隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展契機。為了使檔案管理工作的開展更加高效，必須與時俱進，積極打破傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，對檔案資源的價值進行深入地挖掘，以此使檔案資料的利用率進一步提升。所以，檔案管理工作的開展，必須朝著數(shù)字化建設方向發(fā)展，在工作實踐中結(jié)合自身發(fā)展情況，采用相應的有效策略，對工作模式、內(nèi)容等進行優(yōu)化調(diào)整，進一步加快檔案管理的信息化發(fā)展步伐，為廣大受眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務。

一、數(shù)字化時代檔案信息化管理概述

數(shù)字化時代檔案信息化管理一般是指借助數(shù)據(jù)壓縮、電子掃描以及云存儲等先進科技手段，將以往的紙質(zhì)、影像以及視頻等檔案類型轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式的信息資源，之后將其存儲到計算機檔案信息系統(tǒng)之中，以此能夠更好地傳輸和利用檔案信息。隨著信息化技術手段的不斷發(fā)展創(chuàng)新，無論是數(shù)字化的信息還是載體都越發(fā)多元化，即不再受時間限制，也便于大批量地儲存檔案信息。與此同時，檔案實現(xiàn)信息化管理，還可以使檔案資源得到更加廣泛的利用。所以，在開展檔案管理工作的過程中，檔案人員要對檔案信息化管理的重要性有清楚的認知，進一步加快其發(fā)展步伐，從而使我國檔案事業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)更好地發(fā)展。

二、數(shù)字化時代檔案信息化管理的特點

（一）檔案管理更具精準性

檔案信息涉及的內(nèi)容非常龐雜，不僅信息量大，而且有些信息之間還存在著較為復雜的關系。作為檔案管理人員，就要立足多個層面，對檔案信息進行深入分析和整理，以此使檔案管理工作在開展過程中能夠更具精準性。另外，檔案的信息化管理可以讓使用者通過搜索引擎，就能夠?qū)n案信息進行搜索、利用等，這樣既可以節(jié)省時間，又可以大大提升使用效率。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也在與日俱增，這在一定程度上增加了檔案管理工作的困難程度。而推動檔案管理的信息化建設步伐，則可以在處理龐大的數(shù)據(jù)信息時能夠更加事半功倍，使工作效率得以進一步提升。

（二）檔案管理工作的質(zhì)量進一步提高

以往所使用的紙質(zhì)檔案，由于保存時間過長或是疏忽大意等其他原因極易發(fā)生損壞、丟失等問題，這些對于檔案管理工作而言，帶來的不便可想而知，甚至會帶來一定的隱患。

而隨著數(shù)字化時代的到來，檔案信息化管理則可以使此類問題得到有效解決，檔案管理的工作質(zhì)量也會有明顯的提升。另外，當檔案資料被轉(zhuǎn)化為電子檔案來存儲，這樣既可以使檔案資料的安全得到有效保障，又可以為其他相關工作的開展夯實基礎。經(jīng)過數(shù)字化處理過的檔案資料，其在完整性、多樣性方面可以得到更為長久性的保存，打破了來自時空方面的限制，更加便于開展檔案工作，而這也正是信息化技術應用帶來的絕對優(yōu)勢。

（三）傳輸共享更加高效

就檔案信息化管理來說，其在數(shù)據(jù)傳輸和資源共享方面表現(xiàn)出了較強的優(yōu)勢，借助先進的信息化管理技術手段，可以遠程傳輸檔案信息資料，這樣可以有效避免工作實踐中失誤等情況的出現(xiàn)，檔案資料的利用率也明顯有所提升，檔案信息資源的外延特性也得到了充分的展現(xiàn)，這樣檔案庫的信息資源也能得到進一步擴充，變得更加多樣化，以此提供全面、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務給廣大用戶，確保每個用戶都能夠獲取自己所需的檔案資料。

（四）管理成本明顯降低

隨著數(shù)據(jù)信息量不斷攀升，不僅增加了檔案管理人員的工作難度，而且工作量也會明顯增多。而要想使檔案管理變得更加科學和高效，就必須增加管理人員數(shù)量以滿足工作需求，而這勢必會讓檔案管理的運營和管理成本增加。但是隨著檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展以來，檔案管理工作不僅在難度上降低了，并通過科學合理地優(yōu)化資源配置，大大節(jié)省了人力和物力方面不必要的浪費。

