摘 要：不動(dòng)產(chǎn)檔案是記錄和反映房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)、房地產(chǎn)經(jīng)營管理等活動(dòng)的重要載體，其存儲(chǔ)管理對不動(dòng)產(chǎn)交易、登記等活動(dòng)具有重要意義?；跀?shù)字化技術(shù)對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合當(dāng)前國內(nèi)外信息化建設(shè)成果，對數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析和研究，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；不動(dòng)產(chǎn)檔案；信息化；管理

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)市場發(fā)展迅速。在此過程中形成的大量不動(dòng)產(chǎn)檔案，具有內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確高效、形式多樣等特點(diǎn)，對促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)的開展具有重要作用。目前，我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理主要采取紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案是將各類不動(dòng)產(chǎn)登記等活動(dòng)相關(guān)文件集中存放在庫房中，在保管過程中容易出現(xiàn)受潮或霉變現(xiàn)象，影響檔案安全，同時(shí)，也不利于利用和查詢。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以解決紙質(zhì)檔案存在的上述問題，還可以對房屋信息進(jìn)行提取、存儲(chǔ)和更新等處理，使房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)活動(dòng)相關(guān)數(shù)據(jù)更完整、更準(zhǔn)確，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提供便利條件。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的必要性

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等為代表的數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用，改變了人們的生產(chǎn)生活方式。電子政務(wù)、智慧城市建設(shè)深入推進(jìn)，城市運(yùn)行和社會(huì)管理更加高效。檔案是歷史的真實(shí)、客觀記錄，電子檔案管理是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型最重要的組成部分。在電子文件管理中，以紙質(zhì)文件為載體的檔案管理模式，在實(shí)踐中已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)管理的需要，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不符合信息化時(shí)代的需求。同時(shí)，隨著國家和地方政策法規(guī)的相繼出臺(tái)，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)電子文件歸檔工作，相關(guān)人員必須轉(zhuǎn)變觀念，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，積極探索電子檔案管理模式。

為適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展需要，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)理念引領(lǐng)下，充分利用數(shù)字技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合所形成的新動(dòng)能、新模式，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的電子政務(wù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展不可或缺的一部分，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作也不例外。不動(dòng)產(chǎn)檔案作為不動(dòng)產(chǎn)信息的載體，是不動(dòng)產(chǎn)在生產(chǎn)經(jīng)營、交易流轉(zhuǎn)、市場流通過程中形成的具有一定保存價(jià)值的信息。國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)歸檔文件整理工作的通知》指出，檔案部門在接收并整理接收不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)確保不動(dòng)產(chǎn)檔案能夠完整反映出房屋交易、納稅、登記等方面的信息。因此，在日常工作中，應(yīng)做好各類房屋交易、稅費(fèi)等文件資料的收集工作。在進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集時(shí)，要注意從電子文件中提取電子數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸檔校驗(yàn)管理。在電子文件收集完成后，要及時(shí)整理歸檔到檔案盒中并妥善保管，同時(shí)，需要電子文件歸檔系統(tǒng)與紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)之間進(jìn)行連接。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的問題

1.對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作重視程度不一

各地區(qū)對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重視程度不一，導(dǎo)致各地區(qū)之間的檔案管理水平存在較大差異，對信息化建設(shè)的要求也不盡相同。對數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理效率較低、信息化建設(shè)程度薄弱。部分檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，不能熟練掌握數(shù)字化技術(shù)，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)存在缺陷，不利于不動(dòng)產(chǎn)登記和不動(dòng)產(chǎn)交易的順利開展。

2.數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用程度較低

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用程度較低，影響了房產(chǎn)檔案信息的完整性、真實(shí)性以及安全性。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本高，功能單一，應(yīng)用范圍小，在實(shí)際管理中難以發(fā)揮其作用。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用受到多方面因素的制約，難以達(dá)到預(yù)期效果。

3.部門內(nèi)管理機(jī)制不健全

部分單位內(nèi)部缺乏協(xié)調(diào)一致的管理機(jī)制，不利于部門之間信息系統(tǒng)資源和工作流程的銜接和整合。檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致房地產(chǎn)登記過程中出現(xiàn)重復(fù)工作、數(shù)據(jù)不完整等問題。房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)需要投入大量資金，投入不足導(dǎo)致房屋檔案管理缺乏穩(wěn)定可靠的硬件支撐和技術(shù)支持。

4.部門內(nèi)部對資料的保管欠缺科學(xué)性

數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，使其保管條件發(fā)生變化，制約了檔案資料保存價(jià)值的發(fā)揮。此外，數(shù)字化信息系統(tǒng)容易被惡意攻擊或非法利用。

房地產(chǎn)企業(yè)自身內(nèi)部存在大量紙質(zhì)文件和電子文件等，容易受到外界環(huán)境影響而發(fā)生變質(zhì)、損壞等情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或信息泄露等問題發(fā)生。

