■羅龍瓊

（廣州中智融通金融科技有限公司）

隨著傳統(tǒng)銀行業(yè)逐步轉(zhuǎn)型數(shù)字化智慧銀行服務，以銀行為主要客戶的A企業(yè)新增了一塊業(yè)務，服務于銀行智慧網(wǎng)點建設，提供整體解決方案，立足網(wǎng)點業(yè)務特點，融合5G、人工智能、大數(shù)據(jù)、生物識別等技術(shù)，提供含咨詢規(guī)劃、場景設計、金融設備軟硬件銷售及系統(tǒng)集成、聯(lián)合運營等一站式工程實施與服務。為更好地滿足該新增業(yè)務的整體管理，真正提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，A企業(yè)需要尋求一套與之適應的核算管理系統(tǒng)。

1 A企業(yè)項目財務核算管理中應用SAP系統(tǒng)的背景及動因

1.1 新業(yè)務，原有系統(tǒng)不適合項目管理

鑒于每個銀行關(guān)于智慧網(wǎng)點建設有不同的定制化及個性化的要求，所采用的設備情況也將不同。對于A企業(yè)來說，此類業(yè)務各項目之間的收支成本費用情況均不相同，按照原來的制造業(yè)成本核算模式，不能清晰直觀地反映此類項目型業(yè)務的成本費用情況，也難以全流程的監(jiān)控項目的過程管理。即現(xiàn)有的系統(tǒng)模塊不夠滿足新增項目型業(yè)務的全面核算管理。

1.2 選擇SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢

（1）SAP系統(tǒng)全面集成了生產(chǎn)計劃模塊、銷售管模塊、采購管理模塊、庫存管理模塊、設備管理模塊、項目管理模塊、財務管理模塊等，是綜合考慮企業(yè)架構(gòu)和財務管理比較細致的系統(tǒng)，整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更為嚴謹。

（2）SAP系統(tǒng)集中了先進的管理經(jīng)驗,主要業(yè)務流程能夠?qū)崿F(xiàn)自動化，只需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入即可聯(lián)動數(shù)據(jù)的高度集成，能夠更好的規(guī)范企業(yè)的業(yè)務流程、優(yōu)化管理模式，為企業(yè)管理的持續(xù)改善提供更大空間。

（3）SAP系統(tǒng)的應用需要綜合型人才，數(shù)據(jù)錄入一次保存之后不能修改只能沖銷或刪除的特點，通過系統(tǒng)的應用，能夠激發(fā)企業(yè)人員保持嚴謹?shù)乃季S，在一定程度上能夠促使企業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平提高，進而提升企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平。

（4）SAP系統(tǒng)項目管理模塊具備成本計劃和預算管理功能，通過項目生命周期管理及WBS工作細分結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)項目進度安排，成本和資源的計劃安排，達到分析和控制的目標，能夠促進業(yè)務流程更加順暢，有效提升項目的管理效率。

（5）在現(xiàn)有的SAP系統(tǒng)應用基礎(chǔ)上，增加項目管理模塊，能夠減少人力物力的投入，更好的節(jié)約資源。企業(yè)人員已經(jīng)對SAP系統(tǒng)操作具有一定的熟悉度，對于新增模塊的應用，能夠更好的理解和加快實際上手操作。

綜上所述，為了更好地客觀、獨立、準確的核算每個項目的收入成本費用情況，基于SAP系統(tǒng)核算的精細化、數(shù)據(jù)對比便捷化、成本核算的簡潔化，結(jié)合企業(yè)的實際情況，A企業(yè)采取在SAP財務系統(tǒng)中增加項目管理模塊的應用。

2 SAP系統(tǒng)在A企業(yè)項目財務核算管理中的應用現(xiàn)狀和效果

為了保障SAP系統(tǒng)的成功實施及實際應用，A企業(yè)專門組建了由企業(yè)領(lǐng)導及各部門負責人、關(guān)鍵用戶、IT人員共同組成的專項項目小組。經(jīng)過需求調(diào)研、資源調(diào)配，開發(fā)測試等充分準備，各相關(guān)人員通過專題培訓對業(yè)務場景有了基本的認識，對業(yè)務操作具備實操練習經(jīng)驗后，開啟了正式上線實施，為項目管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.1 A企業(yè)應用SAP系統(tǒng)的現(xiàn)狀

