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一、煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化帶來(lái)的意義

（一）是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本要求

煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作主要指的是相關(guān)工作人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，配合使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，合理統(tǒng)計(jì)不同類(lèi)型的檔案資料，統(tǒng)一整合成具體的電子檔案信息，此類(lèi)方式有利于其人員進(jìn)行快速查閱和瀏覽，首次畫(huà)家的管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，可以在同一時(shí)間便于更多人查看，促進(jìn)工作效率提升，煤炭企業(yè)需要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，使用數(shù)字化管理方法，快速調(diào)整企業(yè)檔案管理工作整體流程以及相應(yīng)管理方式，這不僅是適應(yīng)時(shí)代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

在煤炭企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，合理應(yīng)用信息化技術(shù)以及數(shù)字化檔案處理技術(shù)，不僅僅可以進(jìn)一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，也可以逐步提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，減少檔案管理工作成本，避免在檔案管理工作之中頻繁出現(xiàn)比較復(fù)雜的工作問(wèn)題以及原則性管理問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)之上，幫助每一位工作人員及時(shí)規(guī)避復(fù)雜管理問(wèn)題以及相應(yīng)的體系化管理問(wèn)題，緩解促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人員效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作具體流程比較復(fù)雜，實(shí)際的管理模式多種多樣，有可能會(huì)由于工作人員不正當(dāng)操作或者是失誤操作同時(shí)出現(xiàn)比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問(wèn)題，修改起來(lái)也比較困難，特別是面臨大量管理人員工作調(diào)動(dòng)的問(wèn)題，由于交接的不完整性，很有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)整理失誤的情況，另外，運(yùn)用數(shù)字化檔案信息管理技術(shù)以及相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，也可以及時(shí)幫助工作人員收集不同類(lèi)型的工作信息以及檔案資源，避免檔案信息以及重要資源在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題以及數(shù)據(jù)被篡改的問(wèn)題，進(jìn)一步提升炭企業(yè)重要檔案管理工作的科學(xué)化、信息化、智能化、現(xiàn)代化水平。

（四）有利于延伸檔案資料的信息內(nèi)容

傳統(tǒng)類(lèi)型的煤炭企業(yè)檔案信息管理工作之中存在許多細(xì)節(jié)工作問(wèn)題以及管理問(wèn)題。管理人員無(wú)法及時(shí)獲取更加全面的檔案信息以及相關(guān)資料，工作人員也無(wú)法在第一時(shí)間快速查閱相關(guān)資料，無(wú)法準(zhǔn)確定位資料的主體內(nèi)容，也無(wú)法快速把控資料的核心信息。但是應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)便可以合理解決此類(lèi)問(wèn)題，相關(guān)工作人員也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企業(yè)檔案管理部的整體質(zhì)量與水平，是信息的準(zhǔn)確性明顯增加，能夠使查閱人員在看待好好解決問(wèn)題時(shí)，更加客觀公正[3]。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化面臨的問(wèn)題

（一）數(shù)化檔案管理利用率低

目前煤炭企業(yè)對(duì)于數(shù)字化管理的重要性缺乏深刻認(rèn)知，于是這就導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的利用率比較低，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，過(guò)去的檔案管理方式仍然在很多煤炭企業(yè)沿用，顯然這是數(shù)字化檔案管理的作用受到了限制。

（二）電子檔案信息安全性不能保證

在煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子文件，雖然從操作上相對(duì)簡(jiǎn)便，而且文件查找起來(lái)也比較便捷，存儲(chǔ)空間所占較小，但是想要100%保證電子文件的安全性是存在困難的，電子文件在進(jìn)行隨意編輯和修改后，基本不會(huì)留下任何修改痕跡，這目前是數(shù)字化檔案管理中面臨的一個(gè)嚴(yán)峻問(wèn)題.

