王彩春

（朝陽(yáng)市生態(tài)環(huán)境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

引言

行政機(jī)關(guān)單位在運(yùn)行和管理的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，檔案室主要就負(fù)責(zé)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、保存和利用。伴隨著信息科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，大部分行政機(jī)關(guān)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，這就對(duì)行政機(jī)關(guān)單位的檔案管理提出了更高的要求，需要檔案管理不斷朝著高度集成化、信息化以及數(shù)字化的方向發(fā)展。因此在新時(shí)期，加快進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)已經(jīng)成了機(jī)關(guān)單位的重點(diǎn)任務(wù)[1]。通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化處理，增加電子檔案存量，并且通過(guò)集中統(tǒng)一的資源管理，為檔案使用者更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高檔案資源的利用效率，真正的發(fā)揮行政機(jī)關(guān)單位檔案信息資源的價(jià)值。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)概述

1.概念

要加快推進(jìn)行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)，首先就要明確什么是數(shù)字檔案室。所謂數(shù)字檔案室，其實(shí)可以簡(jiǎn)單地理解為在信息化技術(shù)的支持下，對(duì)傳統(tǒng)檔案室的升級(jí)，也就是在保持檔案室基本工作職能不變的情況下，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過(guò)開(kāi)展數(shù)字化掃描，積累、歸檔、管理、利用各類(lèi)檔案信息，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理[2]。在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的過(guò)程中，不僅僅要開(kāi)展數(shù)字化掃描工作，還要求行政機(jī)關(guān)單位建立與數(shù)字檔案、電子文件管理要求相適應(yīng)的管理機(jī)制，完善各類(lèi)軟硬件配套設(shè)施，整合有序資源。

2.特點(diǎn)

相比于傳統(tǒng)的檔案室，數(shù)字檔案室具有以下特點(diǎn)：一是數(shù)字化。數(shù)字檔案室采用統(tǒng)一的數(shù)字形式來(lái)進(jìn)行檔案信息資源的存儲(chǔ)，不再像以往一樣由紙質(zhì)載體來(lái)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，數(shù)字形式的信息存儲(chǔ)不僅具有容量大、可靠性高等的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還方便進(jìn)行信息資源的調(diào)取和查閱。二是虛擬化。傳統(tǒng)檔案室中的檔案信息資料大多是以實(shí)體紙質(zhì)檔案、照片、錄像帶等形式存在，而數(shù)字檔案室則是對(duì)這些實(shí)體檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的加工和處理，使得這些實(shí)體檔案虛擬化，從而能夠更好地與電子檔案以及一些其他的數(shù)字資源進(jìn)行集中和統(tǒng)一的管理。三是系統(tǒng)化。數(shù)字檔案室的檔案管理，主要是將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)固化在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)系統(tǒng)化的分析和處理，進(jìn)一步提升檔案管理和資源利用的規(guī)范性、科學(xué)性[3]。四是網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠工作人員手動(dòng)的進(jìn)行檔案收集、資料整理，行政機(jī)關(guān)各部門(mén)也要派出專門(mén)的工作人員進(jìn)行檔案移交，而通過(guò)數(shù)字檔案室的建立，所有的檔案管理操作都可以依托網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行，無(wú)論是檔案信息的收集整理，還是檔案移交，都可以通過(guò)登錄相應(yīng)的檔案管理平臺(tái)來(lái)完成。五是知識(shí)化。數(shù)字檔案室將文本、圖像、聲音、視頻等各類(lèi)信息資源加以整合，能夠形成一個(gè)統(tǒng)一和完整的知識(shí)單元，在提供相應(yīng)的檢索和查詢服務(wù)時(shí)，能夠直接以動(dòng)態(tài)分布的方式對(duì)有關(guān)的信息和知識(shí)進(jìn)行呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案提供向知識(shí)提供的轉(zhuǎn)變。

3.建設(shè)要求

行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室的建設(shè)要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)為基礎(chǔ)，以硬盤(pán)、光盤(pán)等數(shù)字化設(shè)備為載體，以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點(diǎn)，機(jī)關(guān)單位各類(lèi)檔案信息資源，包括各項(xiàng)業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)在內(nèi)的規(guī)范化管理以及資源的有效利用為目標(biāo)。

二、行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

1.提升檔案管理效率

行政機(jī)關(guān)單位加快進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，能夠提升檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理，在進(jìn)行有關(guān)檔案信息資源核對(duì)、篩選、錄入使更多的是依靠人工操作，容錯(cuò)率較高。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案室管理有一套嚴(yán)格的管理規(guī)章和流程，尤其是在進(jìn)行檔案資料的調(diào)取和查閱時(shí)，需要進(jìn)行層層的審批，缺乏一定的靈活性。而通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，依托于完善的檔案管理信息系統(tǒng)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲(chǔ)，減少人為操作的失誤，同時(shí)還能夠簡(jiǎn)化檔案室管理流程，根據(jù)不同部門(mén)的操作權(quán)限直接在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中完成有關(guān)的信息調(diào)取和查閱，極大地提升了行政機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的效率。

