摘 要：保障性住房是保障民生，解決困難民眾住房問(wèn)題，提高民眾安全感、幸福感的關(guān)鍵舉措。同時(shí)，保障性住房的分配公正、公平、公開(kāi)性也是社會(huì)民眾普遍關(guān)注的問(wèn)題。保障性住房檔案記錄了住房保障工作開(kāi)展的全過(guò)程信息，是住房保障工作順利高效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。2020年修訂頒布的《檔案法》將檔案信息化建設(shè)納入其中，為保障性住房檔案的信息化管理建設(shè)提供了制度基礎(chǔ)。本文闡述了保障性住房檔案管理的特征，分析了保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的必要性，并對(duì)其當(dāng)前檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行探究，提出針對(duì)性的優(yōu)化措施建議。

關(guān)鍵詞：保障性住房；信息化；檔案管理；建設(shè)

住房保障歷來(lái)是國(guó)家和政府極為關(guān)注的工作內(nèi)容，實(shí)踐工作開(kāi)展中，保障性住房檔案具有重要的行政、業(yè)務(wù)和法律依據(jù)作用，是相關(guān)政府單位、房產(chǎn)機(jī)構(gòu)開(kāi)展住房保障工作、制定相關(guān)政策文件的重要依據(jù)，是開(kāi)展保障住房產(chǎn)權(quán)變更、年度復(fù)核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、租住核查等工作的基本依據(jù)，以確保后續(xù)工作流程順利進(jìn)行。同時(shí)，還是處理住房產(chǎn)權(quán)糾紛等問(wèn)題的重要參考資料。推進(jìn)保障性住房檔案信息化管理建設(shè)，是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下提出的核心要求，也是保障性住房檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

一、保障性住房檔案管理

1.保障性住房檔案管理內(nèi)容

保障性住房檔案是依托保障性住房收集存儲(chǔ)的各類信息，包括與保障性住房需求人員相關(guān)的文字、圖片、影像等。根據(jù)住房種類、時(shí)間及載體不同，可對(duì)保障性住房檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的分類，如根據(jù)住戶性質(zhì)可分為以部門(mén)、戶為基本單位的兩種方式。以戶為基本單位，保障性住房檔案數(shù)據(jù)則可分為經(jīng)濟(jì)房、廉租房與限價(jià)房三種類型，通過(guò)申請(qǐng)、審核與復(fù)核、實(shí)施四項(xiàng)流程進(jìn)行住房申購(gòu)，申購(gòu)流程中產(chǎn)生的各類材料也是構(gòu)成保障性住房檔案管理內(nèi)容的重要部分。

2.保障性住房檔案管理特征

第一，專業(yè)性特征。保障性住房檔案本身具有一定的特殊性，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須基于對(duì)保障性住房具體內(nèi)容全面分析，才能確定科學(xué)合理的處理流程、內(nèi)容與形式。相關(guān)管理工作者必須具備高水平專業(yè)素養(yǎng)，才能高水平開(kāi)地展相關(guān)工作。第二，動(dòng)態(tài)性特征。保障性住房檔案管理的動(dòng)態(tài)性特征源自低收入家庭在個(gè)人收入、人口數(shù)量和物價(jià)波動(dòng)等方面的數(shù)據(jù)變化，保障性住房不是長(zhǎng)久為某一家庭提供。保障性住房檔案管理制度及政策也在隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而不斷健全，保障性住房的申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)和方式也在不斷變化，檔案管理工作人員必須及時(shí)掌握數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)，了解申請(qǐng)者收入信息，進(jìn)而系統(tǒng)、完整地開(kāi)展相關(guān)工作，確保工作方法和內(nèi)容表現(xiàn)出相應(yīng)的動(dòng)態(tài)性。第三，雙軌制特征。保障性住房檔案管理的雙軌制特征主要體現(xiàn)在檔案資料的紙質(zhì)版、電子版并存方面，系統(tǒng)全面的檔案資料也是保障房屋管理工作順暢、高效開(kāi)展的基礎(chǔ)。當(dāng)前，保障性住房檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文件到電子文件管理的轉(zhuǎn)變，結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，有助于快速掌握申請(qǐng)工作各環(huán)節(jié)信息和進(jìn)度，大大提高了檔案分類管理和調(diào)用工作的效率及質(zhì)量。

二、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)

