周豐 陳華北
杭州市第一人民醫(yī)院后勤保障部 浙江 杭州 310003
在我國(guó),公立醫(yī)院滿足廣大人民群眾最基本的醫(yī)療服務(wù),是保障公民基本生命健康權(quán)的事業(yè)單位,在整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中占據(jù)著優(yōu)勢(shì)地位[1]。近年來(lái),我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展,公立醫(yī)院后勤基建及維修項(xiàng)目投資在逐年上升,但仍存在基建維修項(xiàng)目審計(jì)不規(guī)范現(xiàn)象[2],甚至引發(fā)腐敗問題[3]。在醫(yī)院后勤基建維修項(xiàng)目的審計(jì)中引入內(nèi)部控制系統(tǒng)和方法,加強(qiáng)微觀管理,可有效避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)醫(yī)院后勤建設(shè)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性和效果[4],提升管理效益,預(yù)防腐敗行為的滋生[5]?;诖耍狙芯吭谘凶x相關(guān)政策文件和查閱文獻(xiàn)基礎(chǔ)上,總結(jié)杭州市某三甲公立醫(yī)院后勤基建維修項(xiàng)目跟蹤審計(jì)的管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)公立醫(yī)院后勤基建維修項(xiàng)目審計(jì)的現(xiàn)狀、微觀管理以及評(píng)價(jià)進(jìn)行論述,并提出對(duì)策建議。
與發(fā)達(dá)國(guó)家相比,我國(guó)醫(yī)院的工程建設(shè)發(fā)展相對(duì)落后[6],一方面,基本建設(shè)投資有限,而且部分公立醫(yī)院除了完成日常的病人救治任務(wù)外,還承擔(dān)教學(xué)、科研任務(wù),現(xiàn)有的資源滿足不了需要;另一方面,醫(yī)院基建工作的組織和管理模式滯后,基建部門主要滿足國(guó)家對(duì)醫(yī)院統(tǒng)籌統(tǒng)建的要求,對(duì)醫(yī)院的日常修建和小型改擴(kuò)建項(xiàng)目進(jìn)行自行管理的難度較大。近幾年,全國(guó)各地公立醫(yī)院基本建設(shè)投資正在加速增長(zhǎng),但是隨之而來(lái)的問題也不容忽視,主要體現(xiàn)在:有些公立醫(yī)院片面追求床位數(shù)量、門診量和手術(shù)例數(shù),過度追求醫(yī)院規(guī)模和大型設(shè)備占有率,卻忽視醫(yī)院內(nèi)部的管理機(jī)制和制度建設(shè)。
1.2.1 我國(guó)公立醫(yī)院工程審計(jì)的內(nèi)容。審查醫(yī)院項(xiàng)目有無(wú)違反國(guó)家規(guī)定,施工程序是否按照建設(shè)計(jì)劃進(jìn)行;有無(wú)嚴(yán)格遵循受批的概預(yù)算執(zhí)行項(xiàng)目,是否存在超過概算的施工行為;招投標(biāo)合同和程序是否符合法規(guī),合同條款是否有不符合法律的要求;工程款支付要確保符合合同條款,費(fèi)用是明確且真實(shí);檢查施工范圍和施工內(nèi)容是否按照合同約定來(lái)實(shí)施,是否有工程變更的情況發(fā)生;審核項(xiàng)目結(jié)算是否合理,以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的程序的合法性等等。
1.2.2 我國(guó)公立醫(yī)院工程審計(jì)的方法。①看圖算量:工程審計(jì)最常用的一種方法。審計(jì)人員要根據(jù)建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、竣工圖、水電平面圖等多種圖紙計(jì)算施工工程量,核對(duì)施工單位和監(jiān)理單位工程量。②現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量:核實(shí)工程量最有效的辦法是實(shí)地觀察測(cè)量,進(jìn)入工地現(xiàn)場(chǎng),驗(yàn)證真實(shí)工程量,核定工程造價(jià),確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)完成工程是否與施工圖一致,工程質(zhì)量是否達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。③現(xiàn)場(chǎng)詢問;是指通過巡查被審計(jì)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)人員等,來(lái)確認(rèn)施工和造價(jià)的真實(shí)性,合理性。④綜合分析:通過綜合分析施工理念、施工圖紙、過程記錄及監(jiān)理日記等資料,核算實(shí)際工程量和項(xiàng)目成本,確保工程的真實(shí)性。⑤市場(chǎng)詢價(jià);針對(duì)價(jià)位高、超過實(shí)際用量的材料進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià),核實(shí)工程材料價(jià)格,防備施工單位惡意抬高材料價(jià)格。⑥綜合比較:通過兩種以上方法進(jìn)行互相驗(yàn)證核實(shí),評(píng)價(jià)工程量與造價(jià)是否真實(shí)是否合理。