基于以上問題可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用程度低、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理不規(guī)范和數(shù)據(jù)安全性不足制約了數(shù)字化檔案的發(fā)展應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，針對上述問題需要進(jìn)一步完善數(shù)字化技術(shù)建設(shè)水平、優(yōu)化信息化環(huán)境以及加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)等多方面措施，以解決其存在問題。

三、數(shù)字化技術(shù)對促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要作用

首先，數(shù)字化技術(shù)為房屋檔案管理提供便利條件。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)活動(dòng)中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)更新、準(zhǔn)確存儲(chǔ)以及安全訪問。對于紙質(zhì)資料來說，需要對房屋相關(guān)資料進(jìn)行整理，并對整理后的部分資料采用電子化保存，在此基礎(chǔ)上建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理自動(dòng)化和辦公自動(dòng)化。

其次，在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中必須要有健全的技術(shù)設(shè)備和人員配備，保證電子材料的安全性。紙質(zhì)材料容易受到環(huán)境影響而發(fā)生霉變、損壞等情況，黑客和病毒則易造成電子材料數(shù)據(jù)的丟失或損壞，不利于相關(guān)信息提取和利用。因此，必須確保電子檔案管理系統(tǒng)能夠滿足安全管理的要求。

最后，保證電子材料數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》規(guī)定的“房屋登記”制度要求，房屋登記中要使用與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的檔案資料。數(shù)字化技術(shù)在房屋管理中主要發(fā)揮以下作用：第一，利用數(shù)字化系統(tǒng)對房屋信息進(jìn)行收集、整理和分類；第二，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)高效提取、更新；第三，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息資源整合；第四，實(shí)現(xiàn)檔案資源安全保管、查詢和利用等工作。數(shù)字化系統(tǒng)不僅可以提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理速度，還在管理質(zhì)量以及安全性等問題上具有優(yōu)勢。

四、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案中的應(yīng)用分析

1.加強(qiáng)對不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的收集、整理和分類工作

首先，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中的重要作用。要明確數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于不動(dòng)產(chǎn)管理的必要性，加強(qiáng)對檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

其次，在此基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步完善和優(yōu)化系統(tǒng)。房地產(chǎn)企業(yè)要通過數(shù)字化管理體系建立房屋檔案資源目錄，實(shí)現(xiàn)不同類型房屋信息資源之間的整合和共享。利用數(shù)字化技術(shù)可以提高不動(dòng)產(chǎn)管理工作效率和質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)資源。

最后，加強(qiáng)對檔案資料保管環(huán)境的控制和優(yōu)化。為了確保數(shù)字化工程的安全與穩(wěn)定運(yùn)行，需要做好設(shè)備維護(hù)工作。

2.建立并完善相關(guān)配套系統(tǒng)

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理時(shí)要建立數(shù)字化管理平臺(tái)或管理系統(tǒng)來完善相關(guān)配套系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)一存儲(chǔ)以及信息查詢等功能。

3.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的數(shù)字化處理，對其內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行優(yōu)化，使之能夠在實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的高效利用時(shí)，保證其管理效率。

因此，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)要充分了解計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，選擇適合自身特點(diǎn)的數(shù)字化技術(shù)，從而保證其能夠?qū)崿F(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理水平的提升。

五、提高不動(dòng)產(chǎn)檔案利用效率和服務(wù)水平的措施

1.加快建設(shè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，全面整合不動(dòng)產(chǎn)的檔案信息資源

在不動(dòng)產(chǎn)管理過程中，需要建立和完善相關(guān)的配套系統(tǒng)。要把分散在不同部門、不同系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)“一戶一檔”，建立統(tǒng)一完整的不動(dòng)產(chǎn)電子檔案。此外，還要制定相關(guān)制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)

要建立數(shù)據(jù)中心和業(yè)務(wù)支撐中心之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)交換。通過數(shù)據(jù)中心與業(yè)務(wù)支撐中心的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與其他業(yè)務(wù)信息的無縫銜接，為不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢利用提供便利。

3.積極推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)管理部門業(yè)務(wù)協(xié)同工作

提高不動(dòng)產(chǎn)管理部門在日常業(yè)務(wù)中對不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案完整、真實(shí)。

4.加快信息化建設(shè)步伐

在電子政務(wù)、電子商務(wù)發(fā)展過程中，檔案信息成為重要的資源之一。要加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)和利用，提高檔案的綜合利用率。在開發(fā)過程中可以與其他部門進(jìn)行共享交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享共用。此外，還可以通過建立電子文件交換系統(tǒng)，提高不動(dòng)產(chǎn)工作人員的辦公效率。

