摘 要：在新時(shí)代，我國(guó)各企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)人才結(jié)構(gòu)逐漸走向多元化、多樣化，人事調(diào)整力度不斷增大。社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，對(duì)人才的需求也不斷提升，干部人事檔案管理規(guī)范化管理的重要性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)推動(dòng)人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)、完善人力資源結(jié)構(gòu)和各企事業(yè)單位全面發(fā)展具有重要意義。本文從新時(shí)代人事檔案規(guī)范化發(fā)展意義及必要性、存在問(wèn)題、解決路徑開(kāi)展分析，在樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、優(yōu)化人員綜合素質(zhì)、增強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)、建立健全檔案安全管理體系等方面提出完善方案，旨在為各企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者推動(dòng)人事檔案管理工作邁向新臺(tái)階提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；人事檔案；規(guī)范化管理

前言

現(xiàn)階段社會(huì)是以信息時(shí)代為主的高速發(fā)展的時(shí)代，企事業(yè)單位分級(jí)層，單位多，駐外地公司多，用工形式不同，相對(duì)行政機(jī)關(guān)而言，人事檔案管理工作較難，甚至于目前仍存在部分單位沿用傳統(tǒng)人事檔案管理模式，體現(xiàn)了人事檔案管理發(fā)展的滯后性。在新時(shí)代企事業(yè)單位人力資源工作發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理職能部門(mén)要深刻認(rèn)識(shí)到科學(xué)化、規(guī)范化管理的重要作用，不僅要在制度體系、管理模式、人員結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)革新，更要借助信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高工作效率、加強(qiáng)安全管理，持續(xù)推進(jìn)人事檔案工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化[1]，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事業(yè)取得新發(fā)展、新突破，為推動(dòng)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)邁上新臺(tái)階貢獻(xiàn)力量。

1 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化發(fā)展意義及必要性

人事檔案記載著一個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)[2]，與職工本人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，是各企事業(yè)單位進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革、人員調(diào)整、人事變動(dòng)所依賴的最原始依據(jù)，也是人才交流中心為企事業(yè)單位提供人事服務(wù)的重要參考，具有極強(qiáng)的法律意義，在當(dāng)今時(shí)代發(fā)揮著不可取代的作用。

1.1 提升檔案工作質(zhì)量、保證人事信息準(zhǔn)確

企事業(yè)單位與行政機(jī)關(guān)不同，其發(fā)展關(guān)鍵在于生產(chǎn)、對(duì)外服務(wù)，人才與干部職工的規(guī)范管理是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要體現(xiàn)。人事檔案最為關(guān)鍵的作用是為企業(yè)人才配置實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供依據(jù)和參考，其規(guī)范化管理可以促使企業(yè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者獲得干部職工思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等方面的準(zhǔn)確信息，進(jìn)而做到知人善任、選賢舉能，推動(dòng)相關(guān)崗位能夠以最快速度找到合適人選。

1.2 直觀呈現(xiàn)人事情況、促進(jìn)政治生態(tài)健康發(fā)展

在新時(shí)代，企事業(yè)單位人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)變得更加年輕化。年輕人居多有創(chuàng)新發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，也存在不定性強(qiáng)、抗壓能力弱、離職率高的問(wèn)題，導(dǎo)致人員結(jié)構(gòu)缺少穩(wěn)定性，為人事檔案管理帶來(lái)了難度，企事業(yè)單位高效開(kāi)展人力資源工作的任務(wù)也越發(fā)艱巨。在此背景下，人事檔案部門(mén)緊跟時(shí)代前進(jìn)的腳步，順應(yīng)人力資源的發(fā)展規(guī)律，創(chuàng)新人事檔案規(guī)范化工作方式和管理模式，將數(shù)據(jù)挖掘、信息分析、人工智能等高科技融入到人事檔案管理過(guò)程中，進(jìn)一步優(yōu)化工作流程和工作環(huán)節(jié)，使人事部門(mén)能夠通過(guò)動(dòng)態(tài)圖表、分析報(bào)告等信息清晰摸透本單位人員結(jié)構(gòu)情況和崗位信息。同時(shí)也可在人員招聘過(guò)程中直觀了解報(bào)名人員個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等個(gè)人履歷信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)崗位匹配，助力人事管理工作的有序開(kāi)展。

