■李晶晶，陳云麗

（1.廣東省東莞市市場監(jiān)督管理局,廣東 東莞 523000；2.五邑大學(xué),廣東 江門 529020）

數(shù)字變革引發(fā)了傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，而數(shù)智時代到來象征著數(shù)字化社會邁向智能化社會，檔案信息化建設(shè)將從檔案數(shù)字化管理趨向智能化管理邁進(jìn)。探索檔案智能化管理模式，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能區(qū)塊鏈、移動互聯(lián)等“數(shù)智”技術(shù)全方位、多維度、多角度的開發(fā)檔案治理服務(wù)利用渠道，是推動檔案管理模式與時俱進(jìn)，加快推進(jìn)“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的必然要求。

一、背景介紹

（一）環(huán)境背景

民以食為天，食以安為先。食品藥品安全關(guān)乎百姓身體健康和幸福生活，我國已將其上升至國家戰(zhàn)略層面。為加速推進(jìn)健康中國戰(zhàn)略的實(shí)施，保障人們飲食用藥安全，各地級市將食品藥品監(jiān)督管理局、工商行政管理局、質(zhì)量監(jiān)督技術(shù)局三局統(tǒng)籌合一為市場監(jiān)督管理局，使職能得以整合，責(zé)任更加明確。隨之規(guī)整的食品藥品安全監(jiān)管檔案更加多元化，檔案資源體系逐步完善，對該檔案管理和開發(fā)利用需求更高。信息技術(shù)的迭代升級和融合運(yùn)用已廣泛存在于社會各個層面，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理體系已經(jīng)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)代檔案用戶的個性化要求，建設(shè)現(xiàn)代的智慧化檔案管理系統(tǒng)將成為最緊迫的工作。

（二）業(yè)務(wù)背景

食品藥品安全監(jiān)管檔案是市場監(jiān)管部門在履行食品藥品安全監(jiān)管職能過程中形成的具有憑證、使用和借鑒價值的聲像、圖表、文字等各種形式和各類載體的歷史記錄。根據(jù)我國頒布的《檔案法》《食品安全法》《藥品管理法》等結(jié)合市場監(jiān)督管理局監(jiān)管工作實(shí)際，將該檔案主要分為以下幾個類別。注冊審批檔案、安全信用檔案、行政許可檔案、處罰案件檔案、日常監(jiān)管檔案等。該檔案不僅類別多樣、內(nèi)容豐富，而且涉及產(chǎn)生的業(yè)務(wù)部門繁多，每年遞增數(shù)量龐大。未來迫切需要利用高科技手段實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，整合多方資源，加強(qiáng)協(xié)同合作，提取重要信息，以此為食品藥品監(jiān)管領(lǐng)域提供檔案智慧化服務(wù)，達(dá)到價值最大化的目標(biāo)。

（三）政策背景

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)范》中提出了“檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升”及“積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用”的要求。作為新時代檔案工作者要充分利用新興信息技術(shù)挖掘檔案資源價值，通過“數(shù)字+智能”高度賦能檔案治理利用，更好地服務(wù)黨和國家發(fā)展戰(zhàn)略，保障人民群眾生產(chǎn)生活需求，完成黨的二十大確定的目標(biāo)任務(wù)。

二、食品藥品安全監(jiān)管檔案智治的方向

推進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案信息化、數(shù)字化、智能化建設(shè)不單純是應(yīng)對檔案領(lǐng)域以及監(jiān)管平臺內(nèi)部管理問題，它的發(fā)展前景應(yīng)該是為市場監(jiān)管系統(tǒng)提供智慧型的前瞻性的利用，更是為廣大人民群眾帶來復(fù)合型的個性化的服務(wù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案智治。

（一）國家法律法規(guī)要求推動檔案信息化建設(shè)

