崔洪祥

（白城市財政局國有資產(chǎn)管理中心，吉林 白城 137000）

在現(xiàn)代社會之中，如果想要有效地提升事業(yè)單位檔案管理水平，就意味著檔案管理需要朝規(guī)范化的方向持續(xù)推進(jìn)，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案收集管理的過程中，需要保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、體系化，這樣才能真正提升檔案管理水平，保障檔案管理制度的全面落實[1]。但就目前實際情況來看，一些事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的過程中依舊存在許多問題，需要進(jìn)一步地想辦法進(jìn)行解決，本文也就針對問題出發(fā)探討如何才能使事業(yè)單位檔案管理水平進(jìn)一步的提高。

一、提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的價值

1.助力事業(yè)單位行政效率的提高

檔案本身就是對事業(yè)單位發(fā)展過程的一種記錄，為此如果可以優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理體系，使檔案管理效率得以進(jìn)一步的提升，那么就可以構(gòu)建高效、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的管理體系，相關(guān)檔案人員在進(jìn)行檔案管理的過程中會更加迅速，進(jìn)行檔案查閱時也會更加的快捷和方便。這樣有助于在整體檔案管理水平提升的同時使檔案管理效率提高，進(jìn)而提升單位行政管理效率[2]。

2.支持事業(yè)單位的資源優(yōu)化配置

對于事業(yè)單位的檔案來說，它并不只單單起到對于事業(yè)單位日常事務(wù)進(jìn)行記錄的作用，同時單位還需要使檔案活起來，真正為企業(yè)未來的發(fā)展、為管理層的決策做出準(zhǔn)備，而提升整體的檔案整理效率，完善檔案相關(guān)管理制度，也可以有效地促使檔案資料可以被快速的梳理，進(jìn)而為管理層提供更多的一手素材，幫助管理層和決策層針對企業(yè)未來的發(fā)展走向進(jìn)行統(tǒng)籌安排。極大地提升整體資源配置效率的同時實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理運用與優(yōu)化配置，真正助力于事業(yè)單位未來的全面發(fā)展與變革。

3.優(yōu)化事業(yè)單位人才管理結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位如果想要在競爭之中脫穎而出，最重要的就是要進(jìn)行整體人員素質(zhì)的培養(yǎng)，真正打造凝聚力強(qiáng)、高素質(zhì)、高能力的員工隊伍，才能為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理之中有非常重要的一部分檔案即人事檔案，人事檔案對于每一個人才的發(fā)展都有著詳細(xì)記錄，做好事業(yè)單位內(nèi)部員工分析，可以有效地在內(nèi)部員工之中進(jìn)行晉升、獎懲、進(jìn)行人員整體規(guī)劃調(diào)整，真正激發(fā)員工的積極性主動性，同時也可以為領(lǐng)導(dǎo)人員調(diào)整工作提供理論依據(jù)，真正優(yōu)化整體事業(yè)單位人才管理結(jié)構(gòu)。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的制約因素

1.意識因素，檔案管理缺乏專業(yè)精神

想要提升事業(yè)單位檔案管理水平，首先應(yīng)該從思想上對于檔案工作注重起來，現(xiàn)在部分事業(yè)單位為了更好地獲取利潤，為了謀發(fā)展，而將注意力集中于市場營銷以及產(chǎn)品制作等方面，對于檔案一些領(lǐng)導(dǎo)不重視，也沒有意識到檔案對于整個事業(yè)單位發(fā)展的重要性。檔案工作本身就是一個日積月累的工作，需要通過很長的時間才能彰顯檔案存在的意義，甚至可能只有在需要檔案時才能將檔案的重大意義體現(xiàn)出來。但與此相對的是想要真正建立一個全面完善健全的事業(yè)單位內(nèi)部檔案的過程中，需要投入大量的人力、物力和資金，對于領(lǐng)導(dǎo)來說認(rèn)為建立完善的檔案本身就是一項投入成本大，收入小的事情。為此很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理不注重，在進(jìn)行檔案建設(shè)的過程中積極性不強(qiáng)，甚至在整體檔案建設(shè)的過程中投入的資金較少，導(dǎo)致硬件設(shè)備軟件設(shè)備沒有得到及時的供應(yīng)，相關(guān)檔案工作人員的工作積極性與責(zé)任心也隨之下降[3]。

