摘 要：自然資源檔案是政府及社會對自然資源科學(xué)保護與高效管理的重要憑證，也是為土地資源管理利用工作提供參考決策的關(guān)鍵信息庫，對于開展工作、解決土地糾紛、維護群眾合法權(quán)益、保障社會公平和諧穩(wěn)定發(fā)揮著重要作用。隨著社會的不斷發(fā)展和自然資源開發(fā)保護力度的不斷增大，自然資源檔案數(shù)量呈幾何式飛漲，且涉及范圍更廣、內(nèi)容更復(fù)雜、管理難度大，需要有關(guān)部門清楚認(rèn)識到檔案有效管理的重要性。依托智慧城市大數(shù)據(jù)平臺，持續(xù)推進信息化、數(shù)字化建設(shè)，充分發(fā)揮新興科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢，彰顯檔案潛在價值。本文圍繞智慧城市大數(shù)據(jù)平臺下自然資源檔案利用的意義、存在的問題與挑戰(zhàn)、未來發(fā)展路徑展開分析與研究，并提出建議及解決方案，為自然資源行業(yè)各部門單位提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧城市大數(shù)據(jù)平臺；自然資源檔案；檔案利用

在大數(shù)據(jù)時代，信息資源電子化管理、網(wǎng)絡(luò)化共享已成為各行各業(yè)發(fā)展動力，有效推進自然資源檔案信息化管理，通過深入探索轉(zhuǎn)型升級有效策略，不斷完善檔案系統(tǒng)管理利用平臺建設(shè)，進一步強化自身職能和社會服務(wù)效益，凸顯自然資源檔案信息化管理的最大價值。目前，由于行業(yè)內(nèi)對檔案工作仍存在重視程度不夠、系統(tǒng)平臺構(gòu)建不完善、管理體系不健全、檔案人員不專業(yè)、數(shù)據(jù)共享不通暢等問題，導(dǎo)致整體檔案資源利用率處于初級階段。未來如何促進大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理深度融合，充分開發(fā)利用檔案資源，全面落實資源共享意識，更好地為自然資源工作發(fā)展和城市規(guī)劃建設(shè)提供支持，發(fā)揮自然資源部門經(jīng)濟效益、社會效益與生態(tài)效益，是社會各界需要廣泛關(guān)注的熱門課題。

1 大數(shù)據(jù)平臺下自然資源檔案信息化管理和利用意義

1.1 提高自然資源檔案管理和利用效率

在傳統(tǒng)模式下，檔案以紙質(zhì)文件存儲為主，主要工作是通過人工方式將內(nèi)部各科室文件進行匯總、整理、保存，利用工作往往停留在表面?，F(xiàn)階段，依托智慧城市大數(shù)據(jù)平臺，人工智能、計算機網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)與檔案工作不斷融合，取代人工收集、手動歸檔，精細化管理代替簡單存放，檔案管理人員已經(jīng)從過去枯燥乏味、紛繁復(fù)雜、形式單一、效率低下的工作環(huán)境中解脫出來，工作流程得到優(yōu)化升級[1]，可進一步提高自然資源檔案信息的管理效率和利用水平。

1.2 推動實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共建共享

自然資源檔案信息化平臺管理能夠有效避免傳統(tǒng)管理的弊端，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化管理利用，傳統(tǒng)檔案資料的載體由庫房變?yōu)闄C房，傳送介質(zhì)由紙張轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。進一步催化“死檔案”變成“活信息”，讓檔案管理從傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，更加方便、高效地運用自然資源檔案。在共建共享模式下不斷更新自然資源檔案數(shù)據(jù)庫，及時發(fā)現(xiàn)并清理垃圾文件、無效文件，修正錯誤文件，使得龐大的信息資源得到有效整合。撬動行業(yè)內(nèi)外各方面各領(lǐng)域改革，建立一體化的辦事規(guī)范和辦理流程，從根源上破解了“信息孤島”。

1.3 增強檔案文件安全性能

紙質(zhì)檔案對保管條件環(huán)境要求較高，且在對外利用過程中容易造成丟失、泄露等不可逆?zhèn)2]。在大數(shù)據(jù)時代，在自然資源行業(yè)內(nèi)，數(shù)字化、備份等技術(shù)轉(zhuǎn)變了檔案的保存形式，提高空間資源利用率，減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，節(jié)省大量的人力物力財力，實現(xiàn)檔案信息資源的高效管理，提升檔案數(shù)據(jù)的存儲安全性與管理便捷性，切實保證檔案的完整性、安全性、真實性。