1.3.1 內(nèi)部控制環(huán)境方面存在的問題。第一,內(nèi)部控制制度不健全。很多公立醫(yī)院并沒有建立有效的內(nèi)部控制制度的意識(shí),一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)控制度在基本建設(shè)項(xiàng)目日常管理中發(fā)揮著巨大作用。第二,專業(yè)人員配置不足,組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。醫(yī)院將主要精力放在了診療活動(dòng)上,很多醫(yī)院設(shè)置的項(xiàng)目管理部門并不能有效發(fā)揮監(jiān)管作用。有些醫(yī)院只是針對(duì)具體的項(xiàng)目設(shè)置了一個(gè)臨時(shí)性的管理機(jī)構(gòu),無(wú)法對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全方位有效監(jiān)管;有些醫(yī)院沒有設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)部門,導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)部控制實(shí)施和評(píng)價(jià)流于形式;醫(yī)院項(xiàng)目管理部門中人員復(fù)雜,有些沒有相關(guān)專業(yè)背景,無(wú)足夠能力去承擔(dān)醫(yī)院項(xiàng)目的管理。
1.3.2 控制活動(dòng)環(huán)節(jié)中的問題。從醫(yī)院工程建設(shè)周期來(lái)看,在各個(gè)控制環(huán)節(jié)上都存在著舞弊的可能。在工程前期立項(xiàng)階段,醫(yī)院往往不具備可行性研究報(bào)告和項(xiàng)目建議書等資料的撰寫能力,往往會(huì)委托中介,尋找中介機(jī)構(gòu)的過程可能存在尋租空間。工程的勘察設(shè)計(jì)招標(biāo)時(shí),公立醫(yī)院建設(shè)部門人員能力有限,招標(biāo)文件編制難免有遺漏,招投標(biāo)中資格審查、評(píng)標(biāo)辦法不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}往往導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果不理想。在工程施工階段,控制環(huán)節(jié)更加的復(fù)雜多樣,在這一階段出現(xiàn)的問題集中在工程質(zhì)量控制環(huán)節(jié)、材料及設(shè)備價(jià)格控制環(huán)節(jié)和進(jìn)度款審核支付環(huán)節(jié)。有些公立醫(yī)院疏于對(duì)監(jiān)理公司的管理,或是對(duì)監(jiān)理工程師授權(quán)不當(dāng),可能導(dǎo)致工程項(xiàng)目的質(zhì)量受影響。在竣工決算階段,公立醫(yī)院項(xiàng)目管理中主要存在著決算審核控制不嚴(yán),工程賬務(wù)管理混亂的問題,以及工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)對(duì)工程成本支出審核不認(rèn)真、走形式的問題。
1.3.3 信息溝通及監(jiān)督方面的問題。信息溝通在控制程序中起橋梁作用[7]。公立醫(yī)院建設(shè)主管部門人員配備不足,在各個(gè)參建單位之間的信息溝通往往滯后嚴(yán)重,沒有建立起有效的信息收集、分析、處理、傳遞和反饋體系,從而造成信息滯后,溝通不暢。另外,公立醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門通常重視事前監(jiān)督和事后審核,在工程施工過程中并不參與工程項(xiàng)目的日常內(nèi)部控制的實(shí)施,對(duì)其業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督不到位。
為解決存在的現(xiàn)實(shí)問題,結(jié)合杭州市某三甲公立醫(yī)院后勤基建維修項(xiàng)目審計(jì)的管理經(jīng)驗(yàn),基于標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念[8],我們提出以下微觀管理方法。
