劉宏英 西北農(nóng)林科技大學(xué)

引言

隨著社會進步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，2009年我國開始探索發(fā)票電子化，2015年國家稅務(wù)總局提出了互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)的工作計劃，開始大力推廣電子發(fā)票的使用。2018年，財政部發(fā)布了《關(guān)于穩(wěn)步推進財政電子票據(jù)管理改革的通知》，財政電子票據(jù)的使用也逐步進入到我們的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中。海關(guān)電子報關(guān)單的大面積普及也加速了各種涉財票據(jù)電子化進程。2021年12月，財政部印發(fā)了《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021-2025年）》，提出會計工作信息化、數(shù)字化、智能化的發(fā)展方略。筆者所在大學(xué)計財處自2017年開始接收電子發(fā)票、財政電子票據(jù)等的紙質(zhì)打印件入賬報銷，2021年10月，開始試行增值稅普通電子發(fā)票無紙化報銷，截至2022年10月已累計報銷處理各類電子化票據(jù)總計21.8萬余張。

信息技術(shù)進步也使電子化票據(jù)的形式發(fā)生的新的變化，自2022年起全電發(fā)票、區(qū)塊鏈電子發(fā)票等新品類已大面積推廣使用。目前我國電子發(fā)票包括：全電發(fā)票（專、普），OFD發(fā)票（專、普）、PDF電子普票、通用電子普票、區(qū)塊鏈普票、通行費電子發(fā)票共六大類。財政電子票據(jù)包括行政事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)算電子票據(jù)、各類電子財政收費票據(jù)、區(qū)塊鏈電子財政票據(jù)等。這些電子化票據(jù)的大面積推廣使用，對高校會計報銷業(yè)務(wù)提出了更高的要求，同時也為高校會計信息化、數(shù)字化創(chuàng)造了條件。2022年國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于進一步優(yōu)化營商環(huán)境 降低市場主體制度性交易成本的意見》要求2022年底前，實現(xiàn)所有電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲。對于新型的全電發(fā)票，納稅人應(yīng)通過“稅務(wù)數(shù)字賬戶”查詢接收通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具的發(fā)票，同時需將全電發(fā)票的報銷信息反寫入國稅電子發(fā)票管理系統(tǒng)相關(guān)全電發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中。使用電子化票據(jù)的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存該紙質(zhì)打印件的電子會計憑證原件，即必須保存OFD源文件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件，并不是電子會計憑證原件，不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔。這些規(guī)定的實施，對高校電子化票據(jù)的報銷也提出了新的要求。

一、電子化票據(jù)報銷入賬存在的問題及風(fēng)險

1.現(xiàn)有電子化票據(jù)報銷存在較高政策性的風(fēng)險。高?，F(xiàn)有報銷體系多以網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷為主。對電子化票據(jù)的處理一般流程是，先由報銷人取得電子化票據(jù)，在預(yù)約報銷系統(tǒng)中填寫相關(guān)報銷內(nèi)容。再將電子化票據(jù)打印出來，如紙質(zhì)發(fā)票一樣找相關(guān)項目負責(zé)人審簽履行審批手續(xù)。最后報銷人將紙質(zhì)報銷材料投寄到報銷箱，計財處每天定時開啟分單。財務(wù)信息系統(tǒng)對電子化票據(jù)專門設(shè)置了一個電子化票據(jù)已報銷入賬數(shù)據(jù)庫，前臺會計人員在收到報銷紙質(zhì)材料時，通過掃描票據(jù)上的二維碼或手工錄入將相關(guān)電子化票據(jù)編號、開票日期、商品名稱或服務(wù)內(nèi)容、票面金額等規(guī)定數(shù)據(jù)項錄入電子化票據(jù)數(shù)據(jù)庫，以此數(shù)據(jù)為基準比對確保該電子化票據(jù)不是重復(fù)報銷。依據(jù)財政部國家稅務(wù)總局對電子化票據(jù)報銷入賬的要求，單位在接受電子化票據(jù)的同時，要對原電子文件進行同步存儲，但高?，F(xiàn)有賬務(wù)信息系統(tǒng)只錄入了關(guān)鍵數(shù)據(jù)，存儲電子文件并未做強制要求。報銷人無上傳原始電子化票據(jù)文件的接口，報銷人也無上傳原始數(shù)據(jù)的習(xí)慣，使電子化票據(jù)原始文件在賬務(wù)系統(tǒng)中保存率很低，不能達到電子化票據(jù)報銷的相關(guān)要求，存在很大的政策性風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。此外，國家稅務(wù)總局要求，自2023年起全電發(fā)票在接收報銷入賬時需要入賬單位在單位電子稅務(wù)專戶中進行勾銷，并將報銷入賬的相關(guān)憑證信息反寫入稅務(wù)全電發(fā)票系統(tǒng)中。但目前各高校的財務(wù)管理系統(tǒng)均無和電子稅務(wù)賬戶對接、綁定、拉取電子數(shù)據(jù)、報銷數(shù)據(jù)反寫等系統(tǒng)互聯(lián)功能，全電發(fā)票的報銷也不符合相關(guān)管理規(guī)定。

