◎麥偉芳

伴隨互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息技術(shù)的日益完善，中國現(xiàn)代化建設(shè)獲得了歷史性進(jìn)展，對(duì)檔案管理發(fā)展產(chǎn)生了普遍而深刻的影響。中國原生的電子檔案存量陡增，也面臨著經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型所帶來的機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)，對(duì)高職院校電子檔案雙套制和單套制模式的改革也勢(shì)在必行。

一、高職院校電子檔案單套制的優(yōu)勢(shì)

（一）滿足綠色環(huán)保需要

雙套制度不僅導(dǎo)致了紙質(zhì)資料的浪費(fèi)，消耗時(shí)間，紙質(zhì)資料保管利用也浪費(fèi)了大量空間。從成本方面來看，由于存儲(chǔ)紙面文檔需要建立龐大的檔案館藏區(qū)系統(tǒng)，有了相應(yīng)的設(shè)備，保存紙面文檔就必須占有巨大的物理存儲(chǔ)空間，這給高職院校電子檔案管理工作帶來了嚴(yán)重的負(fù)擔(dān)。而很多并無太多實(shí)效意義的電子檔案，卻因規(guī)模巨大，印制為紙面文檔要付出巨大的轉(zhuǎn)化成本。如果在保證電子檔案安全性的情況下，進(jìn)行電子檔案單套制存檔，就不需存放相應(yīng)的紙面打印文件，這將大大降低白紙的使用率和紙面檔案保管成本，從而給高職院校內(nèi)部的電子檔案管理創(chuàng)造更多價(jià)值。

（二）簡(jiǎn)化人工操作步驟

電子文檔單套制模式也是傳統(tǒng)檔案管理模式上的一次重要轉(zhuǎn)型，人們以往對(duì)于文檔的管理工作基本都要依賴于紙質(zhì)文檔，使之成為文件存檔、管理的主要載體。雖然在電子文檔出現(xiàn)后已經(jīng)顯露出了許多優(yōu)點(diǎn)，但是人們?nèi)匀粺o法摒棄過去的傳統(tǒng)檔案管理工作思路，盡管多年來人們不斷引進(jìn)電子文檔雙套制模式，但由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的高速發(fā)展，電子文檔雙套制模式的缺點(diǎn)也日益凸顯：管理成本重復(fù)花費(fèi)、人力重復(fù)勞動(dòng)等，同時(shí)電子文檔雙套制管理工作的效率也存在問題，必須耗費(fèi)巨大的人力、物力、財(cái)力對(duì)紙質(zhì)文檔加以科學(xué)管理。所以，全面普及電子檔案單套制管理實(shí)質(zhì)上是對(duì)從傳統(tǒng)紙張文檔管理模式發(fā)展到全程電子化管理模式的又一次革新。人們已經(jīng)徹底改變了過去使用紙張進(jìn)行電子文檔管理的工作模式，并意識(shí)到了現(xiàn)代電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。在辦公流程中，不但做到了傳統(tǒng)辦公流程與現(xiàn)代電子檔案管理的高效銜接，還使得電子文件的存檔和管理工作能夠同步運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了檔案管理工作的整體效能。

電子文檔系統(tǒng)實(shí)行單套制管理模式時(shí)，對(duì)電子文件的管理、檢索等都可利用個(gè)人計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備實(shí)現(xiàn)，并利用有關(guān)手段在較短的時(shí)限內(nèi)進(jìn)行有關(guān)管理工作。相反，在紙質(zhì)版文檔的管理工作流程中，必須耗費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)文檔進(jìn)行梳理，而在對(duì)文件進(jìn)行檢索時(shí)又必須耗費(fèi)大量的時(shí)間去一一檢索，與之比較，單套制管理能夠極大地提高效率。