三、數(shù)字化時代檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息化管理程度不高

就目前檔案信息化管理實際情況來說，存在著信息化程度不高的問題，并沒有將其應有的作用真正發(fā)揮出來，這對檔案管理的科學化和全面化會產(chǎn)生一定的影響。例如，在檔案管理工作實踐過程中，信息重復的情況時有發(fā)生，這主要是由于部門或是機構(gòu)之間在信息資源方面缺少有效的交流和互通，以致檔案信息比較分散且集中困難。而這也會給檔案管理人員收集、整理等工作增加一定的難度，進而影響檔案管理工作進展和效率。

（二）檔案信息化管理模式較為滯后

雖然目前檔案信息化管理所需的設施設備都已經(jīng)基本具備，然而從使用率來看卻并不是很高。還有些單位不夠重視檔案管理工作，資金投入少且設備不夠先進，配置與需求嚴重不符，致使信息化發(fā)展進程緩慢。另外，有些檔案管理人員多是兼職，并不具備檔案管理經(jīng)驗，則難以為檔案管理工作帶來創(chuàng)新。檔案信息的種類繁多，并且種類不同的信息在歸檔范圍、期限以及保密級別等方面有所不同。然而由于檔案管理人員知識儲備不足，過度依賴傳統(tǒng)檔案管理模式，未能以發(fā)展的眼光來看待檔案資料，這都會對檔案信息化管理發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。

（三）缺乏足夠的信息化管理意識

隨著社會的不斷發(fā)展進步，檔案管理工作勢必會朝著信息化的方向發(fā)展，這也是檔案管理水平實現(xiàn)有效提升的一個重要途徑。在開展檔案管理工作的過程中，必須科學合理地運用計算機等技術手段，使檔案信息資料的收集、整理以及存儲等各項工作更加高效，切實提升檔案管理工作的品質(zhì)和效率。但是在實際開展工作時發(fā)現(xiàn)，有些檔案管理人員缺少責任意識，沒有充分認識到檔案信息化管理的重要性，并且長期受到傳統(tǒng)工作理念的影響，未能積極主動地學習檔案信息化管理相關知識和技能，仍然沿用以往的工作和服務方式，這樣勢必會影響到檔案資料的全面性、時效性等。除此之外，檔案管理人員欠缺分析和控制某些不安全因素的能力，這樣則很有可能出現(xiàn)人為原因失誤、操作不夠規(guī)范等多種情況。部分檔案管理人員缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)，主要表現(xiàn)在檔案信息不能及時歸檔、檔案管理毫無章法等。而出現(xiàn)此類情況則會給檔案管理工作帶來一定的難度，有時還會發(fā)生資料丟失等嚴重的情況。另外，檔案管理工作中有時還會發(fā)生職責劃分不清等情況，影響到檔案信息化管理的順利開展。

（四）安全保障體系尚不完善

在檔案管理工作人員中有些并不是專業(yè)出身，就算是能夠錄入檔案信息，也很有可能對檔案資料的網(wǎng)絡安全缺少足夠的防范意識或是應對能力等。隨著信息化等技術的不斷發(fā)展，雖然給檔案管理帶來了諸多便利條件，但從某種程度而言也給電子檔案的安全帶來了一定的風險。例如，電子檔案可以通過U盤拷貝，這就使檔案信息不再那么安全。特別是有些檔案資料屬于保密級別，必須采取有效措施確保其安全性。

就目前情況而言，針對檔案信息化管理的安全保障體系仍有待完善，無法使檔案信息的完整性得到有效的保障，也無法對外界的風險做到有效的預防。再就是傳輸系統(tǒng)尚不健全，不能全面負責檔案信息資料的內(nèi)容上傳，這對后續(xù)檔案的查閱和利用勢必會產(chǎn)生不利影響。

四、數(shù)字化時代檔案信息化管理的有效策略

（一）樹立正確的信息化管理意識

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案信息化管理水平要想得到有效提高，就必須樹立正確的信息化管理意識，積極運用大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術手段，加快檔案信息化建設步伐。一方面，隨著社會的不斷發(fā)展進步，檔案管理工作應與時俱進，根據(jù)自身實際情況，制定科學合理的應對措施，進一步強化信息化管理意識，將其作用真正發(fā)揮出來。另一方面，加大資金投入力度用于檔案管理信息化建設，使各項工作的開展能夠更加順利，并引入大量先進管理設備，將信息化管理的基礎設施建設落實到位，這樣工作起來才能夠事半功倍。

（二）不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng)

在開展檔案管理工作的過程中，應根據(jù)自身實際情況，對檔案信息化管理系統(tǒng)進行不斷的完善，確保各項工作得以高效完成。一方面，分析研究檔案信息化管理各項工作的流程，并進行合理的簡化，根據(jù)實際工作需求對檔案信息化管理系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化升級。另一方面，檔案信息化管理系統(tǒng)的應用，首先應借助掃描儀等技術手段將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，并在確保內(nèi)容準確性的同時做好相應的分類，為后續(xù)工作的開展提供便利。為了使檔案信息化管理系統(tǒng)更加完善，還要確保其擁有較強的兼容性，以儲存多種格式的電子文件，使檔案信息化管理效率得以有效提高。