隨著新的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)相繼頒布，明確了大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案工作走向現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，國家必須加快數(shù)字檔案館資源和信息化建設(shè)。檔案部門必須有序地進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化共享平臺建設(shè)、檔案信息化強(qiáng)基工程建設(shè)等。依照相關(guān)檔案信息化建設(shè)規(guī)范文件收集整理包括電子文件在內(nèi)的所有載體的信息，成立檔案保管和利用中心，使信息真正成為各類應(yīng)用長期和永久保存的電子政務(wù)信息的最終集結(jié)地。建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)將各單位形成的電子文件、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果、傳統(tǒng)檔案等及時納入檔案館，與原有的館藏檔案進(jìn)行有效的數(shù)字整合，讓館藏檔案資源更加豐富，讓人們利用更加方便。

（二）打造數(shù)字政府要求深化檔案數(shù)字化建設(shè)

為順應(yīng)新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革趨勢、引領(lǐng)驅(qū)動數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展和數(shù)字社會建設(shè)，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，我國政府部門大力推行“數(shù)字中國”積極打造“數(shù)字政府”，公共服務(wù)單位試行了“最多跑一次”“一網(wǎng)通辦”“一網(wǎng)統(tǒng)管”“一網(wǎng)協(xié)同”“接訴即辦”等多樣式的一體化政務(wù)服務(wù)[1]，政務(wù)辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)一體化數(shù)字系統(tǒng)相繼建成，致使前端涌現(xiàn)前所未有的數(shù)字化、信息化資料。檔案部門應(yīng)加快相關(guān)的數(shù)字檔案資源的建設(shè)，包括重要的數(shù)字信息采集、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收等，最大限度地推進(jìn)增量、存量檔案的數(shù)字化、電子化，打造多層次、多形式的共享平臺，逐步形成以網(wǎng)絡(luò)為主體的服務(wù)體系，完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)，以此推進(jìn)數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)，提升公共服務(wù)能力和政務(wù)運(yùn)行效能。

（三）檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求開展檔案智能化建設(shè)

為推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，促進(jìn)全國檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)范》提出“積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用”“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用”，從而提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平，加快檔案工作全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級[2]。檔案事業(yè)高水平發(fā)展需要檔案部門不斷提高創(chuàng)新能力，探索整合檔案資源的新模式，拓展檔案服務(wù)的深度和廣度，提供全方位智能的檔案信息服務(wù)，使檔案工作在為社會服務(wù)和群眾服務(wù)的過程中實(shí)現(xiàn)自身價值。檔案工作者應(yīng)積極投身檔案智能化建設(shè),通過構(gòu)建“智能+庫房管理”“智能+資源建設(shè)”“智能+服務(wù)利用”的智能集約的平臺支撐體系，建立電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺化、協(xié)同化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助推檔案工作提質(zhì)增效，切實(shí)推進(jìn)檔案智能化管理的進(jìn)程。

綜上可以看出，無論是從國家法律法規(guī)層面，或是從政府建設(shè)電子政務(wù)的需要層面，還是從檔案事業(yè)本身發(fā)展需要來說，積極推進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)是檔案發(fā)展的必經(jīng)之路，也是未來檔案智治的方向。

三、食品藥品安全監(jiān)管檔案的智治路徑

構(gòu)建食品藥品安全監(jiān)管檔案“全流程網(wǎng)上辦理、全鏈路數(shù)據(jù)治理、全方位智能服務(wù)、全領(lǐng)域智慧支撐”[3]的智能化管理模式是食品藥品安全監(jiān)管檔案的智治路徑。以下結(jié)合當(dāng)前的智能化科技手段，從擴(kuò)資源、搭平臺、重服務(wù)、抓安全等方面入手，促進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案智治有效落實(shí)。

（一）整合多方資源，全面擴(kuò)充檔案數(shù)字資源體系

對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整合，是檔案資源建設(shè)的重要手段，也是檔案事業(yè)改革的關(guān)鍵途徑。既是檔案建設(shè)資源整合的新要求，也是利用效率提升的新需要，是檔案靠“有為”爭得“有位”的需要。另外，實(shí)現(xiàn)資源共有共享也是推動資源整合的最大動力，我們必須具備不求所有、卻必須所在的長遠(yuǎn)理念和全局思維，確保檔案資源全民化，實(shí)現(xiàn)信息共享的最大價值。

