董海霞

（山西焦化股份有限公司機(jī)動部，山西 臨汾 041606）

引言

網(wǎng)絡(luò)智能技術(shù)迅猛發(fā)展背景下，企業(yè)建設(shè)和發(fā)展迎來新機(jī)遇，企業(yè)發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的各種技術(shù)實(shí)現(xiàn)整合，企業(yè)發(fā)展各階段中都有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的身影。當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)需要合理使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而且對于企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展而言，企業(yè)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理信息化開展可以提高工作效率。同時(shí)，企業(yè)在信息化發(fā)展中面臨信息化意識不足、軟硬件需要優(yōu)化等問題。因此，要想從根本上解決檔案管理信息化發(fā)展問題，企業(yè)必須合理關(guān)注檔案管理的信息化發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化特點(diǎn)

1.數(shù)字化

傳統(tǒng)人工管理中主要采用紙質(zhì)檔案管理形式。這種方式容易出現(xiàn)工作誤差和問題，浪費(fèi)人力、物力等資源。目前，與傳統(tǒng)人工管理方法相比，信息化管理手段可以節(jié)約企業(yè)檔案管理成本，又能將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。提高各類信息管理有效性，方便工作人員查詢，為工作人員順利開展檔案管理工作提供保障?；跀?shù)字化的檔案管理工作中相關(guān)人員主要依托數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案管理，其數(shù)據(jù)庫在建立過程中主要運(yùn)用信息技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的重要使用價(jià)值。數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用中可以科學(xué)分類與有效整理各種檔案信息，通過建立健全更加規(guī)范和完整的方法進(jìn)行檔案信息管理，對檔案管理過程出現(xiàn)的混亂問題有效規(guī)避，增強(qiáng)檔案管理工作時(shí)效性，使企業(yè)取得良好的管理效果[1]。

2.智能化

企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展中依托信息化手段的檔案管理工作有著顯著的數(shù)字化特點(diǎn)，所以這種情況下就使信息化檔案管理具備智能化搜索和篩選功能。智能化的管理工作形式和傳統(tǒng)管理工作期間依靠人工查找和檢索方式相比具有很大優(yōu)勢和使用價(jià)值，搜索和篩選信息的智能化功能可以讓相關(guān)人員的檔案查找和搜索工作水平顯著提升，讓工作變得十分便利。比如，如果工作人員想要尋找某份檔案資料，只需要將關(guān)鍵詞輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫中即可，然后其人員就能快速找到自己所需的檔案資料，也可以找到與檔案資料相似的一些資料。從而在節(jié)省管理人員時(shí)間和精力的基礎(chǔ)上，讓管理人員更好地兼顧其他檔案管理工作環(huán)節(jié)，提高管理工作效果[2]。

3.共享性

檔案管理工作開展中信息技術(shù)的應(yīng)用可以輔助工作人員提高工作水平，信息化管理手段可以促進(jìn)工作人員更好地開展相關(guān)工作?，F(xiàn)如今企業(yè)檔案管理信息化呈現(xiàn)出共享性特點(diǎn)，相關(guān)人員可以在信息技術(shù)應(yīng)用、信息化管理手段使用的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息資源在企業(yè)內(nèi)部的實(shí)時(shí)共享和傳播。有關(guān)人員也可以構(gòu)建針對檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，讓檔案調(diào)閱和查找起來更加方便。同時(shí)，其人員可以運(yùn)用信息化技術(shù)的檢索功能，強(qiáng)化檔案信息查詢速度。在搜索相關(guān)信息時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞就可以，從多方面提升檔案信息查閱速度以及從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中提取信息的速度，最大程度地增強(qiáng)檔案信息儲存和運(yùn)用的科學(xué)性。除此之外，信息化管理手段和信息技術(shù)的使用不僅可以提升檔案信息傳輸速度，還可以簡化信息傳送流程，使檔案使用效率得到最大限度的提升，改變傳統(tǒng)檔案管理中信息共享效率低下的情況。