SAP系統(tǒng)項目管理主要是通過項目結(jié)構(gòu)WBS元素貫穿項目的整個流程，首先是創(chuàng)建項目并對項目結(jié)構(gòu)細分WBS元素，然后根據(jù)項目的實施進度在項目對應階段WBS下采購申請及訂單、項目費用錄入及項目結(jié)算，最后通過標準報表及自開發(fā)報表可以多維度的查看具體項目信息數(shù)據(jù)。A企業(yè)SAP系統(tǒng)的項目結(jié)構(gòu)WBS元素是根據(jù)項目的生命周期劃分為售前階段WBS、實施階段WBS、售后階段三大階段WBS，具體細分市場調(diào)研階段WBS、投標階段WBS、實施階段WBS、采購階段WBS、發(fā)貨階段WBS、安裝階段WBS、調(diào)試階段WBS 、驗收階段WBS、實施階段統(tǒng)計型WBS、項目開票WBS等10個階段WBS。其中實施階段統(tǒng)計型WBS主要是用于歸集項目相關(guān)的差旅費等費用性支出，便于項目整體經(jīng)濟效益總結(jié)時分析費用支出情況。A企業(yè)啟用SAP系統(tǒng)后，在應用過程中基本實現(xiàn)了項目管理的流程化、標準化、精細化，大大提升了企業(yè)對項目業(yè)務的管理水平。

2.2 A企業(yè)項目財務核算管理中應用SAP系統(tǒng)所取得的成效

2.2.1 實現(xiàn)以項目流程為中心的全過程管理控制

根據(jù)項目工程整體工作安排，緊緊圍繞項目流程將項目工作細化滲透到各個工作環(huán)節(jié)。對各階段的重點工作進行提前預設，經(jīng)各辦公系統(tǒng)間信息傳輸轉(zhuǎn)化將項目相關(guān)信息自動集成到SAP系統(tǒng)項目管理模塊中，通過項目多維度報表，可實時查詢項目預算及執(zhí)行情況，實現(xiàn)項目全過程可視化、信息化管理。

2.2.2 實現(xiàn)項目庫存科學分類管理

項目中使用的物料種類繁雜、個性化、多樣化，一個項目從大件設備到細小零配件，部分項目的物料種類可以高達幾百款，從幾十個供應商處供貨。由于SAP系統(tǒng)采用一個物品一個物料號的管理方式，物料編號具有唯一性，再借助項目管理模塊中的WBS元素標識可以將項目庫存與非項目庫存有效區(qū)別。根據(jù)WBS元素標識可以快速識別出屬于哪個項目的物料，讓入庫、定位、出庫等工作環(huán)節(jié)更加便捷。項目庫存科學分類，提高了庫存管理的效率，也有利于項目成本控制。

2.2.3 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效分析，為項目績效評價發(fā)揮重要作用

基于項目多維度的報表數(shù)據(jù)衡量項目計劃完善程度與執(zhí)行情況，可以直觀地開展各項效率評價、準確性評價。如根據(jù)WBS元素實時定位查詢項目物料的庫存情況。通過成本中心報表直接調(diào)取數(shù)據(jù)對采購、生產(chǎn)、銷售、售后、行政等部門費用支出情況進行全面分析。利潤報表將合同、收入、投入、成本、費用集中反映，可以一目了然地實時查詢項目利潤情況。項目報表多維度實時生成，實現(xiàn)在信息集成基礎(chǔ)上的財務預算、財務控制、財務分析動態(tài)化管理，為項目績效評價發(fā)揮重要作用，為領(lǐng)導層決策提供了有效輔助。

3 A企業(yè)項目財務核算管理中應用SAP系統(tǒng)存在的問題

3.1 與業(yè)務融合不夠深入，對項目管理模式的系統(tǒng)性認識不全面

各部門人員日常項目工作以應付事務較多，對項目管理的操作只是停留在本崗位職責范圍內(nèi)的SAP系統(tǒng)操作，對業(yè)務的整體情況了解不充分，缺少深入的探討、思考、研究項目管理的方法和工作制度。比如漏記WBS元素，在合同訂單中漏記可以影響到利潤報表無法讀取合同訂單數(shù)據(jù)、在采購訂單中漏記可以影響到庫存的管理及成本核算，對于該步驟操作對承上啟下的銜接重要性及對整體項目的影響程度認識不足，最終將影響項目利潤情況統(tǒng)計的全面性、準確性。