（三）加大信息化安全管理力度

對于檔案資料來說，安全是第一位的，因此，必須科學合理地運用相關先進的技術手段等，以此使檔案信息資料更加完整和安全，從而推動檔案管理工作順利開展。隨著科技的不斷發(fā)展進步，其在給檔案信息化管理帶來發(fā)展機遇的同時，也給其帶來了一定安全風險，所以，必須予以高度重視。就檔案信息資料而言，其具有一定的保密性質(zhì)，必須采取行之有效的保障措施，從根本上杜絕檔案信息泄露等情況的發(fā)生。所以，在檔案信息化管理工作開展的過程中，應對管理的安全性進行不斷地強化，創(chuàng)建科學、標準的網(wǎng)絡安全管理體系，使檔案信息的安全性得到有效保障。一方面，應及時優(yōu)化升級檔案信息化管理系統(tǒng)的防火墻等，以免受到病毒的入侵等，并借助加密監(jiān)控等先進技術，使檔案信息更具安全性。另一方面，在對安全管理體系進行完善時，還應將硬件設備的安全保障工作落實到位，定期排查相關設施設備、存儲環(huán)境等是否存在安全隱患，及時發(fā)現(xiàn)所存在的不確定因素，以此采取與之相應的預防解決方案，大力維護信息安全，以免檔案信息化管理受到外界影響而存在風險。同時，采用殺毒軟件定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行掃描，減少網(wǎng)絡病毒等對檔案信息的侵害，使檔案管理的安全性更強。

（四）組建專業(yè)的信息化管理人才隊伍

在大力推進檔案信息化管理的過程中，在規(guī)劃好各項工作，強化軟硬件設施建設的同時，還應積極引導管理人員樹立正確的檔案意識，并通過定期開展培訓活動等提升專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，以此為檔案信息化管理提供人才支持。一方面，根據(jù)檔案信息化管理發(fā)展需求，制定相應的人才方案，對人才引進和培養(yǎng)有明確規(guī)劃。創(chuàng)建完善的培訓機制，定期組織工作人員參與到有關檔案信息化管理培訓活動中，這樣不僅可以使他們的專業(yè)素養(yǎng)得到進一步提升，還可以推動檔案信息化管理更加適應社會發(fā)展需求。另一方面，檔案管理人員應積極進行自主學習，在增加知識儲備的同時，熟練掌握先進設備的操作技能，并靈活運用各類信息化技術手段，以使檔案管理的工作效率和品質(zhì)得到有效提升。檔案管理人員還應對最新的政策規(guī)定做到及時了解，以便更好地開展工作。作為檔案管理人員，應對自身工作有清楚的認知，要在工作實踐中盡職盡責，將全部身心放在工作中，并游刃有余地處理好各項工作，從而切實提升檔案信息化管理水平。

（五）不斷創(chuàng)新檔案管理模式

在開展檔案管理工作的過程中，要想使信息化真正發(fā)揮應有的作用，就必須不斷創(chuàng)新檔案管理模式，以免因其落后于時代發(fā)展步伐，而無法將信息化管理的優(yōu)勢展現(xiàn)出來，以此使檔案管理工作得以高效開展。在這一過程中，檔案管理人員應在管理理念上做出積極的改變，學習和借鑒先進的管理模式，以求在工作上實現(xiàn)突破創(chuàng)新，并及時更新升級檔案管理軟硬件設備，將信息化技術手段等更好地應用于檔案管理各工作環(huán)節(jié)，對管理中的不足和問題予以及時處理，對檔案資料進行深層次的挖掘，充分體現(xiàn)其價值性，從而為廣大檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

五、結(jié)語

隨著信息化技術發(fā)展得越發(fā)成熟，并為了更好地順應時代發(fā)展需求，檔案管理工作就必須立足于全新的發(fā)展視角，進一步加快檔案信息化管理步伐，充分運用信息化管理理念，并及時了解當前檔案信息化管理中的重難點問題，以此采取行之有效的措施予以妥善解決，將信息化在管理上的優(yōu)勢發(fā)揮出來。同時，數(shù)字化這一背景之下，應對檔案信息的真實性和安全性做好保障工作，積極探索創(chuàng)新路徑，從而使檔案信息化管理模式得到進一步優(yōu)化，為檔案事業(yè)發(fā)展起到推動作用。

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（作者簡介：翟培元，男，本科，駐馬店市中醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）