康 平

（遼寧省鞍山市岫巖滿(mǎn)族自治縣自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鞍山 114300）

引言

檔案工作對(duì)生產(chǎn)力發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步有著不可低估的作用。對(duì)檔案工作的重視程度直接影響到機(jī)關(guān)行政效率服務(wù)的提高、企業(yè)管理效率的提高和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。檔案管理——特別是基層檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)都是一項(xiàng)重要而繁重的任務(wù)，在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的歷史進(jìn)程中，這一點(diǎn)被體現(xiàn)得更為明顯。傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅是簡(jiǎn)單的整理、分類(lèi)、保存，有關(guān)檔案的收集整理與保存管理并不規(guī)范，開(kāi)發(fā)利用效果更是微乎其微了。在信息時(shí)代，檔案工作如何有效地為生產(chǎn)、生活提供服務(wù)，是檔案工作者必須思考的問(wèn)題。而在林業(yè)產(chǎn)業(yè)工作中，檔案工作的重要性對(duì)林業(yè)事業(yè)的健康發(fā)展起著舉足輕重的作用，它是實(shí)現(xiàn)林業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有效的檔案管理，有助于林業(yè)產(chǎn)業(yè)的有序發(fā)展。

一、當(dāng)前林業(yè)檔案管理工作的狀況

1.缺少必要關(guān)注

通過(guò)對(duì)林業(yè)產(chǎn)業(yè)整體發(fā)展過(guò)程的考察，可以看出，林業(yè)管理者非常注重企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。然而長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作一直處于被冷落狀態(tài)，很多基層都忽視了其健康發(fā)展，這樣將會(huì)給林業(yè)發(fā)展帶來(lái)許多不良影響。目前，許多林業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的理解還處于初級(jí)階段，還沒(méi)有形成一套完整的檔案管理工作模式；造成了林業(yè)檔案工作的質(zhì)量低下，沒(méi)有辦法有效地管理林業(yè)的檔案，檔案管理員的工作態(tài)度不負(fù)責(zé)，很容易出現(xiàn)基礎(chǔ)性的錯(cuò)誤。

2.管理方法陳舊

目前大部分林業(yè)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在傳統(tǒng)的管理方式中，管理者的工作壓力很大，再加上人工操作很難避免錯(cuò)誤的發(fā)生，因此，在管理過(guò)程中，存在著許多問(wèn)題，這將直接影響到林業(yè)產(chǎn)業(yè)的整體效益。從另一個(gè)角度講，一些林場(chǎng)雖然引進(jìn)了相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，卻依然沒(méi)有很好地去利用這一項(xiàng)新技術(shù)，管理體系仍然是被動(dòng)的，核心的管理模式并沒(méi)有發(fā)生變化。在這種背景下，一些常規(guī)工作方式中的常見(jiàn)問(wèn)題也無(wú)法很好地避免和解決。因此，加強(qiáng)林業(yè)檔案管理工作，引進(jìn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，是促進(jìn)我國(guó)林業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要途徑[1]。

3.標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理的不規(guī)范，主要表現(xiàn)在檔案管理工作的混亂這方面，比如，在檔案資料的收集上，收集工作不夠完整系統(tǒng)，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，將會(huì)影響到后續(xù)的整理、鑒定、保管及統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量和效率，造成無(wú)效勞動(dòng)。從這一點(diǎn)可以看出，檔案管理程序的不規(guī)范將直接影響到檔案資料的原始價(jià)值和憑證價(jià)值，使現(xiàn)有檔案資料不能為以后的管理工作提供決策基礎(chǔ)，也不能合理地加以利用。

二、信息化檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的重要性

1.重要的構(gòu)成部分

檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中占有舉足輕重的地位。檔案是各類(lèi)主體，包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在其實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，是生產(chǎn)管理，技術(shù)管理和科研管理等方面的重要組成部分。而林業(yè)方面的業(yè)務(wù)檔案，除了以文字表達(dá)的定性記錄以外，還有大量的數(shù)字表達(dá)的定量記錄（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、報(bào)表）和以圖形、圖像表達(dá)的記錄（設(shè)計(jì)圖紙、勘測(cè)圖）等，這些記錄不僅可以維持林業(yè)業(yè)務(wù)的正常發(fā)展，還可以發(fā)揮重要的憑證和參考作用，為林業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供重要的信息支持和保障。然而在實(shí)際工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存，會(huì)降低記錄、儲(chǔ)存等管理工作的效率，使其在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的應(yīng)用價(jià)值不能充分發(fā)揮[2]。因此，采用信息化技術(shù)，改變傳統(tǒng)的人工勞動(dòng)模式，減輕檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，提高管理的效率勢(shì)在必行。

