文/北京公共交通控股（集團）有限公司 劉贊

大型企業(yè)檔案管理主要是對企業(yè)發(fā)展歷史、日常業(yè)務(wù)、工作內(nèi)容等資料文件以檔案的形式進行集中整理、統(tǒng)計與保管，由于多數(shù)國有企業(yè)成立時間較早，且體系架構(gòu)復(fù)雜，歷史檔案呈現(xiàn)出信息多、內(nèi)容雜的特點，尤其需要進行系統(tǒng)化的檔案管理，這樣才能有效梳理國有企業(yè)的歷史軌跡、發(fā)展規(guī)律以及經(jīng)營特征。

早期國有企業(yè)的檔案管理都是以實體檔案的方式進行保存，將記錄企業(yè)發(fā)展面貌、歷史信息、業(yè)務(wù)資料的數(shù)據(jù)、圖片、文字等，獨立封存在檔案文件盒中，并以集中、統(tǒng)一的形式進行管理。后期企業(yè)的檔案管理模式不斷創(chuàng)新升級，電子檔案、數(shù)字檔案等形式正在逐漸替代傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，但對于國有企業(yè)存放有海量歷史檔案文檔來說，其檔案管理模式的優(yōu)化升級之路漫長又復(fù)雜，需要探索出一條檔案實體與電子檔案、數(shù)字檔案相結(jié)合的全新管理模式。

一、國有大型公交集團檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）集團檔案文綜概況。北京公交集團（以下簡稱“公交集團”）是一家國有控股企業(yè)，成立至今已有百年歷史。公交集團的主營業(yè)務(wù)是城市地面公共交通的客運服務(wù)，在北京市公共交通發(fā)展歷史中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。如今北京城市發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的變化，道路不斷擴建，公共汽車、長途客運汽車的數(shù)量、規(guī)模也呈現(xiàn)跨越式增長。因而公交集團作為歷史底蘊深厚的大型國企，記錄、收集并存儲有海量的歷史文檔，是北京市室藏檔案數(shù)量規(guī)模最大的代表性企業(yè)之一。經(jīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，截至2020年12月底，公交集團及其下屬單位共存有258個檔案全宗，且擁有文書、會計、科技、合同、聲像、實物六大門類檔案文卷370378卷，共98257件；同時集團專門為存儲檔案文件修建的檔案庫房占地面積多達3115平方米，共有326人從事檔案管理工作。

（二）集團檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)及運用情況。

公交集團由于室藏檔案文件過多，在檔案管理方面面臨著嚴峻壓力，因此自2016年起，集團就在積極推進檔案管理的信息化建設(shè)，并將電子檔案納入集團信息建設(shè)的發(fā)展計劃中。經(jīng)過為期1年的軟件開發(fā)，集團的檔案管理系統(tǒng)于2017年1月上線運行，該檔案管理系統(tǒng)將檔案基礎(chǔ)操作軟件與信息化系統(tǒng)進行結(jié)合，還實現(xiàn)了與OA辦公系統(tǒng)的成功對接，不僅能夠?qū)⒁呀?jīng)辦結(jié)的公文檔案直接推動至檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，而且辦公過程中有任何需要查詢調(diào)用的檔案，也能夠從檔案管理系統(tǒng)中快速找到，并通過信息系統(tǒng)直接調(diào)用。由此，公交集團所開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上開發(fā)了檔案信息檢索、查詢、數(shù)據(jù)錄入以及調(diào)檔存檔等信息化功能，大大提升了檔案管理效率。

雖然公交集團已將開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)向各分公司、子公司及下屬二級單位進行了全面推廣應(yīng)用，但由于檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、會議系統(tǒng)的對接工作相對繁瑣。到目前為止，集團也只完成了33個在用全宗檔案管理系統(tǒng)的搭建工作，遠不能解決公司所有室藏檔案文件的系統(tǒng)化、信息化管理。

