王洋

摘 要：數(shù)字時(shí)代，高校干部人事檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、知識化、規(guī)范化等新的特征，在多輪干部人事專項(xiàng)審核工作全覆蓋的常態(tài)機(jī)制下，干部人事檔案工作的重要性不言而喻，如何積極推動(dòng)高校干部人事檔案管理與數(shù)字化有機(jī)結(jié)合是當(dāng)前干部人事檔案工作的重要議題。文章從高校干部人事檔案新時(shí)期的兩大特征出發(fā)，討論人事檔案工作危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的具體表征、成因拆解、解決并開展風(fēng)險(xiǎn)管理的必要性，并結(jié)合工作實(shí)踐，提出高校干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的具體對策，為高校干部人事檔案工作發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期，高校干部人事檔案，風(fēng)險(xiǎn)管理

近年來，中組部為落實(shí)全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)治吏、選賢舉能、知人善任的指導(dǎo)思想，開展并部署多輪多批次的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。專審既巡查在干部人事檔案工作中造假、篡改等破壞干部工作生態(tài)、威脅干部檔案權(quán)威性、影響社會風(fēng)氣等嚴(yán)重問題，肅清并整頓干部隊(duì)伍，維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性與公信力；也通過專審對全國干部人事檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行大摸底、大體檢，并在問題發(fā)現(xiàn)中改進(jìn)干部人事檔案工作流程，強(qiáng)調(diào)和夯實(shí)了干部人事檔案的重要性與基礎(chǔ)地位[1]。

1 新時(shí)期高校人事檔案管理的新特征

1.1 數(shù)字經(jīng)濟(jì)是時(shí)代命題

數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成為社會發(fā)展的時(shí)代標(biāo)簽，作為驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與轉(zhuǎn)型的新興力量，各行各業(yè)都在積極探索與各類數(shù)字要素融合發(fā)展的新模式和新業(yè)態(tài)，各種數(shù)據(jù)中心、基地等數(shù)字要素新基建也如火如荼地推進(jìn)鋪開。這對我國檔案事業(yè)來講，一方面通過檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)極大改善檔案工作的軟硬件條件、創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)工作模式、豐富檔案服務(wù)內(nèi)容和體系，提升檔案工作效率，使檔案工作事業(yè)迎來翻天覆地的大變化；另一方面，也使檔案作為信息數(shù)據(jù)的資源集合的價(jià)值得到重估，成為企事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源且得到了頂層設(shè)計(jì)的高度重視。面對新的時(shí)代命題，現(xiàn)在和不久的將來以數(shù)字化的形式開展高校干部人事的文檔管理將是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，傳統(tǒng)守制的干部人事檔案工作將會面臨巨大的危機(jī)與挑戰(zhàn)，能否正視和應(yīng)對關(guān)系到高校干部人事檔案管理的生存發(fā)展。

1.2 檔案業(yè)態(tài)的多元化

在公共服務(wù)等領(lǐng)域，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與示范項(xiàng)目，已被證明能夠提高檔案管理的效率；通過檔案服務(wù)創(chuàng)造公共、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史等多維復(fù)合價(jià)值，并滿足人民群眾日益增長的個(gè)性化信息需求。檔案價(jià)值的發(fā)現(xiàn)與供需市場的繁榮，使檔案管理與服務(wù)的業(yè)態(tài)呈現(xiàn)開放化、多元化、個(gè)性化等共享共建共治的特征。檔案資源在公共文化領(lǐng)域逐步開放共享、探索共建共治，不少封閉管理的涉密檔案領(lǐng)域也逐步脫密、走向公眾，開展高標(biāo)準(zhǔn)、快響應(yīng)、深挖掘、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，干部人事檔案工作自身也處于檔案業(yè)態(tài)多元多變的大環(huán)境。接受高校各單位和師生的監(jiān)督，滿足校內(nèi)外的檔案服務(wù)需求，主動(dòng)通過檔案編研和價(jià)值發(fā)現(xiàn)服務(wù)高校人才及發(fā)展戰(zhàn)略等各類檔案信息需求，為高校人事檔案工作提出了更高、更多的需求[2]。

2 高校人事檔案發(fā)展的危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字經(jīng)濟(jì)為檔案事業(yè)插上了高飛的翅膀，而在展望與規(guī)劃發(fā)展藍(lán)圖前必須清醒認(rèn)識到數(shù)字經(jīng)濟(jì)在帶來效率提升與發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也給高校人事檔案工作帶來挑戰(zhàn)與危機(jī)。危機(jī)的形成既是數(shù)字化發(fā)展不完全的伴生產(chǎn)物，也是干部人事檔案歷史遺留問題在新環(huán)境下的徹底暴露。相比檔案數(shù)字化帶來的便利性與益處，風(fēng)險(xiǎn)的形成和積累顯得更加隱蔽、不易察覺。因此，在大力推進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的同時(shí)，也要時(shí)刻警惕潛在的危機(jī)與風(fēng)險(xiǎn)。

