高 飛 朱成超

（1.遼陽縣不動產(chǎn)登記中心，遼寧 遼陽 111200 2.南京國圖信息產(chǎn)業(yè)有限公司沈陽分公司，遼寧 沈陽 110000）

不動產(chǎn)檔案管理工作與權(quán)益人的切身利益有直接的關聯(lián)，傳統(tǒng)的管理模式存在很多不可避免的問題，嚴重的影響著不動產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。隨著數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化方式為檔案管理工作提供了途徑，極大地促進了產(chǎn)業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，根據(jù)當下不動產(chǎn)檔案發(fā)展的特征，要推動其與數(shù)字化融合，對于不動產(chǎn)檔案管理工作的高效開展具有積極意義。

一、數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中應用的流程

1.對不動產(chǎn)檔案資料進行掃描

數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理應用中初步階段要完成數(shù)據(jù)的對接工作。傳統(tǒng)的檔案儲存方式是以紙質(zhì)版為主，首先應該根據(jù)檔案的建檔時期或者類型不同對不動產(chǎn)的紙質(zhì)資料進行掃描，在掃描過程中要反復檢查原材料中的信息，確保檔案信息的準確性以免在后續(xù)電子存檔中發(fā)現(xiàn)信息錯漏，檔案信息的完整性十分重要，在檔案掃描出現(xiàn)信息不一致的狀況時，檔案管理人員要及時與權(quán)益人溝通。

原有的檔案信息記錄錯誤的地方要及時進行改正，對于新建的電子檔案要在上面做好批注，以確保原有的檔案信息不會缺失，在完成文字部分內(nèi)容掃描后，要對檔案中圖片部分內(nèi)容進行整理，按照規(guī)范的流程對圖片信息進行收集，一旦遇見圖片不清晰的狀況要對圖片進行休整還原，以確保圖片信息是真實可靠的。檔案信息的準確與真實是利用檔案的基礎，在掃描文檔的過程中一定要加強重視程度，以免給自身和權(quán)益人帶來麻煩。

2.對不動產(chǎn)資料進行分類管理

不動產(chǎn)管理檔案具備多種不同類型的資料，在進行整理時要進行分門別類，不能將所有的不動產(chǎn)資料混淆在一起進行整理，不僅會造成信息的錯亂還會影響后續(xù)檔案查找的效率。傳統(tǒng)的手工式分類的歸檔方法存在很多的不足，檔案數(shù)字化建設可有效地彌補不動產(chǎn)檔案管理中不足的地方。檔案信息的記錄以現(xiàn)實狀況為依據(jù)，不能在整理時為了方便隨意的對數(shù)據(jù)進行涂抹和修改，整理脫離實際會影響建檔存檔和查檔工作的進行[1]。

為了確保不動產(chǎn)檔案管理工作的科學性和有效性，要熟練地掌握數(shù)字化技術，近幾年來數(shù)字化技術已經(jīng)被應用于檔案管理的各個領域，因此檔案管理人員可學習借鑒的途徑也是非常廣泛的。在進行不動產(chǎn)資料分類時要遵循國家規(guī)定的原則，由于檔案的保存是一項長期的工作，所以在整理過程中要有嚴謹?shù)膽B(tài)度，不同區(qū)域?qū)n案的分類具有差異性，所以在分類時要提前對規(guī)定進行了解。

3.完成對檔案信息數(shù)據(jù)的上傳

完成了不動產(chǎn)資料的掃描和整理工作后就要對檔案信息的數(shù)據(jù)進行上傳，紙質(zhì)版的檔案資料一般都有嚴格的檔案編號，一方面是為了查找檔案資料時提供便利；另一方面也是對檔案資料進行集中管理?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展不完全的階段導致不動產(chǎn)檔案資料的存檔工作數(shù)字化進程發(fā)展極其緩慢，為了實現(xiàn)高效率的管理，要及時地整合現(xiàn)有的不動產(chǎn)檔案資料，另外也要引進數(shù)字化人才，專業(yè)化的操作會提高數(shù)據(jù)上傳的效率。