招投標(biāo)審計(jì)是系統(tǒng)性的審查和評(píng)價(jià)工作,審查和評(píng)價(jià)主要包括項(xiàng)目咨詢、勘察設(shè)計(jì)、過程監(jiān)理、現(xiàn)場(chǎng)施工、設(shè)備及材料采購(gòu)等。具體來(lái)說(shuō)主要包括:①招標(biāo)前準(zhǔn)備工作的審計(jì),建設(shè)工程是否按規(guī)定招標(biāo),凡是應(yīng)采用公開招標(biāo)的,必須禁止邀請(qǐng)招標(biāo),招標(biāo)程序和方式要符合有關(guān)法律法規(guī),要做到公開發(fā)布招標(biāo)公告,且招標(biāo)公告中的信息要全面、準(zhǔn)確。②資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件及標(biāo)底(或招標(biāo)控制價(jià))的審計(jì),審計(jì)時(shí)需要注意其是否合規(guī)、完整和準(zhǔn)確,設(shè)備、材料的規(guī)格和技術(shù)參數(shù)與批復(fù)文件、設(shè)計(jì)要求和建設(shè)計(jì)劃是否相符,標(biāo)底應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準(zhǔn)的初步設(shè)計(jì)和投資概算編制,不能超出批復(fù)的投資概算。
①設(shè)計(jì)合同的審計(jì)。檢查設(shè)計(jì)合同的基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文件,以及合同期限,檢查設(shè)計(jì)合同的工作范圍、進(jìn)度及質(zhì)量,檢查設(shè)計(jì)費(fèi)的計(jì)費(fèi)依據(jù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及支付方式,檢查合同雙方的擬定的權(quán)利和義務(wù)。②施工合同的審計(jì)。檢查合同的工期、工程范圍及工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),檢查工程造價(jià)的計(jì)算原則、價(jià)款方式、風(fēng)險(xiǎn)范圍及調(diào)整方法,檢查工程設(shè)備和材料供應(yīng)的責(zé)任及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),檢查工程付款的比例和周期,檢查中間驗(yàn)收的內(nèi)部控制、質(zhì)量保證期及有無(wú)違約責(zé)任。③委托監(jiān)理合同的審計(jì)。檢查監(jiān)理公司的監(jiān)理資質(zhì)及建設(shè)規(guī)模,檢查監(jiān)理建設(shè)項(xiàng)目的名稱、規(guī)模、投資額及建設(shè)地點(diǎn),檢查監(jiān)理的業(yè)務(wù)范圍和責(zé)任,檢查總監(jiān)及監(jiān)理工程師的資格證書,檢查工程資料及時(shí)間要求。④設(shè)備和材料采購(gòu)合同的審計(jì)。對(duì)采購(gòu)品種、質(zhì)量、數(shù)量、期限等進(jìn)行檢查,對(duì)新型設(shè)備、新材料的采購(gòu)需進(jìn)行資質(zhì)審查、價(jià)格合理性評(píng)估及專利真實(shí)性審查。⑤合同變更的審計(jì)。如有變更,需要檢查為什么變更,檢查合同變更的相關(guān)內(nèi)部控制,需要檢查合同變更程序的有效性,如牽涉到索賠,要重點(diǎn)檢查其真實(shí)性及合理性,檢查合同變更對(duì)工程成本預(yù)算、工期、責(zé)任和義務(wù)及其他合同條款的影響。
對(duì)合同當(dāng)事人的法人資質(zhì)、合同內(nèi)容進(jìn)行檢查,對(duì)合同雙方資金、技術(shù)及管理方面履行合同的能力進(jìn)行評(píng)估,對(duì)合同內(nèi)容與招投標(biāo)文件的吻合度進(jìn)行檢查,對(duì)合同條款的全面性、合理性,以及關(guān)鍵性內(nèi)容、限制性條件,及法律手續(xù)的完備程度進(jìn)行檢查,對(duì)合同是否存在損害其他主體利益等導(dǎo)致合同無(wú)效的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)判。
①工程投資控制的審計(jì)。對(duì)工程計(jì)量程序、設(shè)計(jì)變更管理程序、資金計(jì)劃及支付程序、合同管理程序和索賠管理程序進(jìn)行檢查,檢查手續(xù)是否齊全,是否建立現(xiàn)場(chǎng)簽證和隱蔽工程管理制度。②工程進(jìn)度控制的審計(jì)。檢查工程是否按時(shí)開工,是否有進(jìn)度拖延,以及原因和處理情況,檢查施工許可證、建設(shè)許可證的辦理是否及時(shí),對(duì)拖延的責(zé)任劃分是否合理,是否符合合同規(guī)定,有無(wú)因不當(dāng)管理造成的返工、窩工情況以及整改方案。③工程質(zhì)量控制的審計(jì)。對(duì)工程質(zhì)量保障體系進(jìn)行檢查,檢查是否組織了隱蔽工程驗(yàn)收,對(duì)不合格項(xiàng)的處理是否得當(dāng),對(duì)評(píng)定的優(yōu)良品、合格品的規(guī)范性進(jìn)行檢查。
