吳建琳 王治國(guó) 范陵靜 程華龍

［摘 要］會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)果的直接反映，記錄著企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)，還是企業(yè)決策分析以及價(jià)值輸出的重要依據(jù)。在數(shù)字化時(shí)代，原有以紙質(zhì)為載體的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)，電子化成為會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢(shì)。電網(wǎng)企業(yè)作為關(guān)系國(guó)民經(jīng)濟(jì)命脈和國(guó)家能源安全的國(guó)有骨干企業(yè)，用戶規(guī)模大、業(yè)務(wù)條線多、管理要求高，將傳統(tǒng)海量會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重大意義。對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化而言，數(shù)據(jù)采集工作十分重要?；诖耍恼聦?duì)電網(wǎng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采集工作進(jìn)行研究，以供參考。

［關(guān)鍵詞］電網(wǎng)企業(yè)；電子會(huì)計(jì)檔案；數(shù)據(jù)采集

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.020

［中圖分類號(hào)］F426；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）12-0062-03

0 ? ? 引 言

隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的發(fā)展與普及，人類社會(huì)迎來(lái)了繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)之后的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代。黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)作出了一系列重要部署，大力推進(jìn)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在此背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)管理同樣面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求［1］。電子會(huì)計(jì)檔案憑借使用方便、存儲(chǔ)便捷的優(yōu)勢(shì)，成為大型企業(yè)開展財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的首選。而如何實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料的全面采集，以及確保采集過程和采集結(jié)果滿足電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，是當(dāng)前企業(yè)面臨的重要問題。近年來(lái)，電網(wǎng)企業(yè)深入開展財(cái)務(wù)集約化管理和精益化管理，大力推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化管理，并在電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集上獲得了良好的效果。

1 ? ? 研究背景

數(shù)字化成為“十四五”時(shí)期我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵，企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)成為提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率、支持管理層進(jìn)行重大決策的重要選擇。當(dāng)今社會(huì)，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的生產(chǎn)要素。人們逐漸認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)管理能力、決策能力提升的重要性。電子化存儲(chǔ)海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，智能改進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)鏈路，深度挖掘、廣泛應(yīng)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，“讓檔案說(shuō)話、用數(shù)據(jù)發(fā)言”，對(duì)于推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重大意義。

隨著企業(yè)信息化建設(shè)和提質(zhì)增效工作的深入推進(jìn)，大量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線流轉(zhuǎn)、信息自動(dòng)集成，但信息記錄的載體如原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料仍需紙質(zhì)打印、保管，歸檔步驟煩瑣，保管占用空間大，維護(hù)成本高［2］。電子會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，以及信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用背景下的產(chǎn)物，是會(huì)計(jì)檔案在載體形式、管理方式等方面適應(yīng)外部環(huán)境變化的產(chǎn)物。開展電子會(huì)計(jì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料收集、整理、保管、移交、鑒定和銷毀全流程線上化規(guī)范管理是降碳減耗、激發(fā)企業(yè)內(nèi)生發(fā)展動(dòng)能、提升企業(yè)發(fā)展質(zhì)效的必然選擇。

2020年，《財(cái)政部 國(guó)家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）中明確要求，單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證?，F(xiàn)實(shí)中，電子票據(jù)紙質(zhì)打印件易竄改、易復(fù)制、難察覺，僅將電子票據(jù)的紙質(zhì)打印件作為單位報(bào)銷入賬歸檔的唯一憑證存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。全面開展電子會(huì)計(jì)檔案管理，是落實(shí)法定管理要求的迫切

需要。

2 ? ? 電網(wǎng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集要求及困難

2.1 ? 電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集要求

企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采集就是利用信息技術(shù)手段將企業(yè)內(nèi)外部會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)采集到電子檔案系統(tǒng)中。

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）中的要求，采集的范圍主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料等電子會(huì)計(jì)資料及其元數(shù)據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集必須滿足以下要求［3］：一是接收的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí)；二是電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)時(shí)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的任何竄改行為能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)；三是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度完成會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，能夠按照國(guó)家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)。

《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）和

《行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財(cái)務(wù)報(bào)銷電子會(huì)計(jì)憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》（DA/T 95—2022）中對(duì)采集完成的電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)與加密還作出要求：應(yīng)依據(jù)會(huì)計(jì)憑證號(hào)等標(biāo)識(shí)，在存儲(chǔ)介質(zhì)中逐級(jí)建立文件夾，分門別類且有序地存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)憑證；應(yīng)使用軟件存儲(chǔ)介質(zhì)和電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)介質(zhì)相分離的專用本地存儲(chǔ)模塊，或云存儲(chǔ)模塊存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)憑證，避免數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)隱私泄露；財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)提供自檢功能，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)空間不足或系統(tǒng)故障等可能影響電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)的問題，會(huì)計(jì)核算管理系統(tǒng)應(yīng)支持本單位電子會(huì)計(jì)憑證本地化存儲(chǔ)和集中核算的單位電子會(huì)計(jì)憑證集中存儲(chǔ)功能，并通過數(shù)據(jù)同步保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性。提供電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)功能的模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)備份功能，提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全可靠性。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可加密存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)憑證，加密存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)使用國(guó)產(chǎn)密碼加密技術(shù)，采用符合國(guó)家密碼主管部門認(rèn)可的加密模塊。