1.保障性住房檔案信息化管理

保障性住房檔案信息化管理主要包括電子化、數(shù)字化和信息化等流程。電子化是指利用歸檔系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成檔案信息；數(shù)字化是指對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案利用掃描等技術(shù)手段進(jìn)行處理加工，形成數(shù)字化檔案副本；信息化管理則是基于保障性住房檔案的電子化和數(shù)字化，依托網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，連接不同檔案管理系統(tǒng)的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息收集、整合分類、歸檔、鑒定、利用和銷毀的全過(guò)程信息化，大大提高檔案信息利用管理的快捷性。保障性住房檔案信息化管理應(yīng)形成全流程信息歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一戶一檔”“一套一檔”，要在一定區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)房源與對(duì)象信息資源的共享，并實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案資源的共享。

2.保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的必要性

第一，有助于提升保障性住房檔案管理效能。一方面，深化保障性住房檔案信息化管理建設(shè)，推動(dòng)整合資源共享，能夠有效提高管理辦事效率與質(zhì)量。信息化也有利于降低人工記錄存在的錯(cuò)誤，同時(shí)，能夠快速完成分類、查詢、統(tǒng)計(jì)和各類管理操作，工作人員僅需操作檔案信息管理系統(tǒng)即可，大大減少了人員工作量，使工作人員可以集中精力制定和落實(shí)相關(guān)政策要求。另一方面，辦理保障性住房業(yè)務(wù)的網(wǎng)點(diǎn)和相關(guān)職能部門(mén)數(shù)量眾多，業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的各個(gè)審核環(huán)節(jié)耗時(shí)較大，導(dǎo)致整體業(yè)務(wù)時(shí)長(zhǎng)大大延長(zhǎng)，紙質(zhì)資料審批效率極低，同時(shí)也造成了巨大的審批資料保管壓力。基于信息管理系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)資料審批工作，能夠有效減少保障性住房申請(qǐng)、受理、審核等環(huán)節(jié)的耗時(shí)。

第二，有助于提升保障性住房資源分配的科學(xué)性與公開(kāi)公正性。保障性住房是國(guó)家政策性住房，用于解決貧困群體的住房問(wèn)題，事關(guān)民生，住房資源極為緊缺，因此，加強(qiáng)住房資源科學(xué)規(guī)范管理，提高住房保障資源分配的科學(xué)、公開(kāi)公正至關(guān)重要。依托檔案信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)保障性住房數(shù)量、面積、位置、房型和保障對(duì)象工作、家庭成員、收入等信息的全面信息化管理，有利于從全局角度切入，對(duì)保障性住房資源和需求對(duì)象進(jìn)行統(tǒng)籌管理，提供保障性住房政策制定的有效數(shù)據(jù)支撐，提升相關(guān)工作開(kāi)展的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，令保障性住房資源真正為困難群體提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，信息化管理建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)全管理流程的透明公開(kāi)性，盡可能減少人工操作，降低違規(guī)操作風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)保障性住房相關(guān)工作流程的剛性約束，促進(jìn)保障性住房相關(guān)工作的開(kāi)展公平、公正、公開(kāi)。

三、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀

1.信息化水平有限

由于檔案信息化管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)有限，軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)滯后，硬件設(shè)備設(shè)施配置不完善等問(wèn)題，導(dǎo)致當(dāng)前保障性住房檔案信息化管理建設(shè)仍無(wú)法有效滿足社會(huì)發(fā)展的需求，檔案資源信息的共享流轉(zhuǎn)質(zhì)量、速度有限，很多信息搜集、整合與保管工作仍主要由人工完成。很多工作人員的保障性住房檔案管理理念仍未轉(zhuǎn)變，缺乏與信息化管理建設(shè)相匹配的專業(yè)技術(shù)能力和管理知識(shí)儲(chǔ)備。保障性住房的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)度緩慢，紙質(zhì)檔案電子化工作仍存在缺陷，數(shù)字化管理程度有限，還未實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物檔案、數(shù)碼檔案和電子檔案的三檔并存管理。

2.檔案收集處理規(guī)范性有限

首先，在進(jìn)行檔案資源的收集過(guò)程中，過(guò)于重視檔案數(shù)量，對(duì)檔案質(zhì)量的重視不足。檔案收集范圍過(guò)于粗放，存在一定的盲目性，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。其次，檔案資源的收集方式過(guò)于單一，紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)前保障性住房檔案資源的主要收集方式，特種載體檔案資源占比依然偏低，且普遍存在處理不規(guī)范問(wèn)題。最后，在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理分類時(shí)，由于操作不規(guī)范，未嚴(yán)格按照相關(guān)要求落實(shí)，也導(dǎo)致后期檔案管理和信息化建設(shè)需要耗費(fèi)更多的物力、人力資源。