2.模式因素，檔案協(xié)同管理效率不足

檔案工作其本身就具有長期性和持續(xù)性，在事業(yè)單位整體檔案管理的過程中，由于部分領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致對檔案工作的投入不足，對檔案工作的管理不足，重視程度不足，現(xiàn)在一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的模式上還采用傳統(tǒng)方式較為陳舊單一，也造成了檔案管理水平低下，檔案管理效率低下。在進(jìn)行整體檔案工作的過程中，依舊是以人工管理為主，極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展。檔案工作相較于事業(yè)單位的其他工作來說具有一定的特殊性，如果想要真正建設(shè)一個完整的檔案，是需要各個部門進(jìn)行配合，因為在此過程中每一年都要進(jìn)行檔案匯總，需要收集的是五大檔的檔案，涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，自然而然也就涉及企業(yè)的各個部門?，F(xiàn)在在進(jìn)行檔案搜集的過程中存在致命的問題就是各個部門進(jìn)行檔案整理的過程中規(guī)范性較差，質(zhì)量和響應(yīng)時間都存在一定問題，甚至還有一些部門在進(jìn)行檔案歸檔的過程中存在造假的現(xiàn)象，這些都極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展，影響了檔案工作的順利進(jìn)行。

3.人員因素，檔案管理專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作本身需要較強(qiáng)的專業(yè)性，但同專業(yè)性相比，還需要相關(guān)工作人員具有極強(qiáng)的耐心和責(zé)任心，才能在紛繁復(fù)雜的檔案工作之中提出頭緒，真正將檔案的收集、整理管理，做得井井有條，所以總體來說檔案工作對于人才素質(zhì)要求較高。但是就現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的人才隊伍來看，存在幾方面的問題。第一，專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，在檔案人才選拔的過程中，由于編制等問題，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在選擇過程中，可能并沒有選擇專業(yè)性較強(qiáng)的人才或者在選拔之前沒有進(jìn)行全面的審核，導(dǎo)致人才專業(yè)算法方面存在問題，第二，現(xiàn)有的檔案管理部門的相關(guān)人員服務(wù)態(tài)度和責(zé)任心存在一定問題，工作的仔細(xì)度和專注度不夠，對于檔案這一項十分需要細(xì)心和耐心的工作來說，這樣的人員素質(zhì)會造成檔案管理過程中的重大失誤。另外，從現(xiàn)有事業(yè)單位的實際崗位設(shè)置上來看，也有事業(yè)單位沒有在檔案部門設(shè)置專業(yè)的管理人才，而是在需要進(jìn)行檔案整理的年末從其他部門抽調(diào)人來進(jìn)行檔案管理，這些人員不具備檔案管理的專業(yè)知識，在進(jìn)行檔案整理的過程中也會出現(xiàn)錯誤的情況，極大地影響了檔案工作的規(guī)范性。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要原則

1.靈活性與規(guī)范性共同發(fā)力

想要將整體檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理，首先需要明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)國家對于檔案管理的要求以及檔案管理自身實際特點，外加事業(yè)單位實際情況，三者相互結(jié)合制定更容易落實更加有效的檔案管理制度，使得事業(yè)單位的檔案管理向規(guī)范化、統(tǒng)一化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。另外，需要注意，雖然在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要不斷落實規(guī)范化，但是規(guī)范化并不等于死板化，在進(jìn)行檔案管理的過程中，隨著時代的推進(jìn)，隨著管理水平的提升，可以采用靈活的檔案管理方式，根據(jù)各個部門檔案的實際特點，將檔案管理工作更加靈活高效的落實。并且針對現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的實際情況來看整體檔案管理規(guī)則還較為寬泛，應(yīng)該將整體檔案措施進(jìn)一步的細(xì)化，進(jìn)一步地提升整體檔案管理制度的可行性和實效性[4]。