（三）集團檔案數(shù)字化建設(shè)情況。公交集團基于檔案局“十三五”規(guī)劃中提到的檔案數(shù)字化建設(shè)及發(fā)展目標，自2018年起開始集中力量用于檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，由于數(shù)字化系統(tǒng)的全面導(dǎo)入與建設(shè)存在較多現(xiàn)實困難；另一方面，由于公司實體檔案文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案過程中存在部分技術(shù)難題，導(dǎo)致公司檔案數(shù)字化建設(shè)工作進程緩慢。

截至目前，公交集團共擁有專業(yè)數(shù)字化檔案存儲柜6個、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備1個，以及專門用于數(shù)字化轉(zhuǎn)換的掃描儀2臺，而現(xiàn)有的設(shè)備已經(jīng)轉(zhuǎn)化完成的數(shù)字化檔案數(shù)量為23301件，僅占到公交集團全部檔案文卷的23.71%；且這部分數(shù)字化檔案中，全部進館存檔的問卷僅有10642件，占到總數(shù)字化檔案文卷數(shù)的46%，但這部分進館數(shù)字化檔案的存儲容量卻已經(jīng)達到4176GB，占到公交集團數(shù)字化檔案總?cè)萘康?1%。由此可以看出，公交集團數(shù)字化檔案建設(shè)工作不僅進程緩慢，且數(shù)字化設(shè)備、存儲空間的利用率都不高，數(shù)字化檔案建設(shè)工作有待進一步加強。

二、國有大型公交集團檔案管理模式存在的問題

從公交集團當前檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其檔案管理模式存在一定的弊端及問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

（一）檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在上下脫節(jié)。公交集團組織架構(gòu)龐大，除了總部的機關(guān)單位外，還設(shè)有全資子公司、分公司以及二級單位等下屬機構(gòu)。公交集團的全宗檔案共有258個，除了總部機關(guān)單位外，各基層單位也負責存儲及管理一部分卷宗。但從檔案管理模式的實際應(yīng)用情況來看，各基層單位在檔案收繳、日常保管、庫房標準、安全防護等方面并沒有達到集團總部標準，存在較大差距。而且集團總部近年來積極推進的信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)也僅在總部機關(guān)單位和4個二級單位得以有效落實，其他基層單位仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，在檔案信息傳導(dǎo)、匯總等方面與集團總部出現(xiàn)脫節(jié)，容易出現(xiàn)檔案丟失等情況，嚴重影響了檔案管理工作的全面開展。

（二）檔案室藏及數(shù)字化轉(zhuǎn)換壓力較大。公交集團作為大型國有企業(yè)，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)難以適應(yīng)新的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理的理念、模式及方法都亟須進行優(yōu)化升級。一步步將檔案實體文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，并進行規(guī)范化、統(tǒng)一化、標準化建設(shè)，是公交集團下一階段的主要發(fā)展趨勢。

但公交集團由于室藏檔案文件數(shù)量龐大，所面臨的數(shù)字化轉(zhuǎn)換形勢相較于一般企業(yè)要更為嚴峻。而從目前檔案數(shù)字化建設(shè)情況來看，雖然投入了大量財力、物力及人力，但收效甚微，已經(jīng)成功轉(zhuǎn)換的數(shù)字化檔案不足30%，且數(shù)字化檔案存儲空間利用率低下，導(dǎo)致公交集團下一階段數(shù)字化檔案建設(shè)工作仍然難以達到全面進館要求，無論是工作量還是實際應(yīng)用等方面，都會為集團后期檔案管理工作帶來巨大難度。

（三）高端人才配置難以滿足新形勢發(fā)展要求。

公交集團從事檔案管理工作的專職及兼職人員共有326人，雖然人員配置完備，但大多數(shù)員工從事的都是相對基礎(chǔ)的檔案工作。集團具備檔案中級職稱的專業(yè)人員僅有6人，多數(shù)員工無法勝任更高級別的檔案管理工作，只能負責日常檔案接收、查閱、建檔、信息錄入、裝檔以及存檔等簡單工作，檔案管理工作中相對困難的編研、數(shù)據(jù)挖掘、檔案信息利用等業(yè)務(wù)僅有少部分員工可以勝任。