①施工圖預(yù)算的審計(jì)。直接費(fèi)用審計(jì)包括:工程量計(jì)算、單價(jià)套用的正確性、取費(fèi)基數(shù)、預(yù)算定額、費(fèi)率計(jì)取等,間接費(fèi)用審計(jì)包括:各項(xiàng)取費(fèi)基數(shù)、計(jì)劃利潤(rùn)、稅金計(jì)取的合理性等。②合同價(jià)的審計(jì)。主要檢查同價(jià)的合理性以及是否合法。③工程量清單計(jì)價(jià)的審計(jì)。檢查工程量清單計(jì)價(jià)的合規(guī)性,檢查工程量清單計(jì)價(jià)要符合統(tǒng)一項(xiàng)目編碼、統(tǒng)一計(jì)量單位、統(tǒng)一項(xiàng)目名稱以及統(tǒng)一工程量計(jì)算規(guī)則,檢查是否符合招標(biāo)文件,有無(wú)報(bào)價(jià)畸高或畸低的現(xiàn)象。④工程結(jié)算的審計(jì)。檢查與合同價(jià)不同部分是否合理合規(guī),檢查結(jié)算方式是否符合合同規(guī)定。
檢查竣工驗(yàn)收小組基本情況是否合理,如人員構(gòu)成、結(jié)構(gòu)及人員分工,檢查驗(yàn)收過程是否規(guī)范,檢查手續(xù)是否齊全,檢查有無(wú)虛假成分。
核對(duì)在建工程明細(xì)表、報(bào)表數(shù)、復(fù)核數(shù)據(jù)、總賬數(shù)和明細(xì)賬合計(jì)數(shù)是否相符,核對(duì)期初余額與上期審定期末余額是否相符,檢查工程款是否按合同、工程進(jìn)度或監(jiān)理進(jìn)度分期支付,檢查會(huì)計(jì)處理是否恰當(dāng)。
維修工程不同環(huán)節(jié)的審計(jì)角色和側(cè)重點(diǎn)不同,醫(yī)院的工程維修項(xiàng)目審計(jì)根據(jù)審計(jì)任務(wù)和內(nèi)部審計(jì)資源情況,對(duì)于工程各流程不同程度的參與監(jiān)督。立項(xiàng)和設(shè)計(jì)方面,審計(jì)部門可以從經(jīng)濟(jì)和審計(jì)的角度對(duì)優(yōu)化設(shè)計(jì)提出建議,這方面可以節(jié)約很多資金。對(duì)于預(yù)算,在基建部門或相關(guān)職能部門做出預(yù)算的前提下,審計(jì)部門可以從工程量、價(jià)格和取費(fèi)方面進(jìn)行審核。招標(biāo)時(shí)內(nèi)部審計(jì)參與整個(gè)過程的監(jiān)督。驗(yàn)收的過程審計(jì)是作為從屬的角色參與,工作重點(diǎn)是結(jié)算審核。
COSO即美國(guó)的反對(duì)虛假財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(huì)的贊助組織委員會(huì)發(fā)布的《內(nèi)部控制一一整體框架》認(rèn)為,內(nèi)部控制架構(gòu)由5要素構(gòu)成[9]。筆者對(duì)醫(yī)院后勤基建維修項(xiàng)目審計(jì)的評(píng)價(jià)也基于5要素,具體如下。
構(gòu)建并完善項(xiàng)目辦組織機(jī)構(gòu),主要負(fù)責(zé)人不能從其他職能部口抽調(diào),需要配備專業(yè)技術(shù)水平和經(jīng)驗(yàn)?zāi)軇偃雾?xiàng)目建設(shè)需要的專業(yè)人員,項(xiàng)目辦授權(quán)給項(xiàng)目管理公司權(quán)力要適中,監(jiān)管要到位,補(bǔ)充專業(yè)技術(shù)人員,逐步扭轉(zhuǎn)控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱,現(xiàn)場(chǎng)工作積極性不高的局面。
工程質(zhì)量控制主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé),其他參加單位共同協(xié)助。監(jiān)理公司對(duì)施工過程的質(zhì)量嚴(yán)格進(jìn)行控制,主控項(xiàng)目及一般項(xiàng)目均要符合要求,通過監(jiān)理會(huì)、工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知的形式要求施工單位限期對(duì)不符合要求的項(xiàng)目整改,滿足設(shè)計(jì)及施工規(guī)范要求;工程造價(jià)控制,造價(jià)公司在進(jìn)度款審核工作中嚴(yán)格依據(jù)合同要求及現(xiàn)場(chǎng)形象進(jìn)度,對(duì)不符合支付條件的項(xiàng)目進(jìn)行核減,保障工程款支付與實(shí)際情況相符,在無(wú)特殊情況下不超支。