摘 要：檔案是社會(huì)軌跡的原始記錄，檔案使用者與我國(guó)浩如煙海的檔案資源特定供給之間的矛盾，推動(dòng)了檔案檢索工作的發(fā)展。人事檔案信息的“提取存儲(chǔ)”和“檢索查找”是高校日常的人事檔案檢索工作，檢索對(duì)檔案管理有非常重要的意義。高校人事檔案檢索工具的最終目的是從檔案檢索系統(tǒng)中檢出相關(guān)檔案信息，因此，人事檔案檢索工具要全面、正確、具體進(jìn)行編制，本文主要對(duì)高校人事檔案檢索工具及檔案檢索工具的機(jī)制進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；檢索工具；機(jī)制探討

一、檔案檢索工作簡(jiǎn)述

1.檔案檢索的含義

檔案是社會(huì)軌跡的原始記錄。隨著我國(guó)政務(wù)公開和檔案開放的進(jìn)程，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)工作人員、科技人員乃至普通公民，開始了解和利用檔案這種具有特殊價(jià)值的信息資源。我國(guó)檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容豐富，時(shí)間跨度大，分布面廣。要想從這些浩如煙海的檔案中獲得特定的檔案，除了掌握檔案的分布情況外，還必須借助科學(xué)、高效的檢索手段或方法。

繁多的人事檔案資源和檔案使用者指定要求之間的矛盾，確定高校人事檔案檢索工作的產(chǎn)生和發(fā)展。廣義上的檔案檢索，檔案館（室）把所藏檔案的信息按照檔案法編制成各種檔案檢索工具，形成檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、手工檔案檢索工具系統(tǒng)，最終查詢出所需檔案的全過(guò)程。對(duì)專業(yè)從事檔案檢索及其系統(tǒng)開發(fā)、研究和設(shè)計(jì)的專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，“檔案信息存貯與檢索” 是“檔案檢索”的完整含義，又將“檔案信息存貯與檢索” 簡(jiǎn)稱為“檔案檢索”。從這個(gè)定義可以看出，所謂人事檔案信息“存儲(chǔ)”和人事檔案“查檢”，是高校人事檔案檢索兩個(gè)具體內(nèi)容。將人事檔案中具有檔案檢索的特征標(biāo)識(shí)出來(lái)，而后按照一定的次序進(jìn)行編排，這樣形成檢索工具的過(guò)程即為檔案信息“存儲(chǔ)”；利用檢索工具查找需求檔案信息的過(guò)程稱為檔案信息“查檢”，這一過(guò)程可以得出，“存儲(chǔ)”是基礎(chǔ)，“查檢”是體現(xiàn)。高校人事檔案檢索工具是溝通人事檔案信息資源和使用者的紐帶，同時(shí)，也是人事檔案信息“存儲(chǔ)”和“查檢”的紐帶，是通向人事檔案資源庫(kù)的捷徑。

2.高校人事檔案檢索的內(nèi)容

人事檔案檢索是檔案管理的重要組成部分，與“情報(bào)學(xué)”“圖書管理”“信息管理”有密切的關(guān)系，人事檔案信息的提取存儲(chǔ)和人事檔案檢索查找是高校人事檔案檢索的主要內(nèi)容。

（1）高校人事檔案信息的存儲(chǔ)

編制使用檔案檢索工具就是高校人事檔案信息的存儲(chǔ)。其流程為：開始要對(duì)高校人事檔案的實(shí)質(zhì)特點(diǎn)進(jìn)行選擇、分析和記錄，所有文件及檔冊(cè)經(jīng)過(guò)描繪后，形成記錄或字段，接著對(duì)形成的人事檔案條目按一定的次序進(jìn)行編排，產(chǎn)生不同類別的人事檔案檢索工具。現(xiàn)在已經(jīng)可以引入計(jì)算機(jī)科學(xué)、數(shù)學(xué)、信息管理學(xué)等科學(xué)方法，在此基礎(chǔ)上形成計(jì)算機(jī)檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索更為快捷。

（2）高校人事檔案檢索查找

高校人事檔案信息的查找，依據(jù)檔案使用者的訴求，我們使用各種檢索工具找出具體所需的人事檔案。首先，依據(jù)檢索要求對(duì)普通人事檔案進(jìn)行剖析，明確檢索檔案的實(shí)際內(nèi)容，形成檔案自畫像；其次，綜合運(yùn)用人事檔案檢索工具，查找出所需的人事檔案信息。