（三）保證信息檢索速度

電子檔案單套制管理方式和傳統(tǒng)檔案保管管理模式比較，最大的優(yōu)勢(shì)就是優(yōu)化了管理工作過程，全部的工作過程都能夠利用技術(shù)手段，在整個(gè)電子文檔制作的流程中同步進(jìn)行，這樣不但降低了檔案保管人員的工作量，還可以節(jié)省大量的工作時(shí)間，從而大大提高檔案保管工作人員的管理效能。另外，在傳統(tǒng)的電子檔案保管模式中，獲取檔案信息需要工作人員事先調(diào)取檔案入庫上架前的記錄，之后再自己去檔案庫中獲取相應(yīng)的檔案，而人力查找這一過程也將耗費(fèi)不少時(shí)間。如果引入電子文件單套制模式，要想查找文件，只需要借助技術(shù)手段在文件管理中輸入文件的關(guān)鍵字就能將所需要的文件檢索出來。由此可見，這一模式使文件的信息提取更為簡(jiǎn)單。

二、高職院校電子檔案單套制管理模式的構(gòu)建

（一）開發(fā)穩(wěn)定的管理系統(tǒng)

研發(fā)穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。在技術(shù)得到支持的前提下，致力于穩(wěn)定、持續(xù)以及全面的電子產(chǎn)品存檔系統(tǒng)的開發(fā)，還需要利用技術(shù)手段為電子產(chǎn)品文檔的收集與管理工作創(chuàng)造安全可靠的電子環(huán)境，以保證電子檔案在歸檔、傳輸?shù)攘鞒讨械脑夹浴⑼暾群涂尚哦?。在進(jìn)行電子產(chǎn)品文檔管理系統(tǒng)技術(shù)開發(fā)的整個(gè)過程中，要充分考慮到管理系統(tǒng)內(nèi)部的相容性，以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門間在認(rèn)證步驟中程序的簡(jiǎn)便，從而大大地提升這一模式的電子產(chǎn)品文檔利用效果。

（二）廣泛運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)

使用區(qū)塊鏈技術(shù)中的時(shí)間記錄細(xì)節(jié)以及數(shù)據(jù)權(quán)限等功能，避免信息內(nèi)容被人非法修改，從而確保電子文檔信息內(nèi)容的真實(shí)性；利用區(qū)塊鏈技術(shù)還能夠使用權(quán)限、密碼、定位等技術(shù)手段，保證在電子文檔的讀取過程中信息不泄露，不被人非法讀取，以確保電子文檔信息內(nèi)容的安全性；使用區(qū)塊鏈技術(shù)能夠?qū)?nèi)容數(shù)據(jù)和操作數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行整合，并將各種數(shù)據(jù)加以比較和甄別，繼而產(chǎn)生更有價(jià)值的資訊，提高檔案內(nèi)容的整體性和利用性。而與此同時(shí)，我們還需要將電子檔案加以備份，以確保當(dāng)其原始的存檔系統(tǒng)發(fā)生障礙造成文檔內(nèi)容不可恢復(fù)性的損失時(shí)，其檔案還能夠進(jìn)行還原，減少損失。

（三）搭建協(xié)同管理平臺(tái)

電子文檔單套制歸檔系統(tǒng)與以往的雙套制度有所不同，在具體實(shí)施歸檔作業(yè)中，各單位的分工方式也有所不同，必須采取全程管理的方法，而業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子文檔系統(tǒng)相互之間的無縫連接，是完成電子文檔收、管、存、用工作的關(guān)鍵，也必須在業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生電子設(shè)備文檔之后直接與歸檔系統(tǒng)銜接，所以涉及電子文檔形成辦理與存檔工作的兩種主管部門——業(yè)務(wù)管理單位和歸檔機(jī)關(guān)，在實(shí)施單套制存檔工作時(shí)也必須是協(xié)調(diào)合作的伙伴關(guān)系，解決好業(yè)務(wù)單位與檔案保管機(jī)關(guān)相互之間的關(guān)聯(lián)是實(shí)現(xiàn)電子文檔“單套制”協(xié)作關(guān)系的重點(diǎn)。

