郭華

無論是什么企業(yè)，物資采購一直都是關(guān)系企業(yè)生產(chǎn)和管理的核心問題，是企業(yè)管理不可或缺的—個環(huán)節(jié)。推行標(biāo)準(zhǔn)化物資采購，高效整合企業(yè)采購資源，減少企業(yè)采購成本，對企業(yè)發(fā)展起著十分關(guān)鍵的作用。經(jīng)濟全球化背景下，各行業(yè)所面對的市場競爭十分激烈，傳統(tǒng)的采購模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。在企業(yè)發(fā)展的過程中，企業(yè)急需探索一種新型管理方法，推動物資采購管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、戰(zhàn)略化和信息化方向發(fā)展。物資采購作為企業(yè)管理中一項重要而又復(fù)雜的工作內(nèi)容，在實際工作中應(yīng)遵循一定的原則與方法才能達(dá)到預(yù)期效果。對此，企業(yè)應(yīng)制定一套標(biāo)準(zhǔn)化制度和流程，推進(jìn)采購工作的規(guī)范化，強化物資采購制度與機制建設(shè)，做到采購信息公開化，從而切實提升企業(yè)物資采購的質(zhì)量，推動企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)推動物資采購標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

在新的社會形勢下，國內(nèi)中小型企業(yè)已基本實現(xiàn)企業(yè)采購信息化。然而，廣大企業(yè)在物資管理工作中依然遵循傳統(tǒng)的采購模式，為了提高企業(yè)物資管理水平，必須要對現(xiàn)有的采購管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，將集中采購與分散式采購相結(jié)合起來，形成一種新的物資采購管理模式。企業(yè)在發(fā)展過程中逐步表現(xiàn)出規(guī)模擴大化的特征，對物資材料的需求也隨之增加。為了能夠滿足企業(yè)的正常運行需求以及提高經(jīng)濟效益，很多企業(yè)都開始對物資進(jìn)行大規(guī)模的集中采購，但是，不少企業(yè)并未從根本上控制采購物資的標(biāo)準(zhǔn)流程。伴隨著企業(yè)的發(fā)展，物資設(shè)備不斷更新，集中采購的規(guī)模變大，大量資金投入物資采購增加了企業(yè)的現(xiàn)金流風(fēng)險。為了推動企業(yè)可持續(xù)經(jīng)營，企業(yè)應(yīng)積極推進(jìn)基于標(biāo)準(zhǔn)化采購的企業(yè)物資采購管理模式。

標(biāo)準(zhǔn)化采購的實質(zhì)就是通過制定設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、采購標(biāo)準(zhǔn)及工藝標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的一整套企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，是全方位、全流程和全周期物資采購流程。市場競爭日益激烈的今天，從產(chǎn)品到服務(wù)再到企業(yè)文化和管理制度，每一個環(huán)節(jié)都離不開標(biāo)準(zhǔn)的支撐，企業(yè)物資采購也不例外。采購成本是企業(yè)成本結(jié)構(gòu)的一個重要組成部分，采購成本直接影響到企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)成本、銷售成本以及企業(yè)的盈利能力等指標(biāo)，設(shè)備物資的采購對于企業(yè)利潤及整個產(chǎn)品的質(zhì)量都有著至關(guān)重要的影響。據(jù)有關(guān)研究資料顯示，企業(yè)管理過程中，若采購成本所占比例減少1%，整體利潤將會增加5%至10%。由此可以看出，若能強化企業(yè)物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理，必然會顯著提高企業(yè)經(jīng)濟效益，控制企業(yè)物資采購是降低產(chǎn)品成本和提升產(chǎn)品質(zhì)量最有效的方法之一。