3.2 新功能應用，技術(shù)經(jīng)驗不足

對于新業(yè)務新功能應用，各部門人員需要經(jīng)過一段時間的摸索、總結(jié)、適應，所以在這段“磨合期”問題層出。一方面，SAP系統(tǒng)屬于線性化操控模式，數(shù)據(jù)信息具有不可逆性的特點，即前端操作數(shù)據(jù)錯誤，不能直接修改，需要按照后端已經(jīng)操作完畢的步驟，一步步倒退沖銷還原回前端出錯的這一步操作時才能修改。根據(jù)項目進度不定期的進行SAP系統(tǒng)項目管理模塊進行操作，由于操作頻次少，對具體操作不熟練，在操作過程中不規(guī)范，時常會出現(xiàn)操作故障。因為前端操作錯漏影響到后端操作，相關(guān)預定功能應用也會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺漏。另一方面，企業(yè)內(nèi)部通過幾個不同的辦公系統(tǒng)在系統(tǒng)間建立傳輸關(guān)系，形成一個管理控制的體系。各部門常用的系統(tǒng)分別不同，系統(tǒng)間對接數(shù)據(jù)傳輸不及時，數(shù)據(jù)不匹配，不同步將影響SAP系統(tǒng)項目管理模塊的具體應用效果。新功能應用大部分操作問題需要通過IT協(xié)助檢查問題所在再修正，也就是實際應用與查缺補漏同時進行，在很大程度上影響工作效率。

目前，仍尚未實現(xiàn)的一項功能是開發(fā)“超級報表”，即將項目所有信息集中到一個報表界面，可以將項目收入、成本情況溯源準確匹配到具體的項目合同內(nèi)容、采購合同內(nèi)容，在報表界面直接反映出所有的對應關(guān)系。問題點主要在于，項目產(chǎn)品由多種采購物料組成，系統(tǒng)中現(xiàn)有報表查詢界面沒有直接顯示對應映射關(guān)系，根據(jù)項目成本反向溯源對應到具體供應商及物料成本未能全部精準匹配。為準確核算項目的成本，項目材料采取按單實際成本核算，而通用物料可能由不同供應商提供，不同批次價格不同，對這種反向定位映射關(guān)系目前尚未在SAP系統(tǒng)項目管理模塊應用中直觀并完全準確的反映出來。對于這個“超級報表”，目前A企業(yè)采用人工加工編制方式實現(xiàn)。

3.3 內(nèi)部控制不完善，過程監(jiān)督管理不足

部門間業(yè)務流程對接不足，項目信息流通共享滯后。由于各系統(tǒng)具有權(quán)限設置，各部門業(yè)務信息在各辦公系統(tǒng)間的對接傳輸不完全，項目團隊成員間不能持續(xù)保持有效協(xié)同，跨部門溝通難，權(quán)責不清，容易造成當問題發(fā)生時項目人員相互推諉。同時在業(yè)務方面，由于無法將業(yè)務的整個流程情況串聯(lián)完整，耗時耗力，尤其是涉及經(jīng)辦人員變更交接情況的，新的人員剛接觸業(yè)務對之前的情況不了解，容易出現(xiàn)滯后跟進的情況，影響整體項目管理的效率。不僅影響了日常業(yè)務開展效率，而且加大總體項目管理及項目分析難度。

4 加強SAP系統(tǒng)在A企業(yè)項目財務核算管理中應用的對策措施

4.1 促進業(yè)財深度融合，強化系統(tǒng)性思維

項目人員要圍繞項目流程為中心，形成系統(tǒng)性的認識，在開展各項業(yè)務時能夠連鎖反應地綜合考慮問題。財務服務前置于業(yè)務之中，加強業(yè)財融合的廣度和深度，以財促業(yè)，創(chuàng)新管理、提升降本增效能力。財務人員不僅要熟悉財務模塊的工作內(nèi)容，還要對業(yè)務的整體運營模式進行深入了解，以項目可行性財務預測開始為切入點，參與業(yè)務政策討論與指定，加強業(yè)務合同審核，重點梳理業(yè)務的項目管理程序，并對財務流程梳理和優(yōu)化，提供及時、周到的財務支持，進而輸出高質(zhì)量的財務分析，提出有效的解決方案。同樣，項目成員不僅要熟悉業(yè)務流程，并且需要掌握一定的財務知識，熟悉各階段財務風險管控的關(guān)鍵點，遇到業(yè)務問題及時跟財務溝通，匯集信息再綜合決策，確保項目的有序運營。