3.檔案資源利用效率有限

一方面，“重保管、輕利用”是當(dāng)前保障性住房檔案管理工作的普遍問(wèn)題，雖然相關(guān)收集整理和保管工作開(kāi)展已遵照檔案管理法規(guī)和政策的要求，但是，缺乏對(duì)檔案資源的有效利用，除非必要，很少有人會(huì)對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行查閱，不利于檔案資源應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮。另一方面，暴露出檔案存儲(chǔ)混亂和分類不合理等問(wèn)題，管理應(yīng)用流程不健全，規(guī)范性不足，不利于檔案資源的后期利用。再加上信息保護(hù)、信息公開(kāi)之間的矛盾，導(dǎo)致住房保障部門(mén)在檔案信息的查詢權(quán)限方面很難進(jìn)行合理合法的設(shè)定，進(jìn)一步影響了保障性住房檔案資源的利用效率。

四、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)優(yōu)化措施

1.加大技術(shù)資金支持

首先，相關(guān)部門(mén)要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的重視，設(shè)立專項(xiàng)資金，并基于具體建設(shè)情況靈活調(diào)整資金分配。同時(shí)，可以采取服務(wù)外包形式深化保障性住房檔案信息化體系改革，加強(qiáng)提升檔案管理部門(mén)的檔案管理水平，不斷提高檔案管理質(zhì)量。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的配置優(yōu)化。檔案管理部門(mén)要全面細(xì)致檢查檔案信息化管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，制定科學(xué)的優(yōu)化方案，打造良好的辦公條件。最后，要及時(shí)升級(jí)更新管理軟件，確保能夠動(dòng)態(tài)化追蹤房產(chǎn)市場(chǎng)信息，助力檔案資源管理效率提升。

2.完善保障性住房檔案信息管理系統(tǒng)

保障性住房檔案信息量龐大，完善檔案信息庫(kù)是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，必須采取動(dòng)態(tài)化的管理方式，不斷健全檔案信息管理系統(tǒng)，做好檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提高管理工作質(zhì)量與效率。針對(duì)音視頻、紙質(zhì)文本等不同原始檔案類型，采取科學(xué)的信息化處理手段與設(shè)備，如普通紙質(zhì)檔案利用高速掃描儀即可完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，難以拆分的檔案則需使用無(wú)邊距掃描儀，零散數(shù)字信息則需利用模數(shù)轉(zhuǎn)變軟件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進(jìn)而加快保障性住房檔案的信息化進(jìn)程。在信息管理系統(tǒng)中，要設(shè)立動(dòng)態(tài)化信息更新模塊，實(shí)時(shí)更新房產(chǎn)權(quán)屬信息，確保保障性住房檔案中的產(chǎn)權(quán)變更、查封、轉(zhuǎn)讓等信息和實(shí)際一致。第一，要加強(qiáng)檔案信息匯總、更改、分析等流程的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性，增強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性、有效性；第二，要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案信息的資源共享，便于進(jìn)行線上申請(qǐng)、審核等；第三，要切實(shí)發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的分析統(tǒng)計(jì)和查詢價(jià)值，實(shí)現(xiàn)快辦快處，提高保障性住房檔案管理的高效化、動(dòng)態(tài)化與標(biāo)準(zhǔn)化；第四，要重視對(duì)信息管理系統(tǒng)防火墻的管理加固，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，排除病毒與安全隱患，加強(qiáng)保障性住房檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中的安全性。此外，面向檔案管理、房產(chǎn)管理等部門(mén)，要針對(duì)信息錄入管理制定相應(yīng)的規(guī)范制度，確保檔案管理部門(mén)獲取到的檔案信息準(zhǔn)確、規(guī)范，便于后期工作開(kāi)展。

3.構(gòu)建新型檔案信息查詢模式

依托保障性住房檔案信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建新型的檔案信息查詢模式，能夠大大降低檔案信息查詢過(guò)程中的人力和物力等資源消耗，快速精準(zhǔn)滿足各類群體用戶的檔案需求。一是，分級(jí)查詢。保障性住房房屋登記信息需要公示的同時(shí)，也要保護(hù)民眾的信息隱私安全，為最大化發(fā)揮登記信息公示作用，可遵照檔案保密法中相關(guān)級(jí)別規(guī)定，針對(duì)檔案信息查詢?nèi)藛T的具體目的和個(gè)人身份，科學(xué)設(shè)定查詢條件和可查詢內(nèi)容。此外，通過(guò)在信息管理系統(tǒng)中設(shè)置分級(jí)自助查詢模塊及不同級(jí)別查詢窗口，即可實(shí)現(xiàn)全新的分級(jí)授權(quán)檔案信息查詢模式。二是，專門(mén)查詢。即面向執(zhí)法部門(mén)、房屋權(quán)利人等設(shè)立專門(mén)查詢窗口，相關(guān)人員可在提供相應(yīng)證明后，查詢相關(guān)保障性住房的檔案信息內(nèi)容。三是，內(nèi)部核查。這一核查模式是對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員的信息核查權(quán)利限制，只有進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)辦理時(shí)，工作人員方可核查業(yè)務(wù)相關(guān)的住房檔案信息，從而保證業(yè)務(wù)辦理的準(zhǔn)確性，同時(shí)避免出現(xiàn)隨意查詢住房檔案信息的現(xiàn)象。

