摘 要：現(xiàn)如今，在事業(yè)單位中全面開展檔案管理工作是必要的，隨著新時(shí)期先進(jìn)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理工作開展過程，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容，針對(duì)性地加強(qiáng)電子檔案管理研究能力，制定更加完善的電子檔案管理體系，為事業(yè)單位檔案管理工作開展提供有效保證。文章通過具體分析，總結(jié)電子檔案管理的特點(diǎn)，分析有效提高電子檔案管理水平的途徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案

電子檔案管理水平的不斷提高，利于推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作開展，作為檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，提高電子檔案管理能力，為事業(yè)單位檔案管理工作開展奠定良好基礎(chǔ)。為提高研究水平，檔案管理過程要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際，針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理模式，優(yōu)化管理方法，創(chuàng)新管理體系，不斷為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展提供保證。

一、電子檔案概述

目前，大多事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入自動(dòng)化辦公狀態(tài)，直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就能將檔案信息錄入，形成電子文件后再利用程序運(yùn)行批量化處理電子文件內(nèi)容。電子檔案是當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理的主要形式，能夠?yàn)橛脩籼峁┹^為完整的檔案管理功能以及網(wǎng)絡(luò)查詢功能。同時(shí)，也可以利用辦公自動(dòng)化管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成較為完善的現(xiàn)代信息管理網(wǎng)絡(luò)。

二、電子檔案特點(diǎn)

1.信息內(nèi)容豐富

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，其資源類型多元化，包含圖片、數(shù)據(jù)、文字、語音以及視頻等信息，內(nèi)容具有數(shù)據(jù)化、可視化以及直觀化等特點(diǎn)，是紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案一旦形成，想要添加內(nèi)容較為麻煩，而電子檔案可以根據(jù)需要，不斷添加外部信息，促使檔案信息更加準(zhǔn)確、詳盡和客觀，保證檔案信息處于動(dòng)態(tài)收集中，能夠顯著提升檔案的應(yīng)用價(jià)值和參考價(jià)值。

2.節(jié)約管理成本

以往的紙質(zhì)檔案在信息收集、整理歸類和資源保存中都需要消耗大量的人力、物力以及財(cái)力資源，如事業(yè)單位需要設(shè)置單獨(dú)的檔案室用于保管紙質(zhì)檔案，并對(duì)檔案室的硬件設(shè)備設(shè)施、環(huán)境以及空間具有較高的要求。電子檔案以信息技術(shù)為載體，在信息收集中能夠通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，便于管理人員收集和甄別信息。同時(shí)，檔案儲(chǔ)存的主要設(shè)備為計(jì)算機(jī)和云端，不需要浪費(fèi)物理空間，不需要管理人員定期維護(hù)，可以節(jié)約檔案管理成本。

3.提升利用效率

檔案是一種珍稀的資源，具有較強(qiáng)的功能性、參考性和借鑒性，尤其對(duì)于事業(yè)單位而言，在長(zhǎng)期發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，記錄單位各項(xiàng)重大政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和人事變動(dòng)，可以為單位發(fā)展和決策制定提供參考。檔案的價(jià)值在于利用，紙質(zhì)檔案在應(yīng)用中需要到檔案室調(diào)取，并且，在長(zhǎng)期翻閱中容易導(dǎo)致頁(yè)面損壞，而電子檔案突破了以往空間和時(shí)間的制約，使用者不需要來到檔案室，通過互聯(lián)網(wǎng)即可完成異地調(diào)取，顯著提升檔案的利用效率。

4.保證檔案安全

事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資源很多都有保密性，需要進(jìn)行妥善而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９?，在以往的檔案管理中，紙質(zhì)檔案受到環(huán)境因素、人為因素等影響，容易發(fā)生損壞或者丟失等問題，嚴(yán)重影響檔案的安全。例如，紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期保存中頁(yè)面容易被蟲蛀、霉變等，紙面信息模糊不清，檔案失去應(yīng)用價(jià)值。而電子檔案屬于一種數(shù)據(jù)資源，其可以保存在計(jì)算機(jī)或者云端，對(duì)于重要的檔案資源能夠采取備份處理，保證檔案資源的安全性。