在公交集團檔案信息化、檔案數(shù)字化建設(shè)進程中，還缺乏數(shù)字化、信息技術(shù)、電子檔案應(yīng)用、館藏空間建構(gòu)、檔案資源整合等專業(yè)的高端人才，導(dǎo)致很多深層次的工作難以得到有效開展，現(xiàn)有的人員配置無法滿足集團下一階段的工作發(fā)展要求。

三、國有大型公交企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)化改進方案

（一）公交集團檔案管理模式的優(yōu)化方針。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)遵循以下四點重要方針：

1.問題導(dǎo)向、資源為先。傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足集團新形勢下檔案工作的要求，無法跟上公交集團信息化檔案建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)的全新發(fā)展目標。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化正是建立在解決傳統(tǒng)檔案管理模式及不足的基礎(chǔ)上。因此，公交集團檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)以問題為導(dǎo)向，認清自身在檔案管理工作中存在的短板及不足，科學應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)去豐富檔案管理工作形式，優(yōu)先聚焦檔案資源板塊，從傳統(tǒng)的人工建檔、收錄信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏n、數(shù)字化資源整合，以此為檔案管理模式的優(yōu)化夯實基礎(chǔ)。

2.科學布局、集約高效。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化是全局優(yōu)化，不能局限在總部機關(guān)單位與少數(shù)幾個試點二級單位，應(yīng)以總部機關(guān)單位為中心，面向各子公司、分公司及二級單位進行數(shù)字化建設(shè)的全方位布局。公交集團在科學布局的基礎(chǔ)上，通過上線聯(lián)通的數(shù)字檔案系統(tǒng)，就能夠?qū)崿F(xiàn)總部機關(guān)單位與全體下級單位之間檔案信息的雙向傳導(dǎo)，省去傳統(tǒng)人工導(dǎo)入信息、傳輸信息的繁瑣流程，大大提升檔案管理效率，逐步構(gòu)建集約高效的現(xiàn)代檔案管理體系。

3.科技支撐、智能協(xié)同。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化是建立在信息化、數(shù)字化等先進技術(shù)的基礎(chǔ)上。因此，整體優(yōu)化方案的制定、推進與落實都需要以科技為支撐，積極推進公交集團信息化檔案、數(shù)字化檔案的建設(shè)工作，推進檔案管理模式的優(yōu)化升級。

同時，公交集團應(yīng)科學運用信息技術(shù)手段，在檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)之間構(gòu)建信息通道，促進檔案工作與集團各項業(yè)務(wù)工作之間的有效銜接，實現(xiàn)各部門工作的智能協(xié)同，以此真正體現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的作用與價值。

4.強化管理、突出專業(yè)。公交集團檔案管理模式優(yōu)化的最終目標是更好地開展檔案工作，因此信息化檔案建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)的關(guān)鍵是要落實在管理任務(wù)中，實現(xiàn)對集團全系統(tǒng)檔案宗卷、文書、合同、科技、會計等各門類的資源整合、科學建檔、分類布局，并加快推進電子建檔、數(shù)字化轉(zhuǎn)檔、信息歸檔與存檔等各項管理工作的開展，以此全面提升公交集團檔案歸檔、保管、利用、研究的能力和水平。

（二）集團檔案管理模式優(yōu)化的實踐措施。公交集團基于上述四點優(yōu)化方針，其檔案管理模式優(yōu)化的實踐措施應(yīng)基于以下六個方面具體展開：

1.推進檔案治理體系建設(shè)。應(yīng)科學運用信息化技術(shù)，促進檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同配合。從電子建檔環(huán)節(jié)開始，嚴格落實檔案管理標準，基于電子檔案注冊制進行建檔、備檔與存檔，規(guī)范檔案工作，并從源頭加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督管理，有效解決檔案缺失、檔案信息不全等問題，全面推進檔案治理工作的有效開展。

2.推進檔案資源體系建設(shè)。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)運用信息化、數(shù)字化技術(shù)加強對檔案信息、資源的有效整合，從傳統(tǒng)的分級管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s管理模式，對館藏檔案資料進行集中、統(tǒng)一的保管、調(diào)取與應(yīng)用，并在集團內(nèi)部逐步推廣全系統(tǒng)業(yè)務(wù)、辦公系統(tǒng)、新媒體信息與數(shù)字檔案室的即時歸檔進程。公交集團通過對檔案資源的系統(tǒng)化整合，能夠在檔案管理工作中以檔案中心為龍頭，建立實體檔案自上而下的檔案收繳接收模式，提高歸檔的標準化和接收質(zhì)量，實現(xiàn)應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收。

