菅愛愛

摘 要：文書檔案作為具有保存、參考價值的文件材料，詳細地記錄了企業(yè)管理活動以及生產(chǎn)經(jīng)營活動，在企業(yè)的發(fā)展中，起到了重要的作用。在如今數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景之下，怎樣進一步加強文書檔案數(shù)字化進程，提高管理效率，創(chuàng)新管理模式，促使文書檔案管理朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向發(fā)展，是現(xiàn)階段值得關注和思考的問題?；诖?，本文主要分析數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設的重要性，提出文書檔案數(shù)字化建設當中存在的問題與解決方法，旨在助力增強企業(yè)文書檔案管理能力。

關鍵詞：文書檔案；數(shù)字轉(zhuǎn)型；數(shù)字化建設

隨著近些年我國信息技術的高速發(fā)展，數(shù)字化技術在各個行業(yè)中都被廣泛應用。就文書檔案而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的問題日益增加，亟需改善當今的管理模式，把數(shù)字化技術融入其中，構建全文數(shù)據(jù)庫，以此更好地進行數(shù)據(jù)管理，確保信息的完整性。

1 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設的重要性

1.1 增強文書檔案管理實效

在人們步入到數(shù)字化社會之后，信息技術對各個行業(yè)的影響日益加深。就現(xiàn)階段發(fā)展而言，文書檔案數(shù)字化已然成為時代發(fā)展的必然趨勢。不斷加強文書檔案數(shù)字化建設，充分地把現(xiàn)代信息技術應用在文書檔案管理的每一個環(huán)節(jié)中，改善優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容，這樣就可以更好地收集信息資源，在最大程度上增強立卷歸檔效率。過去的紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，并且還會非常容易受到檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，加強文書檔案數(shù)字化建設，把文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進行保存以及管理，可以有效延長文書檔案的保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時間和空間屏障，進而充分保障文書檔案資源的完整和真實性。

1.2 滿足文書檔案利用需求

文書檔案是企業(yè)日常行政事務中所產(chǎn)生出的信息資源，有著尤為重要的社會價值、文化價值以及經(jīng)濟價值。所以，深入挖掘文書檔案的價值，切實滿足相關主題的利用需求，是數(shù)字化時代文書檔案管理工作的主要目標之一。首先，加強文書檔案數(shù)字化建設，簡化文書檔案收集、整理以及歸檔立卷的等環(huán)節(jié)，創(chuàng)建一體化的檔案管理模式，這樣就可以更好的對文書檔案進行查詢和檢索，從而為企業(yè)以及其他用檔主體的查檔等提供信息參考。比如，在文書檔案數(shù)字化之后，可以有效改善現(xiàn)階段的檔案管理、檔案利用格局，在同一時間內(nèi)滿足多個主體的查檔需求，以此來真正提高企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量。文書檔案記載了日常行政事務的全過程，反映了企業(yè)日常行政事務的內(nèi)容和規(guī)律，有著特別關鍵的參考和指導作用。其次，加強文書檔案數(shù)字化建設，創(chuàng)建相應的檔案系統(tǒng)平臺，能夠直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關主體提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，從而幫助其更好地掌握到相關信息。最后，加強文書檔案數(shù)字化建設，可以進一步為部門領導提供決策依據(jù)，加強決策的科學有效性。

1.3 增強文書檔案的利用率

把信息技術融入進這一項工作中，以此作為基礎，建立完善的信息平臺，進而在最大程度上提高工作水平。此外，就現(xiàn)階段發(fā)展而言，工作之間的交叉越來越頻繁，人們也把重心放在了信息獲取方面，而應用數(shù)字化管理，可以加強部門之間的交流，促使其共享信息，真正增強信息利用率。

1.4 健全檔案管理工作模式

促進文書檔案管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展。在行業(yè)高速發(fā)展這一背景下，文書檔案管理有了前所未有的機遇，同時也面臨了不小的挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新數(shù)字化管理模式，已然成為必然趨勢。所以，檔案員應及時轉(zhuǎn)化過去的觀念，優(yōu)化管理模式，以此為整個工作實效性的提升，打下一個堅實的基礎[1]。

2 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設中存在的問題

2.1 建設制度不完善，影響數(shù)字化建設的規(guī)范

其一，文書檔案數(shù)字化建設的標準不夠明確，對于數(shù)字類檔案的歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺少清楚的規(guī)定，數(shù)字檔案的規(guī)范性急需增強[2]。其二，沒有根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，對數(shù)字類文書檔案的查閱、傳輸流程等進行明確和細化，很不利于梳理權責。

2.2 建設水平過低，影響數(shù)字化建設的可持續(xù)性

其一，文書檔案管理沒有格式轉(zhuǎn)化功能，使得系統(tǒng)難以統(tǒng)一，在之后的處理難度系數(shù)較大，不利于數(shù)據(jù)庫的建設工作，同時也難以兼容聲像以及圖像等形式的文件，無法適應文書檔案形式多元化的要求，并且和企業(yè)OA辦公系統(tǒng)、商務管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)及其它各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關聯(lián)度較低，難以真正實現(xiàn)電子文件自動同步和更新。其二，大數(shù)據(jù)技術的應用水平較低，企業(yè)在文書檔案資料自動識別、提取、監(jiān)測等領域中依然存在很大的缺陷。其三，云儲存技術的應用水平過低，企業(yè)方面無法真正達成文書檔案自動備份以及一站式共享的目標[3]。

