■王文姣

（上實(shí)發(fā)展（青島）投資開發(fā)有限公司）

ERP系統(tǒng)是企業(yè)現(xiàn)代化管理新模式，其借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)軟件，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)、供、銷各個(gè)環(huán)節(jié)的資源整合和信息共享，是現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要工具。從整體ERP應(yīng)用情況來看，越來越多的企業(yè)重視ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的重要作用。但是，從內(nèi)部控制的角度來看，很多企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)因素和防范方面認(rèn)識(shí)不足，使得 ERP系統(tǒng)的應(yīng)用存在較多問題，亟需加以研究。

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的內(nèi)涵

1.1 企業(yè)ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵及企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵

ERP系統(tǒng)是將企業(yè)的人力、財(cái)物、時(shí)間、空間等資源進(jìn)行整合和管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。

內(nèi)部控制是由企業(yè)管理層和各部門員工共同實(shí)施的，通過制定相關(guān)管理制度，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的效率，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)，以及及時(shí)應(yīng)對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的一系列過程。

1.2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

1.2.1 企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的工具和途徑

完善的內(nèi)控體系是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的根本，而內(nèi)部控制是一項(xiàng)涉及面廣泛、操作繁瑣的工作。它的運(yùn)作必須借助一個(gè)可以整合所有資源的系統(tǒng)化平臺(tái)，而ERP系統(tǒng)作為一款信息化先進(jìn)的軟件，很好地滿足了這一要求。企業(yè)管理層借助ERP系統(tǒng)對(duì)全體業(yè)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督管控，讓內(nèi)部控制從傳統(tǒng)模式走向信息化，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理嵌入到ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制動(dòng)態(tài)監(jiān)管，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)的高效率運(yùn)作。

1.2.2 企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的對(duì)象

內(nèi)部控制需要通過各部門的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范和部門規(guī)章貫徹下去，所以ERP系統(tǒng)中很多控制點(diǎn)和審批權(quán)限是根據(jù)公司內(nèi)部控制制度的要求人為設(shè)置，與內(nèi)部控制在控制活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息溝通等方面的要求完全吻合。因此，ERP系統(tǒng)應(yīng)針對(duì)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)，制定科學(xué)有效的對(duì)策，努力實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制的重大突破。

1.2.3 企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的體現(xiàn)和要素

ERP系統(tǒng)的設(shè)置體現(xiàn)了內(nèi)部控制在控制活動(dòng)、信息溝通與監(jiān)督方面的要求，與內(nèi)部控制的控制要素相輔相成。同時(shí)，ERP系統(tǒng)利用各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制從傳統(tǒng)的事中控制轉(zhuǎn)為事前控制。因此，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制精細(xì)化管理的體現(xiàn)，也是內(nèi)部控制與信息化完美結(jié)合的體現(xiàn)。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

2.1 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制制度更完善

在ERP系統(tǒng)的支持下，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化管理的要求，需要業(yè)務(wù)操作流程更加清晰，讓管理逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、扁平化方向發(fā)展。在ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中，業(yè)務(wù)部門之間信息同步、共享，便于管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的問題，通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)評(píng)估，不斷優(yōu)化內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。

2.2 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制范圍更廣泛

ERP系統(tǒng)應(yīng)用之前，內(nèi)部控制的范圍主要是作業(yè)控制、財(cái)務(wù)控制。ERP系統(tǒng)上線之后，實(shí)現(xiàn)了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)流程的剛性控制，提升了各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的綜合分析能力，讓內(nèi)控范圍又?jǐn)U大到治理控制、管理控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制以及崗位職責(zé)分離控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全范圍經(jīng)營(yíng)管理的控制。

2.3 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制形式更智能

ERP系統(tǒng)本質(zhì)上是一款信息化系統(tǒng)軟件，各系統(tǒng)模塊按照供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)定制，終端用戶在責(zé)權(quán)清晰的情況下處理本部門業(yè)務(wù)，將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向和縱向傳遞。同時(shí)，各系統(tǒng)模塊自動(dòng)連接數(shù)據(jù)查詢端口，方便實(shí)時(shí)查詢各部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，既能降低成本，又能進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，同時(shí)有助于管理層及時(shí)做出經(jīng)營(yíng)決策，有利于創(chuàng)造更好的利潤(rùn)和效益。