2 大數(shù)據(jù)平臺下自然資源檔案利用存在問題

2.1 平臺構(gòu)建不完善

現(xiàn)階段，自然資源行業(yè)的檔案管理大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)速度較為緩慢，存在嚴(yán)重滯后性。一是已建成的管理平臺功能較少、水平較低，僅僅能夠滿足于數(shù)據(jù)的存儲，在信息共享、快速檢索、安全存儲等方面不能夠充分發(fā)揮新興技術(shù)優(yōu)勢。在大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)、人工智能等方面的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用較少，甚至存在單機運轉(zhuǎn)的情況，系統(tǒng)平臺對于信息采集、整理、利用的廣度和深度不足，造成檔案資源利用率低的問題難以解決。二是數(shù)字化工作跟不上信息化管理進度，面對不斷增加的自然資源檔案缺乏專業(yè)掃描、文件轉(zhuǎn)化、信息錄入，大多數(shù)字化工作往往依賴于外包公司，對信息保全、數(shù)據(jù)防護、防泄露等工作缺少必要的管理與監(jiān)督手段，數(shù)字化工作安全性得不到有效保障。

2.2 管理體系不健全

在自然資源日常管理過程中，制度體系建設(shè)是確保各項工作順利開展的重要保障?，F(xiàn)階段，部分單位不重視檔案管理工作，未配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，檔案材料沒有按照要求分門別類存放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。大多部門往往是由辦公室人員兼職檔案工作，導(dǎo)致檔案工作存在“沒人管、無法管、銜接慢、利用少”的問題。同時管理理念滯后、缺乏專業(yè)知識和技能、制度建設(shè)較為緩慢且落實不到位、缺乏長效的管理措施，沒有明確、完整、通暢的工作流程，缺乏嚴(yán)格工作規(guī)定和完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，規(guī)范性文件支撐較弱，在自然資源檔案保管、利用、安全方面存在較大的隱患[3]。

2.3 檔案人員不專業(yè)

一是目前行業(yè)內(nèi)檔案管理人員的年齡較大、學(xué)歷較低，專業(yè)能力較差。在長期傳統(tǒng)檔案管理模式下工作，對檔案材料僅僅停留在收集歸檔、人工整理、分類利用層面，缺乏大數(shù)據(jù)信息化思維和專業(yè)技術(shù)能力，不能熟練掌握科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、便捷化的信息管理技術(shù)，導(dǎo)致工作開展較為緩慢。二是專業(yè)培訓(xùn)不到位、不被重視。由于領(lǐng)導(dǎo)支持力度不夠、單位開展專題培訓(xùn)活動較少、人員崗位流轉(zhuǎn)較快等原因，管理人員嚴(yán)重缺失信息化管理實踐技能，對大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用及認(rèn)知缺口越來越大，整體人員綜合素質(zhì)水平停滯不前，整體呈現(xiàn)出檔案管理優(yōu)秀人才缺乏的現(xiàn)象。三是檔案管理人員受工作性質(zhì)影響，檔案意識淡薄，抱有敷衍、應(yīng)付的工作態(tài)度，工作模式滿足于常態(tài)化，主觀能動性和創(chuàng)新觀念意識不強，大局意識和服務(wù)意識不夠深入，缺乏工作激情，造成工作被動開展。

2.4 數(shù)據(jù)共享不通暢

實現(xiàn)自然資源檔案共建共享，需要行業(yè)內(nèi)各級單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員更新傳統(tǒng)管理理念和轉(zhuǎn)變管理模式，為信息共享準(zhǔn)備必要的傳輸渠道。但是目前仍存在各種問題，一是資源共享意識不夠，自然資源檔案涉及單位較多，行業(yè)內(nèi)尚未制定統(tǒng)一規(guī)劃方案，各單位沒有經(jīng)過行業(yè)內(nèi)外多層次、多角度調(diào)研，導(dǎo)致系統(tǒng)平臺建設(shè)參差不齊，兼容性較差，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和傳輸，信息整合不足，遠不能達到平臺數(shù)據(jù)共建共享的目的。二是各單位涉及自然資源業(yè)務(wù)存在差異、體系較為分散，形成的檔案信息文件類型不同、存儲方式各異，使得信息無法流通、傳遞、共享，“信息孤島”越來越多。