2.使規(guī)劃更加深入

隨著信息化技術(shù)的普及，社會(huì)各行業(yè)都在不斷地發(fā)生著新變化，信息技術(shù)對(duì)檔案的管理也越來(lái)越重要。在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中進(jìn)行信息化檔案管理，能有效地克服傳統(tǒng)人工管理方式帶來(lái)的弊端，通過(guò)信息化技術(shù)，管理者可以準(zhǔn)確地對(duì)文件、圖紙進(jìn)行歸類(lèi)和處理，在用戶(hù)界面上進(jìn)行檢索，在最短的時(shí)間內(nèi)就能找到相關(guān)的文件，便于用戶(hù)查閱，提高利用價(jià)值。

3.使系統(tǒng)更加強(qiáng)大

目前林業(yè)部門(mén)一般都是由國(guó)有林場(chǎng)和相關(guān)事業(yè)單位組成，如林業(yè)中心、規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院、苗圃等。因此，在林業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，必須進(jìn)行多條線(xiàn)路的規(guī)劃，并對(duì)各林區(qū)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)。此外，林業(yè)管理者在經(jīng)營(yíng)的同時(shí)，還要對(duì)動(dòng)物、樹(shù)木、人員等進(jìn)行全面的管理，這些復(fù)雜的工作靠以前的文件管理方式是不可能做到的，必須要根據(jù)信息化技術(shù)來(lái)處理這些海量的管理數(shù)據(jù)，才能做到更加地準(zhǔn)確和有效。

三、信息化檔案管理在林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的優(yōu)勢(shì)

1.減少資源浪費(fèi)

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)迅速發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，可以有效地解決以前存在的占地大、查閱不方便的問(wèn)題。由于紙質(zhì)文件管理的資料多以紙為材料，而紙張所占空間較大，檔案管理員要對(duì)檔案定期進(jìn)行防霉、防蟲(chóng)、溫濕度調(diào)整理等等工作。在此期間，某些重要的檔案資料不可避免地會(huì)被破壞，造成了不能恢復(fù)的損失。而信息文檔的使用則是依靠電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，僅需要一些特定的系統(tǒng)即可進(jìn)行海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，從而節(jié)約了大量的存儲(chǔ)空間。另外，隨著時(shí)間的推移，紙制檔案特別是林業(yè)方面的圖紙、設(shè)計(jì)圖等經(jīng)常查閱的資料，很容易出現(xiàn)磨損、破損等現(xiàn)象。而檔案信息化管理，模仿手工管理將紙制檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，既節(jié)約了文件的存儲(chǔ)空間、保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但是，在采用信息技術(shù)來(lái)擴(kuò)大空間、減少資源浪費(fèi)的前提下，必須考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不穩(wěn)定情況，在使用的時(shí)候，很容易被病毒、黑客入侵，這樣的狀況不但會(huì)使系統(tǒng)的工作效率下降，而且還可能導(dǎo)致系統(tǒng)的故障，所以，有關(guān)部門(mén)必須要安排維護(hù)人員進(jìn)行定期的維護(hù)。這樣才能保證信息檔案管理系統(tǒng)的安全性，并在一定的時(shí)限之內(nèi)，充分發(fā)揮其使用的價(jià)值[3]。

2.方便信息調(diào)取

信息的快速提取是檔案信息化管理的一大特點(diǎn)。在檔案管理方面，當(dāng)涉及所屬的國(guó)有林場(chǎng)和各職能部門(mén)時(shí)，往往需要查閱相關(guān)的資料，在實(shí)施信息化技術(shù)前，管理者必須從海量的檔案中提取必要的信息，這一流程耗時(shí)較長(zhǎng)，且難以迅速完成。而將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，則能很好地解決這個(gè)問(wèn)題。目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的主要領(lǐng)域有：檔案計(jì)算機(jī)著錄和自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)檔案編目和檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷、文檔一體化管理等。如果林業(yè)產(chǎn)業(yè)中的檔案管理加強(qiáng)了數(shù)字建設(shè)，運(yùn)用以上相關(guān)技術(shù)，在工作方式上形成了網(wǎng)上電子文檔的自動(dòng)上傳方式，將數(shù)據(jù)直接傳送給檔案管理員，由檔案管理員對(duì)所搜集的資料進(jìn)行存檔，在完成了有關(guān)的工作后，在服務(wù)器的窗口，由文件管理員進(jìn)行操作后，就會(huì)顯示出檔案電子文檔。只要點(diǎn)選自己需要的資料，電腦就會(huì)根據(jù)自己的權(quán)限，迅速查找和下載需要的資料，以最快的速度提供資料查詢(xún)服務(wù)。