2.4 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制模式由財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制模式下，內(nèi)部控制主要以財(cái)務(wù)控制為主，而且風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警相對(duì)滯后?，F(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制以“預(yù)防為主，治理為輔”的理念為指導(dǎo)，將控制節(jié)點(diǎn)分為事前控制、事中控制和事后控制。而ERP系統(tǒng)正是在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的情況下應(yīng)運(yùn)而生，它主要是以“業(yè)務(wù)”為中心開展活動(dòng)，在業(yè)務(wù)流程規(guī)劃設(shè)計(jì)中更加注重事前計(jì)劃和事中控制，將采購(gòu)、成本、設(shè)計(jì)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、人力等融入到系統(tǒng)中，改變了傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制模式，發(fā)揮了內(nèi)部控制預(yù)防性職能。

2.5 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制環(huán)境更良好

ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用后，對(duì)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)職能設(shè)置、崗位權(quán)責(zé)分離以及反舞弊機(jī)制等內(nèi)部控制環(huán)境方面產(chǎn)生一定的影響。在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，企業(yè)組織架構(gòu)從傳統(tǒng)的錐形模式向扁平化模式發(fā)展，打破了傳統(tǒng)的不合理的流程模式和審批環(huán)節(jié)，建立了符合現(xiàn)代化企業(yè)管理的新的流程模式和秩序，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)外部資源的一體化管理和信息共享，形成了良好的內(nèi)部控制環(huán)境，有利于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審計(jì)稽核的完成，同時(shí)在企業(yè)數(shù)據(jù)同步傳遞的過程中，能及時(shí)同步反饋、在線監(jiān)督、提前預(yù)警。在崗位權(quán)責(zé)分離方面，ERP系統(tǒng)的上線使得業(yè)務(wù)操作流程更加清晰流暢，授權(quán)機(jī)制更加明確，做到不相容崗位分離，讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門的崗位權(quán)限和審批流程標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化。在反舞弊機(jī)制方面，ERP系統(tǒng)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)聯(lián)系緊密，能夠相互監(jiān)督、實(shí)時(shí)監(jiān)控，很難單獨(dú)對(duì)自己部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改或舞弊，在很大程度上降低了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

3 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 相應(yīng)內(nèi)控制度體系構(gòu)建不完善

目前，大多數(shù)企業(yè)認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的重要作用，但只想單方面通過ERP系統(tǒng)健全和完善內(nèi)控體系，忽略了完善的內(nèi)控制度體系其實(shí)是實(shí)施ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)。有些企業(yè)沒有建立相對(duì)完善的內(nèi)控制度體系，業(yè)務(wù)部門之間缺乏有效的銜接、配合，內(nèi)部控制工作單一，業(yè)務(wù)流程無(wú)章可依，無(wú)法發(fā)揮多元化功能；有些企業(yè)的組織架構(gòu)管理落后，業(yè)務(wù)人員缺乏對(duì)制度的認(rèn)識(shí)，ERP系統(tǒng)的實(shí)施缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，控制節(jié)點(diǎn)之間相互沖突，導(dǎo)致內(nèi)控與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)。沒有相對(duì)完善的內(nèi)控制度體系，ERP系統(tǒng)好比沒有牢固地基的大廈，缺乏統(tǒng)籌性和穩(wěn)定性，如果問題出現(xiàn)了再去補(bǔ)救或進(jìn)行二次開發(fā)，會(huì)造成資源浪費(fèi)，甚至發(fā)生企業(yè)管理上不可挽救的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)融合度不夠

ERP系統(tǒng)不僅是一個(gè)信息化技術(shù)平臺(tái)，更是一種管理理念。很多企業(yè)的管理層沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，過分看重系統(tǒng)的技術(shù)性，忽略了它對(duì)業(yè)務(wù)流程管理的重要性，甚至認(rèn)為ERP系統(tǒng)的實(shí)施是財(cái)務(wù)一個(gè)部門的事情，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和上線與整個(gè)公司的業(yè)務(wù)不匹配、不融合，內(nèi)控節(jié)點(diǎn)的設(shè)置也沒有與系統(tǒng)相吻合。另外，ERP系統(tǒng)雖然是商業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)式軟件，是一個(gè)已經(jīng)成熟的系統(tǒng)，但是企業(yè)購(gòu)買之后還需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行二次開發(fā)設(shè)計(jì)，如果購(gòu)買后直接使用，那企業(yè)自身的內(nèi)控節(jié)點(diǎn)不會(huì)體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)中，有些內(nèi)控的功能無(wú)法被企業(yè)所運(yùn)用，系統(tǒng)本身的一些流程可能與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式相悖，最終增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 ERP系統(tǒng)信息安全存在隱患