2.現(xiàn)有財務(wù)信息系統(tǒng)對電子化票據(jù)的適配度低，使電子化票據(jù)報銷存在一定的技術(shù)障礙。隨著新型電子化票據(jù)的大面積推廣使用，電子化票據(jù)的類型也由原來單一的OFD、PDF電子發(fā)票文件升級到區(qū)塊鏈電子發(fā)票、全電發(fā)票、電子財政票據(jù)等新的品類。財務(wù)信息系統(tǒng)不能及時做到新型電子化票據(jù)的適配。自2022年6月起廣東、深圳等地起大面積實施區(qū)塊鏈電子發(fā)票，此類電子發(fā)票的票面二維碼掃描結(jié)果是一個網(wǎng)址鏈接，相比原增值稅普通電子發(fā)票二維碼可掃出發(fā)票代碼、號碼、驗證碼、開票日期、金額等內(nèi)容完全不同。前臺報賬會計在錄入此類發(fā)票時全需手工錄入，提升了錄入錯誤的風(fēng)險。財政性電子票據(jù)的二維碼也不能準確讀出系統(tǒng)后需基本數(shù)據(jù)，致使以上類票據(jù)報銷時手工錄入工作量增大，誤錄入風(fēng)險相應(yīng)提升。

3.電子化票據(jù)重復(fù)報銷的風(fēng)險。由于電子化票據(jù)的無紙質(zhì)實體的特性，在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約紙質(zhì)形式打印報銷時，極易出現(xiàn)有意或無意地重復(fù)打印報銷。前臺會計人員報銷審核時，由于手工錄入票據(jù)信息過程中極易產(chǎn)生差錯，且現(xiàn)有賬務(wù)系統(tǒng)僅以發(fā)票代碼、開票日期、金額等相關(guān)信息為查重驗證的唯一依據(jù)，一張票據(jù)中任一個數(shù)據(jù)點和庫存數(shù)據(jù)有差異，均認定為一張全新的電子化票據(jù)，致使電子化票據(jù)重復(fù)報銷的風(fēng)險大增。