3.高校人事檔案檢索對(duì)檔案管理工作有重要意義

首先，高校人事檔案檢索是主管部門檔案利用工作的關(guān)鍵。高校檔案館的人事檔案資料數(shù)量龐大，有些人事檔案保存在不同的部門。由于數(shù)量龐大的人事檔案材料和人們對(duì)其檔案需要之間的矛盾，促使人事檔案信息檢索工作的產(chǎn)生，推動(dòng)高校人事檔案信息檢索工作的迅速發(fā)展。檢索工具和檢索系統(tǒng)科學(xué)地應(yīng)用，所需人事檔案可被使用者方便快捷地找到，從而加以利用。

其次，人事檔案檢索是高校人事檔案開發(fā)利用的前置條件，信息檢索的優(yōu)劣是檢驗(yàn)人事檔案管理水平的主要標(biāo)志，是檔案機(jī)構(gòu)能否迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面提供檔案信息的保證。檔案信息檢索工作是在傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)中逐漸發(fā)展起來(lái)的科學(xué)管理方式，采用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段建立完善的檢索體系，運(yùn)用科學(xué)的檢索方法，使檔案信息的查找利用更為方便快捷，可更好地滿足社會(huì)利用檔案的需要，大大提高高校人事檔案管理工作水平。

最后，高校人事檔案業(yè)務(wù)工作的重要學(xué)科是檔案檢索工作。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，利用現(xiàn)代信息科技，建立計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)，在檢索信息時(shí)高速、準(zhǔn)確，已經(jīng)成為檢索工作的重要課題，需要高校人事檔案檢索工作者予以重視解決。

二、高校人事檔案檢索工具簡(jiǎn)述

1.高校人事檔案檢索工具的功用

高校人事檔案檢索工具包括記錄、報(bào)道和查找檔案信息，也就是“存儲(chǔ)”和“查檢”。檔案管理中檔案檢索工具有以下作用：

（1）紐帶作用

在高校人事檔案管理部門，隨著時(shí)間的推移，人事檔案眾多而雜亂并不斷增加新的內(nèi)容。人事檔案檢索工具成為人事檔案資源和使用者之間的一條特殊“紐帶”，從而使檔案使用者可以精確獲取人事檔案信息。

（2）交流的作用

檢索工具中存儲(chǔ)了燦若繁星的檔案信息，已經(jīng)成為各級(jí)組織檔案館（室）、各級(jí)人事部門以及檔案館（室）與使用者之間的交流工具。

（3）管理的作用

高校人事檔案檢索工具記錄了人事檔案的主要特征，集中展現(xiàn)了館藏檔案情況。工作人員為開展檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了依據(jù)，通過(guò)人事檢索工具檢索人事檔案，可以了解館藏檔案的信息，同時(shí)，各類檔案檢索工具成為檔案管理人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必備工具。

2.高校人事檔案檢索工具的分類

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，高校人事檔案檢索工具有不同的分類。

（1）按編制方式分類

按編制方式，高校人事檔案檢索工具可以分為目錄檢索、索引檢索、指南檢索。

目錄檢索是依據(jù)不同層次及其內(nèi)容可以編制成不同的目錄，將檔案的著錄條目，以一定的順序編排起來(lái)的檢索工具，如依據(jù)分類目錄索引、主題目錄索引等。

依據(jù)檔案內(nèi)外部特點(diǎn)、檔案的出處，按照一定次序排列起來(lái)，形成的檢索工具稱為索引檢索，如人名索引、文號(hào)索引等。根據(jù)這些索引，使用者可以找出具備該特征檔案的存放位置或檔號(hào)。

以文章陳述的形式，歸納介紹人事檔案情況的工具稱為指南檢索，其可讀性較強(qiáng)，可以當(dāng)作工具書使用。例如，全宗指南檢索、專題指南檢索和檔案館指南檢索等。

（2）按載體形式分類

書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具和機(jī)讀式檢索工具，都是按其載體形式劃分的檔案檢索。