2.3 文書檔案管理隊伍建設滯后，影響數(shù)字化建設的效率

就現(xiàn)階段發(fā)展而言，文書檔案管理隊伍建設相對滯后，檔案員的業(yè)務水平和數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案管理要求不相匹配，對數(shù)字化進程造成了嚴重的阻礙。其一，對檔案員的培訓不夠，致使其不但對數(shù)字化信息技術缺少必要的掌握，并且也對實際的檔案業(yè)務以及檔案管理流程等，缺少充足的認知，難以在最短的時間內(nèi)融入到工作環(huán)境當中。其二，培訓的內(nèi)容過于循規(guī)蹈矩，并沒有重視從信息技術應用、檔案數(shù)字化建設等多個視角對檔案員進行系統(tǒng)的培訓，難以真正做到緊跟時代發(fā)展。

3 文書檔案數(shù)字化管理的功能

3.1 推進現(xiàn)代信息交流形式

文書檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，極大地促進了現(xiàn)代信息交流，并且也因此提高了管理水平。在數(shù)字化背景下，相關人員可以結合常規(guī)，最大化增強管理效率。此外，有了數(shù)字化的支撐，使得管理水平也上升到了新的高度，并且和管理方式協(xié)調(diào)發(fā)展，一起確保了檔案的真實完整性[4]。

3.2 滿足單位辦公管理需求

就現(xiàn)階段發(fā)展而言，市場作用力逐漸增加，每個行業(yè)中的企業(yè)都在激烈的環(huán)境中，為可以獲得持續(xù)發(fā)展而競爭。那么在面對現(xiàn)代化管理問題時，就更需予以重視，在思考過去的模式所帶來嚴重阻礙的基礎上，積極倡導數(shù)字化，從全新的角度強化管理工作。

3.3 保障文書檔案完整

借助數(shù)字化管理，不僅可以保障安全性，還可以確保其完整地展現(xiàn)出來。數(shù)字化影響力擴大的同時，相應地，網(wǎng)絡信息是否安全等問題，引起了不小的重視，而企業(yè)也應貼近社會，借助數(shù)字化，不斷強化檔案完整性，這樣就會使企業(yè)獲得更大的發(fā)展空間。

4 文書檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢

4.1 增強文書檔案檢索的便捷性

在傳統(tǒng)的管理模式中，當文書檔案查找利用時，通常會用到很多的人力以及時間，不僅給檔案員的工作帶來了巨大的壓力，還極大降低了利用率。在實施數(shù)字化之后，只需要搜索關鍵詞，就可以快速查找到相關信息，為檔案員帶來便捷，并且還提高了利用率。

4.2 實現(xiàn)文書檔案資源共享化

在進行數(shù)字化管理之后，與企業(yè)各個業(yè)務系統(tǒng)建立端口連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時在線歸檔，自動保存到系統(tǒng)當中。多人異地同時在線查找利用，從而做到了真正的資源共享。

5 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設的有效方法

5.1 健全文書檔案數(shù)字化管理制度，從制度上規(guī)范文書檔案數(shù)字化工作

首先，要制定相關規(guī)章制度，理清檔案數(shù)字化建設的具體職責和分工，逐一細化每一項工作的具體內(nèi)容和實施條件。其次，是要清楚文書檔案數(shù)字化建設的標準，在文書檔案管理系統(tǒng)中設計出歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數(shù)：其一，是歸檔清單要和歸檔范圍相互匹配，做到明確具體、應歸盡歸，確保文書檔案數(shù)據(jù)庫的完整性，并且為有效防止電子文件歸檔不及時的問題，需清楚電子文件歸檔、更新、清退的具體時限，落實相關的績效考核以及責任；其二，是數(shù)字類文書檔案的格式應結合文件的具體類別，應用PDF、JPG、OFD、CEB、Word、Excel、WPS等多種具有相互轉(zhuǎn)化性的格式。其三，是要清楚每一個職能部門在文書檔案系統(tǒng)中的流程節(jié)點、具體分工，切實做到環(huán)環(huán)相扣，全面發(fā)揮出文書檔案管理系統(tǒng)的作用。最后是要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境，始終堅持安全管控的基本原則，清楚不同主體在文書檔案管理系統(tǒng)終端的查閱權限、使用權限等，以此有效防止發(fā)生相應的泄密事件。