4.報銷人利用信息技術(shù)造假，現(xiàn)有賬務(wù)系統(tǒng)不能準確識別的風(fēng)險。在業(yè)務(wù)實踐我們發(fā)現(xiàn)，目前可以修改PDF文件的軟件很多，有報銷人員利用相關(guān)軟件，對已報銷過的電子發(fā)票的二維碼、發(fā)票代碼、票面內(nèi)容等要素惡意變造出新的假發(fā)票。前臺會計人員在掃描二維碼時有時會提示系統(tǒng)已錄入，但當(dāng)其手工錄入打印票面信息時又通過了查重，一般會當(dāng)作正常業(yè)務(wù)予以報銷。此外高校財務(wù)信息系統(tǒng)多為內(nèi)網(wǎng)軟件，工作環(huán)境下并無上網(wǎng)驗證票據(jù)真?zhèn)蔚能浻布l件。在電子化票據(jù)報銷業(yè)務(wù)量巨大，驗真平臺各異，且各驗證平臺均需手工錄入發(fā)票詳細信息數(shù)據(jù)的當(dāng)下，前臺報銷的工作人員沒有時間也很難保證每張電子化票據(jù)均能進行網(wǎng)絡(luò)手工驗真操作，易造成人為惡意變造假電子化票據(jù)入賬的重大舞弊事件發(fā)生。

5.電子化票據(jù)驗真查重中存在的技術(shù)瓶頸。現(xiàn)有的電子化票據(jù)網(wǎng)絡(luò)驗真系統(tǒng)，分別由各職能部門、和地方政府稅務(wù)財政部門自建查證網(wǎng)站。除國家稅務(wù)總局電子發(fā)票查驗系統(tǒng)外，還有部分省市自建的當(dāng)?shù)仉娮悠睋?jù)查驗平臺、電子稅務(wù)局賬戶、財政部電子財政票據(jù)查驗平臺等。電子化票據(jù)因出處不同，其查驗系統(tǒng)也不同，有的新品種票據(jù)還找不到對應(yīng)的查驗系統(tǒng)。各系統(tǒng)中進行查驗時多需要手工錄入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、驗證碼等文本內(nèi)容，沒有開放批量導(dǎo)入驗證或相關(guān)數(shù)據(jù)交換接口。在手工報銷業(yè)務(wù)量巨大的當(dāng)下，電子化票據(jù)網(wǎng)絡(luò)查驗效率低，查驗平臺未能發(fā)揮其應(yīng)有作用。

6.電子化票據(jù)無紙化報銷率低影響高校會計業(yè)務(wù)數(shù)字化進程。隨著電子化票據(jù)的大面積使用，各高校也對電子化票據(jù)無紙化報銷業(yè)務(wù)進行了嘗試。據(jù)不完全統(tǒng)計，2022年全校共報銷各類外部電子化票據(jù)8.9萬元余張，經(jīng)無紙報銷的約8千張，還不到全部電子化票據(jù)的10%。無紙化報銷率低的主要原因在于財務(wù)系統(tǒng)對新型電子票據(jù)系統(tǒng)不能及時適配，財政電子票據(jù)系統(tǒng)、電子內(nèi)部結(jié)算憑證、電子路橋費票據(jù)等都還不能無紙化報銷。財務(wù)系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法直連，電子數(shù)據(jù)采集接口設(shè)計不合理，電子簽名應(yīng)用推廣力度不足，學(xué)校對無紙化業(yè)務(wù)培訓(xùn)推廣不力等。目前，無紙化報銷還未能進入到高校日常報銷的主渠道，業(yè)務(wù)適配面窄。高校要進行促進會計工作信息化、數(shù)字化，電子化票據(jù)無紙化報銷是關(guān)鍵的一步，要全面實現(xiàn)無紙化報銷，尚有很長的路上走。

