文/福建省廈門市集美建設(shè)發(fā)展有限公司 葉英俊

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是國有企業(yè)適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代的必經(jīng)之路，也是其完成經(jīng)營管理體系升級，強(qiáng)化行業(yè)競爭實(shí)力的必要途徑。近年來，國有企業(yè)改革以及多元化業(yè)務(wù)向前發(fā)展，國企數(shù)據(jù)管理壓力持續(xù)提升。檔案是國有企業(yè)推進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)資源，國有企業(yè)在生產(chǎn)、管理與運(yùn)營中生成了大量檔案，同時其發(fā)展歷史悠久，檔案類型豐富，還具有增量快以及存量大的典型特征，檔案管理的難度也越來越高。因此，國有企業(yè)需要通過檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)來滿足檔案管理的新需求。

一、國有企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

（一）有助于挖掘檔案價值。首先，檔案資源所具有的價值形態(tài)越來越豐富，呈多元化樣貌。國有企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)過程中，各類檔案資源的形態(tài)逐步由原本的實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，以此給檔案管理、開發(fā)以及利用提供了便捷條件，使檔案利用逐步由原本的分散化利用轉(zhuǎn)變成跨時空利用以及共享集成利用，檔案價值空間得到有效拓展。其次，檔案數(shù)據(jù)已成為國企的生產(chǎn)要素。國家政策已經(jīng)對數(shù)據(jù)這一全新生產(chǎn)要素的價值予以了肯定。國企通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠使檔案由文件轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?，最終轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)是國企各個運(yùn)行環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵性信息沉淀，管理人員對其實(shí)施篩選、研究后，可借助此種生產(chǎn)要素，為國有企業(yè)探尋提升競爭力與經(jīng)營效益的有效路徑[1]。最后，電子檔案的利用價值持續(xù)提升?！吨腥A人民共和國檔案法》已明確規(guī)定，電子檔案的法律效力等同于傳統(tǒng)載體檔案，具有憑證等功能。電子檔案的可用性與可信性得到進(jìn)一步增強(qiáng)，國企各部門可借助統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)格式來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有工作流程的優(yōu)化，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化發(fā)展。

（二）有助于推動高質(zhì)量發(fā)展。從內(nèi)部管理角度來看，國有企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理軟件以及協(xié)作平臺中持續(xù)生成數(shù)據(jù)資源，這些數(shù)據(jù)資源是承載企業(yè)業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)邏輯的核心資產(chǎn)，具有知識價值、信息價值、情報價值、憑證價值等多方面價值，能夠以知識供給、智慧服務(wù)、數(shù)據(jù)支撐、憑證支撐等多種形式支持國有企業(yè)規(guī)范運(yùn)營模式、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動，推進(jìn)科技創(chuàng)新，落實(shí)風(fēng)險管理。從外部管理角度來看，步入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代后，國有企業(yè)需要構(gòu)建并發(fā)展以數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)的數(shù)字經(jīng)濟(jì)，從而打造數(shù)字化的產(chǎn)品創(chuàng)新體系，智能化的生產(chǎn)運(yùn)營模式，敏捷化的客戶服務(wù)模式，依托信息流、數(shù)據(jù)流來有效帶動物資流、資金流、技術(shù)流與業(yè)務(wù)流。所以，企業(yè)需要通過檔案數(shù)字化管理與利用來系統(tǒng)化、深層次地挖掘檔案價值，盤活各類檔案資源，以此滿足監(jiān)管、決策、市場需求分析、業(yè)務(wù)流程調(diào)整、營商環(huán)境改善等需求。

二、國有企業(yè)檔案數(shù)字化面臨的主要瓶頸

（一）認(rèn)知層面。國有企業(yè)各個層級的管理人員對于檔案數(shù)字化的認(rèn)識在實(shí)際工作的開展中起到關(guān)鍵性的影響。而大部分國有企業(yè)的檔案部門建立時間以及啟動信息化、數(shù)字化建設(shè)的時間都比較晚，這就導(dǎo)致管理層以及檔案部門在認(rèn)識方面存在一定的落后性。從工作模式的角度來看，仍有部分國有企業(yè)采用線下、線上并行的雙套管理模式，并且線下工作居于主導(dǎo)地位，這就導(dǎo)致數(shù)字化升級轉(zhuǎn)型進(jìn)程緩慢，檔案利用及管理效率難以得到有效提升[2]。檔案管理者對于專業(yè)領(lǐng)域中的新興數(shù)字化技術(shù)了解不足，比如不少檔案管理者未能了解元數(shù)據(jù)等概念，沒有在日常性的檔案工作中保管與抓取元數(shù)據(jù)。其他部門對于檔案的重要性尚有較大提升空間，因檔案數(shù)據(jù)形成部門對于檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)與關(guān)注力度較低，造成檔案完整性以及真實(shí)性無法得到保障，后續(xù)數(shù)字化管理也將受到不良影響。

