于鳳仙

高校人事檔案應(yīng)該反映大學(xué)在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等方面的獨(dú)特功能，改變其主要服務(wù)于人事和組織工作的傳統(tǒng)?，F(xiàn)圍繞高校人事檔案反映大學(xué)功能這一主題，從豐富人事檔案內(nèi)容，建立科學(xué)的人事檔案管理體制機(jī)制，加快人事檔案信息化三個(gè)方面討論我國高校人事檔案管理改革方向。

高校人事檔案是教職工個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等信息的儲(chǔ)存庫，具有法律效力。因此，人事檔案管理能夠在人才選用、職務(wù)職稱晉升以及人員工作調(diào)動(dòng)等方面提供重要依據(jù)，服務(wù)于大學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)工作。但傳統(tǒng)的高校人事檔案工作主要服務(wù)于組織和人事部門，對科研、教學(xué)以及管理等各項(xiàng)工作的支持不夠。大學(xué)具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等功能，高校人事檔案是由個(gè)體參與和完成直接形成有價(jià)值的各種形式的原始記錄。因此，檔案作為集體記憶的一部分，能夠反映大學(xué)的重要功能，體現(xiàn)大學(xué)文化特色。本文站在大學(xué)功能角度，從豐富人事檔案內(nèi)容，建立科學(xué)的人事檔案管理體制機(jī)制，加快人事檔案信息化三個(gè)方面討論我國高校人事檔案改革方向。

豐富高校人事檔案內(nèi)容

高校人事檔案能夠綜合反映教職工個(gè)人政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。目前大部分高校的人事檔案內(nèi)容不夠豐富，在很大程度上無法體現(xiàn)出檔案的利用價(jià)值。因此，高校人事檔案應(yīng)該豐富教師教學(xué)素養(yǎng)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)效果等方面的內(nèi)容，還有重大科研工作以及科研轉(zhuǎn)化為科技服務(wù)于社會(huì)等各種形式的內(nèi)容，進(jìn)而服務(wù)于教學(xué)科研工作，提升檔案的利用價(jià)值。

教職工教書育人的突出事跡

高等教育的任務(wù)是培養(yǎng)有創(chuàng)新實(shí)踐能力的高級(jí)專門人才。因此，大學(xué)最基本的功能是人才培養(yǎng)，為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的專業(yè)人才和接班人，這也是大學(xué)最根本的任務(wù)。教職工作為教書育人的主體，貫穿于教育教學(xué)的全過程，能夠營造良好的教書育人氛圍。因此，教職工在人才培養(yǎng)方面的突出事跡以及特殊貢獻(xiàn)應(yīng)該被納入人事檔案，使其人事檔案的內(nèi)容更加生動(dòng)鮮活，具體包括專業(yè)的人才培養(yǎng)方案與培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)改革方案與計(jì)劃、課程思政教學(xué)、研究生培養(yǎng)以及可以反映教學(xué)特色的教學(xué)活動(dòng)等。

教職工重大科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)

大學(xué)的一個(gè)重要功能就是進(jìn)行科學(xué)研究，發(fā)現(xiàn)問題并找到解決問題的方法，進(jìn)而了解問題的本質(zhì)和規(guī)律，為發(fā)明新技術(shù)和創(chuàng)造新產(chǎn)品提供可靠的理論依據(jù)。科學(xué)技術(shù)是人類社會(huì)進(jìn)步的重要標(biāo)志，實(shí)施科教興國戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的必然選擇和根本要求。國家要充分重視大學(xué)在國家創(chuàng)新體系中的地位，充分發(fā)揮大學(xué)作為基礎(chǔ)研究主力軍和重大科技突破策源地的作用，將更多國家實(shí)驗(yàn)室和重大科研項(xiàng)目放在大學(xué)或委托大學(xué)?？茖W(xué)研究可以建立健全教學(xué)課程體系，也可以提高教育教學(xué)的質(zhì)量；教學(xué)質(zhì)量的提高離不開科學(xué)研究的引領(lǐng)。因此，科學(xué)研究和教學(xué)相輔相成，互相促進(jìn)。只會(huì)教學(xué)而不會(huì)搞科研的教師已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。只有教學(xué)能力與科研能力齊頭并進(jìn)的教師，才是符合新時(shí)代發(fā)展要求的合格教師。為此，應(yīng)該把能夠反映教職工科研水平的重大科研成果以及科研獎(jiǎng)勵(lì)納入人事檔案，突出教職工的價(jià)值，為大學(xué)的發(fā)展提供更真實(shí)的選人用人依據(jù)。

教職工參與的社會(huì)服務(wù)