3 大數(shù)據(jù)平臺下自然資源檔案管理利用未來發(fā)展路徑

3.1 軟硬件建設(shè)雙管齊下促發(fā)展

一是領(lǐng)導(dǎo)者要積極對接上級部門，了解政策信息動態(tài)，把握項目進展情況，力爭上級專項資金傾斜。同時要結(jié)合工作實際梳理項目需求，按照“科學(xué)”“超前”“細化”的要求，策劃包裝項目，完善符合申報要求的基礎(chǔ)材料，切實將各階段工作做細、做扎實，加強銜接、跟進，有效指導(dǎo)項目申報文本的規(guī)范化，提高專項資金申報質(zhì)量。二是緊扣大數(shù)據(jù)平臺“一網(wǎng)通辦”目標(biāo)方向，扎實開展市場調(diào)研。結(jié)合自身發(fā)展實際，與外包軟硬件公司積極銜接，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和發(fā)展需要，有針對性、有側(cè)重點地研發(fā)系統(tǒng)功能。在數(shù)據(jù)匯集、系統(tǒng)集成、聯(lián)勤聯(lián)動、共享開放功能上下功夫，全面發(fā)揮信息化體系優(yōu)勢，探索走出一條區(qū)域內(nèi)自然資源檔案精細化、多元化管理的新路子，為推動高質(zhì)量發(fā)展、創(chuàng)新自然資源工作提供有力支撐。三是堅持?jǐn)?shù)字賦能。要明確專門管理人員及時收集檔案資料，集中開展數(shù)字化工作，上傳數(shù)據(jù)至系統(tǒng)平臺，實行數(shù)字檔案資源及時整理、及時更新、實時動態(tài)展現(xiàn)的管理模式。逐步完成存量檔案數(shù)字信息采集，在技術(shù)上達到高效歸檔、科學(xué)管理、利用便捷、共建共享的軟硬件建設(shè)目標(biāo)，為后期挖掘信息資源價值打下良好基礎(chǔ)[4]。

3.2 建立健全檔案管理利用體系

一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責(zé)任。要堅持把自然資源檔案管理納入工作重點，并嚴(yán)格按照上級工作規(guī)定和要求，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理分工，確保單位內(nèi)部機構(gòu)均配置專職檔案員，專項負責(zé)檔案收集、整理、歸檔、利用各個環(huán)節(jié)，搭建起主要負責(zé)人負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案領(lǐng)導(dǎo)小組具體管，各個檔案員同努力，縱向責(zé)任明確、橫向有人抓的管理網(wǎng)絡(luò)，提高自然資源業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量和效率，進而實現(xiàn)全員、全方位、全過程檔案工作體系。二是完善各項制度，促進規(guī)范整理。要根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，針對自然資源檔案的整理、鑒定、立卷、歸檔、保密、利用等多個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格規(guī)定，及時更新立卷歸檔、檔案保管、借閱等檔案管理各項制度，進一步加強檔案制度化建設(shè)，確保檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)有章可循、有法可依。三是樹立服務(wù)意識，優(yōu)化利用流程。要做好檔案利用服務(wù)工作，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供所需要的檔案資料，認(rèn)真細致做好對外服務(wù)工作，把提高服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、辦事效率、辦事群眾的滿意度作為服務(wù)窗口工作的重中之重，讓群眾期待而來、滿意而歸，辦事辦出幸福感、獲得感。同時要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱和復(fù)印制度，檔案的借閱、查閱和復(fù)印一律要出示個人有效證件、相關(guān)證明材料并履行登記手續(xù)，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化，切實做到管理好、利用好自然資源檔案資料。四是強化日常管理，保障檔案安全。按照工作標(biāo)準(zhǔn)和流程定期收集整理各類檔案材料入庫，實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一。做好檔案防光、防潮、防火、防蟲、防盜、防有害氣體等“六防”工作，確保檔案存放的安全性。