4.提高檔案信息資源利用率

相關(guān)管理部門(mén)要加強(qiáng)先進(jìn)信息技術(shù)手段的深化應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案資源信息應(yīng)用平臺(tái)，切實(shí)發(fā)揮檔案資源利用價(jià)值。首先，要積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，不斷開(kāi)發(fā)保障性住房資源的利用渠道。檔案管理工作人員要形成新的服務(wù)和利用理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)式檔案服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)。在實(shí)踐工作中，要基于民眾的實(shí)際需求進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)，根據(jù)用戶使用數(shù)據(jù)提前預(yù)測(cè)潛在需求，通過(guò)個(gè)性化推送檔案信息、出版影音作品、組織主題性檔案展覽等方式為社會(huì)民眾提供全方位的檔案服務(wù)。其次，要加強(qiáng)聯(lián)系社會(huì)民眾、企事業(yè)單位等，依托信息技術(shù)手段提高保障性住房檔案資源的數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)、專題編研及文件匯編等工作質(zhì)量，簡(jiǎn)化檔案資源的調(diào)閱、申辦和查詢流程，提高服務(wù)效率，更加高效地滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)保障性住房檔案信息資源的需求，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征。最后，要加大檔案資源應(yīng)用管理力度，進(jìn)一步規(guī)范系統(tǒng)流程、標(biāo)準(zhǔn)和審批步驟等，明確信息管理系統(tǒng)使用過(guò)程中的操作權(quán)限，做好檔案資源利用過(guò)程中的控制監(jiān)督工作，保障資源信息的安全性。對(duì)保障性住房檔案資源進(jìn)行利用時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)重要和敏感信息的保護(hù)，嚴(yán)格控制保障性住房檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檢索和服務(wù)應(yīng)用等環(huán)節(jié)，做好安全防范，避免信息數(shù)據(jù)遭到泄露和破壞。

5.提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

住房保障單位要重視對(duì)內(nèi)部管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)提升，優(yōu)化現(xiàn)有人才培養(yǎng)方案，靈活采取經(jīng)驗(yàn)宣講、拓展訓(xùn)練等方式，有效融合理論培訓(xùn)和實(shí)踐培訓(xùn)。一方面，要通過(guò)理論培訓(xùn)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變保障性住房檔案管理人員的工作理念，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入了解信息化管理建設(shè)的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)；另一方面，要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)化技能學(xué)習(xí)平臺(tái)，保障管理人員能夠及時(shí)掌握先進(jìn)的信息技術(shù)手段，進(jìn)而在保障性住房檔案管理工作中加以靈活運(yùn)用，提高管理、服務(wù)工作的質(zhì)量與效率。同時(shí)，要重視開(kāi)展培訓(xùn)考核，督促內(nèi)部管理人員有效實(shí)現(xiàn)個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。

此外，要加大對(duì)專業(yè)化檔案管理人才的引進(jìn)力度，提高人員招聘中的能力、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保障性住房檔案管理信息化建設(shè)和日常管理質(zhì)量水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

深入推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)，是提高保障性住房檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵保障與路徑，有利于顯著增強(qiáng)檔案資源信息的多元化與豐富性，提高保障性住房檔案信息的準(zhǔn)確性與全面性。相關(guān)單位和部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃，深化應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)手段，完善信息化管理系統(tǒng)和工作流程，提高內(nèi)部人員職業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)保障性住房檔案管理工作實(shí)現(xiàn)健康持久發(fā)展。

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（作者單位： 安康市保障性住房管理中心）

基金項(xiàng)目：保障性住房檔案信息服務(wù)能力建設(shè)研究，編號(hào)：ZGYGC15411。

作者簡(jiǎn)介：胡家芳（1975—），女，漢族，陜西漢濱人，本科，館員，研究方向：檔案管理。