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)有較為清楚的認(rèn)識(shí),在醫(yī)院工作會(huì)議上討論評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)醫(yī)院的影響,對(duì)控制和避免風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策和手段研究要很充分。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估重點(diǎn)評(píng)估項(xiàng)目合法性風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目工期滯后風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。作為非營(yíng)利性公立醫(yī)院,償還貸款能力有限,過重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)將會(huì)影響醫(yī)院正常經(jīng)營(yíng),最終不利于患者和醫(yī)院職工。
項(xiàng)目信息溝通渠道主要有與醫(yī)院管理層溝通,與上級(jí)部門的溝通和與下級(jí)施工單位的溝通。其中與醫(yī)院管理層和上級(jí)主管部口的溝通采用請(qǐng)示、匯報(bào)等形式,而與下級(jí)施工單位的溝通采取了定期工程例會(huì)、專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)辦公、報(bào)告等多種形式,項(xiàng)目辦大量的現(xiàn)場(chǎng)日常工作就是在溝通協(xié)調(diào)各家施工單位、管理單位及市政、水、電、氣等單位之間的關(guān)系。
醫(yī)院越來(lái)越重視內(nèi)部審計(jì)工作,內(nèi)部審計(jì)部門直接對(duì)醫(yī)院一把手負(fù)責(zé),項(xiàng)目辦要?dú)g迎內(nèi)部審計(jì)部門參與建設(shè),日常工作中能夠配合審計(jì)工作,審計(jì)部門提出的建議要能得到重視。
一是上級(jí)的衛(wèi)生行政部門應(yīng)盡快出臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目跟蹤審計(jì)相關(guān)的規(guī)章制度和實(shí)施辦法,為公立醫(yī)院跟蹤審計(jì)實(shí)踐提供具體的法律規(guī)范和業(yè)務(wù)指導(dǎo);二是公立醫(yī)院自身要完善內(nèi)部控制流程和跟蹤審計(jì)制度,審計(jì)做到制度化、程序化和規(guī)范化。
公立醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目跟蹤審計(jì)打造一支高素質(zhì)的專業(yè)性審計(jì)隊(duì)伍才能更好地適應(yīng)其專業(yè)性強(qiáng)的審計(jì)工作特點(diǎn)[10]。因此,公立醫(yī)院要更加重視內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍的人才培養(yǎng),加大培訓(xùn)力度,提高其業(yè)務(wù)勝任能力。
公立醫(yī)院首先要做好調(diào)研,采用公開招標(biāo)的方式選擇信譽(yù)好的審計(jì)機(jī)構(gòu);選派責(zé)任心強(qiáng)、有較好溝通能力的審計(jì)人員組建項(xiàng)目審計(jì)組。對(duì)于委托的審計(jì)部門,醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門也要加強(qiáng)監(jiān)督和跟蹤管理,建立質(zhì)量考核評(píng)價(jià)體系,強(qiáng)化過程控制和客觀評(píng)價(jià)。
現(xiàn)場(chǎng)的土方、設(shè)備基礎(chǔ)、墻體、結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)等都屬于隱蔽工程,對(duì)隱蔽工程的審核和管理顯得十分重要,必須加強(qiáng)監(jiān)督、控制。隱蔽工程必須要根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤,對(duì)于隱蔽工程中的工程變更和簽證的審査要更為嚴(yán)格,隱蔽工程的驗(yàn)收檢測(cè)工作必須投入更多的精力。
對(duì)不配合、難協(xié)調(diào)、不聽指揮的施工單位按制度處罰。制定完備的懲罰制度來(lái)解決施工單位違規(guī)現(xiàn)象,項(xiàng)目辦常用停付、扣減工程款的方式處罰違規(guī)單位,但是處罰金額沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),在這一方面應(yīng)當(dāng)杜絕主觀主義和隨意性,應(yīng)當(dāng)建立起工程工期質(zhì)量監(jiān)督檢查責(zé)任制,對(duì)各家施工單位進(jìn)行打分,按照得分進(jìn)行獎(jiǎng)懲。