（三）極易受到載體影響

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展，相關(guān)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)的更新?lián)Q代速度極快，在先進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，數(shù)據(jù)集成鏈條可能會(huì)存在較大差異，早期電子文件檔案以及相關(guān)數(shù)據(jù)可能無(wú)法完全讀取，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)流失，可能會(huì)遭受病毒侵襲，從而損壞電子信息檔案，由于電子文件非常依賴(lài)計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備，所以想要長(zhǎng)期保存，還需付出更多的努力[4]。

（四）檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)素養(yǎng)

對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作沒(méi)有引起高度重視，所以員工在工作過(guò)程中缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)素養(yǎng)，這很容易導(dǎo)致在管理期間出現(xiàn)問(wèn)題，甚至損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，威脅企業(yè)的自身發(fā)展，使企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的有序展開(kāi)受到阻礙。

（五）煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字化管理重視程度不夠

一部分煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息管理工作的數(shù)字化建設(shè)缺乏有效重視，極個(gè)別煤炭企業(yè)高層管理人員依然沿用過(guò)去的檔案管理方法，也有一些領(lǐng)導(dǎo)為了能夠敷衍了事，所采用的計(jì)算機(jī)設(shè)備過(guò)于老化，不僅常常死機(jī)，而且會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、硬件損壞等問(wèn)題，這些都不適合數(shù)字檔案的長(zhǎng)期管理，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字化檔案管理重視程度不夠，過(guò)于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展[5]。

三、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）提高煤炭企業(yè)檔案管理者的素質(zhì)與意識(shí)

如果企業(yè)管理者對(duì)于大管理的認(rèn)知不夠充分，那么想要順利地開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作非常困難，甚至還會(huì)出現(xiàn)明顯的滯后性。因?yàn)楣芾韺用嫱鶎?duì)于企業(yè)的相關(guān)活動(dòng)起到一定的決策作用，甚至就會(huì)導(dǎo)致工作力度跟不上時(shí)代，發(fā)展需求是企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中難以脫穎而出，所以企業(yè)的管理者必須在經(jīng)營(yíng)企業(yè)期間發(fā)揮與時(shí)俱進(jìn)的精神，受到新時(shí)代發(fā)展的影響，關(guān)注科技創(chuàng)新，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，促進(jìn)企業(yè)軟實(shí)力的不斷提升。管理者首先需要對(duì)檔案管理的數(shù)字化理念與內(nèi)容有基本的認(rèn)知，通過(guò)仔細(xì)的學(xué)習(xí)，確定好企業(yè)今后的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和相關(guān)制度，確保企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)能夠有條可依。其次，從另一個(gè)角度分析，煤炭企業(yè)需要及時(shí)購(gòu)買(mǎi)新型數(shù)字化管理設(shè)備，引導(dǎo)每一位工作人員正確使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及其他類(lèi)型的現(xiàn)代化管理技術(shù)，將硬件設(shè)施的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，保證大工作的數(shù)字化升級(jí)得到落實(shí)，最后時(shí)代與企業(yè)的發(fā)展有共同進(jìn)步，檔案管理人員的綜合水平應(yīng)維持高標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提升經(jīng)費(fèi)投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

從煤炭企業(yè)管理者角度出發(fā)，檔案工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，固然檔案管理工作無(wú)法直接產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效益，但管理人員應(yīng)透過(guò)現(xiàn)象觀察本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)檔案工作所形成的延伸效益，例如會(huì)計(jì)檔案可以提高企業(yè)預(yù)算的精準(zhǔn)度與合理性，也可為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)查證提供有效的書(shū)面證明；圖紙、勘測(cè)圖等記錄檔案可以成為企業(yè)后續(xù)項(xiàng)目的勘察業(yè)務(wù)中極具參考價(jià)值的重要資料，有效降低其難度與資金投入，成為其重要的基礎(chǔ)條件，降低企業(yè)的損耗。由此可見(jiàn)，數(shù)字化檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展與效益具有關(guān)鍵作用，煤炭企業(yè)應(yīng)不吝嗇于在檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中投入經(jīng)費(fèi)與成本，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)的管理模式，讓檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略決定提供更有效、科學(xué)的參考與指導(dǎo)。企業(yè)管理者應(yīng)該對(duì)數(shù)字化檔案管理建設(shè)給予充分的支持，確保投入的人力與物力可以發(fā)揮最大的效用，為檔案管理營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境。而企業(yè)對(duì)檔案管理提供的資金支持主要落實(shí)于兩個(gè)方面：（1）硬件設(shè)施建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需要硬件設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，因此煤炭企業(yè)應(yīng)在合理規(guī)劃后投入資金購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的設(shè)備，為檔案工作數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（2）人員建設(shè)。數(shù)字化檔案管理需要更為專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理人員，煤炭企業(yè)必須具備先進(jìn)技術(shù)人才及專(zhuān)業(yè)人士，為了提高人才質(zhì)量與降低人才流動(dòng)性，企業(yè)必須根據(jù)人才價(jià)值提供相匹配的薪資待遇。