2 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化發(fā)展存在的問(wèn)題

2.1 規(guī)范化管理意識(shí)較為薄弱

企事業(yè)單位的工作以技術(shù)研發(fā)和生產(chǎn)為主，管理為輔，“重發(fā)展、輕管理”思想較為嚴(yán)重。企事業(yè)單位普遍認(rèn)為檔案工作就是保管紙質(zhì)檔案，沒(méi)啥技術(shù)含量。同時(shí)在實(shí)際工作中，人事檔案管理人員抱有看好就行的工作態(tài)度，服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)知識(shí)不夠全面系統(tǒng)，造成工作被動(dòng)開(kāi)展。

2.2 人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化程度較低

隨著機(jī)構(gòu)改革的開(kāi)展和新時(shí)代各單位企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)走向復(fù)雜化、專(zhuān)業(yè)化、多面化，人事檔案需要收集、歸檔的材料越來(lái)越多，管理難度也越來(lái)越大，目前大部分企事業(yè)單位的人員綜合素質(zhì)無(wú)法滿足新時(shí)代人事檔案規(guī)范化管理的要求。一是思想觀念較為傳統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)層面普遍認(rèn)為檔案管理僅僅是收集、整理、保管，對(duì)檔案信息化管理、數(shù)據(jù)化管理的關(guān)注和重視不夠。二是管理人員業(yè)務(wù)能力差，規(guī)范化管理水平較低，責(zé)任意識(shí)淡薄。缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的認(rèn)知，在對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)難以充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，管理方式仍然選用過(guò)去以紙質(zhì)檔案管理為主、以人工查詢方式利用為主的工作模式，與實(shí)現(xiàn)高效檔案管理還存在一定差距。三是大多數(shù)單位尚未配備專(zhuān)職檔案人員，基本上是由組織或者人事部門(mén)分級(jí)管理，負(fù)責(zé)的同志往往兼職其他工作，時(shí)間和精力難以合理分配，導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作進(jìn)程緩慢。

2.3 信息化管理建設(shè)手段缺乏

一是由于政策支持力度不夠、財(cái)政資金投入較少、領(lǐng)導(dǎo)者信息化意識(shí)不強(qiáng)、行業(yè)發(fā)展觀念陳舊，導(dǎo)致無(wú)法推動(dòng)工作順利開(kāi)展。二是信息化總體應(yīng)用水平較低，大多單位尚未建設(shè)人事檔案信息系統(tǒng)，部分單位建設(shè)完成的系統(tǒng)平臺(tái)僅僅是對(duì)一般失誤的處理和簡(jiǎn)單的信息匯總，無(wú)法打破行業(yè)內(nèi)外信息藩籬，“信息孤島”問(wèn)題較為嚴(yán)重，信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)整體效果不明顯、不理想。三是“重建設(shè)輕維護(hù)”“重技術(shù)輕管理”的傾向和誤區(qū)比較嚴(yán)重，不能保證信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、日常維護(hù)更新和檔案資源開(kāi)發(fā)利用協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.4 檔案安全管理體系有待完善

一是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)不完善。一些單位尚未配備較高等級(jí)的防火墻、漏洞掃描、殺毒軟件等安全設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受病毒和木馬程序的攻擊。在電子文件管理、存儲(chǔ)、共享、傳輸、利用過(guò)程中極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄密和信息受損，也會(huì)使社會(huì)不法分子利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資源進(jìn)行盜竊、篡改和損壞，給人事檔案安全帶來(lái)了威脅。二是安全管理制度不夠完善。部分單位尚未制定《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》《信息系統(tǒng)安全事故應(yīng)急預(yù)案》《輿情處置應(yīng)急預(yù)案》《安全保衛(wèi)制度》《消防工作制度》《涉密網(wǎng)絡(luò)保密管理制度》等檔案安全工作制度，缺少對(duì)檔案安全工作的制度保障。三是管理制度執(zhí)行不夠嚴(yán)格。單位對(duì)安全工作不夠重視，沒(méi)有具備高度的政治責(zé)任感和使命感擔(dān)負(fù)起檔案安全主體責(zé)任，缺乏對(duì)保密、消防安全等相關(guān)規(guī)章制度的嚴(yán)格執(zhí)行，同時(shí)人事檔案管理部門(mén)缺少對(duì)管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中的實(shí)時(shí)監(jiān)督監(jiān)控，容易讓非法組織或個(gè)人找到漏洞侵入系統(tǒng)，面臨著數(shù)據(jù)被篡改和泄露的風(fēng)險(xiǎn)。四是目前大多檔案管理部門(mén)的數(shù)字化工作由社會(huì)第三方完成，對(duì)于外包公司人員情況、涉密資質(zhì)、數(shù)字化場(chǎng)所安全、技術(shù)水平等信息的了解和調(diào)研不夠深入，在源頭上增大了文件泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