標(biāo)準(zhǔn)化對物資采購運行起著引導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，標(biāo)準(zhǔn)的物資采購為企業(yè)提升經(jīng)濟效益提供了技術(shù)支撐，可以有效地降低物資成本，使企業(yè)采購效益最大化。在企業(yè)競爭日益激烈的背景下，企業(yè)要想贏得更多消費者，就必須走標(biāo)準(zhǔn)化管理道路，在設(shè)備和物資采購與管理的過程中，要與社會主義市場經(jīng)濟要求相結(jié)合，建立完善的采購制度，合理制定采購計劃，嚴(yán)格執(zhí)行采購標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)綜合電子集中采購平臺的支持下，推動物資采購管理逐步完善，達(dá)到規(guī)范采購行為的目的，實施科學(xué)物資管理。

二、企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀與問題

（一）企業(yè)物資采購?fù)獠匡L(fēng)險

企業(yè)物資采購?fù)獠匡L(fēng)險主要包括三個方面，其一，物資采購時，受自然因素影響大，采購及運輸過程中，存在著無法抵御的各種不可抗力因素，有可能為企業(yè)帶來無法估量的損失。其二，采購設(shè)備物資時，受社會因素制約，可能面臨許多難以預(yù)料的阻礙，統(tǒng)稱社會風(fēng)險。如國內(nèi)外形勢動蕩等政治因素、通貨膨脹和物價過快上漲等經(jīng)濟因素，這使得物資材料的價格處于經(jīng)常變動之中，增加了物資采購風(fēng)險。其三，在市場環(huán)境持續(xù)起伏的情況下，企業(yè)物資采購面臨著市場風(fēng)險。盡管相關(guān)文件有明確的規(guī)定，買家在采購設(shè)備物資時，需遵循公開和公平等原則，但受許多客觀因素制約，市場中大量虛假信息存在，采購信息不對稱，造成原材料質(zhì)量要求及價格預(yù)算同采購材料的實際需要不符，造成市場風(fēng)險。

（二）企業(yè)物資采購內(nèi)部風(fēng)險

1.缺乏協(xié)作管理意識

物資采購要求有關(guān)采購管理部門經(jīng)過合理預(yù)算，確定企業(yè)真正所需材料的數(shù)量及特定要求。物資采購預(yù)算主要包括采購成本預(yù)算、采購質(zhì)量預(yù)算以及采購進(jìn)度預(yù)算三方面內(nèi)容。但往往會出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象，合同部預(yù)算準(zhǔn)確性不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，實際采購數(shù)量和所訂標(biāo)準(zhǔn)計劃之間存在重大出入。物資采購管理屬于系統(tǒng)工作范疇，包括設(shè)備物資的購置、入庫和領(lǐng)用及評估等諸多環(huán)節(jié)與程序，每個環(huán)節(jié)中所涉及的人、財和物資源都不一樣。通常情況下，不同環(huán)節(jié)都是由不同責(zé)任人承擔(dān)。因此，如果采購過程中出現(xiàn)問題，需要相關(guān)人員進(jìn)行共同決策。只有各個環(huán)節(jié)的人員產(chǎn)生協(xié)同管理意識，強化溝通合作，才能使物資采購管理發(fā)揮其應(yīng)有的效益。但是，目前，大多數(shù)企業(yè)物資采購管理的各個部門、職位間協(xié)調(diào)意識不強，主要體現(xiàn)在計劃數(shù)量及預(yù)算偏離實際采購、計劃外設(shè)備物資采購和重復(fù)購置設(shè)備物資等，這就導(dǎo)致了物資采購成本過高及資源浪費現(xiàn)象較為突出等問題。由于各部門之間缺乏有效及時的溝通，物資采購計劃與企業(yè)實際需要嚴(yán)重脫節(jié)，各類物資采購數(shù)量計劃科學(xué)性及合理性不強，將對企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度產(chǎn)生影響，并且嚴(yán)重地影響企業(yè)經(jīng)濟效益。