社會(huì)服務(wù)是與人才培養(yǎng)、科學(xué)研究并列的大學(xué)“第三使命”，重視、引導(dǎo)和促進(jìn)大學(xué)在經(jīng)濟(jì)、公共政策、社會(huì)、文化、創(chuàng)新能力、公共衛(wèi)生、就業(yè)服務(wù)及環(huán)境等方面的社會(huì)服務(wù)能力，已經(jīng)成為一種國際性的政策取向。基于這一趨勢，教職工的科研成果轉(zhuǎn)化、咨詢服務(wù)、講座、表演、展覽等活動(dòng)應(yīng)該被納入人事檔案。大學(xué)教師參與社會(huì)服務(wù)是對教育教學(xué)和科學(xué)研究的拓展，是擴(kuò)大大學(xué)社會(huì)影響力的重要途徑；而科研成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力，服務(wù)于社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)學(xué)研融合發(fā)展，是教師科學(xué)研究的重要?jiǎng)恿?，是教師科學(xué)研究價(jià)值的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是教師科學(xué)研究的最終目標(biāo)。

總的來講，高校人事檔案急需創(chuàng)新內(nèi)容，反映大學(xué)功能，彰顯大學(xué)文化，體現(xiàn)大學(xué)價(jià)值，成為大學(xué)集體記憶的一部分。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人才建設(shè)成為事關(guān)大學(xué)發(fā)展的重要因素，因此豐富人事檔案內(nèi)容，讓人事檔案更具參考價(jià)值，讓大學(xué)能夠在選人用人時(shí)更準(zhǔn)確、更全面地了解人才信息，有利于大學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

建立科學(xué)的高校人事檔案管理體制機(jī)制

高校人事檔案內(nèi)容涉及其他相關(guān)職能部門，但是人事檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間相對獨(dú)立，各部門之間團(tuán)結(jié)協(xié)作明顯不足，交流也不夠順暢，再加上人事檔案的保密性要求以及人事檔案管理部門對其他部門的影響力不足，嚴(yán)重影響了檔案信息的有效傳遞，在一定程度上阻礙了高校人事檔案資源的收集、利用與開發(fā)工作的開展，人事檔案的作用和價(jià)值也得不到充分體現(xiàn)。

完善人事檔案管理體制

高校人事檔案工作需要建立以組織部門為主導(dǎo)，人事部門為主體，檔案部門為宏觀管理和協(xié)調(diào)的領(lǐng)導(dǎo)管理體制。2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第四章第三十二條指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”。據(jù)此，高校檔案機(jī)構(gòu)在高校人事檔案管理中應(yīng)承擔(dān)宏觀管理和協(xié)調(diào)職能。人事檔案管理部門應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在組織人事部門的指導(dǎo)下，積極與教務(wù)處、研究生處、科研處、就業(yè)處、二級(jí)教學(xué)院系等相關(guān)部門協(xié)同配合，形成協(xié)同聯(lián)動(dòng)體系，提供教師先進(jìn)事跡、科研創(chuàng)新、教育貢獻(xiàn)等信息的檔案原始材料，使檔案信息資源完整、全面。因此，完善的人事檔案管理體制能夠保證檔案資源真實(shí)有效，是完整記錄和發(fā)揮大學(xué)功能的原始憑證，是人事檔案工作快速發(fā)展的基石。

提高教師對人事檔案工作的參與度

目前，高校人事檔案主體——教師的主動(dòng)參與程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，一是要提高教職工檔案意識(shí)。教職工要重視自己的人事檔案，及時(shí)將材料上交給學(xué)校檔案部門，并保證所提供材料的準(zhǔn)確性。二是要確立高校人事檔案知情權(quán)。高校人事檔案管理工作要在不違背保密原則的前提下，把握好開放的標(biāo)準(zhǔn)，明確人事檔案知情權(quán)的內(nèi)容，對本人應(yīng)當(dāng)知曉的檔案給予知情權(quán)，允許本人查閱。三是要建立檔案主體參與檔案管理工作的管理模式。創(chuàng)建規(guī)范的人事檔案重建與修補(bǔ)程序，鼓勵(lì)教職工保管好自己的檔案資料，避免檔案主體與檔案信息分離的情況。此外，還有必要對教職工進(jìn)行必要的檔案培訓(xùn)，讓每個(gè)教職工熟悉自己的人事檔案需要哪些材料，什么材料需要定期更新補(bǔ)充以及可以獲得哪些檔案服務(wù)。

注重對人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

當(dāng)前高校人事檔案管理的一個(gè)很大問題就是其靜態(tài)管理模式。但是人事檔案的特點(diǎn)之一就是檔案內(nèi)容一直處于一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，這個(gè)動(dòng)態(tài)變化不僅包括每位教職工的年度考核情況、工資變動(dòng)情況等基礎(chǔ)信息，還包括能夠反映出教職工特點(diǎn)及優(yōu)勢的特殊內(nèi)容，比如教職工參加的教學(xué)大賽、發(fā)表的高質(zhì)量論文、參與的重大科研課題項(xiàng)目、進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷、職稱職務(wù)晉升情況、學(xué)生及同行的教學(xué)評價(jià)、獲得的省級(jí)國家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)情況等內(nèi)容。因此，必須注重人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，保證人事檔案的完整性與真實(shí)性，使人事檔案全面、系統(tǒng)地體現(xiàn)出教職工在校期間的狀態(tài)。

轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，更好地服務(wù)大學(xué)建設(shè)