（二）管理層面。國有企業(yè)在長期的檔案管理實(shí)踐過程中，依托檔案法等法規(guī)制度體系，逐步建立了檔案管理機(jī)制，但當(dāng)前大部分制度都只對應(yīng)人員培訓(xùn)，檔案整理以及檔案歸檔等基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)中的，在檔案開發(fā)與利用方面，尤其是電子檔案的管理、利用方面還欠缺較為完備的管理機(jī)制。部分企業(yè)逐步建立檔案共享機(jī)制與聯(lián)動管理機(jī)制，但仍有不少企業(yè)在這一制度體系方面較為空白，這就導(dǎo)致其在檔案資源的高層次開發(fā)、多元化利用以及數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)欠缺指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)與保障體系。隨著國有企業(yè)持續(xù)深化檔案數(shù)字化工作，計算機(jī)操作模式逐步取代了手動管理模式，檔案管理者需面臨數(shù)據(jù)離散化以及數(shù)據(jù)安全風(fēng)險等問題。國有企業(yè)必須盡快建立健全有助于保障檔案數(shù)據(jù)安全性、規(guī)范化，流程標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的管理制度體系。

（三）人員層面。檔案數(shù)字化工作可以為檔案部門提供更為便捷的管理工具，但同時也對檔案工作者提出了更高的要求。欠缺高水平、專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人才是國有企業(yè)面臨的共性問題。當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍存在平均年齡偏大，專業(yè)水平不足等情況，數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)以及后續(xù)的檔案資源開發(fā)利用都需要有檔案工作者全程參與。而檔案管理者往往僅能夠完成較為簡單的分類工作[3]。同時，檔案數(shù)字化技術(shù)系統(tǒng)更新速度較快，通過更新能夠優(yōu)化操作方式，提供更加豐富的使用功能與優(yōu)質(zhì)的操作體驗(yàn)，但由于現(xiàn)有檔案管理者自主學(xué)習(xí)能力不足，同時國有企業(yè)為其提供的培訓(xùn)以及教育資源較少，造成檔案管理者適應(yīng)新系統(tǒng)的速度較慢，這也是國企檔案管理發(fā)展進(jìn)程緩慢的主要原因。

（四）技術(shù)層面。首先，檔案共享實(shí)現(xiàn)難度高。檔案共享是檔案數(shù)據(jù)開發(fā)利用的必要前提，構(gòu)建檔案共享系統(tǒng)也是國有企業(yè)檔案數(shù)字化工程中的重要環(huán)節(jié)。然而，當(dāng)前國有企業(yè)還面臨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無法有效對接的數(shù)據(jù)孤島問題，主要是因?yàn)楦鱾€系統(tǒng)采用分散化的建設(shè)方式，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口存在差異，無法實(shí)現(xiàn)直接共享。其次，檔案數(shù)據(jù)化程度較低。國有企業(yè)面對數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，需要通過分析檔案數(shù)據(jù)，對用戶存在的隱性需求進(jìn)行挖掘、分析與預(yù)估，從而實(shí)現(xiàn)建設(shè)主動服務(wù)模式的目標(biāo)。由于檔案環(huán)節(jié)中的數(shù)字化建設(shè)仍舊處于初期起步環(huán)節(jié)，對于檔案數(shù)據(jù)的智能化處理也局限于準(zhǔn)備階段。檔案服務(wù)模式仍舊較為被動化，難以提供精準(zhǔn)服務(wù)與關(guān)聯(lián)服務(wù)。最后，智能化技術(shù)資源配備不足。國有企業(yè)的檔案數(shù)字化發(fā)展需要有充足的信息技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，因此國有企業(yè)還需進(jìn)一步加大資金、技術(shù)投入力度。