2.兼具制度標(biāo)準(zhǔn)與可執(zhí)行性

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程之中，相關(guān)檔案工作人員也需要明確自己的工作定位以及檔案未來發(fā)展走向，同時需要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案朝向更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以提升整體事業(yè)單位檔案管理的時效性。同時，各檔案管理人員還需要從自身角度提升對于檔案管理工作的熱情和積極性，提高其他部門的配合程度，盡快將檔案工作落實和完善。在進(jìn)行制度制定的過程中，既要立足于與檔案管理的整體，同時也要立足于不同部門的實際情況，真正使檔案管理制度具有實效性、可落實性。制定檔案管理制度并不是一蹴而就的，需要在不斷地經(jīng)驗總結(jié)過程中對于制度進(jìn)行不斷的完善優(yōu)化，最終形成較為合理的相關(guān)檔案管理制度，使事業(yè)單位的檔案管理向更高效的方向邁進(jìn)。

3.同時彰顯權(quán)益性與職責(zé)性

在貫徹落實檔案管理的過程中，檔案管理人員需要明確自身的職責(zé)和權(quán)利，同時各部門負(fù)責(zé)檔案的工作人員也需要了解自己所需要承擔(dān)的業(yè)務(wù)范圍，還需要劃出單獨的資金來設(shè)定一定的獎懲措施，通過各種的激勵方式來使檔案工作人員更好地投入到工作之中，真正將檔案管理工作打造得更加高效，使檔案管理制度落實得更加完善，并且是要在檔案管理過程中保障工作人員的權(quán)利，真正使得權(quán)利和責(zé)任二者相統(tǒng)一。檔案工作不同于其他工作，其是一項長期性的工作，在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要注意需要保證檔案管理規(guī)范的長期落實性不能招令夕改，那樣會使得整體檔案工作雜亂無章。另外，檔案管理工作中出現(xiàn)了問題，需要及時地進(jìn)行總結(jié)訂正，這樣才能使檔案管理工作在螺旋上升的過程中不斷完善。

四、提高事業(yè)單位檔案管理水平有效策略

1.深化認(rèn)識提升對于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識

如果想要真正提升事業(yè)單位的檔案管理水平，那么必須要從上到下加強(qiáng)對于檔案工作重要性的認(rèn)知。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該真正重視起檔案工作，對于整體事業(yè)單位發(fā)展的重要作用發(fā)揮帶頭作用，重視其檔案工作，才能使檔案管理人員以及各部門檔案負(fù)責(zé)人員重視檔案管理工作，將檔案管理工作推進(jìn)更重要的位置。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要加強(qiáng)對于檔案工作的投入，資金投入、人力投入以及物力，還需要做好檔案工作的宣傳工作。僅僅管理人員重視檔案工作還是不充足的，必須要使各個部門都真正意識到檔案工作的重要性，這樣整體檔案收集整理的速度才能更快，檔案管理人員進(jìn)行檔案歸檔時才能更加順暢。其次，如果想使檔案管理更加高效，應(yīng)該加強(qiáng)資金的投入，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，逐步推進(jìn)檔案管理工作的信息化、電子化。最后，還需要對于現(xiàn)在的檔案管理人員進(jìn)行更加深入的培訓(xùn)，畢竟隨著時代的發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了重大變化，也有一定的創(chuàng)新，必須要讓相關(guān)管理人員隨時了解到最新的政策法規(guī)，了解到最新的檔案管理方式，才能真正推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，使單位上下為檔案工作的努力進(jìn)而形成合力。