2.2 ? 電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集存在的困難

一是系統(tǒng)集成度有待提升。企業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)多利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，與銀行系統(tǒng)、國(guó)家稅務(wù)系統(tǒng)之間存在“信息孤島”現(xiàn)象，信息共享實(shí)現(xiàn)難度大，不利于企業(yè)外部數(shù)據(jù)的采集。二是業(yè)務(wù)流程線上化程度低。受企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀的影響，業(yè)務(wù)實(shí)施過程多為線下流轉(zhuǎn)，證明業(yè)務(wù)真實(shí)性、合規(guī)性的原始憑證多為紙質(zhì)資料，電子化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集面臨“無(wú)源可采”的情況。三是影像化采集效果不佳。當(dāng)前，業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化應(yīng)用偏向于影像存儲(chǔ)和讀取功能的簡(jiǎn)單應(yīng)用，即利用影像插件掃描功能，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證與影像單據(jù)的存儲(chǔ)。受設(shè)備功能影響，影像化采集存在影像像素不高、上傳效率不高，以及無(wú)法迅速提煉審批要素等問題，導(dǎo)致采集效果不佳。

3 ? ? 電網(wǎng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集的主要做法

3.1 ? 暢通內(nèi)外部原始憑證采集通道

原始憑證包括發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、銀行回單等來(lái)自企業(yè)外部的票證，以及合同、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、開工報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷單、業(yè)務(wù)審批單等企業(yè)內(nèi)部憑據(jù)。電網(wǎng)企業(yè)通過外部票證電子化交互、內(nèi)部業(yè)務(wù)無(wú)紙化辦理兩個(gè)手段，暢通原始憑證采集通道。

外部票證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成時(shí)，從發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，主要有發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、客票、行程單、銀行回單等。針對(duì)電子發(fā)票，電網(wǎng)企業(yè)打通“總對(duì)總”稅企直連通道，從國(guó)家稅務(wù)總局電子底賬庫(kù)獲取全量增值稅發(fā)票結(jié)構(gòu)化信息，自動(dòng)匹配、驗(yàn)證、聚合版式文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并推送到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池，實(shí)現(xiàn)直連獲取。針對(duì)財(cái)政電子票據(jù)、電子客票和電子行程單等票據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)開發(fā)出博思票據(jù)池、國(guó)網(wǎng)商旅云、檔案管理中心、稅務(wù)發(fā)票池之間的接口，對(duì)已有的移動(dòng)報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行功能性改造，開發(fā)電子票夾的功能，從博思票據(jù)池獲取、存儲(chǔ)財(cái)政電子票據(jù)版式文件和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并存入企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源池，并將票據(jù)信息同步至稅務(wù)發(fā)票池。針對(duì)銀行電子回單，電網(wǎng)企業(yè)打通內(nèi)部財(cái)務(wù)部門與工商銀行直連采集渠道，獲取授權(quán)銀行賬戶的日交易明細(xì)信息，以及銀行回單、銀行電子對(duì)賬單等版式文件，并通過銀企對(duì)賬方式建立銀行回單與記賬憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系［4］，與版式文件一同推送到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池用于歸檔。

內(nèi)部憑據(jù)即自制原始憑證，是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或個(gè)人（包括財(cái)會(huì)部門本身）在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供企業(yè)內(nèi)部使用的原始憑證。電網(wǎng)企業(yè)一方面基于多年財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成果，對(duì)數(shù)套財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行功能改造，暢通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)鏈路，實(shí)現(xiàn)合同、物資出入庫(kù)單、到貨驗(yàn)收單、工程開竣工報(bào)告、業(yè)務(wù)審批單、付款申請(qǐng)單等原始憑證在線流轉(zhuǎn)；另一方面，針對(duì)目前業(yè)務(wù)源系統(tǒng)沒有版式文件的單據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)通過優(yōu)化設(shè)計(jì)原始憑證格式、固化業(yè)務(wù)鏈路審批流程，應(yīng)用電子簽章（名）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)提表、結(jié)算單等單據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)版，版式文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)存到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池。

3.2 ? 豐富離線單據(jù)影像化采集方式

對(duì)于來(lái)源于外部的紙質(zhì)業(yè)務(wù)單據(jù)，以及暫時(shí)無(wú)法通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)進(jìn)行電子采集的內(nèi)部單據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)可通過應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)離線信息影像化采集的合規(guī)性和可用性。

