齊 靜

（夏津縣人力資源和社會保障局，山東 德州 253200）

在基層社會保險業(yè)務中，檔案工作是一項不可或缺的工作，檔案管理質量和管理水平對社會保障體系及其工作的開展有非常大的的影響。目前，基層社會保險業(yè)務工作開展的范圍正在不斷拓展，從而增加了社會保險業(yè)務檔案管理壓力。在這一背景下，如何有效做好基層社會保險業(yè)務檔案管理工作需要認真思考和探索，檔案管理工作相對復雜且煩瑣，需要從多個角度進行，尤其是在我國社會保險全國統(tǒng)籌的基礎上，更需要積極做好基層社會保險業(yè)務檔案管理工作。

一、強化基層社會保險業(yè)務檔案管理的必要性

1.是深化社會保險改革的需要

在全國社會保險改革不斷深化的背景下，作為基層社會保險部門，其不僅要切實履行社會保險責任，并且還應需要承擔起對離退休人員的社會化服務和管理職能等。按照黨中央、國務院的決策部署，2022年1月起實施養(yǎng)老保險全國統(tǒng)籌。社保部門需要及時將各類參保人員按時間節(jié)點及相應參保額度進行分類整理歸檔并上傳全國統(tǒng)籌信息系統(tǒng)，并以此為據(jù)保證退休人員養(yǎng)老金足額發(fā)放。如果社保檔案不能齊全完整地收集整理歸檔，那么基層社會保險部門就沒有原始檔案作為發(fā)放憑證，會使社保征繳及發(fā)放工作陷入兩難境地，進而直接影響到基層社會保險業(yè)務改革工作的有效開展[1]。

2.是社會保險工作的必然要求

一個參保人員從參保手續(xù)辦理到退休享受社會待遇會經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。首先，需要填寫社會保險卡，在保險卡中填寫個人實際情況，例如姓名、性別、居民身份證號碼、民族、常住地址、聯(lián)系電話、個人編號以及本人簡歷等，然后將其作為最原始數(shù)據(jù)信息保存到檔案中。其次，需要持續(xù)不間斷的繳納社會保險費，保險費會劃撥到個人社保賬戶計算利息的同時，根據(jù)當?shù)厣鐣毠つ甓仍缕骄べY水平對繳費比例與繳費基數(shù)以及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行科學調(diào)整。其中還隨著人員的流動，包括保險關系的轉移和基金轉出轉入等多項手續(xù)。都要在檔案中及時記錄，以確保將來支付社會保險待遇時有據(jù)可依，可以說基層社會保險檔案管理質量直接關系到參保人的切身利益[2]。

3.有利于促進社會和諧穩(wěn)定發(fā)展

基層社會保險檔案管理工作不僅是構建和諧社會的關鍵內(nèi)容，同時也是維護勞動者利益的主要路徑，會直接關系到社會經(jīng)濟發(fā)展。相關參保人應依照檔案內(nèi)容來建社保關系，并且維護社保權益，在基層社會保險業(yè)務檔案管理過程中，如檔案歸檔缺少實效性或檔案出現(xiàn)缺失，那么就會導致人民群眾的社會權益受到損失，這會對社會和諧穩(wěn)定發(fā)展造成不良影響?；鶎由鐣ｋU業(yè)務檔案的完善性與安全性可以很好地維護勞動者的權益和利益，長此以往，就可以保障社會保險業(yè)務實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

二、分析基層社會保險業(yè)務檔案管理存在的常見問題

1.檔案管理理念較為滯后

基層社會保險業(yè)務檔案管理滯后特別容易導致更多問題的發(fā)生，基層社會保險業(yè)務檔案管理理念滯后已經(jīng)成為影響社保業(yè)務檔案管理能力提升的關鍵要素。這一問題在社會保障檔案管理中的存在時間相對較長，另外，從上到下對基層社會保險業(yè)務檔案管理認識不足和重視度不足也是導致檔案管理效率低下的關鍵要素。例如，基層社會保險業(yè)務檔案管理工作人員在開展工作時基本上都是運用機械化的方式，沒有依照實際情況來開展管理，因為對檔案管理較為盲目，導致諸多時間跨度較長的檔案信息完整度較差，質量也難以滿足標準規(guī)范的要求[3]。

2.管理方式不科學 管理重點不突出

基層社會保險業(yè)務管理方式不合理且管理重點不明顯也是檔案管理工作問題的集中體現(xiàn)，如果基層社會保險業(yè)務檔案管理模式與管理需求不符，那么就難以提升基層社會保險業(yè)務檔案管理的有效性[4]。檔案管理方式單一會增加社會保險業(yè)務檔案管理工作難度，同時也會導致檔案管理工作難以發(fā)揮出自身實效性。另外，基層社會保險業(yè)務檔案管理不系統(tǒng)、不規(guī)范，會降低基層社會保險業(yè)務工作的開展效率，進而造成基層社會保險業(yè)檔案管理工作投入大而預期效果不顯著。