在進行不動產(chǎn)檔案信息的上傳工作時，首先應該借助編號的順序?qū)n案信息進行上傳，在檢查驗收內(nèi)容無誤后再進行具體的歸檔，在進行歸檔工作時需要指定專門的人員進行管理。隨著不動產(chǎn)檔案管理工作的數(shù)字化進程加快，檔案管理部門也要開展培訓工作，提高公司員工的數(shù)字化水平，以確保在進行檔案歸納整理時，所有人都能參與到管理中，提高不動產(chǎn)檔案管理的效率[2]。

4.搭建不動產(chǎn)檔案信息共享平臺

不同的不動產(chǎn)類型在建檔時有不同的要求，因此在進行不動產(chǎn)檔案信息數(shù)字化過程中要對不同類型的不動產(chǎn)進行區(qū)分，結(jié)合當?shù)夭粍赢a(chǎn)檔案管理的政策進行資料收集和歸納，為了促進不動產(chǎn)檔案的管理效率，要利用數(shù)字化技術及時搭建不動產(chǎn)檔案信息共享平臺，讓單位內(nèi)部工作人員對檔案資料的整理順序進行了解，以方便后續(xù)的查檔調(diào)檔工作。傳統(tǒng)的檔案整理程序缺乏對數(shù)字化技術的應用，因此使不動產(chǎn)檔案管理工作的價值沒有得到有效的發(fā)揮。

不動產(chǎn)檔案管理搭建共享平臺需要破除工作內(nèi)部各部門的瓶頸，打破原有的信息共享的壁壘，聯(lián)動各部門共同參與平臺的搭建，在此過程中不僅會增加同事間的交流，營造良好的工作氛圍，還會促進各部門的信息共享。但是信息平臺的搭建也要注重防火墻的建設，避免產(chǎn)生檔案信息泄露的狀況。這樣才能既享受到資源共享，又提高不動產(chǎn)檔案的使用效率。

二、數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理應用中存在的問題

1.檔案信息錄入標準不一致

現(xiàn)階段，一些不動產(chǎn)管理工作中依舊存在雜亂化的現(xiàn)象，不動產(chǎn)的編號不夠規(guī)范，導致不同類型的不動產(chǎn)資料混合在一起，在查找資料的過程中依舊需要花費大量的時間。還有一部分檔案缺少圖片資料，或是存在圖片資料不清晰的情況，導致不動產(chǎn)檔案資料掃描整理時難以完成數(shù)字化錄入，檔案管理的過程中過度依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗，使整理過程創(chuàng)新動力不足，最終導致內(nèi)外部人員查找資料時耗。

不同的檔案信息編排過程中應有一致的標準，以往的檔案編排中缺乏規(guī)范的制度，因此導致不動產(chǎn)的檔案資料在整理過程中缺乏一致的秩序。為了保證不動產(chǎn)電子檔案的一致性，在編排過程中要注意編排的依據(jù)，檔案管理人員要將編排的依據(jù)做好批注，一致化的信息錄入標準才會使檔案的整理和分類變得更加便捷，數(shù)字化技術才得以有持續(xù)發(fā)展的空間。

2.檔案信息存檔管理分散

隨著數(shù)字化和信息化的普及，不動產(chǎn)檔案工作才得以被重視。目前，檔案信息的存檔管理方式依舊分散，不動產(chǎn)的登記和信息傳遞缺乏可靠的橋梁，雖然說在現(xiàn)階段農(nóng)林牧及海洋等部門都有對檔案信息的存檔，但是由于保管場所過于多元化，所以使檔案信息的規(guī)劃過程變得更加復雜和冗長，另外各部門單位在進行建檔時檔案意識發(fā)展的并不成熟，因此導致記錄內(nèi)容有較大的差異，所以在查找中很難找到相關的信息。

不動產(chǎn)檔案的記錄和實際業(yè)務關聯(lián)程度比較低，正因為如此檔案信息的管理工作進行的才如此分散，隨著數(shù)字化技術的應用，各種信息和資源的鏈接性變得更強，能更好地滿足檔案信息的管理與整理，能夠有效地提升不動產(chǎn)檔案的利用效率，檔案資料的保存是一個長期的過程，但是對檔案資料的查閱沒有任何時間上的限制，但是不能因為檔案的利用不足就忽視檔案數(shù)字化的建設。

