符杰

廣州國家實驗室

在新型舉國體制下的科研領(lǐng)域，國家出臺了《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，其中“(二十)支持新型研發(fā)機構(gòu)實行預(yù)算+負面清單的管理模式”，強調(diào)科研放管服，但是同時又要強化科研項目經(jīng)費監(jiān)督檢查。在經(jīng)費報銷審核方面，對目前的財務(wù)人員提出了更高的挑戰(zhàn)。

當今世界處于科技角力關(guān)口，部分新型研發(fā)單位在如火如荼開展建設(shè)，其具有資源投入大，工作進程快，產(chǎn)出要求高的特點。面臨事多人少、場地和資產(chǎn)管理分散、財務(wù)資產(chǎn)管理效率和效益需要同步提升等現(xiàn)實困難，并需兼顧“經(jīng)費包干制+負面清單”、科研財務(wù)助理崗位化管理等科研經(jīng)費管理體制機制創(chuàng)新。所以，財務(wù)智能化的建設(shè)，是強化對各類新型單位多方資源統(tǒng)籌管理的重要手段。

基于以上背景，本文從粵港澳大灣區(qū)“新型科研單位”這一新生科技力量，深刻認識粵港澳大灣區(qū)科技創(chuàng)新生態(tài)環(huán)境優(yōu)勢，實地調(diào)研新型科研機構(gòu)體制機制創(chuàng)新實踐，找準體制機制創(chuàng)新工作和科研產(chǎn)業(yè)發(fā)展工作中的痛點難點，闡述如何搭建RPA財務(wù)報銷智能審單機器人信息化平臺，開展業(yè)財融合一體化的探究。

一、新型研發(fā)單位報銷審核信息化發(fā)展現(xiàn)狀

目前，部分新型研發(fā)單位已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)報銷信息化，并且通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了遠程報銷、審批等功能。然而，目前單位財務(wù)報銷信息化現(xiàn)狀仍然存在一些問題。

（一）審核經(jīng)驗不一，數(shù)據(jù)標準化程度不高

當前，由于各單位在國家制度框架下，根據(jù)自身行業(yè)特點擬出管理辦法，總結(jié)出經(jīng)費使用審核經(jīng)驗。由于研發(fā)單位存在與各行各業(yè)中，特別是新型研發(fā)機構(gòu)，在國家對科研放管服的情況下，各類創(chuàng)新更加五花八門，導(dǎo)致了審核無法形成統(tǒng)一標準，形成信息孤島。雖然新型研發(fā)單位在財務(wù)報銷方面存在一定的標準化，但不同部門、不同單位之間的財務(wù)數(shù)據(jù)標準仍然存在差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法互相兼容，信息共享困難。

（二）部分單位人員觀念老化，不求改變，難以接受新生事物

孫憬棍、王虹宇、常思宇認為，行政新型研發(fā)單位由于傳統(tǒng)管理理念根深蒂固，使得財務(wù)信息化建設(shè)浮于表面，不能將建設(shè)信息化財務(wù)管理工作有效落實。

（三）業(yè)財融合空喊口號，信息化起步晚、落實慢，效率低下，審批時間長

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷方式需要人工操作，流程繁瑣，效率低下。尤其是在一些大型新型研發(fā)單位中，更加不便。由于各家單位的財務(wù)人員信息化能力水平的高低不一，造就了財務(wù)報銷智能化開發(fā)的桎梏。同時，財務(wù)報銷需要經(jīng)過多個部門的審批，審批時間較長，特別是在一些大型新型研發(fā)單位中，更加繁瑣。劉軒宇提出，由于新型研發(fā)單位的業(yè)財融合建設(shè)剛剛起步，尚有很多建設(shè)難點亟待解決，如業(yè)財融合觀念落后、業(yè)務(wù)流程不夠暢通、預(yù)算管理流于形式和業(yè)財融合信息化建設(shè)落后等，對業(yè)財融合的建設(shè)效率和質(zhì)量造成不利影響。

（四）安全性差

由于新型研發(fā)單位涉及到的財務(wù)數(shù)據(jù)較多，因此財務(wù)報銷系統(tǒng)安全風險較高。部分新型研發(fā)單位的財務(wù)報銷系統(tǒng)存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)泄露。

二、建立RPA財務(wù)智能審單機器人系統(tǒng)

