劉敏

進(jìn)入信息化時(shí)代后，城建紙質(zhì)檔案同電子檔案進(jìn)入融合管理階段。要想做好檔案管理工作，就需要將紙質(zhì)檔案同電子檔案的優(yōu)勢(shì)綜合利用起來(lái)，推進(jìn)檔案資源優(yōu)化整合，進(jìn)而最大程度地發(fā)揮檔案的功效。現(xiàn)提出對(duì)城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的措施。

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息發(fā)展速度較快，這在一定程度上促進(jìn)了檔案管理效率的提升。城市建設(shè)檔案館作為城市建設(shè)檔案歷史的重要守護(hù)者，要想更好地服務(wù)社會(huì)大眾，就需要激發(fā)自身潛能，促進(jìn)檔案信息化，從而切實(shí)為普通百姓服務(wù)。在城市建設(shè)檔案管理中，可以建設(shè)在線接收系統(tǒng)，以確保實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的良好歸類與整合?？傊?，城建檔案數(shù)字化的推進(jìn)，一方面可以保證城建檔案信息化建設(shè)工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展，另一方面也為人們的生活帶來(lái)了諸多便利。

城建檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)以及特征分析

檔案數(shù)字化管理是指應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化提升，從而逐步提升檔案管理質(zhì)量。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有可在線收集、集成化管理，安全性高等優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，城建檔案數(shù)字化管理一般是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)等構(gòu)建多元化、智能化的管理制度，使用先進(jìn)的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)做好對(duì)檔案信息的處理等工作，逐步優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理服務(wù)。城建檔案數(shù)字化管理工作的內(nèi)容之一是對(duì)城市發(fā)展建設(shè)中各環(huán)節(jié)的項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，繼而完善信息庫(kù)內(nèi)容。

可以以目錄數(shù)據(jù)作為基本檢索入口，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行多項(xiàng)目錄數(shù)據(jù)的集中管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使數(shù)據(jù)處理工作變得更加高效。在工作過(guò)程中，可以將數(shù)據(jù)信息在線錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的提取與管理；也可以對(duì)不同地點(diǎn)的數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行集中整合處理，以提升專題檔案服務(wù)質(zhì)量和檔案信息集成化管理水平，滿足民眾對(duì)檔案服務(wù)的需求。同傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有存儲(chǔ)密度高的優(yōu)勢(shì)，并且其對(duì)檔案信息安全有著較高要求，一旦信息管理存在不規(guī)范現(xiàn)象，就容易出現(xiàn)安全問(wèn)題，并造成較大損失。

在建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的過(guò)程中，做好對(duì)數(shù)字檔案信息的收集和歸檔，將類型不同的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案的全面優(yōu)化，不僅有利于檔案復(fù)制，也有助于在信息重組的過(guò)程中有效控制各項(xiàng)成本。傳統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，民眾就能從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得到所需的檔案資料，如此可以提升檔案的利用效率。從檔案管理數(shù)字化出發(fā)，對(duì)檔案原件做好保護(hù)工作，確保庫(kù)存檔案有數(shù)字備份并可以得到相應(yīng)保護(hù)，從而提升檔案信息管理的安全性。

城建紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的意義

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)面貌有了較大的變化，多個(gè)行業(yè)的信息化程度逐步加深，傳統(tǒng)檔案管理形式也進(jìn)行了變革，引入了信息化技術(shù)手段，并因此出現(xiàn)了各種類型的電子檔案。從目前的發(fā)展實(shí)際來(lái)看，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案管理也具有一定的重要性，如具備可安全存儲(chǔ)等功能，對(duì)城市發(fā)展有著重要的參考和記錄價(jià)值。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城建檔案面臨諸多挑戰(zhàn)。因此，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行及時(shí)革新迫在眉睫。推進(jìn)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展和并行管理，能夠在一定程度上推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

在城建檔案管理中，紙質(zhì)檔案與電子檔案具有各自不同的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，并且可以實(shí)現(xiàn)不同類型的高質(zhì)量信息傳遞。紙質(zhì)檔案發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，在造紙術(shù)發(fā)明后，人們便開(kāi)始以文字的形式將一些信息呈現(xiàn)在紙上，因此，紙質(zhì)檔案作為一種重要的信息載體，發(fā)揮著重要功能。與此同時(shí)，隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，電子信息技術(shù)被普遍應(yīng)用于人們的工作和生活中，城建檔案對(duì)電子檔案的應(yīng)用則更為普遍，相對(duì)應(yīng)地，檔案電子化管理工作內(nèi)容也逐漸增多。電子檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性、便捷性，更加符合目前社會(huì)發(fā)展的需求，然而，城建檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴性較高，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案可以較為真實(shí)地記錄城市發(fā)展變遷的信息，與電子檔案相比具有較強(qiáng)的說(shuō)服力。長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案作為重要的信息載體，可以對(duì)城建檔案資源進(jìn)行保存管理。總之，在城建檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案是兩種十分重要的檔案信息載體，二者共同構(gòu)成了完整的有機(jī)整體。對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理不僅可以充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，也可以使二者進(jìn)行互補(bǔ)，從而提升城建檔案的服務(wù)效能。這不僅是社會(huì)發(fā)展對(duì)城建檔案管理工作的要求，也是城建檔案管理工作自身發(fā)展的具體要求。

紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的措施分析

革新檔案管理觀念

在新時(shí)期城建檔案管理過(guò)程中，需要以檔案管理的具體情況為基準(zhǔn)，把創(chuàng)新元素逐步融入檔案管理中，推進(jìn)電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理。在具體工作中，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式和方法，提升檔案管理的效率和水平。比如，在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔管理的過(guò)程中，可以使用計(jì)算機(jī)開(kāi)展對(duì)檔案資料的分檔和拷貝等工作，以及對(duì)大批量文件的轉(zhuǎn)移工作。在實(shí)際管理過(guò)程中，可以應(yīng)用雙套制管理模式，在制作電子檔案的同時(shí)，做好對(duì)紙質(zhì)檔案的備份工作，從而逐步推進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向發(fā)展，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)共同存儲(chǔ)和應(yīng)用管理。同時(shí)可以使用雙軌制管理模式，以便在一定程度上促進(jìn)電子檔案和紙質(zhì)檔案共存。

工作人員在處理重復(fù)性文件時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況為其選擇合適的管理形式，以全面提升檔案管理效率。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案在收集時(shí)間、保存方式等方面有一定區(qū)別，所以在檔案并行管理中，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征，做好對(duì)不同管理系統(tǒng)的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類操作、保存和利用等。具體而言，可以在兩個(gè)系統(tǒng)中建立通道，以便順利地將信息從一個(gè)文件轉(zhuǎn)移到另一個(gè)文件中，保證業(yè)務(wù)處理的一致性。在對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行并行管理的過(guò)程中，應(yīng)注重結(jié)合目前科技的發(fā)展?fàn)顩r對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以確保檔案管理滿足時(shí)代發(fā)展的要求。

為了使不同的管理模式在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，一般會(huì)使用恰當(dāng)?shù)臋n案管理體系進(jìn)行規(guī)范管理，尤其是在城建檔案管理中，一般會(huì)讓紙質(zhì)檔案管理體系與電子檔案管理體系并行，促進(jìn)二者融合。這種方式不僅可以確保檔案管理長(zhǎng)期存在且有效，也有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的整理和完善，以及對(duì)其的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。為了發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理具有一定的便捷性和規(guī)律性，在實(shí)際應(yīng)用中，需要在某些情況下使用紙質(zhì)檔案，以便及時(shí)彌補(bǔ)檔案管理中出現(xiàn)的某些失誤。創(chuàng)新檔案管理模式，要求對(duì)檔案進(jìn)行完善和優(yōu)化，也要求對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步歸檔，以確保檔案管理的可靠性和真實(shí)性，促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展。

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作人員往往不能完全掌握全新的檔案管理方法和管理理念，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量逐步降低；而新上任的檔案管理工作人員往往會(huì)對(duì)電子檔案管理模式有更加深刻的認(rèn)知，管理質(zhì)量也會(huì)在其管理下逐步提升。然而，并不是所有工作人員都可以完全適應(yīng)這兩種不同的管理形式。因此，城建檔案管理工作人員應(yīng)該相互了解，做好培訓(xùn)工作，掌握較多的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，以確保檔案管理質(zhì)量得到提升。在檔案管理工作進(jìn)程中，不論是選擇電子檔案管理還是紙質(zhì)檔案管理，都必須保證管理的規(guī)范性。在具體的管理實(shí)踐中，由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理還存在較多沖突，要求管理單位做好規(guī)劃管理工作，以便逐步完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，促使檔案管理在審批、規(guī)劃等環(huán)節(jié)都展現(xiàn)出并行管理的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理和數(shù)字化外包工作

檔案管理工作人員要按要求對(duì)科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、文書檔案等做好規(guī)范整理，同時(shí)為其編寫目錄及相關(guān)說(shuō)明。為了使紙質(zhì)檔案和電子檔案長(zhǎng)期協(xié)調(diào)發(fā)展，有必要對(duì)該項(xiàng)工作范疇內(nèi)的人、財(cái)、物等進(jìn)行綜合統(tǒng)籌管理，將其作為檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，通?？梢苑峙蚍制谠趲啄陜?nèi)加強(qiáng)對(duì)歷史遺留檔案的整理，并實(shí)現(xiàn)對(duì)其的數(shù)字化。為了提升工作效率，可以適當(dāng)委托專業(yè)公司負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，在數(shù)字化外包工作中，要加強(qiáng)對(duì)以下問(wèn)題的關(guān)注。首先，在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確檔案數(shù)字化的內(nèi)容、價(jià)格以及完成時(shí)間。與此同時(shí)，必須對(duì)多項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，包括圖像分辨率、原文格式以及備份介質(zhì)等。其次，必須簽訂保密協(xié)議，內(nèi)容包括禁止外包單位在工作期間留存、下載、使用檔案中的任何具體信息。同時(shí)明確指出，一旦出現(xiàn)泄密，將根據(jù)合同規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。外包單位則需要做好對(duì)參與此項(xiàng)工作的人員的信息審查以及登記等工作，讓所有工作人員簽訂保密協(xié)議，以確保檔案數(shù)字化工作開(kāi)展的安全性。