3.檔案信息保密性不全

傳統(tǒng)的檔案保存中對信息的保密性并沒有足夠的重視，因此隨著檔案管理單位的遷移，部分檔案信息也發(fā)生了遺失和泄露，部分檔案在查閱過程中還產(chǎn)生了破損，難以與之前記錄的數(shù)據(jù)進行重合，嚴重地影響著對檔案資料的利用。數(shù)字化技術在檔案管理信息的建設中，要重視保密工作的進行，保障信息的儲存在安全的環(huán)境中，以免給權(quán)益人帶來利益上的損失。傳統(tǒng)檔案管理模式就是因為保密性不足，才會使檔案信息長期以來得不到有效的利用。

要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化的全面升級就要對檔案不動產(chǎn)信息管理過程中存在的問題進行解決，在解決過程中探討出科學化的實施方案，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，確保數(shù)字化進程能夠滿足當前發(fā)展的要求。檔案信息的保密工作是十分重要的，因此在構(gòu)建新的檔案管理體系時要注重防火墻的設置，針對檔案管理工作要設置專網(wǎng)進行運營，避免在操作時遭遇不良網(wǎng)站的攻擊，安全機制的構(gòu)建是保證檔案存儲安全的基礎，也會提升檔案使用價值。

4.檔案管理信息化建設緩慢

不動產(chǎn)數(shù)字化檔案管理的建設在現(xiàn)階段受多種因素的制約導致建設過程緩慢。一方面，最初的不動產(chǎn)記錄信息不夠全面，影響信息的整；另一方面，權(quán)益人對當前的信息系統(tǒng)不夠了解，檔案管理意識不足，因此在信息收納整理時存在很多不配合的現(xiàn)象，為了改善這樣的狀況，要構(gòu)建出一套規(guī)范的檔案管理程序，使檔案信息的建設有制度化的模式，這樣才能增加權(quán)益人對數(shù)字化檔案建設的信任。

目前，不動產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的建設已經(jīng)取得了一定的成效，但是客觀性因素的阻礙使得其難以形成一個完整的平臺，檔案管理人員應該根據(jù)不動產(chǎn)的信息資料不同設置一個完整的數(shù)據(jù)庫，來提高檔案管理服務的水平和能力，數(shù)據(jù)庫的建立會推動檔案管理信息化的建設。信息化水平的提高不僅提高了檔案保存的安全性，也保障了權(quán)益人的切身利益，降低了檔案管理人員的工作壓力。

三、數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中應用的具體策略

1.建立統(tǒng)一的信息錄入標準

隨著數(shù)字化和信息化的發(fā)展，國內(nèi)對不動產(chǎn)檔案管理工作的重視程度也有了提高，不動產(chǎn)檔案的記錄和管理規(guī)劃的初步建設已經(jīng)有了發(fā)展的模型，但是統(tǒng)一的登記制度的實施還需要一部分時間的發(fā)展才能夠規(guī)范化。各單位和部門要想推動數(shù)字化檔案的發(fā)展，在構(gòu)建發(fā)展途徑時要建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)信息錄入標準，各區(qū)域都采用統(tǒng)一的模式會提升檔案記錄的時效性和便利性，有利于檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)?；l(fā)展。隨著法制系統(tǒng)的不斷完善，加強不動產(chǎn)登記工作的實行也迫在眉睫。

當前不動產(chǎn)登記的過程相對來說不夠規(guī)范，一方面，缺乏明確的制度規(guī)范；另一方面，缺乏檔案保存的場所，傳統(tǒng)的檔案信息管理工作缺乏一致的標準使得如今的數(shù)字化檔案建設缺乏可靠的依據(jù)，數(shù)據(jù)的差異性過大，限制著檔案信息管理工作的進行，使檔案資源從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)移到電子化的過程發(fā)展緩慢，不利于不動產(chǎn)檔案數(shù)字化的構(gòu)建，相關部門對檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型支持力度不足，也影響著檔案管理工作建立統(tǒng)一的信息錄入標準。