3.3 打造“高精尖”檔案人才隊伍

為了有效實現(xiàn)在智慧城市大數(shù)據(jù)平臺下自然資源檔案的高質(zhì)量管理利用，確保未來實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，建設(shè)一支政治覺悟高、業(yè)務(wù)素養(yǎng)好、服務(wù)能力強的干部隊伍是重中之重。一是部門單位領(lǐng)導(dǎo)者要統(tǒng)一思想，提高政治站位，深刻學(xué)習(xí)領(lǐng)會習(xí)近平總書記對檔案工作重要批示的豐富內(nèi)涵，切實把握四個“好”、兩個“服務(wù)”的目標(biāo)要求，認(rèn)識到實現(xiàn)檔案資源大數(shù)據(jù)信息化管理利用對于城市建設(shè)規(guī)劃安全有序運行、推進自然資源治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必要性及重大意義。二是要在日常工作中加強各級部門關(guān)于檔案管理、信息化應(yīng)用、信息保密、對外共享利用服務(wù)的學(xué)習(xí)，多舉措、多路徑、多方式舉辦教授講座、外出研學(xué)、技能比武等活動，轉(zhuǎn)變滯后理念，學(xué)習(xí)并熟練掌握先進的信息技術(shù)，具備更強的信息素養(yǎng)，提高實時感知發(fā)現(xiàn)問題、快速有效處置問題的能力，提升科學(xué)化、精細化、智能化水平。三是建立完善自然資源檔案管理人員的考核 機制，加強日常調(diào)度反饋、檢查督促，細化量化目標(biāo)任務(wù)，緊扣時間節(jié)點定人定崗定責(zé)，堅決有力落細落實各項措施。要求每個檔案工作人員端正工作態(tài)度，加強工作責(zé)任心，嚴(yán)格按照各個崗位責(zé)任要求辦理各項業(yè)務(wù)，主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，熟練掌握操作程序，促使其提高政治站位，牢固樹立甘于奉獻意識，激發(fā)工作熱情從而激發(fā)潛能，提高服務(wù)創(chuàng)新能力。

3.4 創(chuàng)新資源共建共享聯(lián)動機制

一是要對標(biāo)當(dāng)?shù)卣咭?，深度研究現(xiàn)有智慧城市大數(shù)據(jù)平臺功能與自然資源工作的契合度、兼容度。建立本地區(qū)共建共享信息平臺接入檔案和統(tǒng)籌調(diào)度機制。深度融合、有機銜接、一體推進，加快形成暢通的跨部門、跨層級、跨區(qū)域運行體系，更好實現(xiàn)信息共享、相互推送、快速反應(yīng)、聯(lián)勤聯(lián)動[5]。二是共建共享利用平臺推行過程中抓好數(shù)據(jù)共享、系統(tǒng)整合和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。進一步提高數(shù)據(jù)匯集效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，切實解決信息互聯(lián)互通難題，打破傳統(tǒng)各自為戰(zhàn)的信息孤島局面和困擾群眾檔案利用的技術(shù)壁壘，加快形成互聯(lián)互通、協(xié)同高效的大系統(tǒng)。三是要高度重視自然資源檔案信息的安全利用。在軟硬件上配置殺毒軟件、防火墻、漏洞掃描、利用審計等設(shè)備，同時要求平臺具體管理人員簽訂保密協(xié)議，在查閱利用過程中不斷加強人員登記、共享監(jiān)控、功能限制等安全管控工作，推動檔案利用工作更加精準(zhǔn)、更加科學(xué)、更加有效。四是提高群眾服務(wù)意識。采取召開座談會、現(xiàn)場考察等方式，深入基層、深入群眾，盡可能多聽取各方面對自然資源檔案大數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)使用的意見和建議，不斷優(yōu)化服務(wù)流程。指定專人協(xié)調(diào)群眾提供綜合咨詢、信息查找、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、幫辦代辦等服務(wù)內(nèi)容，盡快實現(xiàn)自然資源檔案面向社會共享。五是緊緊圍繞政務(wù)服務(wù)發(fā)展新方向，大力提升服務(wù)水平和服務(wù)效能。以辦事群眾滿意為目標(biāo)，提升服務(wù)水平和質(zhì)量，進一步簡化利用審批流程，持續(xù)打造“一網(wǎng)通辦”“一窗通辦”服務(wù)模式，打通為人民服務(wù)的“最后一公里”，進而深化“數(shù)字政府”改革成效[6]。

參考文獻

[1]趙麗輝.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2021（36）：38+31+60.

[2]梁麗堅.大數(shù)據(jù)時代下的自然資源部門檔案管理創(chuàng)新[J].城建檔案，2021（12）：74-75.

[3]雷國雅.資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（34）：1-3.

[4]王瑞.自然資源檔案管理信息化的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略研究[J].科技資訊，2022，20（07）：4-6.

[5]上海：數(shù)字賦能 讓交通更“智慧”更安全[J].汽車與安全，2022（06）：38-41.

[6]陳升.建立統(tǒng)一的編碼體系打造全國一張清單[J].財經(jīng)界，2019（34）：19.

作者簡介：孟祥英（1978— ），莒縣自然資源和規(guī)劃局館員，研究方向：自然資源檔案管理。