5.管理便捷高效

電子檔案在收集、整理、立卷以及歸檔中主要通過信息技術(shù)完成相關(guān)工作，與以往的紙質(zhì)檔案相比較，可以減少管理人員的工作量，大大縮短檔案收集的時(shí)間，避免管理人員由于過度疲勞而誘發(fā)人為失誤。同時(shí)，隨著事業(yè)單位信息化建設(shè)的持續(xù)加速，網(wǎng)絡(luò)共享程度不斷提升，在收集檔案信息中，管理人員能夠借助網(wǎng)絡(luò)快速完成資料收集，促使檔案管理工作更加便捷高效。

6.提升共享程度

利用是檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)，在以往的紙質(zhì)檔案中，借閱存在一定難度，還無法滿足多人的同時(shí)查閱，而通過電子檔案管理，以網(wǎng)絡(luò)為載體能夠加速檔案資源的共享速度和共享程度，檔案資源能夠重復(fù)利用，支持多人同時(shí)查閱。同時(shí)，在檔案利用形式方面也更加多元化，包括在線查閱、復(fù)印件以及郵件等，使用者可根據(jù)個(gè)人需求靈活選擇借閱方式。

三、事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理安全性不強(qiáng)

不同于以往傳統(tǒng)意義上的檔案管理形式，電子檔案在管理上具有很強(qiáng)的安全性，但是，在科學(xué)發(fā)展的今天，信息技術(shù)也在進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊對(duì)電子檔案管理設(shè)備的安全產(chǎn)生嚴(yán)重的威脅。有的單位還在使用陳舊落后的檔案管理設(shè)備，殺毒軟件也沒有及時(shí)更新，檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到安全的重要意義，不利于電子檔案的安全性。另外，發(fā)送、傳輸、接收電子檔案的過程也容易有病毒干擾和入侵，在各個(gè)時(shí)期都會(huì)有威脅，所以，電子檔案的使用是在重視安全的基礎(chǔ)上完成的。

2.相關(guān)人員對(duì)電子檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性。雖然事業(yè)單位的電子檔案管理已經(jīng)引入先進(jìn)的設(shè)備，但是，有的檔案管理人員仍然喜歡使用以往熟悉的檔案管理形式，沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的好處，在新事物接受方面有所限制，所以，電子檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展受到了影響。在事業(yè)單位檔案管理中，因傳統(tǒng)檔案管理過程缺乏針對(duì)性，并且，定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案管理工作無法深入開展，檔案部門的實(shí)際作用也無法得到發(fā)揮。針對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行深入改革，提高檔案系統(tǒng)化、規(guī)范化管理水平，必然能夠助力事業(yè)單位的良好發(fā)展。

3.缺乏健全的電子檔案管理制度

有的事業(yè)單位采用了電子檔案管理的形式卻沒有建立健全的管理制度，致使電子檔案管理工作缺乏可以遵循的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。目前，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的工作要求在不斷提高，除了要有職業(yè)道德素養(yǎng)，還要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，但很多單位在考核制度與審核機(jī)制上還沒有完善起來，致使檔案管理人員專業(yè)能力無法提高。同時(shí)，管理部門缺乏合理的工作安排，每個(gè)工作人員的工作量都很大，工作內(nèi)容較為煩瑣，不利于其專業(yè)能力的提高。

四、事業(yè)單位電子檔案管理優(yōu)化措施

1.夯實(shí)軟硬件基礎(chǔ)

電子檔案以信息技術(shù)為支撐，管理工作對(duì)事業(yè)單位的信息化程度要求較高，而想要確保管理效率和質(zhì)量，單位需要夯實(shí)軟硬件基礎(chǔ)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，為檔案管理工作開展提供支撐。首先，單位要根據(jù)自身實(shí)際，構(gòu)建以及完善信息化管理系統(tǒng)，定期進(jìn)行升級(jí)、改造和維護(hù)，配備專業(yè)的維護(hù)人員，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和數(shù)字化的信息調(diào)用、信息鑒別、信息處理、信息收集、信息分類和信息保存，符合檔案管理的實(shí)際需求和技術(shù)特點(diǎn)；其次，建設(shè)電子檔案信息庫(kù)，對(duì)所有電子檔案開展集中化和統(tǒng)一化管理，促使管理更加高效、快捷，單位可以與當(dāng)?shù)乜萍脊竞献?，根?jù)管理需求構(gòu)建檔案信息庫(kù)，做好系統(tǒng)開發(fā)工作；最后，電子檔案離不開硬件設(shè)備設(shè)施的支撐，事業(yè)單位要加大資金投入，采購(gòu)管理所需的各項(xiàng)硬件設(shè)備設(shè)施，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，提升設(shè)備利用效率，做好設(shè)備儀器的更新?lián)Q代工作。