ERP系統(tǒng)上線之后，雖然實(shí)現(xiàn)了部門之間的高效溝通和信息共享，但也帶來了不可忽視的隱患。這些信息安全的隱患，一方面來自于ERP系統(tǒng)本身的硬件風(fēng)險(xiǎn)，購(gòu)買之后未進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)測(cè)試直接上線使用，系統(tǒng)本身存在安全漏洞，再加上很多企業(yè)不單獨(dú)設(shè)立機(jī)房，僅通過云端服務(wù)器備份數(shù)據(jù)，一旦遭受病毒攻擊很容易系統(tǒng)癱瘓。另一方面，很多企業(yè)員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，權(quán)限密碼設(shè)置簡(jiǎn)單或直接使用初始密碼，更有部分員工將自己的權(quán)限與他人共享或直接交予他人操作使用，這樣很容易造成企業(yè)核心數(shù)據(jù)丟失或泄露。

3.4 內(nèi)部控制管理績(jī)效考核機(jī)制不健全

很多企業(yè)興致勃勃地引入了ERP系統(tǒng)，但最終實(shí)施的結(jié)果達(dá)不到預(yù)期，在很大程度上是因?yàn)槿狈?nèi)控管理績(jī)效考核機(jī)制造成的。一方面，ERP系統(tǒng)雖然是信息化平臺(tái)，在某些領(lǐng)域可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制，但仍然需要和手工控制相結(jié)合才能達(dá)到最完美的狀態(tài)。很多企業(yè)卻存在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入不完善、錯(cuò)誤連篇，卻無(wú)人校對(duì)的情況；另外很多業(yè)務(wù)人員不重視ERP系統(tǒng)管理流程，線上審批時(shí)間過長(zhǎng)，導(dǎo)致效率低下。另一方面，ERP系統(tǒng)和內(nèi)控管理未納入到考核中，責(zé)任落實(shí)存在問題。在ERP實(shí)施過程中，很多企業(yè)未將內(nèi)控管理細(xì)分成考核指標(biāo)，也沒有層層分解落實(shí)到各部門、各環(huán)節(jié)，最終影響ERP系統(tǒng)的全面開展。

3.5 企業(yè)缺乏復(fù)合型專業(yè)人才

信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，很多企業(yè)都亟需內(nèi)控管理知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。在實(shí)務(wù)操作中，由于復(fù)合型人才的缺乏，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用管理和內(nèi)部控制管理各自為政，由各條線專業(yè)的人員分別實(shí)施管理，財(cái)務(wù)人員只懂得如何完成財(cái)務(wù)控制目標(biāo)，卻不懂得如何設(shè)置ERP系統(tǒng)；IT技術(shù)人員懂得如何利用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，卻不懂得如何把企業(yè)內(nèi)控管理嵌入到ERP系統(tǒng)中，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制體系無(wú)法完全融合和科學(xué)管理，運(yùn)行效率低下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)。

4 ERP系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的具體建議

4.1 完善內(nèi)部控制制度與體系

首先，按照企業(yè)要求梳理各業(yè)務(wù)部門的所有相關(guān)流程，針對(duì)每個(gè)一流程進(jìn)行多角度的風(fēng)險(xiǎn)測(cè)評(píng)分析，既要保證日常經(jīng)營(yíng)的便利性又要最大可能地降低風(fēng)險(xiǎn)。其次，將梳理好的業(yè)務(wù)流程嵌入到ERP系統(tǒng)中，將內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)控制、風(fēng)險(xiǎn)控制結(jié)合起來，利用ERP系統(tǒng)建立風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，最大程度地將企業(yè)風(fēng)的險(xiǎn)控制在可控范圍內(nèi)。最后，完善內(nèi)控制度的同時(shí)，也要建立完善的ERP系統(tǒng)實(shí)施制度，將ERP應(yīng)用指南納入內(nèi)控制度體系之中。ERP系統(tǒng)應(yīng)用指南應(yīng)包含內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的設(shè)置、在ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)描述，增強(qiáng)其可操作性。