3.檔案管理人員綜合素質較差

基層社會保險業(yè)務檔案管理工作開展需要有工作人員來作為支撐，檔案管理人員的綜合素質與專業(yè)能力也會直接影響到基層社會保險業(yè)務檔案管理質量的提升。目前，一些基層社會保險業(yè)務檔案管理工作人員的綜合素質偏低，在實際工作開展階段，因其自身能力和專業(yè)能力等不同層面的短板會給檔案管理工作開展帶來一定的影響[5]。

4.檔案材料存檔與移交的銜接性較差

檔案歸檔與移交可以說是基層社會保險業(yè)務檔案管理工作的重點內(nèi)容，但當前二者之間的銜接性較差，進而制約了檔案管理的有效性?；鶎由鐣ｋU業(yè)務檔案材料在不斷增加的背景下，也會加大檔案材料歸檔與移交的工作量，并且還會使檔案移交與存檔工作會變得非常繁雜，同時需要注意的是，不同地區(qū)和不同級別的基層社會保險如果不能很好地銜接，就會對參保人員的權益帶來一定的損害。檔案材料歸檔沒有實現(xiàn)信息化與紙質檔案移交缺少溝通等都會增加檔案遺失率，這些關鍵的檔案管理環(huán)節(jié)如果不能得到科學處理就會降低基層社會保險業(yè)務檔案管理效率，這一現(xiàn)狀也是當前基層社會保險業(yè)務檔案管理問題的主要體現(xiàn)。

三、闡述提升基層社會保險業(yè)務檔案管理的對策

在社會經(jīng)濟體系快速發(fā)展與基層社會保險業(yè)務量不斷增加的背景下，為確?；鶎由鐣ｋU業(yè)務檔案管理有效性的提升，應使檔案管理服務和經(jīng)辦管理服務整體推進并協(xié)調(diào)發(fā)展，進而為廣大參保人員提供良好且優(yōu)質的檔案利用服務[6]。在提升基層社會保險業(yè)務檔案管理工作中需要做好以下幾點工作。

1.提升認識 重視基層社會保險業(yè)務檔案管理

基層社會保險業(yè)務工作的開展需要提升責任感，既要高度重視，更需要有一種對歷史負責、對現(xiàn)實負責以及對未來負責的立場態(tài)度，還需要將社會保險業(yè)務檔案管理工作融入人力資源和社會保障工作體系中，從長遠角度來進行規(guī)劃和管理。首先，應強化領導組織并成立檔案管理領導小組，設置綜合檔案室，在檔案室內(nèi)配備有專門的檔案管理工作人員，通過建立完善且健全的檔案管理責任體系來為基層社會保險業(yè)務檔案管理工作有序開展奠定基礎。其次，則需要確保責任層層落實，使檔案管理工作能夠與社會保險業(yè)務工作統(tǒng)一部署、統(tǒng)一實施以及統(tǒng)一核查，這種一手抓和分層管理的方式可以確?；鶎由鐣ｋU業(yè)務檔案管理框架完整。最后，需要健全相關規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案科學化、規(guī)范化管理。完善的檔案管理制度是確保基層社會保險業(yè)務檔案管理工作順利開展的支撐，在實際運行中制度體系進一步細化并具有較強的可操作性以及指導性，起到約束不良檔案管理行為，使基層社會保險業(yè)務工作的開展為人民群眾謀取更多的福利。

2.強化管理 夯實基礎 提升基層社會保險業(yè)務檔案管理質量

社會保險業(yè)務檔案形成主要為社會保險業(yè)務在初期經(jīng)辦階段及后期繳費信息為主所形成的檔案，想要做好檔案管理工作必須重視日常收集管理工作，助力基層社會保險業(yè)務檔案管理有效開展并奠定基礎。另外，檔案管理效率的提升應從源頭抓起。

其一，緊抓業(yè)務經(jīng)辦關。在過程中應做好以下幾項工作。參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會化管理以及稽核等多項業(yè)務。以夏津縣45 萬常住人口為例，對于退休社保保險業(yè)務檔案辦理來講，其中居民養(yǎng)老保險人口數(shù)是10 萬人左右、機關事業(yè)單位全縣退休人數(shù)6400 人左右、企業(yè)全縣退休人數(shù)1.2 萬人左右。而從在職人員層面分析，企業(yè)在職3 萬余人、機關事業(yè)1 萬余人其繳費基數(shù)按照當?shù)鼗竟べY水平；靈活就業(yè)2萬余人分四個檔次3746、5000、6242、18726 元/年；鎮(zhèn)村居民根據(jù)個人意愿，繳納標準為100 元/年～5000 元/年，共分為12 個檔次，針對對這些業(yè)務所形成的材料進行科學化系統(tǒng)化的分類，并且每月對這些業(yè)務材料進行整理歸檔。另外，在基金管理方面，會形成財務管理憑證與諸多統(tǒng)計報表，這些材料收集要及時并且要按時歸檔。