3 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化發(fā)展解決路徑分析

3.1 樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，提高重視程度

人事檔案管理部門(mén)要想提高人事檔案管理水平，必須要加強(qiáng)思想建設(shè)，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，擔(dān)負(fù)起 “為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)。一是高度重視人事檔案管理工作，提高規(guī)范化管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。將檔案管理工作的重要性深入人心[3]，凸顯檔案工作重要地位，推動(dòng)人事檔案工作走向科學(xué)化、制度化、高效化。二要發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新思維，持續(xù)深化檔案工作改革創(chuàng)新，不斷夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。在管理制度、管理模式、流程優(yōu)化等方式方法上，要通過(guò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的深度融合，著眼解決實(shí)際工作中遇到的新情況新問(wèn)題，為推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展提供動(dòng)力。三要強(qiáng)化工作作風(fēng)建設(shè)，提升工作質(zhì)效，抓實(shí)干部日?？己斯ぷ?，嚴(yán)格落實(shí)“績(jī)效考評(píng)”工作制度，進(jìn)一步強(qiáng)化紀(jì)律意識(shí)、規(guī)矩意識(shí)和宗旨意識(shí)，同時(shí)暢通干部晉升渠道，健全完善容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制，更好地調(diào)動(dòng)和保護(hù)各行業(yè)、各層級(jí)人事檔案管理人員的工作積極性，引導(dǎo)干部主動(dòng)積極干事、勇于擔(dān)當(dāng)作為、強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，不斷提升工作精氣神，著力打造風(fēng)清氣正的良好工作氛圍。

3.2 不斷優(yōu)化人員綜合素質(zhì)，提升綜合管理水平

作為新時(shí)代人事檔案管理者，一是要轉(zhuǎn)變工作思路，推動(dòng)工作手段創(chuàng)新。要突破傳統(tǒng)的檔案管理辦法和思維模式，努力培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)代科技創(chuàng)新型社會(huì)必須具備的素養(yǎng)和能力[4]，扎實(shí)學(xué)習(xí)人事檔案管理工作新法規(guī)、新技能，熟悉掌握各種現(xiàn)代化應(yīng)用手段，包括檔案數(shù)字化、系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用等理論知識(shí)和實(shí)操技能，進(jìn)一步提升自我綜合工作素養(yǎng)。二是要注重工作手段的創(chuàng)新，引入搜索引擎式思維，不斷推動(dòng)人事檔案電子資源的信息化和數(shù)據(jù)化，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，使其具備可控化、標(biāo)準(zhǔn)化管理特性。三是要樹(shù)立團(tuán)隊(duì)意識(shí)和協(xié)作精神，人事檔案負(fù)責(zé)同志要與其他職能科室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、通力配合，形成工作合力，實(shí)時(shí)收集人員各方面信息，并及時(shí)更新，保證人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，發(fā)揮信息檔案資源最大的共享效能，共同促進(jìn)檔案資源高效管理。四是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，提升職業(yè)認(rèn)同感和價(jià)值向心力，全力打造服務(wù)高效檔案隊(duì)伍，不斷完善檔案利用服務(wù)方式，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，不斷提高群眾滿意度，樹(shù)立服務(wù)品牌標(biāo)桿，為各行各業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案查檔服務(wù)。

3.3 提升服務(wù)效能，加強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)