三、國有企業(yè)檔案數(shù)字化的有效對策

（一）轉(zhuǎn)變認(rèn)識，落實(shí)轉(zhuǎn)型規(guī)劃。首先，國有企業(yè)管理層需高度重視檔案數(shù)字化工作，將其提升至企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面，落實(shí)頂層設(shè)計工作，做好檔案資源全面數(shù)字化的規(guī)劃與準(zhǔn)備工作，由檔案部門制定數(shù)字化工作方案，明確工作流程制定、外包服務(wù)機(jī)構(gòu)選擇，清點(diǎn)登記，預(yù)處理，信息掃描，圖形處理，條目錄入及核對，數(shù)據(jù)掛接與備份等各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容以及相關(guān)責(zé)任主體。檔案部門可為此項(xiàng)數(shù)字化發(fā)展工作建立專門的工作組，確保實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)，精準(zhǔn)管理，有效監(jiān)督[4]。同時在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，擴(kuò)大資金投入，填補(bǔ)檔案數(shù)字化實(shí)施過程中的技術(shù)引入與研發(fā)、人才培養(yǎng)、硬件設(shè)施升級等方面的資金缺口。為確保資金能夠得到?？顚Ｓ茫€應(yīng)注重對檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)格管控，以此來保障資金投入安全，提高使用效益。其次，檔案管理者需革新工作理念，轉(zhuǎn)變以往的以管理為主，忽視開發(fā)利用的陳舊思維，樹立主動服務(wù)意識與檔案資產(chǎn)化意識。一方面，應(yīng)面對國有企業(yè)決策、管理等環(huán)節(jié)的需求，構(gòu)筑主動服務(wù)模式；另一方面，還應(yīng)盡快將國有企業(yè)的市場規(guī)劃、專有數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密、版權(quán)專利等蘊(yùn)藏豐富的經(jīng)濟(jì)、文化價值的數(shù)據(jù)資源向國有企業(yè)資產(chǎn)體系中納入，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)化轉(zhuǎn)化目標(biāo)，以此促進(jìn)檔案資產(chǎn)的價值提升。最后，應(yīng)圍繞檔案價值以及數(shù)字化建設(shè)的必要性等工作，面向國有企業(yè)全體成員開展宣傳工作。檔案部門可圍繞檔案資源潛藏的數(shù)據(jù)價值、知識價值以及文化價值等進(jìn)行全面宣傳，從而使各個部門能夠在檔案資源生成、傳遞以及利用環(huán)節(jié)中積極地提供支持與配合，為檔案數(shù)字化發(fā)展形成更有利的輿論環(huán)境。

（二）規(guī)范管理，完善制度機(jī)制。首先，應(yīng)補(bǔ)充檔案服務(wù)機(jī)制，為開發(fā)與利用檔案資源的相關(guān)工作提供制度保障。國有企業(yè)需要在現(xiàn)有檔案管理機(jī)制體系的基礎(chǔ)上，修訂檔案開放、鑒定、服務(wù)、利用以及編研等工作機(jī)制，明確數(shù)字化檔案資源利用環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)關(guān)系與權(quán)限分配，使檔案資源的使用能夠獲得可操作性較強(qiáng)的依據(jù)，規(guī)范檔案數(shù)字化后期的開發(fā)利用流程。其次，應(yīng)完善相關(guān)協(xié)同機(jī)制。檔案數(shù)字化具有跨部門的特點(diǎn)，需要檔案部門和包括宣傳、營銷、生產(chǎn)、科研等在內(nèi)的業(yè)務(wù)部門以及包括資料中心、信息中心、數(shù)據(jù)中心在內(nèi)的數(shù)據(jù)部門進(jìn)行協(xié)作，明確需求導(dǎo)向，強(qiáng)化部門合力，建立有助于明確權(quán)責(zé)邊界，規(guī)范協(xié)作流程的協(xié)同管理機(jī)制。同時，國有企業(yè)檔案部門還需加強(qiáng)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案協(xié)會等外部力量的聯(lián)系，共同推進(jìn)深度數(shù)字化建設(shè)。最后，需構(gòu)建檔案安全管控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字化進(jìn)程中的安全風(fēng)險的有效防控。國有企業(yè)檔案部門在檔案編研環(huán)節(jié)中，需注重政治導(dǎo)向，堅(jiān)決踐行“二校三審一通讀”的工作機(jī)制，嚴(yán)格把控涉密關(guān)與政治關(guān)。檔案部門需依靠懲治機(jī)制與教育培訓(xùn)，來強(qiáng)化檔案管理者的風(fēng)險防控意識，確保其能夠明確售賣商業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)、竊取與泄露重要數(shù)據(jù)帶來的嚴(yán)重后果，從而在對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、數(shù)字化處理時能夠保持較強(qiáng)的責(zé)任、安全與法律意識。國有企業(yè)還需圍繞國家現(xiàn)行數(shù)據(jù)安全與信息保護(hù)方面的法規(guī)，完善信息保密與檔案安全方面的規(guī)章制度。同時依靠大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)手段，及時定位異常因素，提高安全防護(hù)水平[5]。