2.1 危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的具體表現(xiàn)

2.1.1部門邊緣化風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化對信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和水平是有較高要求的。這意味著更多信息領(lǐng)域的參與者會通過招標(biāo)采購、聯(lián)合研發(fā)、自主創(chuàng)新等方式跨界來到干部人事檔案的業(yè)務(wù)工作領(lǐng)域，這就存在業(yè)務(wù)流程重組再造的可能性。而信息化建設(shè)并非傳統(tǒng)的人事檔案部門強(qiáng)項(xiàng)，很容易在技術(shù)單位或部門的改造下逐步喪失崗位履職空間或具體業(yè)務(wù)職能，導(dǎo)致相關(guān)部門和人員逐漸被邊緣化。

2.1.2檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。依托高校的數(shù)字校園與檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，高校干部人事檔案完成基本的信息化基礎(chǔ)設(shè)施改造。但由于限于整體性規(guī)劃的缺失，干部人事檔案信息系統(tǒng)在運(yùn)行中出現(xiàn)了諸多安全性隱患和漏洞，產(chǎn)生諸如人工歸檔或錄入時(shí)的遺漏、刪改、泄密等安全風(fēng)險(xiǎn)，還有檔案軟硬件系統(tǒng)兼容性、穩(wěn)定性、完整性、水電氣暖的物理滅失等信息基礎(chǔ)設(shè)施安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)一旦爆發(fā)，會給高校帶來巨大的聲譽(yù)、人才和經(jīng)濟(jì)上的損失，并有可能抹殺信息技術(shù)帶來的諸多益處，從而影響和阻礙檔案信息化發(fā)展前進(jìn)的步伐[3]。

2.1.3檔案服務(wù)滿意度風(fēng)險(xiǎn)。作為高校內(nèi)務(wù)工作部門，干部人事檔案工作通常具有嚴(yán)肅、封閉、保守的特征。但在各行各業(yè)檔案開放共享的大趨勢和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的傳播效應(yīng)下，高校檔案部門也積極探索面向高校管理與師資的檔案服務(wù)功能，開展主動(dòng)服務(wù)和個(gè)性服務(wù)。在這一過程中，無論是高校干部人事檔案既有的業(yè)務(wù)工作還是服務(wù)創(chuàng)新，都面臨學(xué)校各級單位和師生對其時(shí)效性、滿意度的全面監(jiān)督與評價(jià)。

在上述危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)中，以檔案的信息安全風(fēng)險(xiǎn)權(quán)重最高、潛伏最隱蔽、次生影響與災(zāi)害最大，是所有危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)中最優(yōu)先和迫切需要解決的議題。只有做好安全風(fēng)險(xiǎn)管理，才能維護(hù)干部人事檔案的權(quán)威性、客觀性、嚴(yán)肅性；才能保障干部人事檔案的發(fā)展在正常的發(fā)展軌道，這是解決高校人事檔案發(fā)展危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵性問題。

2.2 危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的成因拆解

2.2.1機(jī)制角度看。涉及高校干部人事檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度建設(shè)與更新遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，常常出現(xiàn)系統(tǒng)、權(quán)限或數(shù)據(jù)在缺少完整約束的情況下運(yùn)行，制度上的空白漏洞往往成為安全風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)地。制度建設(shè)被技術(shù)迭代牽著鼻子走，尤其是在安全問責(zé)與懲戒機(jī)制上，數(shù)據(jù)泄密往往具有隱蔽性強(qiáng)、持續(xù)性久、損失難以估算的特征。在安全事故發(fā)生后一般很難快速進(jìn)行定損和問責(zé)，而一旦問責(zé)與懲戒機(jī)制失靈，制度體系就難以發(fā)揮約束、引導(dǎo)與規(guī)劃的作用。

2.2.2信息技術(shù)角度看。一方面，由于干部人事工作的嚴(yán)肅性與保守性，在信息技術(shù)的應(yīng)用上是持保守穩(wěn)健的態(tài)度。囿于傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，涉密、守密與解密共享間的爭論沖突沒有很好地得到化解，在數(shù)字化建設(shè)的積極性方面不夠。另一方面，數(shù)字技術(shù)代替下的單套制模式還不成熟，并不適配于高校干部人事工作，不僅技術(shù)的路線選擇存在兼容性、替代性問題，建設(shè)盲目缺少系統(tǒng)規(guī)劃和對系統(tǒng)設(shè)備的依賴也使檔案信息安全漏洞問題頻發(fā)。