（三）大力培養(yǎng)檔案數(shù)字化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

在煤炭企業(yè)大力開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn)人才缺失是直接影響管理與建設(shè)水平的關(guān)鍵因素，大部分企業(yè)當(dāng)下的檔案管理人才結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍并不符合數(shù)字化建設(shè)的需求，因此煤炭企業(yè)必須進(jìn)行檔案管理人才團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)調(diào)整，大力引進(jìn)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，強(qiáng)化檔案管理人員的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員能夠掌握數(shù)字化檔案管理所需的信息技術(shù)，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，提高檔案管理人員的技術(shù)與綜合能力，組建技能與素質(zhì)過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。數(shù)字檔案管理人員不僅需要具備現(xiàn)代化管理理念，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還需要具備一定的信息素養(yǎng)，可以利用信息技術(shù)完成檔案管理工作。同時(shí)管理人員應(yīng)具備不斷突破與進(jìn)取的積極精神，在工作中踐行務(wù)實(shí)精神，提高檔案管理的精準(zhǔn)性與安全性。煤炭企業(yè)一方面可由外部引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化人才，不斷為檔案管理部門(mén)注入新鮮血液，另一方面應(yīng)積極組織開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，設(shè)計(jì)科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，借鑒先進(jìn)的檔案管理人才培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)。

（四）加大檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息安全保護(hù)

數(shù)字化檔案管理可以有效提高檔案保存的全面性與檢索的便捷性，但同時(shí)隨著信息技術(shù)的應(yīng)用會(huì)產(chǎn)生相映的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中用重視信息安全保護(hù)。為保障網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)積極應(yīng)用防毒軟件，并定期更新與升級(jí)防毒軟件，降低信息泄露與黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部軟件應(yīng)優(yōu)先選用國(guó)產(chǎn)軟件，在使用軟件前應(yīng)與相關(guān)部門(mén)完成安全檢測(cè)，并與軟件提供單位進(jìn)行信息保密合同的簽署，從而提高軟件應(yīng)用的安全性。企業(yè)應(yīng)做好檔案管理人員及數(shù)字化管理過(guò)程中會(huì)涉及的其他人員的保密教育，提高所有人員的保密自覺(jué)性，對(duì)數(shù)字化檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的審查，明確信息錄入員、程序操作員的作業(yè)流程及范圍，提高信息安全保護(hù)工作的全面性。

（五）規(guī)范對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)是事物運(yùn)行與推進(jìn)的根本依據(jù)與基礎(chǔ)，科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)能夠保障工作的有序運(yùn)行。對(duì)于數(shù)字化檔案管理而言，制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)更加有利于其順利推進(jìn)，使數(shù)字化建設(shè)腳步更加扎實(shí)。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作建立科學(xué)有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，雖然目前我國(guó)煤炭企業(yè)尚沒(méi)有形成完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，但隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步的不斷加快，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范必然會(huì)早日出臺(tái)。在數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該包括對(duì)計(jì)算機(jī)操作過(guò)程與操作標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范、檔案類(lèi)型/存儲(chǔ)方式/檢索途徑的規(guī)范、數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定等，從而確保煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)能夠得到有效落實(shí)。