（三）專業(yè)驅(qū)動，培養(yǎng)人才隊(duì)伍。一方面，國有企業(yè)需針對現(xiàn)有檔案工作團(tuán)隊(duì)存在的專業(yè)能力、數(shù)據(jù)思維、創(chuàng)新意識方面的短板，精準(zhǔn)引進(jìn)文化類、數(shù)據(jù)類、技術(shù)類人才，優(yōu)化檔案工作者隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，豐富人才類型，為兼具檔案管理以及深度開發(fā)、數(shù)據(jù)分析利用能力的高精尖人才開辟“綠色通道”，以此引領(lǐng)檔案部門加快全方位的檔案數(shù)字化工作模式建設(shè)節(jié)奏。另一方面，國有企業(yè)還需引導(dǎo)現(xiàn)有檔案工作者通過集體培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)與完成繼續(xù)教育等路徑，來更新專業(yè)知識體系，增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理及應(yīng)用技能，全面增強(qiáng)檔案工作能力。為激發(fā)檔案管理者自我發(fā)展、學(xué)習(xí)動力，應(yīng)圍繞數(shù)字化所需技能增設(shè)學(xué)習(xí)成長維度考核目標(biāo)，督促、引導(dǎo)檔案管理者通過自我教育與學(xué)習(xí)的方式來適應(yīng)數(shù)字化檔案管理環(huán)境。

（四）科技賦能，加大開發(fā)力度。國有企業(yè)建立檔案數(shù)字化體系時需要重點(diǎn)關(guān)注科技成果的精準(zhǔn)引入、高效轉(zhuǎn)化與有效利用。借助全文數(shù)據(jù)庫、OCR 以及文檔掃描等數(shù)據(jù)化技術(shù)可以完成數(shù)字化起步階段的檔案實(shí)物數(shù)據(jù)化處理工作。依靠多維分析、本體建模等數(shù)據(jù)分析與管理工具，可以高度集成結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并以知識本體為基礎(chǔ)進(jìn)行關(guān)聯(lián)與語義描述，以此滿足多維度、實(shí)時化、基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)分析需求。知識檢索、知識表示、知識組織等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對國有企業(yè)檔案資源中的知識信息的提取、組織、關(guān)聯(lián)以及處理，從而實(shí)現(xiàn)知識開發(fā)目標(biāo)。人機(jī)交互技術(shù)、AR/VR以及全景等可視化技術(shù)在數(shù)字化檔案利用環(huán)節(jié)中具有重要作用，可供檔案使用者對檔案資源進(jìn)行瀏覽、檢索以及調(diào)取。比如國有企業(yè)檔案部門可挖掘數(shù)字化檔案蘊(yùn)藏的文化價值，以企業(yè)檔案知識庫為基礎(chǔ)，通過GIS、全景、網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖等方式來為員工呈現(xiàn)出企業(yè)的創(chuàng)建歷程、發(fā)展歷史、重大事件等，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)文化的可視化呈現(xiàn)與傳播。另外，國有企業(yè)還需落實(shí)一體化信息平臺建設(shè)，同時開放接口、統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等工作來使業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)能夠和檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全方位對接與無障礙信息共享，破除數(shù)據(jù)屏障。

四、結(jié)論

檔案數(shù)字化是當(dāng)前國有企業(yè)全面數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)工作，檔案部門需要正確應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型、發(fā)展道路中的各項(xiàng)困難，轉(zhuǎn)變認(rèn)識，形成檔案數(shù)據(jù)化管理與利用思維；針對數(shù)字化檔案開發(fā)、安全風(fēng)險防范需求，完善制度體系；積極提升專業(yè)能力與數(shù)據(jù)管理技能，增強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作場景的適應(yīng)能力；升級管理技術(shù)體系，綜合開發(fā)多項(xiàng)輔助技術(shù)。