2.標(biāo)準(zhǔn)化管理意識不強

從目前的情況來看，我國大部分企業(yè)對于物資采購管理工作都比較重視，但是卻忽略了標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。在實踐中仍沿用傳統(tǒng)的思維，未真正意識到標(biāo)準(zhǔn)化采購管理的真實價值。市場經(jīng)濟環(huán)境中，部分企業(yè)對于市場經(jīng)濟內(nèi)部規(guī)律及風(fēng)險指標(biāo)認(rèn)識不足，對于物資編碼以及物資分類等相關(guān)概念缺乏深入理解，導(dǎo)致設(shè)備物資采購管理僅僅是一種表面現(xiàn)象，沒有注重強化設(shè)備物資采購環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致物資采購控制措施不能得到有效實施，物資采購處于混亂局面，常常造成采購預(yù)算超支，給企業(yè)的經(jīng)濟效益造成不利影響，對企業(yè)長期持續(xù)健康發(fā)展極為不利。

三、強化企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購管理的措施

在我國市場經(jīng)濟快速發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營管理方式轉(zhuǎn)變過程中，加強物資采購標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有重大的現(xiàn)實意義。促進(jìn)物資采購標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)做好如下工作：

（一）在物資需求標(biāo)準(zhǔn)化方面

企業(yè)開展物資采購的第一步就是要明確物資需求，物資需求標(biāo)準(zhǔn)化重點是要統(tǒng)一物資的性能、參數(shù)和型號等具體要求，減少物資“萬國牌”問題。從一定意義上說，物資需求并不簡單地指代一種物料品種和設(shè)備，而是要將企業(yè)生產(chǎn)所涉及的物資全部納入需求標(biāo)準(zhǔn)化的范疇，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化需求申報。企業(yè)應(yīng)建立完善的物資需求預(yù)測系統(tǒng)，以提高企業(yè)生產(chǎn)管理水平和經(jīng)濟效益。對物資編碼標(biāo)準(zhǔn)、采購的技術(shù)條件和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，是促進(jìn)物資需求標(biāo)準(zhǔn)化的一項重要的基礎(chǔ)性工作。

對此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展物資編碼評審工作。物資編碼應(yīng)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)所用物資的全部范圍，實現(xiàn)物資編碼全覆蓋。同時，物資編碼要保證準(zhǔn)確性，嚴(yán)格按照編碼的用途，根據(jù)物料屬性與編碼類別相匹配的原理，對已有編碼物資的說明，工業(yè)說明、自然屬性和其他特性開展綜合性評審，防止重碼和錯碼，確保一物一碼。物資編碼還應(yīng)當(dāng)確保通用性，在通用性方面，即與企業(yè)生產(chǎn)運行情況相結(jié)合，對企業(yè)生產(chǎn)核心設(shè)備配件、專用物資質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)及利用環(huán)境開展評審，降低非標(biāo)、專利產(chǎn)品數(shù)量和產(chǎn)品獨家購買等個性化要求，以提高編碼通用性。

此外，企業(yè)應(yīng)開展與安全生產(chǎn)有關(guān)的重大關(guān)鍵物資技術(shù)評審，根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)及綠色環(huán)保的要求，明確采購的技術(shù)條件，加強對技術(shù)評審結(jié)果的運用，需求計劃的制定過程中，嚴(yán)格落實評審結(jié)果，制定完善科學(xué)的物資采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)參數(shù)，將物資需求與產(chǎn)品規(guī)格品牌進(jìn)行融合，實現(xiàn)需求批量的最大化整合，促進(jìn)需求標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）在管理標(biāo)準(zhǔn)化方面

物資管理標(biāo)準(zhǔn)化是物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理的制度基礎(chǔ)，管理標(biāo)準(zhǔn)化重在建立規(guī)范的、高效的和可執(zhí)行的業(yè)務(wù)運行機制，以有力推動采購管理效能與效率的雙重提高。