為了適應(yīng)市場的變化，促進單位數(shù)字化建設(shè)，建立RPA財務(wù)智能審單機器人系統(tǒng)，可代替人工完成高重復(fù)、標準化、規(guī)則明確、大批量的日常事務(wù)操作，把人工從日常重復(fù)性的工作中釋放出來。該項目建立實施后，預(yù)計可以減少60%-70%能夠標準化的工作量，減少成本，提高效率，確保事務(wù)的精準執(zhí)行，讓財務(wù)人員投入到一些未能標準化判斷的報銷審核事項中。

（一）確定RPA財務(wù)智能審單機器人目標和總體方案

明確機器人采用OCR技術(shù)，識別紙質(zhì)審核單據(jù)中內(nèi)容，采用RPA技術(shù)完成費用報銷系統(tǒng)自動操作，以實現(xiàn)提單環(huán)節(jié)的自動化、生成報銷單、檢查報銷合規(guī)性，突破報銷審核難點的目標。同時，總體方案以提升報銷人的報銷體驗，減少被打回反復(fù)修改的時間浪費，在正式提交審批前，機器人能對提交的附件及報銷單信息進行抓取、加工以及根據(jù)嵌入的審核規(guī)則進行初審，并實時反饋給報銷人及時修改。

（二）數(shù)據(jù)采集與標準化

機器人使用OCR技術(shù)，從單位的財務(wù)系統(tǒng)或其他相關(guān)數(shù)據(jù)源中獲取報銷數(shù)據(jù)，包括報銷申請、報銷單、發(fā)票等；對采集到的數(shù)據(jù)，RPA財務(wù)智能審單機器人進行清洗和標準化，包括去除重復(fù)數(shù)據(jù)、缺失值填充等。OCR在識別文字的同時還包括實現(xiàn)下面一些功能：

1.能處理不同的圖像格式，不同的存儲格式，不同的壓縮方式的圖像。

2.對于不同的文檔，根據(jù)不同的噪聲的定義可以方便對圖像進行噪聲去除。

3.大多數(shù)的一般用戶，在對報銷等附件拍照時，都無法進行標準化，導(dǎo)致在不同程度上出現(xiàn)了傾斜，OCR正好具備對傾斜圖片進行校正。

4.對圖片識別內(nèi)容進行分段落，分行等版面分析。

（三）設(shè)立UiBot（UiBot機器人流程自動化）規(guī)則引擎與用戶界面

機器人的核心邏輯需要使用規(guī)則引擎來建立，以支持自動化地應(yīng)用審核規(guī)則和規(guī)則庫。規(guī)則引擎可以包括簡單的規(guī)則，如根據(jù)報銷金額和發(fā)票金額審核報銷，也可以包括復(fù)雜的規(guī)則，如根據(jù)報銷類型和報銷額度審核報銷；同時，機器人需創(chuàng)立一個用戶界面，以便用戶可以輸入報銷申請和查詢審批狀態(tài)。用戶界面可以是網(wǎng)站、API或者命令行工具等，機器人通過模擬人類進行處理。

UiBot（機器人流程自動化）。是通過機器人軟件來學(xué)習(xí)和替代人類在電腦端的操作，按指定規(guī)則自動執(zhí)行各類任務(wù)的執(zhí)行。相比傳統(tǒng)解決方案，例如核心系統(tǒng)更換、升級，RPA解決方案部署靈活快速，能在極短的時間內(nèi)帶來顯著的效益。UiBot產(chǎn)品由下面四個部分組成：

1.Creator(創(chuàng)造者)。主要用來設(shè)計制作“軟件機器人”的具體流程，把當前使用人工操作的流程轉(zhuǎn)換成可以自動運行的流程機器人，當然也可以運行或者調(diào)試這些流程機器人。Creator(創(chuàng)造者)支持可視化開發(fā)視圖和源代碼開發(fā)視圖，可視化視圖是通過拖拉組件完成流程開發(fā)，源代碼視圖是通過調(diào)用封裝好的功能方法進行開發(fā)，在可視化開發(fā)視圖和源代碼視圖之間可以實時隨意切換。同時還可以通過錄制模式直接生成對應(yīng)業(yè)務(wù)創(chuàng)建的腳本。

2.Worker(勞動者)。該環(huán)節(jié)是流程機器人的運行載體，當流程機器人開發(fā)完成后，可以使用Worker端來運行流程機器人，包括人機交互和無人值守兩種模式。

3.Commander(指揮官)。它可以對流程機器人、Worker、Creator進行集中控制，統(tǒng)一任務(wù)調(diào)度和分發(fā)流程、設(shè)定啟動條件、設(shè)置執(zhí)行順序等來實現(xiàn)無人值守機器人效果。