2.2.3檔案業(yè)務(wù)人員角度看。與檔案信息化進(jìn)程相比，傳統(tǒng)的人事檔案人員在檔案數(shù)字化認(rèn)知、知識技能儲備、保密意識、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面的能力有限、提升緩慢，技術(shù)、制度、人的發(fā)展不均衡導(dǎo)致檔案數(shù)字化的推進(jìn)困難重重。

2.3 解決危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的必要性

危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的提出，一方面來自數(shù)字時(shí)代背景給傳統(tǒng)高校人事檔案工作帶來的三重壓力；另一方面也是源于社會對檔案價(jià)值的重新認(rèn)知不再局限于保管收藏和客觀憑證，而是作為單位重要的戰(zhàn)略資源，具備了個(gè)人立體畫像、知識發(fā)現(xiàn)與數(shù)據(jù)決策支持、文化歷史傳承與個(gè)性化呈現(xiàn)等多方面的新業(yè)態(tài)和利用新場景，檔案價(jià)值能否輻射甚至影響到高校管理各個(gè)層面和領(lǐng)域，全方位助力高水平院校的建設(shè)規(guī)劃[4]。為有效發(fā)揮高校干部人事檔案資源的價(jià)值，就需要把掣肘發(fā)展的檔案安全問題擺在優(yōu)先解決的位置，在規(guī)劃發(fā)展路徑的同時(shí)也要探討以檔案安全問題為核心的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對策。

3 高校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的具體對策

3.1 后端管理向前端控制轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的干部人事檔案通常遵循項(xiàng)目任務(wù)模式和后端管理的業(yè)務(wù)模式，即通常以專項(xiàng)行動(dòng)、任務(wù)或人事年度考核、調(diào)動(dòng)時(shí)點(diǎn)來推動(dòng)干部人事檔案的整、編、研工作。通常在項(xiàng)目任務(wù)期雷厲風(fēng)行，整治成效顯著，但專項(xiàng)行動(dòng)在人財(cái)物的投入上很難做到常態(tài)化。這就意味著干部人事檔案的工作強(qiáng)度和任務(wù)發(fā)現(xiàn)與解決的進(jìn)度效果有快有慢、有強(qiáng)有弱，在日常工作狀態(tài)下遇到問題通常會選擇等待專項(xiàng)集中處理。這種后端管理模式問題解決的時(shí)效性偏弱，被動(dòng)的工作模式也不適配當(dāng)下檔案價(jià)值發(fā)現(xiàn)工作的要求，問題漏洞被發(fā)現(xiàn)卻不第一時(shí)間著手解決也是釀成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的重要成因。

無論是干部人事檔案價(jià)值發(fā)現(xiàn)效率還是檔案數(shù)據(jù)安全防范上，都需要業(yè)務(wù)工作變被動(dòng)為主動(dòng)、變后端管理為前端控制。在干部人事檔案生成之前，即做好整個(gè)流程的科學(xué)合理規(guī)劃，提前做好功能標(biāo)簽、數(shù)據(jù)格式與漏洞缺陷風(fēng)險(xiǎn)查驗(yàn)工作，將潛在問題解決在工作開展之前。

3.2 科學(xué)規(guī)劃技術(shù)路線

信息技術(shù)對檔案工作來講并非新興事物，但技術(shù)的快速迭代與傳統(tǒng)高校檔案工作者的認(rèn)知之間確實(shí)存在不小的差距。近年來，在推崇信息系統(tǒng)與共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的過程中，不少從業(yè)工作者懷有“唯技術(shù)論”或“紙質(zhì)無用論”的觀點(diǎn)，主張用數(shù)字檔案全面取代紙質(zhì)人事檔案工作。這種偏見不僅無視新《檔案法》等上位法律對電子文件的認(rèn)可鼓勵(lì)與保留意見并存的現(xiàn)實(shí)，而且非此即彼的粗暴改進(jìn)模式也不適應(yīng)檔案高質(zhì)量發(fā)展的要求。面對數(shù)字經(jīng)濟(jì)的革新驅(qū)動(dòng)，想要做好干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，必須對干部人事檔案的涉檔技術(shù)做科學(xué)規(guī)劃。

3.2.1恪守“技術(shù)理性”。無論技術(shù)變革到達(dá)何種地步，工具本身都應(yīng)是職能適配人、管理和制度的，各類信息技術(shù)百花齊放的當(dāng)下，評估高校干部人事檔案工作應(yīng)選擇哪一種技術(shù)路線或產(chǎn)品不應(yīng)只考慮技術(shù)先進(jìn)性，應(yīng)該通盤考慮成本產(chǎn)出、學(xué)校規(guī)劃、使用目的、遷移和存管的兼容性等現(xiàn)實(shí)依據(jù)，綜合選擇最適合高校干部人事檔案需求的技術(shù)產(chǎn)品。