二、企業(yè)檔案管理信息化問題

1.信息化意識不足

當(dāng)前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在組織檔案管理信息化活動時(shí)，未能有效意識到檔案管理信息化的意義，以及構(gòu)建檔案信息活動的重要性。只是表面化地推動檔案管理信息化發(fā)展，未能真正提高管理信息化發(fā)展質(zhì)量。同時(shí)，部分人員思想尚未緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，缺少企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金和人力投入力度，未能有效使用各種信息化技術(shù)和方法，最終造成管理信息化發(fā)展效果不佳。另外，由于部分企業(yè)檔案管理人員年齡較大，工作觀念和思想意識較為傳統(tǒng)，習(xí)慣運(yùn)用傳統(tǒng)工作模式，對信息化管理和發(fā)展意識不足，這就造成企業(yè)檔案管理工作無法獲得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，阻礙檔案管理信息化發(fā)展[3]。

2.軟硬件需要優(yōu)化

目前，企業(yè)開展檔案管理信息化的工作中運(yùn)用種類豐富的檔案管理軟件，通過相關(guān)軟件的運(yùn)用提高管理工作效果。相關(guān)軟件功能大同小異，但一般情況下都可以滿足檔案管理信息化需求。雖然大多數(shù)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的軟件種類豐富，但是仍然有小部分企業(yè)的軟件不能與行業(yè)發(fā)展特征相適應(yīng)，缺少有效使用的價(jià)值。并且這些企業(yè)還面臨硬件設(shè)施設(shè)備陳舊的問題，未能及時(shí)優(yōu)化硬件設(shè)施設(shè)備，從而導(dǎo)致管理信息化發(fā)展效果不佳。還有部分企業(yè)的軟件和硬件系統(tǒng)與設(shè)施不能高效滿足企業(yè)檔案管理規(guī)定，無法發(fā)揮各種軟件的實(shí)際工作優(yōu)勢和作用。檔案管理軟件在運(yùn)行中其運(yùn)行速度低下，無法為信息資源共享工作的有效完成提供保障。在檔案管理硬件的運(yùn)行中，因?yàn)槠髽I(yè)缺乏對檔案信息化建設(shè)活動的關(guān)注度，所以未能將更多資金投入到硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)中，相關(guān)設(shè)施設(shè)備不完善，不能更好地為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范待完善

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)之間存在密切關(guān)聯(lián)，任何一項(xiàng)工作出現(xiàn)問題都會對眾多主體帶來不利影響。因此，在檔案管理信息化建設(shè)活動開展中，企業(yè)需要統(tǒng)一技術(shù)語言，更要合理明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是目前檔案館信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范仍然有待優(yōu)化，在和企業(yè)具體情況緊密聯(lián)系方面存在較大困難。這種情況下使一些企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展中缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理手段、制度，盲目地開展檔案管理信息化工作。進(jìn)而為檔案管理信息化發(fā)展埋下許多風(fēng)險(xiǎn)和隱患，不利于促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。企業(yè)在管理信息化發(fā)展中未能真正將管理責(zé)任落實(shí)到部門、個(gè)人身上，有關(guān)部門和人員尚未充分了解企業(yè)信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度要求，參與信息化建設(shè)和管理工作的意識不足。另外，檔案信息管理工作中不少人員在接受信息化知識內(nèi)容等方面存在很多困難，相關(guān)企業(yè)未能重視員工學(xué)習(xí)活動和教育工作的開展。缺少針對員工培訓(xùn)和教育的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，忽略人員管理信息化能力的培養(yǎng)，從而造成檔案管理人員個(gè)人工作能力不能更好地與檔案管理信息化發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)際工作效果受到很大影響，最終致使檔案管理綜合質(zhì)量不高[4]。