4.2 提升ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制方面的應(yīng)用水平和應(yīng)用質(zhì)量

企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模越來越大，業(yè)務(wù)流程會(huì)越來越復(fù)雜，利用ERP系統(tǒng)提升內(nèi)控質(zhì)量的要求也越來越高。一方面，企業(yè)管理層應(yīng)從思想上、行動(dòng)上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，成立專業(yè)化ERP系統(tǒng)推進(jìn)小組，最好包含各業(yè)務(wù)部門的骨干人員。小組成員首先全面梳理業(yè)務(wù)流程，全面評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并與其他業(yè)務(wù)部門充分溝通協(xié)調(diào)，最終在ERP系統(tǒng)中得到實(shí)現(xiàn)和融合。尤其在ERP系統(tǒng)實(shí)施前期，小組成員應(yīng)定期梳理業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控制度，隨時(shí)調(diào)整各業(yè)務(wù)模塊，持續(xù)跟蹤學(xué)習(xí)并優(yōu)化系統(tǒng)，真正做到系統(tǒng)為企業(yè)服務(wù)。另一方面，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)遷移過程中的準(zhǔn)確性與完整性，以便日后在ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)設(shè)置內(nèi)控管理模塊，從各個(gè)業(yè)務(wù)模塊提取數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、評(píng)估、形成報(bào)表比對(duì)等，實(shí)現(xiàn)部門之間、上下層級(jí)之間的數(shù)據(jù)共享。通過構(gòu)建專業(yè)化推進(jìn)小組，以及從ERP系統(tǒng)功能著手，建立ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程融合體系，提高ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制方面的應(yīng)用水平和應(yīng)用質(zhì)量。

4.3 加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)信息安全的保護(hù)

首先，需要在系統(tǒng)開發(fā)階段定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)測(cè)試，安裝成熟穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)防火墻，對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，定期清理垃圾數(shù)據(jù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防范。其次，設(shè)置專門的機(jī)房，配備質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備，采取先進(jìn)硬盤鏡像技術(shù)，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份；只能進(jìn)行云備份的企業(yè)也應(yīng)該定期采用硬盤將數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)出備份，以防數(shù)據(jù)丟失或泄露。最后，嚴(yán)格執(zhí)行ERP系統(tǒng)分級(jí)授權(quán)管理，崗位權(quán)責(zé)清晰，禁止員工混用系統(tǒng)賬號(hào)密碼或越權(quán)操作使用。同時(shí)加強(qiáng)賬號(hào)密碼的管理，在系統(tǒng)中強(qiáng)制要求員工第一次登錄時(shí)修改初始密碼，且定期修改維護(hù)密碼。

4.4 健全內(nèi)部控制的績(jī)效考核

為了使ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控充分發(fā)揮作用，企業(yè)應(yīng)健全內(nèi)部控制績(jī)效考核制度。首先，建立部門責(zé)任制，將各業(yè)務(wù)部門相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性由部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)把關(guān)，并對(duì)核心數(shù)據(jù)設(shè)專人審核校對(duì)，減少業(yè)務(wù)處理的失誤，禁止用戶流程審批拖延等行為。其次，通過在ERP系統(tǒng)中設(shè)立內(nèi)控管理模塊，將內(nèi)控管理目標(biāo)和執(zhí)行情況量化、細(xì)化，讓所有員工都有目標(biāo)，所有員工都有考核，將員工目標(biāo)與企業(yè)的內(nèi)控目標(biāo)融為一體。

4.5 加強(qiáng)復(fù)合型專業(yè)人才的培訓(xùn)和儲(chǔ)備

ERP系統(tǒng)信息化程度高、應(yīng)用范圍廣，對(duì)企業(yè)管理也提出了更高的要求，要想實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制管理的融合，需要很多復(fù)合型人才作為支撐。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，從現(xiàn)有員工中挑選可塑之才，通過外部專業(yè)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部企業(yè)管理的培訓(xùn)，培養(yǎng)其財(cái)務(wù)分析能力、企業(yè)管理能力、信息化能力以及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。另外，還可以通過外部招聘，或者與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，引進(jìn)具有復(fù)合型專業(yè)知識(shí)能力的人，并鼓勵(lì)其定期對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，提升整個(gè)公司的人員素養(yǎng)，真正發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能和作用，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。