（六）建立并完善煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化制度

煤炭企業(yè)在落實(shí)數(shù)字化檔案管理建設(shè)過(guò)程中為了保障其穩(wěn)定性，必須治掉系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)保障制度，針對(duì)因檔案資料復(fù)雜、歸檔任務(wù)量大而容易產(chǎn)生的信息未及時(shí)歸檔問(wèn)題應(yīng)通過(guò)健全的歸檔制度進(jìn)行預(yù)防與處理。通過(guò)制定完善的檔案數(shù)字化制度可以使數(shù)字化建設(shè)與檔案管理工作都有制度可依循，有效避免檔案管理工作發(fā)生混亂與錯(cuò)誤。而檔案管理數(shù)字化制度應(yīng)主要包含統(tǒng)一的歸檔日期與歸檔范圍、文檔一體化工作制度、數(shù)字檔案鑒定制度與網(wǎng)絡(luò)文件保密制度等。企業(yè)還應(yīng)定期評(píng)測(cè)檔案管理數(shù)字化制度的合理性，由專(zhuān)家、管理人員及員工等不同人員對(duì)制度提出改進(jìn)建議，及時(shí)有效篩除不合理制度。在檔案管理數(shù)字化制度中應(yīng)對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行明確劃分，將工作對(duì)應(yīng)到部門(mén)與專(zhuān)人，并設(shè)立移交人員與監(jiān)督人員，將檔案工作進(jìn)行層層劃分，確保檔案管理工作有效落實(shí)。各部門(mén)也應(yīng)將檔案管理工作的完成度納入考核標(biāo)準(zhǔn)中，督促各部門(mén)檔案管理人員積極落實(shí)相關(guān)工作。

（七）加速煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作落實(shí)進(jìn)程

伴隨著越來(lái)越多煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化辦公平臺(tái)具有極為廣泛的覆蓋面積，這位檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了平臺(tái)與技術(shù)提供了有效的技術(shù)支持，檔案管理與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員應(yīng)抓住這一時(shí)機(jī)與優(yōu)勢(shì)提高煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作的落實(shí)速度。所謂網(wǎng)絡(luò)化檔案信息歸檔是指在專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)下，檔案管理人員可在全職范圍內(nèi)對(duì)企業(yè)各部門(mén)所生成的檔案信息進(jìn)行歸檔處置意見(jiàn)簽署，然后由自動(dòng)化辦公系統(tǒng)將檔案信息自動(dòng)傳輸至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。如此在進(jìn)行年終檔案收集整理時(shí)檔案部門(mén)僅需收取移交清單即可，年底工作量降低，出錯(cuò)率自然下降。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作也為煤炭企業(yè)檔案管理節(jié)約了人力物力，縮減了企業(yè)檔案管理的成本。

（八）配合設(shè)立煤炭企業(yè)的檔案網(wǎng)站

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的建設(shè)與使用是檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的重要契機(jī)，煤炭企業(yè)在開(kāi)發(fā)辦公系統(tǒng)時(shí)應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)立數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)，同時(shí)收藏各種數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢(xún)?nèi)肟?，如基本目錄?shù)據(jù)庫(kù)、基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)、單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)等，從而實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)與信息的有效收集與傳輸，在企業(yè)日常辦公的同時(shí)完成部分檔案歸檔工作。在建立的煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)站中還可適當(dāng)開(kāi)放訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置用戶訪問(wèn)端口，在信息服務(wù)平臺(tái)中發(fā)布非保密范圍的、可被用戶獲取的信息，讓用戶可線上查看與參考此類(lèi)信息，保護(hù)用戶的知情權(quán)，提高檔案管理的透明化與公開(kāi)化，同時(shí)還可優(yōu)化煤炭企業(yè)運(yùn)行與生產(chǎn)的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于煤炭企業(yè)而言，檔案管理不僅是對(duì)過(guò)往經(jīng)營(yíng)成果的記錄，也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展與決策的重要參考文件，整合分析企業(yè)的發(fā)展歷程是為研究自身的經(jīng)營(yíng)狀況與發(fā)展水平核心的參考與依據(jù)，而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字化建設(shè)是煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然途徑。建立數(shù)字化檔案管理體系不僅是企業(yè)進(jìn)步的必要需求，更是企業(yè)為提升管理與業(yè)績(jī)水平所做出的必然選擇。計(jì)算機(jī)技術(shù)的突破與研發(fā)為數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)支撐，是煤炭企業(yè)檔案管理工作可以有效地實(shí)現(xiàn)信息交換與傳輸功能，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定良好的外部環(huán)境，是煤炭企業(yè)自動(dòng)化辦公的需求可以被充分滿足。在進(jìn)行煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)重視對(duì)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)，重點(diǎn)建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)字化管理水平的提高，可以使檔案工作為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更好地助力于煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展與不斷進(jìn)步。