2.完善管理制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定區(qū)別，以往的紙質(zhì)檔案管理制度不適用于電子檔案管理，因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)制度體系建設(shè)，制定科學(xué)的制度為各項(xiàng)工作提供制度支撐。首先，加強(qiáng)制度體系頂層建設(shè)，單位領(lǐng)導(dǎo)、部門主管以及管理人員要共同參與制度建設(shè)，從操作、保密和應(yīng)用層面不斷完善制度?；谑聵I(yè)單位檔案的保密性、政治性以及嚴(yán)肅性特點(diǎn)，制度也要具有較強(qiáng)的適用性，不能生搬硬套其他單位的制度；其次，制度要涵蓋電子檔案管理的整個(gè)流程，為管理人員提供工作指導(dǎo)，同時(shí)，要具有靈活性，根據(jù)工作需求動(dòng)態(tài)調(diào)整制度；最后，要將其落實(shí)到實(shí)際工作中，要求所有人員按照既定的制度操作管理，確保電子檔案內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)可靠、保管安全、應(yīng)用方便。

3.保證檔案資源安全

電子檔案目前已經(jīng)成為檔案管理的主要內(nèi)容，而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的支撐下，其價(jià)值性和作用性也更加明顯，與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案雖然具有快捷、高效等優(yōu)勢(shì)，但基于網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)，其自身也存在一定的安全隱患。例如，黑客利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)入侵事業(yè)單位信息系統(tǒng)中，會(huì)盜取和破壞檔案資源，給單位造成巨大損失。因此，事業(yè)單位要提升對(duì)電子檔案安全的重視程度，采取科學(xué)的措施優(yōu)化安全管理。第一，做好硬件設(shè)備設(shè)施維護(hù)工作，專業(yè)人員要定期檢查服務(wù)器、計(jì)算機(jī)的運(yùn)行狀態(tài)，機(jī)房要保持環(huán)境干燥整潔，鍵盤、鼠標(biāo)以及顯示器等周邊設(shè)備要操作靈敏、性能好、質(zhì)量好，如果出現(xiàn)損壞需立即更換；第二，做好系統(tǒng)維護(hù)工作，確保電子檔案信息系統(tǒng)流暢、運(yùn)行穩(wěn)定，如果存在系統(tǒng)卡頓，需要對(duì)原因進(jìn)行分析；第三，對(duì)檔案室電路進(jìn)行定期檢查，及時(shí)維修和更換陳舊線路，確保檔案室供電穩(wěn)定，避免由于線路老化而導(dǎo)致突然停電，造成數(shù)據(jù)信息丟失，給檔案信息的準(zhǔn)確性和全面性帶來負(fù)面影響；第四，建立訪客管理中心，記錄所有進(jìn)入信息系統(tǒng)的訪客，如果出現(xiàn)非法訪客或者陌生訪客，則要立即上報(bào)，管理人員要具備較強(qiáng)的自覺性和責(zé)任意識(shí)；第五，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，如應(yīng)用防火墻技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)、軟件殺毒技術(shù)等，規(guī)范管理者的權(quán)限，避免出現(xiàn)檔案信息被刪除、篡改以及泄漏等惡性事件；第六，為確保檔案信息的安全性，管理人員還要定期進(jìn)行資源備份，利用云技術(shù)將重要的檔案資源上傳到云端備份，實(shí)行三級(jí)備份制度，避免重要的信息丟失，給事業(yè)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