二、電子化票據(jù)報銷的風(fēng)險防范發(fā)展趨勢

1.升級現(xiàn)有報銷業(yè)務(wù)規(guī)范，涉電子化票據(jù)的報銷均須采用無紙化報銷模式。在電子化票據(jù)使用率日益提升的今天，各高校財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)盡快進行電子化、數(shù)字化升級改造，提升電子化票據(jù)無紙化報銷途徑。要實現(xiàn)全面無紙化報銷，不僅要升級財務(wù)信息系統(tǒng)的電子發(fā)票簿的存儲原始文件的功能，還要提升對新型電子化票據(jù)的適配度及時性，只有在第一時間適配新型電子票據(jù)，才能使無紙化報銷業(yè)務(wù)不間斷，提升報銷人使用體驗。電子發(fā)票簿須能存儲各類電子票據(jù)并進行批量驗真查重，把相關(guān)信息準確抓取到賬務(wù)信息系統(tǒng)中，以便生成全數(shù)字化電子記賬憑證?，F(xiàn)有預(yù)約報銷業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)要進行全電子化升級，引入生物識別、個人電子簽章等符合檔案管理部門認可的身份識別技術(shù)。同時提升電子簽審系統(tǒng)的易用性，開發(fā)多終端操作接口，優(yōu)化報銷業(yè)務(wù)提交、審批流程。對電子化票據(jù)的入賬在流程順暢使用穩(wěn)定后，要從制度層面要求必須使用無紙化報銷。凡有無紙化報銷條件的，不允許使用紙質(zhì)文件線下報銷，從而加強無紙化業(yè)務(wù)使用剛性，提升無紙化業(yè)務(wù)使用率。

2.對沒有無紙化報銷條件，電子化票據(jù)打印成紙質(zhì)材料線下報銷的業(yè)務(wù)，需升級財務(wù)信息系統(tǒng)中的電子票據(jù)簿的功能，使所有電子化票據(jù)原始數(shù)據(jù)全部接收并系統(tǒng)驗真查重，杜絕假發(fā)票收錄和重復(fù)入賬的可能性。目前暫時無法進行無紙化報銷的業(yè)務(wù)，高校應(yīng)升級網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)，完善電子票據(jù)上傳接口。報銷人在提交報銷數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)要求報銷人將原始電子化票據(jù)數(shù)據(jù)文件原件上傳至預(yù)約報銷系統(tǒng)中進行系統(tǒng)自動驗真查重操作，通過后，方賦予預(yù)約報銷權(quán)限。不上傳原電子文件，無法進入到后續(xù)流程。在柜臺報銷時，會計人員提取原始報銷票據(jù)文件，審核驗真查重結(jié)果，確定無誤后，再將該原始發(fā)票文件和記賬憑證進行綁定，以提升電子化票據(jù)報銷的合規(guī)性。

3.進一步加強業(yè)財融合，讓會計信息采集從計財處深入到高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的各個層面。高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動涉及教學(xué)、科研、行政、后勤、學(xué)生管理等各個層面。在信息化爆炸式發(fā)展的今天，各高校均已建設(shè)了各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，合同管理、學(xué)生宿舍管理、科研管理、人事管理、固定資產(chǎn)管理、集中采購平臺、大型儀器共享平臺等信息化管理系統(tǒng)。各信息系統(tǒng)都由不同的部門分頭招標建設(shè)，其軟件設(shè)計目標各異，數(shù)據(jù)標準未能完全統(tǒng)一，所生成的數(shù)據(jù)未能在各系統(tǒng)中實現(xiàn)有效直連。會計人員在報銷涉及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項時還需報銷人從各系統(tǒng)輸出紙質(zhì)表單，再由會計人員手工錄入會計信息系統(tǒng)，效率低下、流程冗余。高校應(yīng)通盤考慮信息化建設(shè)工作，以各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通為目標，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，消除數(shù)據(jù)孤島，提升業(yè)財融合水平。

4.針對全電發(fā)票的管理要求，高校財務(wù)信息系統(tǒng)和高校稅務(wù)數(shù)字賬戶進行綁定聯(lián)動，從系統(tǒng)中提取開具給高校的全電發(fā)票原始文件，以杜絕發(fā)票造假的可能性。高校賬務(wù)信息系統(tǒng)要適配財政稅務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級要求，將高校全電發(fā)票取得環(huán)節(jié)從報銷人提供轉(zhuǎn)移至高校電子稅務(wù)賬戶主動取得上。將財務(wù)信息系統(tǒng)和電子稅務(wù)賬戶進行對接，從稅務(wù)系統(tǒng)中直接拉取全電發(fā)票原始文件。在會計報銷后，系統(tǒng)應(yīng)將相關(guān)全電發(fā)票的報銷入賬信息回寫至電子稅務(wù)賬戶的相關(guān)全電發(fā)票的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中，以提升全電發(fā)票信息的應(yīng)用深度，為多系統(tǒng)穿梭式審計提供數(shù)據(jù)支撐。