5.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的教培工作

必須做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)與教育工作。為了適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展需求，要不斷加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作，以確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理需要滿足公眾需求。（1）通過信息化手段可以及時(shí)、有效地收集和整理不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源；（2）利用數(shù)字化技術(shù)可以全面快速地存儲(chǔ)、處理和提供大量真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全的相關(guān)房地產(chǎn)交易信息；（3）有效管理與利用檔案信息資源；（4）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢預(yù)約等功能，方便群眾使用不動(dòng)產(chǎn)檔案資料及其他業(yè)務(wù)需求。通過不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作效率，以更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)管理目標(biāo)。

六、對不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作的建議

1.明確各項(xiàng)管理工作的范圍及職責(zé)

檔案部門作為不動(dòng)產(chǎn)檔案的主要管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)加強(qiáng)對電子文件的管理工作。

一是明確電子文件的歸檔范圍、保存期限和形成方式，并建立電子文件管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二是明確電子文件管理的具體要求，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件歸檔、管理和利用工作順利開展。三是在國家檔案局下發(fā)《關(guān)于全面清理電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，進(jìn)一步明確電子文件歸檔范圍和檔案保管期限有關(guān)問題的通知》（國檔發(fā)〔2020〕3號(hào)）前已形成的不動(dòng)產(chǎn)檔案，要依法依規(guī)明確電子公文存檔年限。四是建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案信息安全保護(hù)機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)安全保密責(zé)任。

2.加強(qiáng)信息化技術(shù)建設(shè)，完善數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)

一是在充分調(diào)研和論證基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫信息安全管理。二是將不動(dòng)產(chǎn)登記、交易、抵押的電子檔案納入統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)歸集體系，實(shí)現(xiàn)多部門共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接。三是建立不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子證書、電子證明在全國范圍內(nèi)的互認(rèn)互通。四是建立不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，推進(jìn)與其他政府部門之間的對接互通。

3.完善紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作

一是在現(xiàn)有電子登記資料收集整理工作基礎(chǔ)上，繼續(xù)推進(jìn)存量不動(dòng)產(chǎn)市場監(jiān)管等系統(tǒng)的建設(shè)，并將不動(dòng)產(chǎn)檔案監(jiān)管系統(tǒng)作為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要組成部分。二是進(jìn)一步規(guī)范和完善不動(dòng)產(chǎn)交易管理部門出具的房屋產(chǎn)權(quán)證書，規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)證明材料形式，為人民群眾提供便捷服務(wù)。三是加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記資料數(shù)字化整合和歸檔，加強(qiáng)房屋檔案信息安全保護(hù)工作。

4.推進(jìn)電子文件歸檔，提升檔案信息化管理水平

一是根據(jù)《國家電子文件管理辦法》，明確在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)使用電子資料，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。二是將不動(dòng)產(chǎn)檔案、房屋交易檔案和土地使用權(quán)檔案納入電子檔案歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記與交易的電子政務(wù)全覆蓋。三是嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)購房登記的通知》（國土資發(fā)〔2006〕208號(hào)）關(guān)于購房合同中必須有房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)名稱、樓盤表（房屋平面圖和附圖）并由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)統(tǒng)一提供的規(guī)定。四是按照《國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子公文歸檔范圍和檔案保管期限的通知》（國檔發(fā)〔2020〕3號(hào)），不動(dòng)產(chǎn)登記、房屋交易和土地使用權(quán)登記業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)公文應(yīng)當(dāng)作為電子文件歸檔范疇及保管期限。

七、結(jié)束語

本文基于數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，對相關(guān)問題進(jìn)行了分析研究，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

當(dāng)前，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)也得到廣泛應(yīng)用。在利用數(shù)字化技術(shù)提升檔案管理水平的過程中，還需要不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

不動(dòng)產(chǎn)檔案具有信息價(jià)值高、類型豐富等特點(diǎn)，對其管理工作提出了更高要求。在不動(dòng)產(chǎn)檔案利用過程中，要提高工作人員素質(zhì)以及服務(wù)水平，保證檔案信息的安全性、保密性。此外，還需要進(jìn)一步優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式和流程等內(nèi)容。數(shù)字化技術(shù)作為一種新型的管理手段和工具，在不斷完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方面發(fā)揮著重要作用。

數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，其對檔案管理工作起到了重要作用。因此，要想充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的優(yōu)勢，需要從以下幾個(gè)方面入手：首先，要加強(qiáng)制度建設(shè)。針對當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的問題，應(yīng)進(jìn)一步完善并落實(shí)各項(xiàng)制度，從制度上規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作；其次，要強(qiáng)化人才培養(yǎng)。提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用的關(guān)鍵，需要加大對其人員培訓(xùn)力度；最后，要加強(qiáng)硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)。對計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行升級改造，并完善硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)。

數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用雖然取得了一定進(jìn)展，但也存在著一些問題，如相關(guān)制度不夠完善、數(shù)據(jù)傳輸效率不高、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用難度較大等，需要進(jìn)一步改進(jìn)。

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作者簡介：劉從文（1975—），女，漢族，泰安肥城人，本科，館員，研究方向：不動(dòng)產(chǎn)檔案的整理與管理。