3.系統(tǒng)規(guī)劃管理

林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)制定整個(gè)林區(qū)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)水準(zhǔn)，它直接影響著林業(yè)生態(tài)環(huán)境的價(jià)值呈現(xiàn)，我國(guó)的林業(yè)資源在吸收塵埃、凈化空氣、防風(fēng)固沙、物種多樣性的保存方面起著重要作用。為了完美體現(xiàn)林區(qū)的價(jià)值，必須根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)林場(chǎng)進(jìn)行統(tǒng)一部署。在進(jìn)行系統(tǒng)的部署時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)，可以對(duì)各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果，確定合理的方案，以達(dá)到提高林業(yè)資源利用檔案管理信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的目的。在運(yùn)用信息化檔案系統(tǒng)管理林業(yè)產(chǎn)業(yè)時(shí)，要注意以下兩個(gè)方面的工作內(nèi)容。一是要改進(jìn)現(xiàn)行的檔案管理體系，使檔案管理的方式更加規(guī)范化，采用統(tǒng)一的電子表格，管理人員和維護(hù)人員的具體工作責(zé)任，實(shí)行責(zé)任制，避免崗位交叉、職位空缺等問(wèn)題。二是林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門(mén)要努力培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才。首先，在選擇檔案管理人員時(shí)，要加大對(duì)檔案管理人員的選拔力度，通過(guò)聘用具有豐富理論知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)院校畢業(yè)生，以便能夠迅速地適應(yīng)工作要求；其次，林業(yè)產(chǎn)業(yè)部門(mén)要定期地對(duì)現(xiàn)有的檔案專(zhuān)兼職人員職工進(jìn)行線(xiàn)上、線(xiàn)下相結(jié)合的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中，以網(wǎng)頁(yè)經(jīng)營(yíng)、系統(tǒng)維修、檔案知識(shí)、有關(guān)法規(guī)等為主，在培養(yǎng)模式上，可以采取“以老帶新”的方式進(jìn)行訓(xùn)練，使其能夠更好地提升自己的專(zhuān)業(yè)能力和整體素質(zhì)，使檔案信息系統(tǒng)能夠更好地為林業(yè)產(chǎn)業(yè)工作服務(wù)。

四、信息化時(shí)期林業(yè)檔案工作發(fā)展的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)行政體系建設(shè)，突出工作規(guī)范化

從檔案管理工作內(nèi)容上講，檔案管理分為收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯和研究、統(tǒng)計(jì)、利用等內(nèi)容。各林區(qū)因其生產(chǎn)工作的特殊性，其檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)也不盡相同，所以，在檔案工作中要根據(jù)林業(yè)的實(shí)際情況，制訂出適合于林場(chǎng)實(shí)際的檔案管理制度，保證基礎(chǔ)人員的檔案每天都會(huì)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每個(gè)月都會(huì)有專(zhuān)人處理，文件的保管、保密、銷(xiāo)毀等工作都能按照規(guī)定來(lái)進(jìn)行。基層干部的調(diào)動(dòng)本來(lái)就比較多，所以檔案跟著人員的調(diào)動(dòng)工作，要根據(jù)管理規(guī)定，及時(shí)地進(jìn)行清點(diǎn)和交接，以免造成檔案遺失和損壞。在年底的職工考評(píng)中要把這些規(guī)章制度的執(zhí)行情況包括進(jìn)去，把檔案管理和業(yè)績(jī)考核有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，以便單位檔案信息化管理工作更好地為林業(yè)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)[4]。