進(jìn)行各主體協(xié)作管理的必要途徑是建立協(xié)作管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以方便各主體在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行協(xié)同工作。首先，各技術(shù)主管部門建立以協(xié)同信息管理為基礎(chǔ)的電子文檔管理制度，使得各有關(guān)技術(shù)主體都可以利用統(tǒng)一的信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)電子文檔實(shí)施記錄、管理和查詢，從而突破以往各個(gè)部門間的信息隔閡。為避免與電子檔案管理混淆，技術(shù)人員可在電子檔案管理中設(shè)置不同的登錄命令，而不同管理主體的登錄命令也不同，以便于各管理主體對(duì)電子文檔內(nèi)容進(jìn)行查詢。隨后，在技術(shù)部分對(duì)協(xié)同管控平臺(tái)實(shí)施功能提升，使不同的技術(shù)主體功能有效整合。各控制主機(jī)使用不同的登錄命令進(jìn)入?yún)f(xié)同系統(tǒng)，只可以對(duì)所管理的工作完成信息的記錄、編輯工作，但是可以直接查詢所有的信息，使全部的操作過程通過系統(tǒng)同時(shí)進(jìn)行，既減少了電子文檔保存信息孤島的發(fā)生，也大大提高了電子文檔保護(hù)的工作效率，[1]實(shí)現(xiàn)各主機(jī)系統(tǒng)的控制與應(yīng)用。最后，管理技術(shù)部門還需要針對(duì)電子文檔與單套制管理發(fā)展的實(shí)際需要，對(duì)協(xié)同管理平臺(tái)及時(shí)進(jìn)行管理系統(tǒng)的變更與完善，使所有關(guān)系的管理主體有效連接至協(xié)同管理平臺(tái)，以達(dá)到數(shù)據(jù)共享與管理的合作。

三、高職院校電子檔案單套制管理效率的提升

（一）完善文件單套制歸檔制度支持

健全的規(guī)章制度體系是保證單套制度工作的前提條件。一方面，在嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案歸檔、電子文書管理等工作的法律、規(guī)定之外，高職院校還要針對(duì)各自特色提出具體的電子檔案歸檔的范疇、時(shí)限、電子文書保管格式等。如為避免重大教學(xué)活動(dòng)信息在日積月累的處理過程中出現(xiàn)錯(cuò)刪，學(xué)校則可以按“月”或“季度”的周期開展資料歸檔業(yè)務(wù)，而不再有以往每月歸檔一次的時(shí)間限制。這樣對(duì)歸檔人員來說，單次交接工作量相對(duì)較小，存儲(chǔ)數(shù)量也不多，每次可一式三套保存，一個(gè)脫機(jī)封存管理，一個(gè)異地存放，一個(gè)提供使用，從而確保機(jī)讀數(shù)據(jù)的完整、可靠。另一方面，強(qiáng)化了單位內(nèi)部協(xié)作和內(nèi)容整合工作，建立了單位資料歸檔制度和管理體系。[2]

（二）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

技術(shù)人員是高職院校技術(shù)支持的重要保障，而提高高職院校技術(shù)人員質(zhì)量保證的主要渠道之一即是確保單位擁有專門的科技人員，但由于技術(shù)系統(tǒng)更替速度較快，使得人員的技術(shù)水平與系統(tǒng)更替快慢相匹配，成為高職院校亟待解決的問題所在。

首先，相關(guān)部門必須抬高技術(shù)人員的進(jìn)入門檻，增加技術(shù)人員的比例。例如國家檔案管理機(jī)關(guān)技術(shù)人員與其他技術(shù)人員的配置比率為1∶3，以確保技術(shù)人員充足；科技人員需要計(jì)算機(jī)技術(shù)等有關(guān)學(xué)科出身，并獲得相應(yīng)專業(yè)資格證書，且具有相應(yīng)的工作經(jīng)歷，優(yōu)秀人才也可相應(yīng)地放寬工作經(jīng)歷條件。

其次，構(gòu)建人才激勵(lì)機(jī)制。設(shè)立我國檔案學(xué)專業(yè)的院校，要重視對(duì)學(xué)生信息系統(tǒng)研究、工程設(shè)計(jì)等有關(guān)專業(yè)課的培訓(xùn)，以保證國內(nèi)檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生基本掌握有關(guān)技術(shù)；與此同時(shí)，高職院校要積極開展技術(shù)培訓(xùn)工作，對(duì)有關(guān)技能人員定期開展培訓(xùn)和考評(píng)，以保證科技人員及時(shí)掌握有關(guān)前沿技術(shù)，達(dá)到個(gè)人專業(yè)技能過關(guān)，以提高科技人員能力，適應(yīng)管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