三、企業(yè)檔案管理信息化方向

企業(yè)檔案管理信息化工作開展中可以從以下幾個(gè)方向出發(fā)，為檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。首先，完善檔案管理信息系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)該以實(shí)際管理情況為主，創(chuàng)建較為統(tǒng)一和完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。在前期工作中，可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息，然后錄入系統(tǒng)當(dāng)中。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)過程中可以有效組合數(shù)據(jù)采集加工、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)等各模塊。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)不同部門，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息自動化管理目標(biāo)。在實(shí)際管理中可以讓數(shù)據(jù)采集加工模塊，整合所有不同業(yè)務(wù)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。但在信息查詢的過程中，應(yīng)該為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，讓其在合理的查詢范圍內(nèi)查詢相關(guān)信息。在系統(tǒng)維護(hù)中，與維護(hù)有關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)該讓檔案后臺管理人員應(yīng)用，從而輔助檔案管理人員在系統(tǒng)后期運(yùn)行時(shí)做好系統(tǒng)更新和維護(hù)工作，并及時(shí)解決出現(xiàn)的各種問題。其次，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展中有很多工作是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，為了推動各項(xiàng)工作順利開展，企業(yè)必須保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。在具體工作中，企業(yè)可以運(yùn)用相應(yīng)的安全措施，而工作人員也應(yīng)該提高警惕意識，采用數(shù)據(jù)備份和身份認(rèn)證等形式，有效避免不法分子和病毒對系統(tǒng)的侵害。企業(yè)應(yīng)該高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，可以在實(shí)際工作中設(shè)置網(wǎng)絡(luò)平臺的報(bào)警系統(tǒng)，第一時(shí)間處理網(wǎng)絡(luò)安全問題，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理工作安全性。最后，系統(tǒng)技術(shù)人員需要設(shè)置用戶使用權(quán)限，防止用戶超越權(quán)限進(jìn)行操作，還要充分將身份認(rèn)證工作落實(shí)。從多方面保護(hù)檔案管理信息化安全，提高實(shí)際管理工作質(zhì)量，使企業(yè)可以在信息化的發(fā)展和管理中提升管理效果[5]。

四、企業(yè)檔案管理信息化策略

1.強(qiáng)化信息化建設(shè)意識

檔案管理信息化發(fā)展中個(gè)別企業(yè)的信息化建設(shè)意識不足，而且未能明確信息化管理手段、技術(shù)使用的價(jià)值。要想改變信息化發(fā)展存在的現(xiàn)狀問題，企業(yè)需要強(qiáng)化信息化建設(shè)意識，以促進(jìn)檔案管理信息化構(gòu)建工作順利開展，其主要工作措施如下。一方面，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)需要提升信息化建設(shè)意識，挖掘信息化建設(shè)對檔案管理的價(jià)值。樹立與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展原則，適當(dāng)在傳統(tǒng)思想觀念方面做出改變，也可以積極且認(rèn)真地組織學(xué)習(xí)工作。在保障自身具備先進(jìn)的信息化管理思想上，提高信息化建設(shè)能力；另一方面，各個(gè)企業(yè)需要按照自身實(shí)際情況，提升相關(guān)教育和培訓(xùn)活動開展力度，專門宣傳檔案信息化建設(shè)觀念和相關(guān)知識，讓員工有效理解相關(guān)知識內(nèi)容，多方面發(fā)展員工對信息化建設(shè)的能力和水平。另外，在促進(jìn)管理信息化建設(shè)活動順利開展期間，企業(yè)需要增加資金投入力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)活動。根據(jù)企業(yè)自身狀況，增強(qiáng)檔案管理人員薪資待遇，通過這種方式提高檔案管理人才吸引力，增加管理信息化建設(shè)和發(fā)展效果。