4.2 加強各部門間的信息流通與共享，強化全過程跟蹤監(jiān)督

各部門之間的信息及時流通與共享，讓員工對溝通行為及時做出反饋，才能真正促進業(yè)財融合。一方面加強系統(tǒng)中項目業(yè)務事項流程中均有項目人員及財務人員參與。另一方面，借助企業(yè)常用的溝通工具及信息共享平臺，組成項目事項溝通群組直接溝通，相關(guān)事項統(tǒng)一在群組內(nèi)反饋，討論，決策，減少層級間溝通帶來的信息失真及延時，并通過信息共享平臺發(fā)布信息及時通告。通過多部門多人員實時跟蹤項目的履約進度，協(xié)同共享，群策群力，強化項目流程全過程監(jiān)督管理，及時為管理層決策提供全方位的支持。

4.3 加強各系統(tǒng)的完善，構(gòu)建“與人和諧”的系統(tǒng)

在完善SAP系統(tǒng)配置方面，IT部門根據(jù)各業(yè)務部門日常反映的問題，及時對系統(tǒng)的漏洞進行修補，并在細節(jié)方面加強配置控制。WBS元素貫穿整個項目過程并以此標識區(qū)別于其他項目，需在合同、銷售訂單、采購訂單及物料管理等相應字段上強制輸入，此對全部項目報表的實時統(tǒng)計及準確度保障非常重要。在SAP系統(tǒng)項目管理模塊的應用中，在強調(diào)日常操作需規(guī)范的同時，各業(yè)務的操作人員必須對重要字段填寫補充對后續(xù)管理的重要性保持足夠的認識和重視，并且在SAP系統(tǒng)應做必輸項管控。

在加強系統(tǒng)間傳輸?shù)募皶r及準確性方面，建議對系統(tǒng)操作頁面人性化設計。在業(yè)務流程中附帶流程圖、制度要求及注意事項說明，讓業(yè)務經(jīng)辦人員在操作前，操作時、操作后均有足夠的提示，審批結(jié)果自動傳輸?shù)狡渌到y(tǒng)，有助于提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性及準確度。如外購業(yè)務流程，附有流程圖、招標采購管理辦法、招標采購相關(guān)附件及模板，報價開啟記錄表。具體表單填寫時重要字段必輸項管控，輸入值的填寫要求提醒，及輸入值錯誤時的警告提示等，流程審批完畢后自動實時將審批結(jié)果傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)項目管理模塊中反饋供應商選擇及價格審批結(jié)果。

4.4 組織針對性培訓，形成操作手冊規(guī)范指導

為提高項目管理效益，應當重視對項目人員的培訓教育工作。培訓要將定期培訓和不定期培訓相結(jié)合，培訓人員范圍要求項目人員全員參與，并及時更新SAP系統(tǒng)相關(guān)操作手冊。定期培訓主要一是要通過常規(guī)培訓達到“溫故而知新”的效用；二是要做經(jīng)驗總結(jié)及分享，重點針對日常操作過程中容易出現(xiàn)的問題及對策培訓。不定期培訓主要針對新員工剛接觸業(yè)務的培訓、新問題解決方案、項目結(jié)題總結(jié)等的培訓。培訓內(nèi)容要包含業(yè)務流程培訓、業(yè)務內(nèi)容培訓、財務管理內(nèi)容培訓，實操模擬練習、經(jīng)驗分享等五大模塊，盡可能覆蓋項目管理中全流程的內(nèi)容及經(jīng)驗總結(jié)共享。

5 結(jié) 語

綜上所述，通過SAP系統(tǒng)的應用，相關(guān)的項目信息在SAP系統(tǒng)上能夠得到及時、真實、全面的集中反映，使得管理層可以實時掌握整體項目進度和財務成本費用等方面的準確信息，及時做出相應的決策，對企業(yè)項目管理智能化和精益化起到重要作用。為進一步提升項目核算管理的流程化、標準化、精細化，需要加強項目人員、業(yè)務信息與SAP系統(tǒng)間多維度、全要素的深入融合，充分調(diào)動系統(tǒng)的功能高效發(fā)揮，實現(xiàn)業(yè)財融合一體化的項目管理效用最大化。