其二，嚴把材料收集關。第一，明確需要歸檔什么內(nèi)容?；鶎由鐣ｋU業(yè)務檔案所涉及內(nèi)容和人員都相對較多，需要嚴格按照相關規(guī)定標準來明確需要歸檔的項目與內(nèi)容，在基層社會保險業(yè)務經(jīng)辦機構辦理業(yè)務階段會生成文字材料和電子文檔以及圖表等需要歸檔的信息內(nèi)容。這一階段需要經(jīng)辦機構做好登記、征繳以及轉移等工作，并且還需要做好以下環(huán)節(jié)：個人賬戶支付環(huán)節(jié)、待遇核定與待遇支付環(huán)節(jié)、個人賬戶對賬環(huán)節(jié)以及基金管理環(huán)節(jié)等。第二，各環(huán)節(jié)通力合作，收集整理歸檔?；鶎由鐣ｋU業(yè)務工作開展應有具體負責人，各個環(huán)節(jié)的經(jīng)辦工作人員都應負責自己工作過程中產(chǎn)生的材料進行收集與整理以及裝訂，然后由專職檔案管理工作人員來進行審核，審核完成之后直接移交到檔案室，最后由檔案室管理人員來確定材料的保管期限和編號之后再進行歸檔處理。這需要社保各部門通力合作，各司其職、有條不紊地交接流轉，確保檔案歸檔完整無缺。第三，明確歸檔標準。按照檔案主管部門統(tǒng)一的歸檔標準進行整理。在整理階段，需要遵循科學分類和有效組卷這一原則，制定完善的工作流程與工作開展方式，規(guī)范社會保險業(yè)務材料的鑒別工作與分類工作以及排序編目工作等，全面落實層層檢查制度體系，將一些模糊不清的社會保險業(yè)務材料讓各個科室的經(jīng)辦人來重新分類處理，刪減重復的內(nèi)容，并且對殘污的頁面進行修復處理。對于不符合標準要求的檔案材料，需要對其進行論證，缺失材料需要經(jīng)辦人來進行查找和補漏，長此以往，就可以提升基層社會保險業(yè)務檔案管理工作的有效性。

3.重視運用數(shù)字化與信息化的管理模式

在科技技術快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化管理模式在諸多行業(yè)與領域中都得到了廣泛運用，檔案管理工作也不例外。數(shù)字化的管理模式不僅可以提升檔案管理效率，同時還可以進一步提升檔案管理的準確性。針對基層社會保險業(yè)務檔案管理工作來講，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足新時期社會發(fā)展需要，因此，需要將檔案管理模式向著數(shù)字化管理方向發(fā)展，基層社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化管理既可以促進檔案管理實效性的提升，還可以確保檔案信息內(nèi)容的真實性與準確性。從這一角度分析，基層社會保險業(yè)務檔案管理主體需要增加數(shù)字化與信息化檔案管理的投入，借助軟硬件水平的提升來對檔案管理信息化開展奠定基礎。此外，基層社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化管理也應與以往傳統(tǒng)的檔案管理模式相互融合，然后在進一步拓展檔案管理創(chuàng)新的可行性，有效地融合可以提升檔案信息的真實性，確保檔案在未來利用時更好地發(fā)揮出自身作用。

4.全面加強檔案隊伍建設 提升檔案管理人員的專業(yè)技能與素質

基層社會保險業(yè)務檔案管理工作人員的工作任務即為檔案收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計利用等，強化檔案管理工作人員的隊伍建設是做好檔案管理工作的重中之重。其一，需要選擇專業(yè)能力較強的干部擔任檔案員，檔案員應具備較強的責任心和紀律性，從業(yè)務層面來講，應做到熟、精、勤。作為檔案工作人員需要轉變以往傳統(tǒng)的思想觀念，積極主動地思考如何能夠收集好、利用好檔案，進而提升檔案的利用效率。其二，需要加強對基層社會保障業(yè)務檔案管理人員的培訓教育，借助教育培訓來強化檔案管理人員專業(yè)能力和工作能力，讓其充分了解檔案管理基礎知識，這樣就可以更好地提升其檔案管理水平。其三，應全面發(fā)揮出網(wǎng)絡體系的作用，檔案專兼職管理人員需積極主動地收集散落在各個科室的檔案材料，做到檔案整理不缺不漏。另外，檔案管理人員還應加強對業(yè)務部門負責檔案工作的人員進行溝通交流，在業(yè)務層面給予其科學指導，這樣才可以促進檔案管理更加規(guī)范化與標準化。其四，組織開展經(jīng)驗交流會議，提升檔案管理人員的綜合水平，做到取長補短和相互學習，進而強化檔案管理工作開展的有效性。

結語

結合全文，針對基層社會保險業(yè)務檔案管理工作來講，在遵循檔案管理工作原則的同時，還需要從規(guī)范化與信息化角度來推動檔案管理工作體系的優(yōu)化建設。在過程中基層社會保險業(yè)務檔案管理應細致分析管理階段存在的問題，然后再提出相應的解決對策，尤其是在養(yǎng)老金全國統(tǒng)籌階段，強化基層社保業(yè)務檔案管理十分關鍵，在提升檔案管理人員專業(yè)技能的基礎上，還可以運用數(shù)字化與信息化技術進行檔案管理，基層社會保險業(yè)務有效開展檔案管理不僅可以提升檔案利用效率，切實保障廣大社會群眾的權益不受到任何侵害。