5.稅務(wù)、財政、海關(guān)等政府職能部門應(yīng)多部門聯(lián)建，整合電子化票據(jù)統(tǒng)一查驗平臺，并開放數(shù)據(jù)接口，方便各使用單位進行批量查驗，以提升會計信息質(zhì)量。目前電子化票據(jù)票出自多個部門，各部門有各部門的查驗平臺，且以手工查驗的居多。還有部分省市有自建的地方性票據(jù)查驗系統(tǒng)，使電子化票據(jù)接收單位在進行票據(jù)真?zhèn)尾轵灂r面臨諸多困難。軟件商在制作信息化電子票據(jù)管理軟件時難度增大，軟件適配性難以提升，使電子化票據(jù)無紙化報銷難以有效開展。政府和地方各部門應(yīng)統(tǒng)合技術(shù)資源，建設(shè)統(tǒng)一的電子化票據(jù)查驗中心，設(shè)定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準和工作流程，整合各平臺存量數(shù)據(jù)全面收錄，使用者所有電子化票據(jù)均能從一個接口全部獲取，集中查驗。在電子化票據(jù)報銷后，有統(tǒng)一接口回寫入政府?dāng)?shù)據(jù)中心。統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，對于提升我國會計信息質(zhì)量，經(jīng)濟數(shù)據(jù)透明度，方便社會監(jiān)督和降低監(jiān)督成本有重大意義。

6.高校要盡快建設(shè)完備的電子會計檔案管理系統(tǒng)，以有效保管和充分使用數(shù)字化會計數(shù)據(jù)。目前，各高?；驹诮ㄔO(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)，但現(xiàn)有財務(wù)信息系統(tǒng)生產(chǎn)的會計電子檔案能否達到檔案電子化管理的各項要求？兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)如何有效地傳輸、保存、防篡改？電子加密技術(shù)如何在電子檔案管理中有效發(fā)揮作用？會計數(shù)據(jù)檔案如何方便的授權(quán)查詢使用？都是急需解決的問題。財務(wù)信息系統(tǒng)除進行業(yè)務(wù)處理外還要考慮到輸出數(shù)據(jù)的實用性，除輸出常用的會計報表、明細賬查詢外，要有針對性的設(shè)計項目明細賬表、項目決算報表（因項目性質(zhì)不同格式也不同）、會計憑證查詢等標準數(shù)據(jù)表單。使用單位電子簽名或加水印等方式（代章）對輸出數(shù)據(jù)進行標準化管理，以方便數(shù)據(jù)使用者能查詢到需要的財務(wù)數(shù)據(jù)。除輸出標準報表表單外，還因考慮設(shè)置數(shù)據(jù)輸出接口，使會計信息價值得以有效發(fā)揮，實現(xiàn)會計監(jiān)管信息互通共享。

結(jié)語

高校會計的信息化、數(shù)字化是提升高校治理能力現(xiàn)代化的重要技術(shù)手段。電子化票據(jù)的大規(guī)模應(yīng)用，為推動高校會計工作字化轉(zhuǎn)型提供了契機，高校應(yīng)緊跟時代發(fā)展大潮，大力推動電子化票據(jù)無紙化報銷，使會計人員從繁重的數(shù)據(jù)錄入解放出來。對會計從業(yè)人員進行信息化崗位培訓(xùn)，打造懂會計、懂業(yè)務(wù)、懂信息技術(shù)的復(fù)合型會計信息化人才隊伍，讓會計人員從事更高價值的業(yè)務(wù)拓展、流程設(shè)定、數(shù)據(jù)挖掘等更工作，以提升高校財務(wù)管理、會計信息化、數(shù)字化、智能化水平。