新時(shí)代人事檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理的重要因素是信息化的應(yīng)用程度，為此，各企事業(yè)單位要緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，明確行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)際工作中加大各方面對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)流程再造，從而減少管理人員工作量，提高管理質(zhì)量。一是單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)同志要積極深入市場(chǎng)開(kāi)展調(diào)查研究，學(xué)習(xí)行業(yè)先進(jìn)單位實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自身實(shí)際高標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)信息化設(shè)備，同時(shí)尋找專(zhuān)業(yè)的外包公司對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行全面研發(fā)，做好系統(tǒng)運(yùn)維保障工作，為開(kāi)展人事檔案規(guī)范化管理工作提供便利，提高人事檔案的利用效率。二是針對(duì)實(shí)際工作情況，有目的性地應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字簽名等新興技術(shù)，逐漸克服自身在傳統(tǒng)檔案管理中存在的管理效果差、安全性能低、利用范圍窄等弊端，切忌無(wú)方向、無(wú)計(jì)劃開(kāi)發(fā)應(yīng)用功能，造成資源浪費(fèi)。三是加大基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)力度，積極尋求政策資金支持，以人事檔案數(shù)據(jù)的錄入、保存及檢索為中心去采購(gòu)相關(guān)設(shè)備，多措并舉提升信息化終端專(zhuān)業(yè)化水平。四要持續(xù)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，大力推進(jìn)“增量電子化”、繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，不斷加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步充實(shí)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)人事檔案數(shù)據(jù)整合、完整錄入、檢索查詢奠定基礎(chǔ)。

3.4 建立健全檔案安全管理體系

人事檔案記錄了個(gè)人工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、考核獎(jiǎng)懲等各方面信息，涉及個(gè)人隱私和單位用人信息秘密，其安全性的重要性不言而喻。一是要強(qiáng)化檔案安全主體責(zé)任。筑牢檔案安全工作思想防線，增強(qiáng)檔案安全責(zé)任意識(shí)，要以檔案安全的紅線意識(shí)和高度的責(zé)任感來(lái)正確對(duì)待檔案實(shí)體和信息安全工作。二是要完善和規(guī)范各項(xiàng)檔案規(guī)章制度。做到制度管人、流程管事、標(biāo)準(zhǔn)做事。督促檔案從業(yè)工作人員嚴(yán)格遵守制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，按照正確的操作流程來(lái)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。制定規(guī)范合理的電子設(shè)施設(shè)備使用管理制度[5]，采取科學(xué)精準(zhǔn)的管理辦法，具體管理到科室，追究責(zé)任到個(gè)人，堅(jiān)決杜絕因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)電子設(shè)備造成人事檔案泄密事件的發(fā)生，堅(jiān)決做到存儲(chǔ)人事檔案信息的電腦不上網(wǎng)，從源頭遏制住人事檔案電子數(shù)據(jù)泄密的漏洞。三是堅(jiān)決做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，確保人事檔案安全工作得到具體落實(shí)，有關(guān)部門(mén)要定期開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查工作，堅(jiān)決打擊影響和破壞人事檔案安全的違法行為。例如，加強(qiáng)對(duì)檔案整理數(shù)字化外包公司的規(guī)范和管理，做好公司人員審查備案工作，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，督促企業(yè)與整理單位簽訂保密安全協(xié)議，在電子檔案形成過(guò)程中切實(shí)做好各項(xiàng)安全防護(hù)措施[6]。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代背景下，單位領(lǐng)導(dǎo)要牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，加大對(duì)于人事檔案管理的重視程度和力量投入，綜合分析本單位人事檔案實(shí)際管理工作中現(xiàn)存的主要問(wèn)題，厘清工作思路、明確工作重點(diǎn)、細(xì)化工作任務(wù)。要按照“項(xiàng)目化、時(shí)間化、責(zé)任化”的要求，加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，優(yōu)化人事檔案管理利用平臺(tái)，提升信息資源安全管理利用水平。作為檔案管理者，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，做好企業(yè)人事檔案管理工作，為企業(yè)選人用人提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的信息，使人事檔案在各項(xiàng)關(guān)鍵工作中發(fā)揮更大、更好的作用，為企業(yè)帶來(lái)效益，奮力譜寫(xiě)新時(shí)代新征程嶄新篇章。

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作者簡(jiǎn)介：馬愛(ài)萍（1976— ），大學(xué)學(xué)歷，東營(yíng)市人力資源和社會(huì)保障局副研究館員，研究方向：人事檔案和人力資源檔案。