一方面，開展現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能優(yōu)化，開發(fā)電子文件上傳服務(wù)功能，在業(yè)務(wù)發(fā)起或其他業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)上傳本地已經(jīng)存在的OFD（版式文檔國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）、PDF（可攜帶文件格式）、圖像文件（jpg、tif等）、電子郵件等電子文件。利用掃描終端（掃描儀、高拍儀、手機(jī)等）將紙質(zhì)材料批量掃描成電子文件，通過系統(tǒng)集成服務(wù)方式和光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)對(duì)掃描的紙質(zhì)材料進(jìn)行校驗(yàn)。對(duì)上傳或掃描生成的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸類、統(tǒng)一命名、添加明水印與暗水印等標(biāo)準(zhǔn)化處理后存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)資源池，并建立電子文件與對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)載體之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系［5］。另一方面，升級(jí)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)結(jié)算機(jī)器人，推動(dòng)集中采購(gòu)物資、收付款“省級(jí)集中”、暫估收貨等典型業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化工作，以“流水作業(yè)”方式提高影像采集效率。

3.3 ? 全面開展記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)采集

記賬憑證的采集分兩個(gè)部分：一是記賬憑證的版式文件，其版式文件可在憑證記賬完成后由財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)按照固定格式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)換；二是原始憑證和記賬憑證版式文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只有建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系，其才能在憑證歸檔時(shí)滿足歸檔條件。對(duì)于來(lái)自移動(dòng)報(bào)賬等系統(tǒng)獲取的外部電子文件，通過電子報(bào)銷單關(guān)聯(lián)記賬憑證，將原始憑證與其報(bào)銷單一同歸檔；來(lái)自物資倉(cāng)儲(chǔ)等內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，通過信息系統(tǒng)之間的對(duì)接關(guān)聯(lián)直接建立與記賬憑證的對(duì)應(yīng)關(guān)系；資金業(yè)務(wù)憑證通過銀企對(duì)賬環(huán)節(jié)建立電子回單和其記賬憑證的自動(dòng)關(guān)聯(lián)關(guān)系。財(cái)務(wù)報(bào)表和會(huì)計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)來(lái)源于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，可根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行組配，按照固定格式由系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)版，經(jīng)過真實(shí)性、有效性和一致性鑒定審核，以電子的形式定時(shí)提供給電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。

3.4 ? 應(yīng)用電子簽章（名）技術(shù)

首先，應(yīng)用數(shù)據(jù)證書頒發(fā)、加密算法等技術(shù)的底層架構(gòu)，建設(shè)電子簽章管理平臺(tái)，支持企業(yè)、個(gè)人數(shù)字證書全生命周期管理，包括證書申領(lǐng)、上傳、更新、吊銷、停用、啟用等維護(hù)功能。其次，打通財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與電子簽章管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口，為接入電子簽章（名）服務(wù)的各應(yīng)用系統(tǒng)提供統(tǒng)一的接入管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)間電子簽名簽章“一次申請(qǐng)，同源共享”。明確簽名印章制作、使用權(quán)限分配等關(guān)鍵使用節(jié)點(diǎn)，記錄電子簽章啟用、使用等全生命周期日志，構(gòu)建數(shù)字化用印臺(tái)賬，展示用印信息列表，記錄印章管理和使用的所有痕跡，保證印章使用有權(quán)有痕；建立電子印章一體化管理體系，讓印章使用全程可控，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型安全。最后，搭建以權(quán)威數(shù)字身份證書為核心，以短信驗(yàn)證碼等意愿認(rèn)證方式為輔助的安全支撐體系，為“企業(yè)用戶”以及“個(gè)人用戶”提供可信數(shù)字身份證明，以保證簽署符合簽署人真實(shí)意愿；在關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通過服務(wù)接口、數(shù)據(jù)集成等形式實(shí)現(xiàn)簽章服務(wù)調(diào)用，確保對(duì)審批人員審核處理、加簽加蓋，形成合法有效的審批記錄，與后續(xù)交易單據(jù)同步存儲(chǔ)歸檔。

3.5 ? 完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

完善的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度能為各項(xiàng)工作落實(shí)提供保障。建立健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，制定電子會(huì)計(jì)文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范等一系列管理制度，為電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集提供制度支撐。①梳理資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、成本五大類全量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確業(yè)務(wù)所需的原始憑證、審核要點(diǎn)、采集渠道和采集方式，針對(duì)典型業(yè)務(wù)編寫各項(xiàng)工作手冊(cè)，確保采集的數(shù)據(jù)完整、規(guī)范；②制定電子化（影像化）原始憑證數(shù)量計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、自動(dòng)編碼命名規(guī)則、存儲(chǔ)及展示排序標(biāo)準(zhǔn)，為電子憑證傳遞、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)、排序、歸檔提供依據(jù)，促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范有序開展，確保源端數(shù)據(jù)真實(shí)可用。

4 ? ? 結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、會(huì)計(jì)檔案電子化管理需求愈來(lái)愈緊迫的背景下，電網(wǎng)企業(yè)在打通數(shù)據(jù)采集鏈路、拓展數(shù)據(jù)采集方式，以及采集過程中應(yīng)用電子簽章技術(shù)等方面作出了有效的探索，對(duì)內(nèi)在數(shù)據(jù)資產(chǎn)儲(chǔ)備、拓展數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍以及降低檔案管理成本等方面初見成效，對(duì)外在促生產(chǎn)、為上下游企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面效果顯著，為下一步電子會(huì)計(jì)檔案單軌運(yùn)行、電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)全息應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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