2.規(guī)范檔案管理存檔模式

不動產(chǎn)集中管理工作近幾年來剛剛得到重視，由于其長期的發(fā)展過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導致不動產(chǎn)檔案信息零碎分散，在查找信息時非常不便捷。為快速的推進數(shù)字化檔案的建設，相關部門要逐步規(guī)范檔案管理的存檔模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料存儲的方式是否要保留，電子版的不動產(chǎn)管理資料是否足夠安全都需要檔案管理人員進行進一步的探討，再總結(jié)出檔案數(shù)字化的實施辦法。

為了持續(xù)推進檔案管理工作數(shù)字化的進程，要繼續(xù)規(guī)范檔案管理的存檔模式。電子檔案的存儲不僅能夠長期使信息得到良好的保存，還能夠使查閱過程變得更加便捷，具有紙質(zhì)版檔案所不具有的優(yōu)勢。但是數(shù)字化檔案的建設不能夠沒有科學的依據(jù)，在規(guī)范的制度下，才能保障信息得到合理的利用，在數(shù)字化建檔過程中從登記到辦理都要在監(jiān)控模式下，防止無關人員對相關資料進行盜取。

3.樹立檔案管理風險意識

檔案管理數(shù)字化建設的基礎依舊是互聯(lián)網(wǎng)技術，隨著多種先進技術的同步引用，在不動產(chǎn)信息儲存中也存在一定的風險，在檔案信息未更新之前，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，一方面，要承擔行政秘書的工作；另一方面，還要對不動產(chǎn)信息進行建檔和存檔，過度忙碌的工作會使其忽略檔案信息的安全，因此針對這種情況，要選擇專人對檔案工作進行管理，避免發(fā)生信息泄露這樣的狀況。另外也可在檔案管理內(nèi)部開展培訓工作，根據(jù)培訓的最終結(jié)果選擇最適合該崗位的人員。

數(shù)字化檔案深入發(fā)展后對互聯(lián)網(wǎng)技術的依賴會不斷增強，為了確保信息得到有效處理，在存儲過程中要進行備份，以免一臺電腦中信息遺漏卻沒有相關的補救措施，為了提高不動產(chǎn)檔案管理的安全性，要設置專網(wǎng)和登錄接口，只有內(nèi)部人員才可對信息進行查閱，其他人員有了解需求時要出具相關的身份證明才能登錄檔案管理系統(tǒng)，這樣的操作方式能夠使檔案信息的安全得到一定的保障。

4.為檔案數(shù)字化搭建空間

目前，部分檔案管理部門已經(jīng)初步構(gòu)建了不動產(chǎn)檔案信息庫，信息庫的建立能夠使工作人員在檔案查詢時更加節(jié)省時間，數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建以信息化為基礎，鑒于數(shù)字化檔案還在逐步完善階段要強化檔案管理人員的管理意識。紙質(zhì)版的檔案保存方法具有一定的優(yōu)勢，但是隨著信息化的快速推進，要利用好發(fā)展的契機，為檔案管理工作搭建合適的發(fā)展平臺，促進檔案利用的效率。

為了保證電子檔案實現(xiàn)集中化管理，有關部門應對不動產(chǎn)檔案管理工作進一步進行法律和制度上的規(guī)范，針對市場中盜取檔案信息和主動泄露檔案信息的行為進行嚴懲，這樣才能提高不動產(chǎn)檔案管理工作的安全性，另外不動產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展的不全面也影響著土地資源的合理規(guī)劃，所以需要為檔案數(shù)字化技術搭建信息化建設空間，以促進檔案管理工作有序的發(fā)展。

結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術的迅猛發(fā)展使得數(shù)字化技術逐步的覆蓋到各個領域，借助數(shù)字化技術對不動產(chǎn)檔案進行管理有利于提高檔案管理工作的效率，為了完善不動產(chǎn)檔案管理工作的程序，要完成好當前階段數(shù)據(jù)對接的工作，確保檔案信息是真實準確。檔案數(shù)字化管理是符合時代發(fā)展要求的重要途徑，互聯(lián)網(wǎng)的普及雖然為檔案管理工作提供了便捷，但是由于其自身安全系統(tǒng)的缺陷還要加強信息安全保密工作。