從食品藥品安全監(jiān)管檔案內(nèi)容多元化的特點(diǎn)出發(fā)，依賴頂層設(shè)計(jì)力量，積極實(shí)施檔案資源整合“一體化”戰(zhàn)略，創(chuàng)新“五檔合一”的檔案管理模式，進(jìn)一步擴(kuò)展食品藥品安全監(jiān)管檔案資源。市場監(jiān)管檔案管理部門應(yīng)將數(shù)字化政府建設(shè)作為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)數(shù)據(jù)跨部門、跨層級、跨區(qū)域共享資源，將各地區(qū)各業(yè)務(wù)部門前端產(chǎn)生的食品藥品注冊審批、行政許可、日常監(jiān)管、處罰案件、安全信用等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析等智能技術(shù)設(shè)置專用數(shù)據(jù)共享通道、數(shù)據(jù)共享服務(wù)器或云端服務(wù)等整合建立大數(shù)據(jù)智能檔案管理庫。

在檔案不斷“增量電子化，存量數(shù)字化”的數(shù)字化進(jìn)程中，逐步挖掘完善檔案數(shù)字資源體系。積極倡導(dǎo)業(yè)務(wù)部門采用網(wǎng)上流程辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，比如,廣東省的食品藥品注冊登記和行政許可業(yè)務(wù)可通過政務(wù)服務(wù)網(wǎng)站和粵商通APP 等線上渠道，堅(jiān)持“非必須、不窗口”的原則，實(shí)施“零見面、網(wǎng)上辦”一體化數(shù)字流程辦理。開拓完善日常監(jiān)管、處罰案件、安全信用等業(yè)務(wù)的數(shù)字化網(wǎng)辦平臺歸檔功能，減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工序二次采集數(shù)據(jù)風(fēng)險和人員壓力，全力推進(jìn)檔案增量電子化。著力解決檔案存量數(shù)字化問題，籌備人財(cái)物力，有計(jì)劃、有方案地開展歷年大量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理，穩(wěn)步實(shí)施檔案存量數(shù)字化工程。

（二）搭建智慧平臺，建立健全檔案管理信息化架構(gòu)

充分利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等前沿技術(shù)，建成的智慧管理平臺真正實(shí)現(xiàn)“上下貫通、橫向集成、高效共享、服務(wù)精準(zhǔn)”，在統(tǒng)一平臺上兼具檔案數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)編研、庫房管理等功能，實(shí)現(xiàn)完全融合的資源態(tài)勢、豐富多樣的檔案展示、便捷高效的檔案利用、檔案整理智能輔助、集中庫房的檔案管控的目標(biāo)。

現(xiàn)有食品藥品安全監(jiān)管檔案數(shù)字化管理平臺分為多個系統(tǒng)，才能保證各門類檔案大量數(shù)據(jù)的安全存貯和正常查詢檢索等。當(dāng)前數(shù)據(jù)共享平臺創(chuàng)建還存在許多技術(shù)壁壘，海量數(shù)據(jù)庫如何安全儲存、多格式數(shù)據(jù)無法完整采集并提取關(guān)鍵信息、數(shù)據(jù)智慧化分析及編研開發(fā)缺乏技術(shù)支持等，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，現(xiàn)有檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在內(nèi)部查詢時，顯示大文件會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤而造成網(wǎng)頁崩潰以及查詢檔案并發(fā)量較大時運(yùn)行效率低、穩(wěn)定性差的問題，需要新增分詞庫開發(fā)及改造內(nèi)部查詢傳輸程序，用以提高檢索功能的性能。