4.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

管理人員是開展電子檔案管理的主體，在時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)下，檔案管理內(nèi)容、手段和形式出現(xiàn)一定的轉(zhuǎn)變，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，管理人員也要摒棄以往的固化思維，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)創(chuàng)新管理方法，提升自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，事業(yè)單位還要注重加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過各種措施打造一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、專業(yè)化的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。第一，單位要基于檔案管理需求，加強(qiáng)研究型、操作型以及管理型人才隊(duì)伍建設(shè)，積極從高校和社會(huì)吸納具有一定專業(yè)背景、管理經(jīng)驗(yàn)和操作能力的現(xiàn)代化人才，適當(dāng)提升入職門檻和工薪待遇，吸引更多有能力的人才加入；第二，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，內(nèi)容都具有較高的機(jī)密性，尤其對(duì)于一些政策性較強(qiáng)的文件而言，其涉及單位發(fā)展和國(guó)家機(jī)密，需要管理人員做好保密工作，事業(yè)單位要加強(qiáng)崗位教育，提升管理人員的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，不能隨意泄漏檔案內(nèi)容；第三，電子檔案管理對(duì)人員的信息技術(shù)操作能力具有較高要求，但是，部分管理人員年齡較大，接受新鮮事物的能力較差，在工作中失誤頻繁，影響檔案信息的安全性和真實(shí)性。針對(duì)這一情況，事業(yè)單位要注重加強(qiáng)人員培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，將信息技術(shù)作為重點(diǎn)，通過有效的培訓(xùn)提升人員崗位能力，同時(shí)，制定培訓(xùn)考核制度，將考核結(jié)果與工薪待遇掛鉤，端正人員對(duì)待培訓(xùn)的態(tài)度；第四，電子檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，要求管理人員擁有豐富的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，事業(yè)單位要鼓勵(lì)管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，不斷完善自身的專業(yè)知識(shí)體系，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。

5.提升電子檔案利用效率

檔案的價(jià)值在于利用，事業(yè)單位的檔案資源具有較強(qiáng)的功能性、參考性、社會(huì)性和服務(wù)性，不僅可以為單位制定決策提供依據(jù)，還能夠?yàn)閺V大社會(huì)公眾提供服務(wù)。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，受到客觀因素的影響，檔案利用率較低，存在重保管、輕利用的弊端，不利于發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。電子檔案在利用方面更具優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位要注重提升其利用效率，更好地為單位和社會(huì)服務(wù)。首先，所有生成的電子檔案不能隨意外借，根據(jù)檔案機(jī)密程度不同，將檔案資源分為絕密、機(jī)密、秘密以及公開四個(gè)級(jí)別，不同級(jí)別的檔案資源借閱方式和流程不同；其次，明確科學(xué)的查閱權(quán)限，管理人員要對(duì)重要的檔案資源內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘，提煉出有價(jià)值的信息，以供單位領(lǐng)導(dǎo)參考；最后，檔案可通過在線閱覽、電子件、復(fù)印件以及原件的方式利用，為廣大使用者提供便捷服務(wù)。

6.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，與紙質(zhì)檔案不同，想要確保信息收集及時(shí)、完整，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，便于資料整合、數(shù)據(jù)處理、信息利用，信息系統(tǒng)要與數(shù)據(jù)庫(kù)相統(tǒng)一、兼容。首先，檔案管理涉及事業(yè)單位內(nèi)部所有部門，單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立檔案意識(shí)，給予檔案工作高度重視，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流溝通，通過合作提升檔案收集效率，為管理掃清障礙，奠定基礎(chǔ)；其次，管理人員在收集檔案資源中，需要將標(biāo)準(zhǔn)交代清楚，并且，與一線人員及時(shí)溝通，利用專業(yè)知識(shí)對(duì)所有信息資源進(jìn)行審核篩選，過濾無用信息、保留有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)；最后，制定單位內(nèi)部的通用軟件，做好數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化工作，避免出現(xiàn)分工重疊的情況，浪費(fèi)管理成本和人力資源。

五、結(jié)論

總之，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，需要全面開展檔案管理工作，檔案管理是保證事業(yè)單位相關(guān)工作有效開展的關(guān)鍵。因此，通過以上分析，結(jié)合事業(yè)單位電子檔案管理工作內(nèi)容，全面總結(jié)電子檔案管理的方法，希望能全面加強(qiáng)電子檔案管理質(zhì)量，從而進(jìn)一步提高實(shí)踐研究水平，為事業(yè)單位電子檔案管理工作開展提供良好建議。

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作者簡(jiǎn)介：高艷梅（1977—），女，漢族，山西呂梁人，本科，檔案館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。