3.推進檔案安全體系建設(shè)。公交集團傳統(tǒng)檔案管理模式中保管主體為檔案實體，海量的檔案文本資料容易混淆錯漏，還要時刻防范意外事故的發(fā)生。在數(shù)字化檔案建設(shè)進程中，公交集團應(yīng)以檔案管理中心為主體，運用信息化手段，逐步推進檔案實體文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過電子建檔與存檔能夠提高檔案文件保管的安全性。以檔案管理系統(tǒng)為中心，還能夠?qū)崿F(xiàn)對全系統(tǒng)檔案庫房的安全防控統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一庫房安全標準，建立遠程數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)，加強庫區(qū)定期巡檢，以此全面提升檔案庫區(qū)技防、安防水平。

4.推進檔案利用體系建設(shè)。公交集團傳統(tǒng)的檔案管理模式對檔案信息資源整體利用率較低，特別是集團二級單位，不僅日常檔案管理工作不夠細致嚴謹，對于館藏檔案更是很少運用，很大程度影響了檔案文化的全局建設(shè)。因此，公交集團在檔案管理模式優(yōu)化實踐中，通過構(gòu)建檔案利用體系，從總部機關(guān)單位到各下級單位，全體要求在日常工作中加強對歷史檔案文件的利用，包括檔案文化的建設(shè)、檔案歷史資源的展覽與宣傳、檔案信息與當前工作的結(jié)合，全面提升檔案利用率，發(fā)揮館藏檔案的內(nèi)在價值。通過檔案的有效利用，全面展示百年公交走向國內(nèi)領(lǐng)先、世界一流的現(xiàn)代公交企業(yè)的歷程見證。

5.推進檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)。公交集團傳統(tǒng)檔案管理模式的人才隊伍整體素養(yǎng)相對不高，且缺乏信息化、數(shù)字化等高端人才。因此在檔案管理模式優(yōu)化過程中，應(yīng)構(gòu)建高素質(zhì)人才隊伍，重點招聘檔案數(shù)字化、檔案信息化等方向的專業(yè)人才，以完備的知識型人才隊伍更好地投入開展集團檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作中，推進檔案管理的信息化、數(shù)字化進程。

6.推進檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。公交集團檔案管理模式的優(yōu)化，本質(zhì)上是順應(yīng)國有企業(yè)及檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，以此積極推進檔案工作的信息化、數(shù)字化進程。因此，公交集團一方面應(yīng)在檔案信息化建設(shè)中，構(gòu)建并完善檔案信息共享智慧平臺。通過檔案信息共享智慧平臺，實現(xiàn)電子建檔、入檔與存檔等一系列工作的線上開展，并在檔案資源信息化整合的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一歸檔范圍，統(tǒng)一立卷標準，統(tǒng)一信息化管理。根據(jù)集團內(nèi)部員工的使用需求，隨時調(diào)檔取檔，實現(xiàn)檔案信息的最大化共享；另一方面，公交集團應(yīng)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，進一步加強對集團檔案的數(shù)據(jù)挖掘、分析與應(yīng)用。通過檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠從檔案數(shù)據(jù)信息的采集與管理入手，實現(xiàn)對館藏檔案資料的集約化管理，定期完成對檔案數(shù)據(jù)的維護清理，科學應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，從檔案數(shù)據(jù)信息中總結(jié)公交集團歷史發(fā)展規(guī)律，展望公交集團下一階段發(fā)展趨勢，以實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下國有公交集團檔案管理工作面對海量、繁雜、效率低下等問題，亟須推進檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，以全新的檔案管理模式去適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢，為公交集團現(xiàn)代化治理體系的構(gòu)建、管理效能及經(jīng)濟效益的提升提供有力保障，促進其長遠發(fā)展目標的實現(xiàn)。