4.Mage（魔法師）。負責為開發(fā)者提供各類AI能力，進而協(xié)助開發(fā)者將企業(yè)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以直接在Creator上調(diào)用Mage的AI能力。Ui-Bot Mage的主要特點有：

（1）內(nèi)置OCR、NLP等多種適合RPA機器人的AI，數(shù)據(jù)分析模塊能看到自己的AI能力的調(diào)用情況，來輔助續(xù)費、調(diào)用量分析等相關(guān)的決策。

（2）提供預(yù)訓(xùn)練的模型，無需AI經(jīng)驗，開箱即用。一是使用通用文字識別功能可以直接識別圖片中的文字信息，識別的文字信息能以全內(nèi)容、行、段等方式獲??；二是適用的場景主要有檢測出圖片中的文本并識別，各種類型文檔的電子化等，印刷體識別準確率可達99%；三是文字通用識別分為標準版、高速版、經(jīng)濟版和高精版；四是用于檢測圖片中的表格，識別表格中的行與列，以及單元格中的文本內(nèi)容并分類獲取，主要用于識別包含表格的文檔，如合同、賬單等；五是支持有框線表格、無框線表格、含合并單元格的表格，可準確識別單元格內(nèi)的漢字、字母、數(shù)字、小數(shù)點等；六是表格通用識別分為高速版、經(jīng)濟版和高精版。

（3）與Creator無縫銜接，通過拖拽即可讓機器人具備AI能力。

（4）適用于財務(wù)報銷、合同處理、銀行開戶等多種業(yè)務(wù)場景。可以識別包括增值稅專用發(fā)票在內(nèi)的20余種（分別為增值稅專用發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票、增值稅普通發(fā)票（卷票）、增值稅電子普通發(fā)票（通行費）、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機打發(fā)票、通用定額發(fā)票、旅客運輸普票、公路客運發(fā)票、船運客票、出租車發(fā)票、停車費發(fā)票、過路過橋費發(fā)票、汽車通行費、醫(yī)療費收據(jù)、教育費收據(jù)、行程單、火車票、增值稅銷貨清單、商戶小票。）在內(nèi)的數(shù)十個核心字段；支持至少20+種卡證的識別。分別為銀行卡、名片、身份證、社保卡、駕駛證、行駛證、戶口本、護照、房產(chǎn)證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、結(jié)婚證、不動產(chǎn)證、車輛合格證、開戶許可證等。

（四）建立和完善數(shù)據(jù)庫

機器人需要一個數(shù)據(jù)庫來存儲報銷數(shù)據(jù)和審核規(guī)則。可以使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、文檔型數(shù)據(jù)庫或者NoSQL數(shù)據(jù)庫，儲存報銷的發(fā)票、財物單據(jù)，可以進一步鏈接國家稅務(wù)局進行票據(jù)驗真和查重等。

（五）部署和測試

將機器人部署到生產(chǎn)環(huán)境中，并進行測試，確保機器人能夠正常工作，并且符合單位的安全和隱私要求。在不修改、不破壞原有單位的報銷流程情況下，進行非侵入式開發(fā)，具有7*24小時無休、不依賴復(fù)雜開發(fā)、全程可控可被追索的優(yōu)點。RPA財務(wù)智能審單機器人作為一項擴展能力引入，以外掛形式運行，增加報銷自動問答環(huán)節(jié)，保障了原有系統(tǒng)的通暢性與互動性。

（六）審核規(guī)則持續(xù)優(yōu)化與機器人訓(xùn)練

機器人需要不斷進行優(yōu)化和升級，以支持更高的準確性和效率，以及獲取更好的用戶體驗?？梢远ㄆ诟聶C器人的算法和數(shù)據(jù)庫，也可以收集用戶反饋和意見來指導(dǎo)機器人的改進，結(jié)合財務(wù)審單人員的審核規(guī)則補充，完成持續(xù)完善的過程。

三、保障RPA財務(wù)智能審單機器人順利實施的對策

（一）加強單位財務(wù)信息化與智能化應(yīng)用的財力支持

新型研發(fā)機構(gòu)是粵港澳大灣區(qū)扶持重點，是新型舉國體制的產(chǎn)物，對信息化建設(shè)能夠給予強大的財政力量支持。黃俊婕強調(diào)，財務(wù)信息化與智能化建設(shè)需要購置數(shù)據(jù)服務(wù)器、軟件、計算機等軟硬件設(shè)備的資金支持。需要投入財務(wù)工作者以及相關(guān)人員相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)費和宣傳費用。