3.2.2堅(jiān)守底線思維。干部人事檔案是事關(guān)黨和國家以及高校人事人才工作的重要戰(zhàn)略資源。在信息化建設(shè)上有的單位選擇業(yè)務(wù)外包或全部外采的模式，節(jié)約投入成本。這種模式在投入產(chǎn)出上確實(shí)有立竿見影的效果，但在資料數(shù)據(jù)有涉密問題上，必須堅(jiān)守安全可信、技術(shù)自主可控的底線思維。這是戰(zhàn)略性貫徹落實(shí)總體安全觀，預(yù)防重大檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)的必要舉措，包括檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、信息網(wǎng)絡(luò)、檔案業(yè)務(wù)人員在內(nèi)都必須經(jīng)受安全審查。

3.3 建設(shè)全流程風(fēng)險(xiǎn)識別能力

3.3.1在檔案收集環(huán)節(jié)。通過設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的文檔填報(bào)及附件系統(tǒng)來杜絕錯(cuò)寫漏寫、遺失的可能性；并通過系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理和日志監(jiān)控系統(tǒng)，在檔案資料的收集和電子化轉(zhuǎn)化之初就做好標(biāo)準(zhǔn)化和一一對應(yīng)工作，使歸檔的人事檔案文件添加標(biāo)記，所有針對檔案的行為都無所遁形。

3.3.2在整理保管環(huán)節(jié)。一方面借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案整理的效率，并通過標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)簽體系做好分類歸檔為查閱利用與編研工作提供便利性，也方便進(jìn)行標(biāo)注和編研工作；另一方面借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案的室、人、物全面互聯(lián)與動(dòng)態(tài)感知。即通過業(yè)務(wù)效率的提升，將檔案業(yè)務(wù)人員從海量文檔的事務(wù)性工作擺脫出來，抽出時(shí)間精力專注專業(yè)技能提升和安全風(fēng)險(xiǎn)的檢查工作；也通過動(dòng)態(tài)感知實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地掌握檔案資源現(xiàn)狀，針對發(fā)生的物理性、虛擬性安全風(fēng)險(xiǎn)都能第一時(shí)間獲得并及時(shí)處置，將風(fēng)險(xiǎn)損失降至最低。

3.3.3在檔案利用環(huán)節(jié)。建設(shè)云平臺、虛擬鏡像系統(tǒng)等接口，確保人事檔案的本體存管安全與檔案資源合理利用的有序性，重點(diǎn)監(jiān)控檔案信息的脫密、解密和泄密問題[5]。

3.4 加快業(yè)務(wù)隊(duì)伍轉(zhuǎn)型

無論是面對人事檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)問題還是履職空間縮小和邊緣化的風(fēng)險(xiǎn)，高校人事檔案工作人員必須意識到自身業(yè)務(wù)能力與數(shù)字時(shí)代要求間的巨大差異。這種差異不僅體現(xiàn)在數(shù)字化認(rèn)知、檔案意識、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的不足，還包括服務(wù)意識、專業(yè)技能、年齡與技術(shù)背景的差異，急需在關(guān)鍵崗位上引進(jìn)知識、技能、管理復(fù)合型的專家人才來負(fù)責(zé)高校人事檔案的建設(shè)工作，只有強(qiáng)大的復(fù)合型業(yè)務(wù)能力才能統(tǒng)籌發(fā)展規(guī)劃，駕馭技術(shù)換代，重視檔案資源價(jià)值與安全風(fēng)險(xiǎn)問題；針對一線業(yè)務(wù)人員可以考慮從專審行動(dòng)中篩選、競聘和淘汰；此外還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從綜合專業(yè)技能、信息技術(shù)、法律法規(guī)、檔案產(chǎn)學(xué)研前沿、檔案服務(wù)全方位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以此打造一支精兵強(qiáng)將的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。

結(jié)語

自2017年全國檔案安全會議以來，以國家總體安全觀為指導(dǎo)，積極穩(wěn)妥推進(jìn)檔案安全與風(fēng)險(xiǎn)管理體系的研討與建設(shè)已成為檔案數(shù)字化建設(shè)的必要議題之一。對于檔案數(shù)字化時(shí)代下檔案安全問題的負(fù)作用，應(yīng)該有客觀清醒的認(rèn)識，這也是高校干部人事檔案工作在新時(shí)代背景下必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。只有積極擁抱數(shù)字化時(shí)代變革，高校干部人事檔案管理工作才能迎來高質(zhì)量發(fā)展的新局面。

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（作者單位：河南信息工程學(xué)校）