將著錄條目按照一定的順序并裝訂成冊(cè)的檢索工具稱為書本式檢索工具。其可以印刷出版，體積不大，管理閱讀交流方便，成本低廉。

將條目著錄于卡片之上，將卡片按一定規(guī)則排列而成的檢索工具稱為卡片式檢索工具，其有利于材料的積累、增刪條目及調(diào)整條目前后順序，但數(shù)量偏多、體積偏大，為后期管理帶來(lái)困難。

以膠片為載體，用縮微攝影的方式制作的檢索工具稱為縮微式檢索工具。其便于攜帶，存儲(chǔ)得比較密集，比較適合于長(zhǎng)久保存的檔案。

機(jī)讀式檢索工具是存儲(chǔ)在磁性材料上，以代碼的形式供現(xiàn)代計(jì)算機(jī)識(shí)別的檢索工具。其存儲(chǔ)密集，可以實(shí)現(xiàn)快速檢索掃描，有利于實(shí)現(xiàn)多途徑檢索。

（3）按檢索內(nèi)容范圍分類

按照檢索的內(nèi)容范圍，高校人事檔案檢索工具有綜合性的檢索工具、專題性的檢索工具。

編制的檢索工具以全部的檔案為對(duì)象稱為綜合性檢索工具，如分類目錄、全宗指南等。

編制的檢索工具以某一專題檔案為對(duì)象稱為專題范圍檢索工具，如專題目錄、專題指南等。

（4）按功能分類

按照功能的不同，高校人事檔案檢索工具有館藏性檢索工具類、查檢性檢索工具類、介紹性檢索工具類。

以檔案實(shí)體管理體系，加上其相互之間關(guān)系為反映對(duì)象的檢索工具稱為館藏性檢索工具，可以清楚顯示檔案的整理順序，便于檔案使用者查找檔案。一般有全宗目錄、案卷目錄、全引目錄等。

提供檢索途徑為檔案的某一內(nèi)容、特征的檢索工具稱為查檢性檢索工具，可以打破檔案實(shí)體的先后順序，多種檢索方式可以選擇，包括分類目錄檢索、專題目錄檢索、人名索引檢索、地名索引檢索等。

介紹報(bào)道檔案某些內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具稱為介紹性檢索工具，包括專題指南檢索、檔案館指南檢索等。

3.編制高校人事檔案檢索工具的要求

（1）根據(jù)實(shí)際情況，同時(shí)兼顧計(jì)劃性

編制高校人事檔案檢索工具，要按照《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》（DT/T22）要求，結(jié)合高校檔案館的實(shí)際內(nèi)容和特點(diǎn)，制訂相關(guān)計(jì)劃編制檢索工具，規(guī)律性編制不同類型的檢索工具，要根據(jù)高校的實(shí)際情況，編制檢索工具的數(shù)量和種類相吻合。

（2）堅(jiān)持實(shí)效為基礎(chǔ)，同時(shí)兼顧快速、準(zhǔn)確以及全面具體性

高校人事檔案檢索工具最終要為檔案使用者快速準(zhǔn)確地查找檔案資料，要按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進(jìn)行著錄。檔案檢索工具就要準(zhǔn)確、詳細(xì)、具體編制，檢索質(zhì)量要準(zhǔn)確無(wú)誤，全面豐富存儲(chǔ)信息，各種目錄與數(shù)據(jù)要協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。凡是對(duì)檔案館有用的檔案，都要收集存儲(chǔ)進(jìn)去，著錄檔案內(nèi)容與外形特征要詳細(xì)直接，更具體地顯示檔案內(nèi)容與形式條目。

三、常見(jiàn)高校人事檔案檢索工具的編制

1.案卷目錄

是以案卷名為索引查找檔案的檢索工具，根據(jù)檔案整理順序，以案卷為單位編排的檢索工具稱為案卷目錄。案卷目錄采用書本式，目錄表中項(xiàng)目包括順序號(hào)、案卷題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等?？梢院芮宄毓潭ㄎ募木唧w位置，卷內(nèi)基本情況一目了然，是檢索具體檔案文件時(shí)使用的重要工具。

2.案卷文件目錄

案卷文件目錄是把案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄編排成冊(cè)，編排出案卷號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)碼，其后展示出卷內(nèi)文件的目錄，按順序打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)。這樣具備案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄的功用，使得案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄更加全面，更加系統(tǒng)地展示館藏性目錄。每一案卷中所包括的文件標(biāo)題，都會(huì)在目錄中反映出來(lái)，同時(shí)，獨(dú)立成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)館藏性目錄對(duì)案卷和文件的配套檢索。