（二）選擇合適的技術(shù)和供應(yīng)商

隨著人工智能技術(shù)飛速發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)代化市場，比較關(guān)鍵的是如何選擇適合單位需求的RPA技術(shù)和可靠的供應(yīng)商，評估供應(yīng)商的經(jīng)驗、技術(shù)能力和客戶支持服務(wù)，確保能夠提供穩(wěn)定可靠的解決方案。充分借助供應(yīng)商的現(xiàn)代化人工智能技術(shù)，打下信息化開發(fā)基礎(chǔ)。

（三）進行充分的準備工作，提煉經(jīng)費支出審核框架，提高審核規(guī)則的標準化

在推進會計高質(zhì)量發(fā)展和改革中，在新型研發(fā)單位的經(jīng)費使用和財務(wù)報銷方面，有的單位存在幾十種報銷種類，幾百種審核規(guī)則，成千上萬的海量單據(jù)，人工的有限精力使其在極具強度的審核工作中無法保證準確度和時刻高效。在實施之前，進行充分的準備工作，包括數(shù)據(jù)清洗、流程優(yōu)化和系統(tǒng)集成等。確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并優(yōu)化相關(guān)流程，以便與RPA財務(wù)智能審單機器人的集成，從而建立與開發(fā)一種能夠自動處理財務(wù)報銷流程的機器人系統(tǒng)，總結(jié)出審核規(guī)則，減少人工操作和提高效率，通過自動化處理報銷流程，降低錯誤和延誤，是各家單位最迫切解決方法。

（四）建立明確的溝通渠道，建立數(shù)據(jù)信息安全屏障

與相關(guān)部門和人員建立明確的溝通渠道，包括IT部門、財務(wù)部門和審計部門等。及時溝通和協(xié)調(diào)，解決實施過程中的問題和障礙。完全遵循安全規(guī)范，清晰描述系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓撲架構(gòu)、通信方式、內(nèi)部權(quán)限管理及安全審計管理。對關(guān)鍵操作（如配置信息修改、參數(shù)修改、用戶權(quán)限調(diào)整、機器人任務(wù)調(diào)度執(zhí)行等）具備日志記錄功能；具備詳細的可讀性高的用戶操作日志的記錄和查詢展現(xiàn)功能。對系統(tǒng)內(nèi)部資源（流水號、計數(shù)器、序號、連接池）、訪問資源（數(shù)據(jù)庫表、文件、端口、隊列、共享內(nèi)存）等指標進行監(jiān)控，支持監(jiān)控數(shù)據(jù)發(fā)往管理平臺實現(xiàn)集中展示。

呼和浩特金域醫(yī)學(xué)檢驗所有限公司王欣認為，在日常工作中，利用信息共享技術(shù)手段對各部門工作情況、業(yè)務(wù)績效等進行評估，可以為業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一管理工作的開展提供技術(shù)手段支持。

（五）人機合一，以審帶練，提供培訓(xùn)和支持

為相關(guān)人員提供必要的培訓(xùn)和支持，使其能夠熟練操作和管理RPA財務(wù)智能審單機器人。同時，建立相應(yīng)的支持機制，及時解決使用過程中的問題和困惑。讓機器人成為人工的培養(yǎng)對象，逐漸提高RPA機器人的智能度。

（六）建立項目監(jiān)測和評估機制

在實施后，進行監(jiān)測和評估RPA財務(wù)智能審單機器人的效果和效益。根據(jù)評估結(jié)果，及時調(diào)整和改進相關(guān)流程和操作，以提高機器人的性能和價值。

四、結(jié)語

綜上所述，經(jīng)費支出報銷貫穿于每個單位之中，雖然其審核規(guī)則具有同一性，但現(xiàn)有的審核系統(tǒng)往往是固有格式或單個企業(yè)或行業(yè)的固定模式，無法形成破局。RPA財務(wù)智能審單機器人項目研究與開發(fā)達成后，可以嵌入推廣至各行各業(yè)的財務(wù)共享中心，且支持自由定制，從而更好的解決審單的業(yè)務(wù)規(guī)則復(fù)雜、單量大、報銷人“兩頭跑”等效率低下的痛點，并能夠?qū)崿F(xiàn)大批量、“大軍團”的審單作戰(zhàn)模式。另外，它能突破行業(yè)壁壘，自帶強大的“廣譜”功能性，能為不同行業(yè)所用。