第二，在智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)功能上需改建重構(gòu)報(bào)表自定義模塊：主要實(shí)現(xiàn)文件信息歸檔處理過程和檔案管理過程中的一系列表格和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表定義、輸出、預(yù)覽和導(dǎo)出，并以數(shù)據(jù)和圖形方式展示查詢狀態(tài)和分析結(jié)果，實(shí)現(xiàn)初步的輔助決策功能。

第三，當(dāng)前智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)的電子文件格式種類多，對電子文件的利用極其不便，因此，需要對電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換。格式轉(zhuǎn)換工具支持將文檔類、圖像類、網(wǎng)頁類等不同種類、不同格式的電子文件分別轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，可將doc、xls、ppt、wps、xml、html、jpg、tiff、gif、png 等格式的文本文件和圖像文件全部轉(zhuǎn)換為OFD 或者PDF 格式文件，以便于共享利用。

第四，在智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)需融入人工智能新興技術(shù)，開拓檔案管理、編研統(tǒng)計(jì)工作智能化應(yīng)用場景，比如，智能著錄、輔助編研、統(tǒng)計(jì)可視化等功能，并新增向檔案館移交功能模塊，完成各級單位向各市檔案局移交相關(guān)檔案的規(guī)定。

搭建智慧檔案管理平臺，完善智能檔案管理系統(tǒng)需要檔案管理者深入調(diào)研用戶需求結(jié)合工作需要，綜合多方面意見提出前期的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)架構(gòu)，聯(lián)合數(shù)字化工程師或軟件開發(fā)公司運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)逐個突破難題，共同完成后期搭建工程。政府各部門要加強(qiáng)協(xié)同合作、樹立信息思維，不斷完善健全檔案管理信息化架構(gòu)，全面推動檔案智治。

（三）優(yōu)化利用服務(wù)，開拓創(chuàng)新個性化檔案查詢渠道

檔案利用服務(wù)是由檔案部門借助各類型查閱利用平臺為社會公眾提供檔案資源服務(wù)的能力，包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)措施、服務(wù)范圍、服務(wù)機(jī)制、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式等各個方面。同時，統(tǒng)一制定查閱不同類別檔案的制度和模塊，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任追究制，從而將一些涉及當(dāng)事人隱私，或不便在網(wǎng)上進(jìn)行完全公開的檔案資源的利用終端延伸到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），以便在確保檔案利用安全的同時，讓廣大群眾享受到足不出鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）就能利用到自己需要檔案的便捷服務(wù)。

運(yùn)用新一代智能化技術(shù)有效整合食藥安全監(jiān)管檔案信息資源開發(fā)利用，通過多介質(zhì)多平臺有效擴(kuò)展檔案的應(yīng)用價值和實(shí)用范圍，提高檔案的利用效率[4]。

第一，通過人臉識別、語音識別、人工智能等技術(shù)，真正做到全文檔案檢索、智能編研、智能識別、主動推送等功能。最近推出的ChatGPT 因其強(qiáng)大的語言、圖片處理和自我監(jiān)督學(xué)習(xí)能力，在社會各領(lǐng)域逐步推廣。未來可應(yīng)用ChatGPT 通過對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行大規(guī)模學(xué)習(xí)和提取，實(shí)現(xiàn)檔案信息智能檢索和智能問答，提高檔案管理的效率、精度，優(yōu)化檔案服務(wù)利用。

第二，利用網(wǎng)站、小程序、App 等多種媒介提供開放的、自助的、全民的、自主的、智能的多層面的資源共享機(jī)制，開發(fā)的檔案網(wǎng)站或門戶必須是面向公眾的、可互動的、可視化的，是智能化管理檔案的必然趨勢[5]。比如，廣東市場監(jiān)管單位創(chuàng)建的“食品經(jīng)營監(jiān)管信息公示查詢”網(wǎng)站和粵商通APP，輸入食品經(jīng)營者名稱或統(tǒng)一社會信用代碼即可快速查找餐飲店的證照信息、日常監(jiān)督檢查及違法行為查處信息等，為人們的安全健康飲食提供了便捷化的信息保證。