創(chuàng)新檔案管理形式

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)城建紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理形式。具體而言，可以利用電子檔案容易保存的特點(diǎn)，將其融入紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理存在的不足，確保紙質(zhì)檔案同電子檔案實(shí)現(xiàn)并行管理。所以，在創(chuàng)新檔案管理形式時(shí)，要求依據(jù)城建檔案的具體管理情況對(duì)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容與信息的電子檔案歸檔和紙質(zhì)檔案歸檔，保證檔案真實(shí)完整。

強(qiáng)化檔案管理人員的信息意識(shí)，注重培養(yǎng)專業(yè)化人才

當(dāng)前，城建檔案數(shù)字化建設(shè)范圍較廣，大部分區(qū)域的城建檔案都以電子檔案的形式進(jìn)行保存，同時(shí)以紙質(zhì)檔案作為補(bǔ)充。城建檔案的數(shù)字化不能局限于形式上的數(shù)字化，而是要將檔案作為重要的信息資源，提高檔案管理工作人員的信息意識(shí)，構(gòu)建信息理念，通過(guò)數(shù)字信息技術(shù)集中挖掘和開(kāi)發(fā)檔案信息，以提升城建檔案的利用價(jià)值。另外，在推進(jìn)城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要逐步提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。尤其是在目前的管理中，應(yīng)培養(yǎng)更多專業(yè)的技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)其的專業(yè)化培訓(xùn)，同時(shí)更新相關(guān)技術(shù)設(shè)備，為城建檔案數(shù)字化管理提供人才保障。

推進(jìn)檔案保密工作

檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)一般需要使用封閉性獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，不能與外界互聯(lián)。如果需要使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理相關(guān)數(shù)據(jù)，可以利用光驅(qū)和USB設(shè)備。在檔案數(shù)字化處理過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)所有工作人員都不能攜帶私人存儲(chǔ)設(shè)備，且需要在場(chǎng)外集中存放手機(jī)。另外，檔案數(shù)字化處理現(xiàn)場(chǎng)需要安裝消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)以及防盜報(bào)警系統(tǒng)，為以后的調(diào)卷和歸卷工作打下基礎(chǔ)。在調(diào)卷時(shí)，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐盒清點(diǎn)。對(duì)于需要移交的檔案，要讓移交雙方簽字并進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。在歸卷過(guò)程中，工作人員必須清點(diǎn)檔案，確保檔案數(shù)目無(wú)誤，同時(shí)做好質(zhì)量檢查工作，以便及時(shí)解決漏頁(yè)、倒頁(yè)以及散頁(yè)等問(wèn)題。

實(shí)現(xiàn)建章立制

在城建檔案管理過(guò)程中，為了銜接紙質(zhì)檔案和電子檔案，要求從轉(zhuǎn)換范圍、管理細(xì)則和對(duì)接手續(xù)等方面做好制度建設(shè)，這會(huì)為智能化管理打下一定的基礎(chǔ)。具體而言，要確定檔案信息的載體、硬件要求、轉(zhuǎn)換方式、存儲(chǔ)格式，等等。同時(shí)，對(duì)電子檔案的格式和標(biāo)準(zhǔn)做好規(guī)定，這將為不同載體的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換銜接提供一定的便利。

逐步建立檔案管理規(guī)章制度，確定不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員的職責(zé)范圍，量化檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，并在完成相關(guān)考核后第一時(shí)間歸檔。制定具有可行性的檔案管理制度，設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)這種方式提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。

加強(qiáng)對(duì)檔案移交管理制度的確立，在檔案移交過(guò)程做好整理造冊(cè)等相關(guān)工作。在具體的檔案移交過(guò)程中，要在移交雙方都確定沒(méi)有疑問(wèn)之后，才能進(jìn)行移交簽字。

明確由檔案管理工作人員開(kāi)展檔案管理工作，因?yàn)楸９芊绞讲划?dāng)而出現(xiàn)檔案損毀問(wèn)題的，必須追究檔案相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。為了避免此類問(wèn)題頻繁發(fā)生，應(yīng)使用合理的技術(shù)措施監(jiān)督檔案管理工作人員，以免越權(quán)的情況出現(xiàn)。

需要注意的是，要逐步提高檔案管理工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升其工作積極性，端正其工作態(tài)度，通過(guò)這種方式，降低檔案管理工作中操作失誤的概率。

綜上所述，在城建檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案具有不同的特征，而對(duì)其進(jìn)行并行管理也會(huì)增加檔案管理的難度，這會(huì)影響檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的進(jìn)程。因此，應(yīng)該在檔案管理實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，多角度觀察，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施，從而逐步提升檔案管理工作質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理工作向數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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