3.全宗目錄

全宗目錄內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止時(shí)間，檔案數(shù)量龐大、全宗多的大中型檔案館比較適用，是展示檔案館全部全宗狀況的檢索工具。此外，同一全宗的檔案在檔案的整理、流轉(zhuǎn)過(guò)程中不能混雜。

4.分類目錄

按照國(guó)家檔案分類法規(guī)范組織起來(lái)，根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，揭示全部或部分館藏內(nèi)容與成分的綜合性檢索工具。這種方式打破了全宗及檔案實(shí)體整理體系的束縛，實(shí)現(xiàn)檔案信息中相同問(wèn)題的集中，編制分類目錄系統(tǒng)性更強(qiáng)，效率更高，目前，在檔案館（室）中占主導(dǎo)地位。

5.主題目錄

將檔案的主題依據(jù)主題法的原理，按字母順序排列的一種目錄稱為主題目錄。使用計(jì)算機(jī)檢索，能發(fā)揮主題目錄的有效性，將所有文件的主題詞輸入計(jì)算機(jī)后，任意一個(gè)詞都可以作為檢索項(xiàng)，按照制定的檢索策略與系統(tǒng)文檔中的存貯標(biāo)識(shí)進(jìn)行類比匹配運(yùn)算，得到有關(guān)該主題詞的全部文件。本質(zhì)上這種檢索方式就是應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的“關(guān)鍵詞”搜索技術(shù)，從而使主題詞檢索的準(zhǔn)確率高，相同事物的檔案信息內(nèi)容統(tǒng)一展示，特性檢索功能較理想。

6.專題目錄

可以系統(tǒng)展示檔案館內(nèi)有關(guān)某種專門事務(wù)、專門內(nèi)容檔案的檢索工具。專題目錄功能與主題目錄相比，其更加靈活，可以不受分類法和主題法的限制。與某一專題有關(guān)的全部檔案集中，可以編制一種專題目錄。

7.文號(hào)索引

采用表格形式，提供按文號(hào)檢索檔案的方法，可以清晰顯示檔案的文號(hào)和檔案號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系的檢索工具。文號(hào)索引按年度將同一年度的文件編制一張表，將同一發(fā)文機(jī)關(guān)的文件編制一張表，形成的表整理裝訂成冊(cè)。號(hào)碼對(duì)應(yīng)式、位置對(duì)應(yīng)式是文號(hào)索引的兩種形式。

8.人名索引

檔案中所涉及的人名及其簡(jiǎn)要情況著錄下來(lái)，以一定次序編排而成的一種檔案檢索，包括人名和檔案號(hào)。把人名指向檔案的檔號(hào)，檔案使用者通過(guò)索引工具，查到記錄某一人名的檔案信息。人名索引的排列有筆數(shù)法、筆形法、音序法。

9.地名索引

地名索引是提供有關(guān)地名線索材料的檢索工具，將地圖（集）或有關(guān)圖書資料中全部地名按一定規(guī)則編排并附注所在位置、坐標(biāo)代號(hào)的列表。地名按筆畫或字母順序排列。檔案中所列出的地名，并顯示出處的檢索工具。由地名和檔號(hào)組成，公眾可以通過(guò)索引，查到記載某一地區(qū)情況的資料。

10.檔案館指南

是以文章陳述的方式，系統(tǒng)全面展示館藏檔案情況的工具書，又稱為檔案館介紹，它便于公眾全面了解檔案館館藏，是了解檔案館館藏的指南，也是為檔案館開放而編制的。由序言、目錄、檔案館概述、館藏檔案情況介紹、館藏資料情況介紹及附錄組成。

11.全宗指南

以文字描述的形式，比較全面地揭示檔案館內(nèi)一個(gè)全宗檔案內(nèi)容、成分及其價(jià)值情況的工具書，由封面、正文與備注三部分組成。

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基金項(xiàng)目：河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)研究課題：三維視角下校園招聘服務(wù)體系研究，課題編號(hào)：豫教【2018】04823號(hào)。

作者簡(jiǎn)介：劉賀（1983—），女，漢族，河南永城人，本科，中小學(xué)高級(jí)，研究方向：高校人事檔案管理。