2.節(jié)約檔案管理成本

行政機(jī)關(guān)單位通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，還能夠有效地節(jié)約檔案管理的成本。在傳統(tǒng)檔案室中，主要是進(jìn)行一些紙質(zhì)檔案資料的存放，為避免紙質(zhì)檔案的損壞，需要配備相應(yīng)的防塵除潮設(shè)備，并且還要安排專門(mén)的人員進(jìn)行看管，針對(duì)一些重要檔案資料的調(diào)取和查閱還要進(jìn)行復(fù)印，使用復(fù)印件來(lái)進(jìn)行查閱。即便如此，一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案仍然有損毀的風(fēng)險(xiǎn)。這些都會(huì)增加行政機(jī)關(guān)單位人力、物力、財(cái)力的支出，使得檔案管理成本增加[4]。但通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案室，能夠真正地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化操作，并且通過(guò)對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備的加密處理，在平時(shí)也不用派專門(mén)人員進(jìn)行看管，只要做好對(duì)數(shù)字檔案信息的備份，能夠提升檔案管理的安全性和可靠性，有效節(jié)約行政機(jī)關(guān)單位檔案管理的成本。

三、行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.軟硬件平臺(tái)建設(shè)不到位

就當(dāng)前行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室的建設(shè)情況來(lái)看，存在軟硬件平臺(tái)建設(shè)不到位的問(wèn)題，究其根源就在于行政機(jī)關(guān)單位缺乏對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，致使相關(guān)的經(jīng)費(fèi)投入不足，由于缺乏必要的資金保障，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配置就存在缺失。數(shù)字檔案室建設(shè)牽扯到許多方面的問(wèn)題，比如數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用、辦公室管理系統(tǒng)的優(yōu)化、相關(guān)專業(yè)人員的配置、信息安全管理等等[5]，因此有一部分行政機(jī)關(guān)單位認(rèn)為數(shù)字檔案室建設(shè)比較麻煩，具體的建設(shè)工作遲遲難以推進(jìn)。

2.缺乏對(duì)數(shù)字檔案資源的整合利用

目前雖然有一部分行政機(jī)關(guān)單位著手建立了數(shù)字檔案室，但是大多只是停留在簡(jiǎn)單的信息查詢、入庫(kù)登記以及檔案統(tǒng)計(jì)這樣的基礎(chǔ)階段，普遍缺乏對(duì)數(shù)字檔案資源的整合利用。不能很好地建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也不能很好地完成對(duì)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及電子文件歸檔整理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)于數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的集中儲(chǔ)存和利用，降低了數(shù)字檔案的資源價(jià)值。

3.專業(yè)化數(shù)字檔案室管理人員匱乏

對(duì)于大部分的行政機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，都存在專業(yè)化的數(shù)字檔案管理人才匱乏的問(wèn)題。行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部同時(shí)具備檔案管理能力和現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才可謂是鳳毛麟角?，F(xiàn)有的檔案管理人員其檔案管理理念和檔案管理方式方法比較落后，他們所掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理體系不能很好的適應(yīng)數(shù)字檔案室管理的需求，也無(wú)法提供有針對(duì)性的信息服務(wù)，進(jìn)而降低了行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)質(zhì)量和水平。

四、行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)化舉措

1.重視數(shù)字檔案室的軟硬件平臺(tái)建設(shè)

行政機(jī)關(guān)單位要建設(shè)和利用好數(shù)字檔案室，提升行政機(jī)關(guān)單位等信息化水平，就必須要做好軟硬件平臺(tái)的建設(shè)。首先，行政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)重要性的認(rèn)知，將數(shù)字大師的建設(shè)和應(yīng)用成果納入到單位年度考核當(dāng)中，制定完善的數(shù)字檔案室建設(shè)方案，設(shè)立專項(xiàng)資金專門(mén)用于支持?jǐn)?shù)字檔案室建設(shè)。其次，行政機(jī)關(guān)單位必須要本著滿足現(xiàn)階段需要并適當(dāng)超前的原則，充分估算所需檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)容量、數(shù)據(jù)操作強(qiáng)度和網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)量，在選用硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時(shí)，適當(dāng)?shù)臑榻窈蟮脑O(shè)備擴(kuò)充、系統(tǒng)升級(jí)以及網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)建留有一定的余地。首先從硬件設(shè)施建設(shè)上來(lái)看，要配置高規(guī)格服務(wù)器，滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲(chǔ)、快速查詢以及按需擴(kuò)展的需求，為各用戶端的訪問(wèn)提供各種共享服務(wù)的計(jì)算機(jī)[6]。同時(shí)還要配置掃描儀等必要的設(shè)備，用于對(duì)紙質(zhì)檔案、照片檔案的數(shù)字化處理。其次從軟件系統(tǒng)建設(shè)上來(lái)看，一是要配置運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠且能夠與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。二是要安裝與掃描儀設(shè)備相匹配的掃描軟件，并且根據(jù)需要安裝ps等軟件用于圖像處理。三是根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求開(kāi)發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)，滿足對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集、加工、利用及管理等基本功能需求。最后是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，也就是數(shù)字檔案室建設(shè)的整體網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。數(shù)字檔案室中所使用的網(wǎng)絡(luò)必須要保持獨(dú)立性，與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理隔離或者是邏輯隔離，禁止接入因特網(wǎng)要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的對(duì)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理的規(guī)定進(jìn)行分級(jí)，明確安全區(qū)域。同時(shí)，在數(shù)字檔案室中要配置專門(mén)的計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)與行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)交換，要做到分層授權(quán)、專人負(fù)責(zé)，以保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