最后，擴(kuò)大科技人才吸納途徑。檔案管理單位等部門的人員往往是經(jīng)過事業(yè)單位考核合格的人員，這在一定程度上影響了技術(shù)人員的招聘質(zhì)量。所以政府部門應(yīng)和有關(guān)院校聯(lián)合辦學(xué)，由院校進(jìn)行專門人才培養(yǎng)，再經(jīng)過職業(yè)技能考核進(jìn)入企業(yè)，這樣既能增加人才培養(yǎng)的質(zhì)量，也能增加人員的數(shù)量。

（三）建立明晰的檔案監(jiān)督檢查機(jī)制

從負(fù)責(zé)與落實(shí)，必須設(shè)置明確的全程監(jiān)管機(jī)制與可實(shí)施的監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)制，以確保各個(gè)層級(jí)負(fù)責(zé)落地與有效。第一，必須明確工作電子文檔對(duì)全過程每個(gè)環(huán)節(jié)的具體安排，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，這樣不僅可以在工作出錯(cuò)時(shí)直接定位責(zé)任人，還能夠賦予個(gè)人社會(huì)使命感，從而提高警惕與減少錯(cuò)誤；第二，可以通過定期和不定期抽查等方法，對(duì)工作流程與結(jié)果加以監(jiān)督，并設(shè)置專職的督查機(jī)構(gòu)全程跟進(jìn)督導(dǎo)和實(shí)地考察；第三，必須設(shè)置強(qiáng)制目標(biāo)，采用將每月工作績(jī)效考核和年終工作考評(píng)有機(jī)地結(jié)合的方式衡量工作指標(biāo)，將個(gè)人薪資水平和工作指標(biāo)掛鉤，獎(jiǎng)懲分明。只有在各級(jí)層面上積極履行職責(zé)，才能真正彰顯機(jī)制與技術(shù)的有效性，而保質(zhì)保量的工作落實(shí)則是有效推進(jìn)電子文檔單套制度運(yùn)行的關(guān)鍵保證。[3]

四、高職院校電子檔案單套制管理的安全措施

（一）庫房環(huán)境實(shí)時(shí)監(jiān)管

庫房中，采用全自動(dòng)傳感器，對(duì)倉庫的溫濕度、灰塵、煙氣等環(huán)境信息進(jìn)行連續(xù)的收集和管理，并傳遞至倉庫終端的數(shù)據(jù)采集器，以方便員工即時(shí)掌握倉庫的環(huán)境情況。同時(shí)，數(shù)據(jù)采集器還與倉庫溫濕度控制器相連接，當(dāng)出現(xiàn)溫濕度異常后可自動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，并將調(diào)節(jié)后的環(huán)境信息數(shù)據(jù)再次傳遞至倉庫終端。

利用監(jiān)控系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的載體庫房實(shí)施監(jiān)控，通常需要安裝門禁和紅外線監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)倉庫內(nèi)載體情況實(shí)施不間斷監(jiān)控，如發(fā)生了未經(jīng)許可申請(qǐng)、越權(quán)及規(guī)定時(shí)限以外的存取現(xiàn)象或資料竊取情況，則會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時(shí)地向電腦或手機(jī)終端發(fā)出告警，此時(shí)管理者就可以利用電腦或手機(jī)中的相關(guān)應(yīng)用軟件即時(shí)查詢倉庫狀況，并判斷如何處置。對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的信息管控方式在各個(gè)環(huán)節(jié)上也不盡相同。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)通過質(zhì)檢入庫或在異地網(wǎng)絡(luò)備份時(shí)，就必須對(duì)檔案數(shù)據(jù)的合法性實(shí)施監(jiān)控，以確保傳送后的檔案內(nèi)容和傳送之前的資料保持一致；在對(duì)檔案數(shù)據(jù)保存處理的過程中，須利用系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)當(dāng)前的狀況、潛在風(fēng)險(xiǎn)等情況加以監(jiān)控和評(píng)價(jià)，將測(cè)評(píng)和監(jiān)控的結(jié)果即時(shí)傳遞給管理者，由管理員據(jù)此作出反應(yīng)，以避免造成檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的泄漏和破壞；在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行使用管理時(shí)，則須對(duì)數(shù)據(jù)庫存取情況加以監(jiān)督，并分配存取權(quán)限、規(guī)定存取時(shí)間，如果發(fā)現(xiàn)異常的存取情況，則通過管理系統(tǒng)即時(shí)反映給終端，以防止檔案數(shù)據(jù)的被盜、篡改等現(xiàn)象發(fā)生。