高校人事檔案工作應(yīng)從傳統(tǒng)的服務(wù)組織人事工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)大學(xué)建設(shè)，要緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，致力于體現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等大學(xué)功能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供多維度的信息服務(wù)。作為人才信息服務(wù)的重要支撐，人事檔案是重要的原始憑證。只有合理利用檔案資源，才能最終實(shí)現(xiàn)“物盡其用，才盡其用”的人事檔案建設(shè)目標(biāo)。要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，首先要有創(chuàng)新檔案服務(wù)的意識(shí)，樹立“一切為了利用者”的服務(wù)理念，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)；其次要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，靈活使用服務(wù)方式，簡化服務(wù)手續(xù)，達(dá)到為大學(xué)建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。

加快高校人事檔案信息化建設(shè)

信息化是人事檔案發(fā)展的必然趨勢。受多種因素影響，當(dāng)前很多高校人事檔案信息化建設(shè)滯后，信息化水平較低，基本上都是采用傳統(tǒng)手工管理模式，工作效率低下，同時(shí)檔案的載體主要是紙張，無法記錄聲像內(nèi)容，限制了檔案內(nèi)容的多樣性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大學(xué)要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須加快人事檔案的信息化建設(shè)，只有建立完備的信息系統(tǒng)，才能加強(qiáng)高校人事檔案信息管理，更好地發(fā)揮大學(xué)功能。

加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)

按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。新修訂的《中華人民共和國檔案法》為檔案信息化提供了有力的法律依據(jù)。高校人事檔案信息化的頂層設(shè)計(jì)必須從全局出發(fā)，對信息化建設(shè)涉及的各部門、各方面、各環(huán)節(jié)統(tǒng)籌規(guī)劃全方面考慮，力爭做到全覆蓋，實(shí)現(xiàn)思想統(tǒng)一、功能完備、資源共享，同時(shí)還要保障檔案信息化及利用過程中數(shù)字資源的安全性。具體做法是將人事檔案信息化建設(shè)融入學(xué)校智慧化校園建設(shè)中，納入學(xué)校的中心工作中，同各職能部門及二級(jí)院系統(tǒng)一部署、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步推進(jìn)。

規(guī)范人事檔案信息化制度

高校人事檔案信息化采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。一是要統(tǒng)一高校人事檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的格式、大小以及各個(gè)數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換的規(guī)則。二是管理方面要具體化，小至歸檔數(shù)據(jù)如何管理，中至系統(tǒng)端口如何對接等，只有制度明確才能確保信息化工作的有效推進(jìn)。根據(jù)《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，指導(dǎo)高校人事檔案信息化建設(shè)，符合大學(xué)發(fā)展的電子檔案歸檔具體要求，加強(qiáng)學(xué)校各級(jí)檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，做到歸檔立卷工作責(zé)任清晰，滿足人事檔案發(fā)展的需求。

夯實(shí)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個(gè)方面。檔案信息化的硬件設(shè)施指檔案機(jī)房及信息化用房、檔案信息化加工和存儲(chǔ)設(shè)備、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等；軟件設(shè)施則包括檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)。夯實(shí)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案數(shù)字化的安全，是提供高質(zhì)量服務(wù)的基本保證，也是推動(dòng)人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

重視公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)

以人事檔案信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)，打破信息壁壘，破除“數(shù)據(jù)孤島”，建成一體化人力資源管理系統(tǒng)，將涉及人事檔案的管理、教學(xué)、科研等部門放在同一平臺(tái)，打造人力資源管理新平臺(tái)，形成大學(xué)人力資源動(dòng)態(tài)全景圖，為大學(xué)各項(xiàng)重大決策提供科學(xué)依據(jù)。檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的資源共享，因此，打造人事檔案公共服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)人事檔案工作與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合，創(chuàng)新人事檔案信息利用與服務(wù)方式以及利用微博、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)改變原有的人事檔案工作服務(wù)模式，提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的人事檔案信息服務(wù)效益，是人事檔案發(fā)展的必然趨勢。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)需求的不斷變化，高校人事檔案的發(fā)展也迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。大學(xué)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷完善人事檔案管理制度，更新人事檔案管理的模式，提高人事檔案服務(wù)水平。人事檔案的形成、利用服務(wù)與價(jià)值體現(xiàn)離不開大學(xué)主體，是大學(xué)功能完美體現(xiàn)的載體；大學(xué)功能為高校人事檔案的發(fā)展提供源源不斷的資源支撐，推動(dòng)人事檔案的管理向著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。因此，人事檔案與大學(xué)功能是相互滲透、共同發(fā)展的關(guān)系?？傊?，高校人事檔案在大學(xué)中扮演著重要角色，體現(xiàn)了大學(xué)文化的精神價(jià)值，在推動(dòng)大學(xué)發(fā)展乃至全社會(huì)進(jìn)步的過程中發(fā)揮著不可替代的作用。

中國高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2020年基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校檔案文化記憶與大學(xué)文化建設(shè)研究”（編號(hào)：ZGD-ZD-2020-15）；河南省教育廳2021年人文社科基金項(xiàng)目“高校檔案館文化記憶功能與大學(xué)文化記憶長效機(jī)制研究”（編號(hào)：2021-ZZJH-030）。

（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）