2.注重軟件硬件的創(chuàng)新

檔案管理信息化建設(shè)中，硬件和軟件具有較大的支撐作用，可以為信息化建設(shè)工作的開展奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)活動實(shí)施中，應(yīng)該注重軟件和硬件的創(chuàng)新。首先，企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門需要高度關(guān)注采購與配置硬件的工作，將這項(xiàng)工作提上日程，并為其提供足夠的資金。相關(guān)人員需要有效選擇和應(yīng)用檔案管理軟件，保障使用軟件的先進(jìn)性、科學(xué)性，持續(xù)促進(jìn)檔案管理信息化工作發(fā)展。同時(shí)，在管理軟件的選擇過程中，企業(yè)相關(guān)人員需要以行業(yè)特征為依據(jù)，強(qiáng)化所選用軟件的實(shí)用性，讓其更好地運(yùn)用到實(shí)際工作中。當(dāng)然相關(guān)人員應(yīng)該立足于檔案管理工作實(shí)際情況，適當(dāng)運(yùn)用新選擇和引入的軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作形式，或者企業(yè)落后的軟件，提高軟件配置和應(yīng)用效果。其次，在硬件設(shè)施和技術(shù)的創(chuàng)新中，企業(yè)需要提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備投入力度，對現(xiàn)有的硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，適當(dāng)摒棄傳統(tǒng)老舊的硬件設(shè)備，提高硬件設(shè)施的實(shí)用性，為檔案管理信息化發(fā)展提供硬件保障。最后，在軟件硬件的創(chuàng)新發(fā)展中，企業(yè)可以借鑒其他行業(yè)或企業(yè)比較先進(jìn)的軟件硬件建設(shè)方法，也可以引入其他企業(yè)的相關(guān)軟件和硬件，對現(xiàn)有的信息化技術(shù)和平臺進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到管理信息化合理開展的目的[6]。

3.確定管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

基于信息化的企業(yè)檔案管理活動構(gòu)建中，企業(yè)需要將檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)作用體現(xiàn)出來，而且相關(guān)建設(shè)活動在組織和實(shí)施中都需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)作為保障。企業(yè)在實(shí)際工作中可以以國家行政力量為根本保障，積極分析信息化發(fā)展的各項(xiàng)法律法規(guī)和政策以及業(yè)務(wù)規(guī)范。在確保企業(yè)自身掌握各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和要求的前提下，制定屬于企業(yè)自身的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)企業(yè)還需要在信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中按照自身具體情況，創(chuàng)建現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，改革原有企業(yè)檔案管理制度規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)而讓各項(xiàng)工作在實(shí)施中都有據(jù)可依。在管理細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中，企業(yè)可以針對相關(guān)人員使用信息化管理手段開展工作的這一特點(diǎn)，制定員工有效使用信息化手段和技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)應(yīng)該制定檔案管理信息化人員管理的獎懲制度，明確相關(guān)人員在實(shí)際工作中的管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)人員結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)來開展工作。對于積極落實(shí)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度，并取得檔案管理良好成效的人員，企業(yè)可以適當(dāng)給予一些獎勵(lì)。而對于表面化開展檔案管理信息化工作、未能合理落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度要求的人員，企業(yè)需要對其進(jìn)行處罰或者教育，從而保障相關(guān)人員在實(shí)際工作中的積極性。在相關(guān)工作開展中，企業(yè)需要重視信息化人才激勵(lì)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，通過這種形式提高信息人才工作主動性，吸引更多人才參與到企業(yè)檔案有關(guān)的管理工作中，發(fā)揮人才的根本性作用和優(yōu)勢，促使人才在檔案管理工作中更好地為企業(yè)貢獻(xiàn)力量。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理屬于企業(yè)管理活動中的重要組成內(nèi)容，企業(yè)要想增強(qiáng)檔案管理工作科學(xué)性，必須重視信息化建設(shè)活動的開展，強(qiáng)化信息化建設(shè)意識，有效研究與分析信息化建設(shè)和活動實(shí)施的相關(guān)工作，注重軟件硬件的創(chuàng)新，改進(jìn)和優(yōu)化信息化制度與措施，確定管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，推動信息化工作合理進(jìn)行。