2.提升檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案信息化管理

檔案信息管理是檔案工作的重要組成部分。林業(yè)檔案工作的質(zhì)量，可以說(shuō)是關(guān)系到林業(yè)未來(lái)發(fā)展的走向。目前有些林業(yè)單位的檔案管理意識(shí)比較弱，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)林場(chǎng)，許多人都覺(jué)得，檔案管理工作并不要求有多高的專(zhuān)業(yè)水平，僅僅是把文件收集、保管即可，沒(méi)有任何技術(shù)含量，從而忽略了對(duì)檔案工作的業(yè)務(wù)水平的提高，極大地制約了檔案管理工作的提高。所以，今后在政治工作人員的選拔中，要注重對(duì)檔案管理的專(zhuān)門(mén)人才的甄選，同時(shí)，在檔案專(zhuān)兼職人員的培訓(xùn)過(guò)程中，要強(qiáng)化檔案信息管理的意識(shí)，并采取相應(yīng)的講座、培訓(xùn)等方式，增強(qiáng)檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，把檔案管理納入全年工作重點(diǎn)，把它與其他工作一起部署、評(píng)估，并作為年終考評(píng)的一個(gè)重要基礎(chǔ)，通過(guò)這種方式，加強(qiáng)對(duì)信息文件的管理。同時(shí)，檔案部門(mén)要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的交流，通過(guò)定期的工作報(bào)告，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的關(guān)注，領(lǐng)導(dǎo)也要做出相應(yīng)的措施，加大對(duì)檔案信息化管理的投入，為以后的工作提供組織保障。

3.加強(qiáng)技術(shù)提升，打造高素質(zhì)隊(duì)伍

前面所述，建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，是保證林業(yè)各項(xiàng)工作取得良好成績(jī)的重要保證，所以如何提高林業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，是林業(yè)檔案信息化工作的一個(gè)重要方面。在檔案信息化領(lǐng)域逐步得到普及的今天，計(jì)算機(jī)管理檔案可由對(duì)檔案目錄信息的管理深入到圖、文、聲、像等一次檔案文獻(xiàn)的直接管理。使用戶(hù)獲取生動(dòng)、直觀、全面的多種媒體的檔案信息。對(duì)于利用者而言，檔案由枯燥的文字形式轉(zhuǎn)換成了集聲頻、視頻和動(dòng)畫(huà)一體的立體信息。利用信息化技術(shù)，將林業(yè)部門(mén)大量的數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像、圖紙等存貯在多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)中，可隨時(shí)查閱。這樣不僅大大提高利用效率，還可以避免利用者查閱整本案卷時(shí)翻閱其他文件的可能性，減少對(duì)檔案原件的磨損，并能夠起到一定的保密作用。然而以上技術(shù)的應(yīng)用與開(kāi)展，離不開(kāi)基層檔案專(zhuān)兼職人員的專(zhuān)業(yè)水平的不斷提升，因此加強(qiáng)技術(shù)水平的提高，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，也是林業(yè)部門(mén)特別是基層產(chǎn)業(yè)部門(mén)迫在眉睫解決的大事。

4.深入基層，以效率為導(dǎo)向進(jìn)行工作

為了提高林業(yè)檔案工作的質(zhì)量，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，順應(yīng)時(shí)代的風(fēng)向，從林業(yè)工作的實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行檔案信息化管理。檔案工作要從根本上把握林業(yè)基層工作的實(shí)際，把檔案工作的視野與基層視野聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)對(duì)基層工作的深入了解，使檔案信息化工作得以深入實(shí)施。同時(shí)，也可以將信息化的檔案管理要素融入基層工作環(huán)境中，建立檔案管理的信息化理念，幫助員工樹(shù)立正確的檔案管理觀念，把“以效率為本”的工作理念融入檔案工作中，對(duì)林業(yè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展有很大的幫助。

5.建立健全的信息網(wǎng)，使信息資源更加緊密

在信息化的大環(huán)境下，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的需求顯著提高，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。同時(shí)，林業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有舉足輕重的地位，應(yīng)當(dāng)理性地對(duì)待信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建良好的林業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)，把不同區(qū)域的相關(guān)信息緊密結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)林業(yè)資源的共享，保證林業(yè)產(chǎn)業(yè)的良性發(fā)展。最終，林業(yè)產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益將會(huì)得到極大的提升，而信息化也將會(huì)使人們的工作觀念發(fā)生變化，這是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。

結(jié)語(yǔ)

總之，林業(yè)產(chǎn)業(yè)檔案管理的信息化，就是要科學(xué)地、系統(tǒng)地、全面地管理和開(kāi)發(fā)利用檔案。檔案管理的信息化能夠解決很多基礎(chǔ)的管理問(wèn)題，只有合理地運(yùn)用信息化檔案管理，才能跟上時(shí)代的步伐。要克服各種困難，與其他產(chǎn)業(yè)同步開(kāi)展檔案信息化管理。只有這樣，我們才能更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需要，產(chǎn)業(yè)才可以高效地、持續(xù)地發(fā)展下去。