是做好辦公室綜合事務(wù)的有效手段，是內(nèi)外銜接的必然要求。因此，辦公室人員要具備深厚的文學(xué)底蘊(yùn)和高超的語言表達(dá)能力，做到邏輯清晰、條理清楚、言辭恰當(dāng)、語言精練，調(diào)動各方力量高效完成任務(wù)。辦公室人員更要善于溝通，準(zhǔn)確把握經(jīng)辦工作難點(diǎn)重點(diǎn)，明確工作節(jié)點(diǎn)，充分擔(dān)當(dāng)“總開關(guān)”“急先鋒”。同時，辦公室人員還需善于理解，確保溝通順暢，互相理解信任是辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備的工作能力，在日常工作中需主動加強(qiáng)緊密聯(lián)系，做好細(xì)節(jié)上的溝通，開創(chuàng)和諧友好的工作氛圍。

六、結(jié)語

事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的管理是單位發(fā)展的核心內(nèi)容，從制度建設(shè)、文書管理、黨建管理等多方面出發(fā)，加強(qiáng)辦公室系統(tǒng)性與全局性管理要一以貫之，對行政管理的工作方式與工作理念要持續(xù)創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。作為辦公室工作人員，要善于把中央精神、省級要求、群眾期盼有機(jī)結(jié)合，牢牢把握新時代賦予事業(yè)單位辦公室的新使命，為助力事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)添磚加瓦。