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略需要，以管理優(yōu)化和提升水平為原則，適時更新并調(diào)整現(xiàn)有制度內(nèi)容，實現(xiàn)對采購管理的全覆蓋，使之更加符合生產(chǎn)經(jīng)營管理實踐。同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化改造的需要，對各制度內(nèi)容進(jìn)行修改完善和刪節(jié)合并，保證系統(tǒng)的簡約規(guī)范、實用高效以及較強的可操作性。

其次，企業(yè)應(yīng)以業(yè)務(wù)運行情況為依據(jù)，調(diào)整優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)采購流程操作程序化、簡單化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證采購業(yè)務(wù)流程的暢通和高效。對于招標(biāo)采購、專家采購、詢比價采購范圍定義、組織方式、業(yè)務(wù)流程及配套基礎(chǔ)資料進(jìn)行規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的運行程序組織采購。建立完善的評價體系與機制，為采購標(biāo)準(zhǔn)化提供有力支撐。根據(jù)評估結(jié)果，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化工作的管理診斷，推動不斷完善，實現(xiàn)采購標(biāo)準(zhǔn)化水平的螺旋式提升。同時，構(gòu)建市場調(diào)研體系，進(jìn)一步把握物資市場價格及變化趨勢，從而在物資采購價格上把握主動權(quán)。此外，企業(yè)應(yīng)成立專業(yè)團隊，重點督導(dǎo)、檢查及指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部物資的采購管理，并及時對企業(yè)物資采購管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。

最后，確保采購基礎(chǔ)資料標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點和實際需要制定符合本企業(yè)發(fā)展規(guī)律和趨勢的采購標(biāo)準(zhǔn)，提高基礎(chǔ)資料應(yīng)用價值。一方面，與國際接軌，參考國內(nèi)外一般商務(wù)及技術(shù)文件模式，對已有采購基礎(chǔ)資料文本格式和內(nèi)容要素等標(biāo)準(zhǔn)化改造，推動采購文件的規(guī)范化和通用化。另一方面，本著有用、有效及切合實際的原則，針對已有采購單據(jù)、采購記錄、報表和其他基礎(chǔ)資料統(tǒng)一規(guī)范，減少重復(fù)的、多余的基礎(chǔ)資料。通過采購基礎(chǔ)資料的標(biāo)準(zhǔn)化，確立一套與采購實際相匹配的基礎(chǔ)資料體系，有利于實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)全程展現(xiàn)與工作驗證。同時，企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一物資數(shù)據(jù)采集、取數(shù)邏輯和統(tǒng)計口徑，保證統(tǒng)計方式、手段、時點范圍和計算口徑一致，確保數(shù)據(jù)來源、指標(biāo)計算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的精確、真實和可信。

（三）在信息標(biāo)準(zhǔn)化方面

為推動物資采購標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的采購管理操作平臺。融合電子商務(wù)、ERP和CMIS等技術(shù)，建立電子采購平臺，實現(xiàn)采購計劃報告、采購實際過程和合同備案等全程在線辦理。以信息公開和在線監(jiān)督為手段，融合數(shù)字歸檔和其他功能，做到采購信息的公開透明、采購流程的永久追溯。建立基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的采購智能決策支持系統(tǒng)，全面支撐采購工作的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升采購效率，提高采購管理水平。同時，企業(yè)可把規(guī)章制度、管理程序和業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點植入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)采購管理系統(tǒng)的自動控制，保證規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行及業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)操作。此外，可依靠物料編碼，把材料的性能屬性、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和品牌名稱錄入電子系統(tǒng)進(jìn)行信息化處理，在相應(yīng)物料編碼中對信息內(nèi)容進(jìn)行賦值。通俗地說，就是把標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)果、技術(shù)結(jié)果和規(guī)范技術(shù)條件一一對應(yīng)物料編碼。

結(jié)語：

企業(yè)物資采購為其開展生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了重要保障。企業(yè)必須不斷加大物資采購管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度，推進(jìn)物資采購信息化工作，完善企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購體系，以提高企業(yè)物資采購管理水平。