5.2 綜合應用多樣化信息技術，構建可持續(xù)化的管理模式

要充分保障文書檔案管理系統(tǒng)的功能完備，切實滿足現(xiàn)階段文書檔案深層次管理和開發(fā)的需求。其一，是企業(yè)方面應保障文書檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Σ煌碾娮游募M行格式轉(zhuǎn)化，減少檔案員在工作上的煩瑣度，最大程度增強效率，滿足后期檔案編研的需要。其二，是企業(yè)方面需保障文書檔案系統(tǒng)要可以兼容聲像、圖像等格式的檔案資源，適應互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案形式多元化的趨勢。其三，是企業(yè)方面應通過技術手段，建立文書檔案與各個業(yè)務系統(tǒng)的端口連接，實現(xiàn)文書檔案進行一站式登記、核查、錄入等。其四，是要加快應用大數(shù)據(jù)技術、加強對圖像、文字的自動化識別功能、自動提取功能以及自動檢索功能，進而切實滿足數(shù)據(jù)庫建設的需要。特別是要通過大數(shù)據(jù)技術為企業(yè)提供決策支持和數(shù)據(jù)支持，以此全面發(fā)揮出文書檔案的價值。最后，是要強化云儲存服務，建立云儲存系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)文書檔案自動備份功能，做好事后防范工作。

5.3 強化文書檔案管理隊伍建設，適應數(shù)字時代的轉(zhuǎn)型需要

文書檔案數(shù)字化建設不僅管理煩瑣，而且工作量巨大，需要高素質(zhì)人才隊伍作為支撐。所以，企業(yè)方面要以檔案數(shù)字化建設、精細化利用作為目標，以文書檔案信息資源開發(fā)為核心，培養(yǎng)出專業(yè)技術型和復合型的檔案管理人才隊伍。其一，是要注重專兼職檔案員的培訓，健全崗前培訓和崗中培訓。特別是在崗前培訓中，需要不斷加強檔案員對文書檔案數(shù)字化建設以及檔案業(yè)務知識的掌握程度，以此防治檔案管理脫離企業(yè)的業(yè)務，督促其真正做好文書檔案資源的收集、分類和整理等諸多工作。其二，是要健全文書檔案員培訓工作。企業(yè)方面應著眼于數(shù)字化建設的基本要求，著重進行以信息技術利用為核心的檔案管理培訓工作，計劃出檔案管理人才培養(yǎng)方案，切實做到培訓工作整體推進、及時規(guī)劃等，從而有效達成檔案數(shù)字化建設的目標。此外，還要著重從實踐操作指導方面對檔案員展開培訓，以此增強檔案員的實踐能力，防止培訓工作過于理論化和形式化。其三，企業(yè)方面應不斷深化和檔案局、檔案館、檔案學會等專業(yè)單位之間的合作，全力開展以信息技術、檔案數(shù)字化建設為主題的交流活動、講座活動等，進而為檔案員提供交流學習的平臺，借鑒檔案數(shù)字化建設中的新經(jīng)驗，在最大程度上提高人才建設質(zhì)量[6]。

5.4 加大資金投入力度，創(chuàng)建系統(tǒng)的電子文檔安全防護體系

相關部門在對文書檔案信息進行實際管理的過程中，需要首先考慮資金是否充裕，并以此作為基礎，根據(jù)實際情況，來選擇對資金的投入，全面意識到有序進行文書檔案工作的重要意義，并將其作為基礎，創(chuàng)建系統(tǒng)的電子文檔安全保護體系。根據(jù)文書檔案管理工作的具體要求，需把大數(shù)據(jù)技術作為整個管理工作的核心，及時改善和優(yōu)化管理工作中存在的問題。在檔案管理工作實際進行的過程中，非常容易受到各種主觀和客觀因素帶來的影響，在很大程度上增加了檔案信息被外來人員刪除或者篡改的可能性，很難從真正意義上確保文書檔案資料的安全性和可靠性。所以，在文書檔案數(shù)字化管理的過程中，需安裝正版殺毒軟件，設置防火墻等安全防護系統(tǒng)，以此充分保障整個檔案管理系統(tǒng)處于相對安全的運行環(huán)境中。相關工作人員需要對保密級別較高的檔案設置瀏覽權限，認真落實重要檔案的防護工作。

在實際進行文書檔案管理工作的過程中，可以把相應的檔案管理系統(tǒng)融入進具體的工作環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)對檔案管理、存儲以及應用的一體化建設，并通過國產(chǎn)軟件和硬件的有效結合，在最大程度上增強電子文書檔案管理的安全可靠性，促使檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。此外，依托于以數(shù)字化為基礎的檔案管理平臺，促進云計算和大數(shù)據(jù)等技術手段的融合發(fā)展，還可以進一步挖掘出檔案數(shù)據(jù)中隱含的實效性價值，進而在一站式管理模式的支撐下，增強集成效率，以此在真正意義上實現(xiàn)對檔案管理工作的全過程監(jiān)管和防護的目標，在加強電子檔案元數(shù)據(jù)安全性的基礎上，把數(shù)據(jù)泄露的風險控制在合理的范圍內(nèi)。

綜上所述，在數(shù)字轉(zhuǎn)型這一大背景之下，通過對信息技術的應用，使得對文書檔案管理工作有了深遠的影響。因為文書檔案數(shù)字化建設系統(tǒng)性強，涉及范圍廣。管理方法及內(nèi)容等，都會直接影響到最終管理的效果。因此檔案員應逐漸樹立起創(chuàng)新意識，用新思維解決企業(yè)文書檔案數(shù)字化建設中存在的問題，以此切實保障檔案資源完整與真實。

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