2.加快行政機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案資源整合利用

行政機(jī)關(guān)單位要提升數(shù)字檔案室建設(shè)水平，還有更加重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案資源的整合利用。首先，行政機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案室要建立面向全部室藏檔案的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、常用和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、歸檔電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的集中儲(chǔ)存和管理。其次是完成好對(duì)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。要求行政機(jī)關(guān)單位要嚴(yán)格按照有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，這里建議參考《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》[7]，來(lái)進(jìn)行有關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。同時(shí)要明確傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作原則：一是價(jià)值性原則，也就是要優(yōu)先進(jìn)行價(jià)值較高的檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是實(shí)用性原則，也就是優(yōu)先選擇利用率和使用頻率較高的檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；三是開(kāi)放性原則，也就是優(yōu)先選擇非涉密、公開(kāi)性的檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更加便于各部門(mén)加以利用；四是特色性原則，也就是在人力物力限制條件較多的情況下，優(yōu)先選擇本單位有特色的檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次是電子文件的歸檔。最后是電子文件歸檔。電子文件歸檔是行政單位進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案資源的有效整合利用，就必須要保證電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。這就要求行政機(jī)關(guān)單位要制定統(tǒng)一的電子文件歸檔格式，嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來(lái)統(tǒng)一電子檔案接收、著錄、整理加工、編研的標(biāo)準(zhǔn)。健全和完善完善相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)字檔案室要參照有關(guān)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，設(shè)置捕獲、登記、分類(lèi)、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門(mén)類(lèi)數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實(shí)、完整、可靠、可用提供首要保障[8]。與此同時(shí)，行政機(jī)關(guān)單位要逐步探索一體化的業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的有效銜接，在開(kāi)展辦公室業(yè)務(wù)時(shí)能夠做到對(duì)電子文件的網(wǎng)上移交和實(shí)時(shí)歸檔，以保證數(shù)字檔案室檔案數(shù)據(jù)的完整性。

3.健全和完善數(shù)字檔案管理制度體系

行政機(jī)關(guān)單位要提升數(shù)字檔案室建設(shè)水平，還要建立健全相應(yīng)的數(shù)字檔案室管理制度體系。具體就包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、電子檔案鑒定銷(xiāo)毀制度等。通過(guò)建立完善相關(guān)的制度體系，為數(shù)字檔案室的安全有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供必要的制度保障。

4.做好專業(yè)化數(shù)字檔案室管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

行政機(jī)關(guān)單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的過(guò)程中，要注意同步做好專業(yè)化數(shù)字檔案室管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。首先要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室管理人員的培訓(xùn)使其掌握必要的互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用能力、數(shù)字化管理能力。要求檔案管理人員要結(jié)合數(shù)字化應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)需要，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)及軟件應(yīng)用，具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和較高的網(wǎng)絡(luò)技能，從而更好地完成對(duì)有關(guān)檔案信息的獲取、組織和傳遞，為行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)奠定重要的信息基礎(chǔ)。其次，要不斷提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員的信息服務(wù)能力。行政機(jī)關(guān)單位要培養(yǎng)一批具有資源開(kāi)發(fā)意識(shí)和能力的復(fù)合型人才，從而打造全新的數(shù)字資源檢索模式，為使用者提供多種查詢方式，也包括多媒體網(wǎng)上檢索、聯(lián)機(jī)檢索、關(guān)聯(lián)檢索、關(guān)鍵詞檢索等等，提高檔案信息利用的高效性和便捷性。除此之外，檔案管理人員在提供相應(yīng)的數(shù)字化檔案服務(wù)時(shí)，要積極主動(dòng)地進(jìn)行信息資源的拓展，將傳統(tǒng)單一的數(shù)字化檔案文獻(xiàn)信息服務(wù)過(guò)渡到現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)中去，提高對(duì)數(shù)字化檔案的重視，在熟悉本單位數(shù)字化檔案文獻(xiàn)資源的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案信息資源，在不影響信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的良好擴(kuò)充。

結(jié)語(yǔ)

綜上，行政機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)是實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息化發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)，行政機(jī)關(guān)單位要高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)，制定完善的建設(shè)方案，明確軟硬件系統(tǒng)建設(shè)、制度建設(shè)、人員建設(shè)等的重點(diǎn)，提高數(shù)字檔案室建設(shè)和管理質(zhì)量與水平。