（二）人力輔助實(shí)時(shí)監(jiān)管

檔案數(shù)據(jù)信息安全監(jiān)管系統(tǒng)要與人力安全監(jiān)管相結(jié)合，以人力安全監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)管加以補(bǔ)充，為檔案數(shù)據(jù)安全監(jiān)管工作提供了雙重保障。檔案行政管理機(jī)關(guān)須設(shè)置倉庫保安管理人員和檔案數(shù)據(jù)安全監(jiān)管人員。保安人員以定時(shí)的在庫房巡視方式確定檔案數(shù)據(jù)載體儲(chǔ)存環(huán)境有無風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)以電子巡更系統(tǒng)智能地設(shè)定巡邏路徑，以確定當(dāng)前時(shí)間內(nèi)安全員所在位置信息是否合理，安全員的反應(yīng)信息是否正常，確保倉庫周邊環(huán)境和安全人員的安全。檔案數(shù)據(jù)安全監(jiān)管人員利用終端接收到的數(shù)據(jù)監(jiān)控倉庫安全情況，一旦系統(tǒng)產(chǎn)生預(yù)警，安全監(jiān)管人員應(yīng)按照預(yù)警類型第一時(shí)間以監(jiān)控形式及時(shí)掌握倉庫狀況，并采取相應(yīng)的查封、搶救、報(bào)警等措施。

（三）增加安全保障經(jīng)費(fèi)

數(shù)字檔案資源的安全風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)策略是一個(gè)漫長而煩瑣的工作，它的投資耗費(fèi)龐大、復(fù)雜，但收益卻并不顯著。有統(tǒng)計(jì)資料指出，信息系統(tǒng)的建設(shè)費(fèi)用中包含了軟硬件產(chǎn)品購置費(fèi)、系統(tǒng)軟件研發(fā)費(fèi)和維護(hù)費(fèi)，其中維修成本屬隱性費(fèi)用。而實(shí)際上，軟件維護(hù)費(fèi)用一般是研發(fā)費(fèi)用的二倍，但是也有些軟件系統(tǒng)由于維修費(fèi)時(shí)，維修工程量較大，維修成本往往超過了研發(fā)費(fèi)用的三十至四十倍。[4]而作為檔案管理中心，對(duì)于數(shù)字文檔資料安全風(fēng)險(xiǎn)的處理手段往往更要進(jìn)行有效的創(chuàng)新，沒有人能夠正確預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)與影響，這就說明對(duì)于資料安全風(fēng)險(xiǎn)的投入是必要的。

五、結(jié)語

在5G現(xiàn)代電子行政辦公的深入與普及背景下，電子檔案逐步代替了以往對(duì)紙質(zhì)檔案的存放與管理，單套制電子檔案歸檔成為現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)。單套制的管理模式也是學(xué)校檔案管理方面的一個(gè)改革，為中國高等教育的科學(xué)管理提供了許多便利，但在當(dāng)前的技術(shù)條件下，單套制的管理模式確實(shí)也存在著一定的困難，學(xué)校還是要具備突破常規(guī)的能力。勇于探索新領(lǐng)域，掌握新技能，接受新鮮事物，這才是滿足中國教育事業(yè)迅速發(fā)展的基本要求。