第三，利用AR、VR 等技術(shù)呈現(xiàn)智慧化應(yīng)用場景，如食品藥品誠信主體形成基于個企的基本情況、經(jīng)營風(fēng)險監(jiān)控、法人投資人關(guān)系、監(jiān)管成效、違法案件統(tǒng)計(jì)等多方面挖掘主體畫像，助力市場監(jiān)管行業(yè)識別優(yōu)秀經(jīng)營戶，實(shí)現(xiàn)安全誠信主體管控，推進(jìn)監(jiān)管工作。

（四）建立安全體系，提供有效數(shù)智化檔案安全保障

以基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范為主體的檔案安全體系，發(fā)揮著保證檔案載體安全和信息安全的作用，具體來說包括檔案政策法規(guī)保障、制度保障、技術(shù)保障、機(jī)制保障、物質(zhì)保障等，相關(guān)的檔案合理開發(fā)利用、有效控制、檔案館的自身建設(shè)、檔案信息安全管理、突發(fā)事件應(yīng)急處理、檔案保護(hù)與搶救等相關(guān)環(huán)節(jié)[6]。隨著數(shù)智時代帶來，如何解決新技術(shù)新環(huán)境給檔案安全提出的新難題，建立完備的檔案安全體系從以下幾方面入手。

結(jié)合《數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》強(qiáng)化法制建設(shè)，做到依法治檔，在數(shù)據(jù)來源保護(hù)、檔案分級利用、網(wǎng)絡(luò)安全可靠等方面制定更為詳細(xì)的檔案信息化規(guī)章制度。打造智慧化電子檔案庫房，庫房環(huán)境嚴(yán)格按照“十防”要求建設(shè)，配備恒溫恒濕、環(huán)境監(jiān)測、監(jiān)控報(bào)警等設(shè)施設(shè)備；完善電子檔案保管設(shè)備和讀取設(shè)備建設(shè)，配置滿足檔案管理規(guī)定的異地異質(zhì)多套離線備份要求的磁、光、電、膠等各種載體的檔案裝具。加強(qiáng)檔案共享平臺的管理，保證系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、應(yīng)用與數(shù)據(jù)使用必須安全、可靠、準(zhǔn)確、可信、可用、完整，將定期備份數(shù)據(jù)信息和維護(hù)檢修服務(wù)器工作作為常態(tài)化機(jī)制，設(shè)置專業(yè)人員管理數(shù)智平臺，避免數(shù)據(jù)信息丟失或遺漏。厘清檔案開放利用的邊界，設(shè)置對內(nèi)公開數(shù)據(jù)和對外開放檔案的界限，保證涉密檔案及涉和個人隱私的檔案絕不公開，做好對外檔案開放的鑒定工作，設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理、身份認(rèn)證、訪問控制功能，運(yùn)用智能技術(shù)完善檔案安全風(fēng)險評估、隱患排查、應(yīng)急管理體系等。

基礎(chǔ)設(shè)施是硬件，制度規(guī)范是軟件，雙管齊下，才能取得良好的成效，建立完善的安全體系。數(shù)智化檔案是一個漫長且不斷摸索的過程，需要檔案管理者樹立良好的安全意識，建立完備的安全預(yù)警機(jī)制，為檔案安全保密工作提供有力保障。

四、結(jié)語

加強(qiáng)食品藥品安全監(jiān)管檔案資源開發(fā)利用，是檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)體向信息智能管理過度的必由之路，是時代發(fā)展的要求，是檔案價值的體現(xiàn)，更是完成“十四五”檔案規(guī)劃的必經(jīng)之路。數(shù)智時代的到來為食品藥品安全監(jiān)管檔案的管理提供了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要新時代檔案工作者積極創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，努力提升個人信息化素養(yǎng)，構(gòu)建出一套要素完整、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案智治體系，全面推動食品藥品安全監(jiān)管檔案高質(zhì)量發(fā)展。