2.健全機(jī)制，設(shè)立科學(xué)有效的檔案管理和績效考核制度

目前，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案管理制度過于寬泛不夠細(xì)化，以至于不同人員不知道自己的職責(zé)和義務(wù)在哪里，為此現(xiàn)在在進(jìn)行檔案管理制度制定的過程中，應(yīng)該針對各個不同的崗位設(shè)置崗位說明書，使責(zé)任到人從各個環(huán)節(jié)出發(fā)做好職責(zé)的細(xì)化，在制度制定完成之后，必須要有相應(yīng)的監(jiān)管部門，使得制度落于實處，要將具體的措施規(guī)則全部講明白、講清楚，確保事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)工作人員，能夠充分理解并深入執(zhí)行。避免檔案管理制度浮于形式，只是面子工程。相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要做好后續(xù)的考評工作和反饋工作，要實時監(jiān)督整體的檔案制度是否真的落于實處，是否真的對各個部門的檔案工作效率起到了改進(jìn)作用，如果在貫徹落實整體制度的過程中發(fā)現(xiàn)問題，那么需要及時對制度進(jìn)行修改和訂正，使得制度較為符合整體事業(yè)單位的發(fā)展情況。在進(jìn)行制度的制定與實施的過程中，必須要在結(jié)合各個部門的實際情況，因為整個事業(yè)單位具有多個部門，不同部門的主要職責(zé)不同，檔案類型也不同，為此應(yīng)該真正根據(jù)每一個部門的實際情況再進(jìn)行制度的細(xì)化。對于檔案部門來說也應(yīng)該將各個部門的資料收集完成之后，再對檔案資料的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行進(jìn)一步的考核，以保證整體的檔案質(zhì)量。對于各個部門的檔案資料整理情況應(yīng)該由檔案管理部門進(jìn)行量化考核，每一季度進(jìn)行整體的考核匯報，在這一過程中也能確保事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化的方向推進(jìn)。目前，檔案工作在進(jìn)行的過程中存在工作量過于集中的問題，針對這一情況在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)管理人員也需要將職責(zé)細(xì)化，這樣才能有效地將整體的檔案管理工作分配得當(dāng)，提升整體單位的檔案管理效率。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作——人員培訓(xùn)

第一，做好檔案工作的收集，需要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的相互配合，使整體工作效率和流程加快。第二，一定要做好整體檔案的歸檔，包括檔案的內(nèi)容和時間等，真正將檔案室分門別類按照五大檔的方式來進(jìn)行整體檔案的排序，這樣才能方便后期對檔案進(jìn)行查詢和借閱，真正使檔案工作落于實處為后續(xù)的檔案利用鑒定良好基礎(chǔ)。第三，要做好檔案保密工作，在建設(shè)檔案室的過程中，檔案室的鑰匙需要由不同的人員進(jìn)行保存，同時對于不同保密程度的檔案也需要有專門的防盜措施，這樣才能真正使檔案不會出現(xiàn)遺失，還需要做好整體檔案室的防火防盜工作。還要加強(qiáng)相關(guān)檔案工作人員的培訓(xùn)，要提升檔案工作人員整體的工作效率和工作方式，使得事業(yè)單位的檔案可以向現(xiàn)代化信息化的方向前進(jìn)。第四，需要加強(qiáng)整體檔案工作的電子化進(jìn)程，最好使用紙質(zhì)版檔案和電子版檔案二者并進(jìn)的方式來推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。

結(jié)語

總之，隨著社會的逐步發(fā)展，現(xiàn)在各事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點工作，雖然它整體流程較為煩瑣，發(fā)揮作用需要一定時間，但是它對于推進(jìn)整體企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，目前有很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有對檔案工作重視起來，應(yīng)該對這一情況加以改善，必須要從上到下都加強(qiáng)對于檔案工作的重視程度，才能推進(jìn)檔案工作向更加先進(jìn)、更加創(chuàng)新、更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展，真正提升檔案工作的效率和質(zhì)量，使檔案工作為推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展作出其應(yīng)有的貢獻(xiàn)和作用，促進(jìn)檔案管理工作的逐步現(xiàn)代化。