□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洠錁?gòu)成是以科技檔案為主體，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。近年來，筆者公司累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

企業(yè)檔案的檢索，是指將企業(yè)檔案的各方面信息，利用一定的方式和途徑，從館（室）藏中索取出來，向利用者提供服務的一項工作。這項活動的進行，要建立在企業(yè)檔案檢索體系的基礎上。通常包括兩方面的工作內(nèi)容：其一，企業(yè)檔案信息檢索體系的建立，即按照一定的標準和規(guī)則，將企業(yè)檔案內(nèi)含的信息進行加工并存儲起來，組成各種檢索工具；其二，企業(yè)檔案信息檢索體系的利用，即根據(jù)用戶的利用需求，采用一定的檢索工具，從多途徑、多角度查找利用企業(yè)檔案。

一、企業(yè)檔案檢索系統(tǒng)

企業(yè)檔案檢索系統(tǒng)是為了存儲、查找和得到企業(yè)檔案文件而建立的一種邏輯檢索系統(tǒng)。按照企業(yè)檔案信息檢索的途徑，可以分為人工檢索和電子計算機檢索兩大體系。

1.檢索工具。是指企業(yè)檔案信息檢索利用的工具。通常是在對企業(yè)檔案內(nèi)含信息經(jīng)過系統(tǒng)整理后，編制而成的一種檔案信息有序存儲的載體，包括各種目錄和數(shù)據(jù)庫。

2.檢索設備。是指用于從事檢索活動的設備。包括計算機終端設備、縮微品檢索系統(tǒng)、各種目錄卡片柜等。

3.檢索軟件。是指從事檔案信息檢索活動所利用的各種標準和語言性工具。包括著錄標引規(guī)則、檢索語言等。

二、企業(yè)檔案的檢索工具

企業(yè)檔案的檢索工具是指揭示企業(yè)檔案內(nèi)容與特征、指引查找索取與報道交流企業(yè)檔案信息的工具，它是實行企業(yè)檔案科學管理的重要手段。任何檢索工具必須具備兩項基本功能：其一，檔案信息的存儲功能，即按照著錄標引規(guī)則，將有關檔案的特征，包括案卷（或文件）的內(nèi)容提要、作者、形成時間、檔號、存放地址等著錄下來，組成一條條可以查找檔案的線索體系；其二，檔案信息的檢索功能，即按照一定的查詢要求，確定需要查找的主題、作者、主題詞、檔號和存放地點，以便迅速、準確地從館藏中找出所需要的檔案。此外，利用檢索工具還可以進行企業(yè)檔案信息的宣傳報道與交流，將企業(yè)館藏檔案的內(nèi)容、范圍、種類、成分和存放地點等通過適當?shù)姆绞较蛲鈭蟮篮徒榻B，推薦給企業(yè)廣大員工加以利用。

1.檢索工具的分類方式。企業(yè)檔案的檢索工具，種類和形式繁多，可以按不同方式進行分類。①按檢索工具的用途?？梢苑譃椴轵炐?、館藏性、報導性檢索工具，查驗性檢索工具是為解決從多種角度和途徑檢索檔案而專門編制的，指導利用者索取企業(yè)檔案的工具；館藏性檢索工具是揭示企業(yè)檔案館（室）藏情況，反映實體整理和排架順序的，主要用于保管、統(tǒng)計的檢索工具；報導性檢索工具是為了報道和介紹館（室）藏情況，開展企業(yè)檔案信息交流而編制的工具，它也可以為企業(yè)檔案信息進入技術市場，實行有償轉(zhuǎn)讓提供服務。②按檢索工具的載體形式?？梢苑譃闀鴥允?、縮微式和機讀式檢索工具。書冊式檢索工具采用簿冊作為載體，著錄格式多為表格，編排緊湊、體積小、成本低，多為查驗性、館藏性、報導性檢索工具所采用；縮微式檢索工具采用縮微膠片作為載體，體積小、存儲密度高，但要利用專門的閱讀器才能檢索利用；機讀式檢索工具是利用計算機進行檢索利用的工具。

所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統(tǒng)形式的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等，而且包括高覆蓋率的計算機目錄檢索系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。計算機目錄檢索系統(tǒng)主要通過建立目錄數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)，即將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的自動化管理；而計算機全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數(shù)據(jù)庫，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數(shù)據(jù)、代碼）進行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關檔案信息。利用者只需點擊鼠標便可以了解到綜合檔案室的館藏情況。將原先書本形式的案卷目錄、全引目錄或?qū)ｎ}目錄通過網(wǎng)頁的形式發(fā)布；將檔案目錄數(shù)據(jù)庫或檔案全文數(shù)據(jù)庫通過電子檔案管理系統(tǒng)與局域網(wǎng)相連接，可以進一步滿足利用者的檔案利用服務需求，通過這一方式延伸檔案服務渠道，一方面使得利用者可以不受時間和地域的限制，及時獲取自己所需要的檔案信息；另一方面也可以使得潛在的利用者進一步了解綜合檔案室的館藏情況。

筆者公司投資購置了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現(xiàn)計算機對信息管理的網(wǎng)絡化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖像，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用筆者公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應，網(wǎng)絡用戶在WINDOWS環(huán)境下，應用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。筆者公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便地利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

由于公司計算機檢索工具和紙質(zhì)檢索工具互相補充、配套使用，能夠迅速、全面、準確地查到所需檔案信息，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務，取得了顯著的成績，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元。按檢索工具的編制方法分為目錄、索引和指南。目錄是針對一批文件或案卷，按照一定的排檢順序揭示企業(yè)檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具；索引是按照一定的順序，揭示文件或案卷的某一內(nèi)容或某一項目的檔號和存儲地址的檢索工具，通常由檔號、出處和排檢順序組合而成，如文號索引、地名索引、人名索引等；指南是以文字敘述方式，綜合介紹和評價檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具，常以文章或小冊子的形式出現(xiàn)，如全宗指南、專題指南等。

2.常用手工檢索工具?，F(xiàn)代企業(yè)實行集中統(tǒng)一管理原則下的企業(yè)檔案的綜合管理，建立一套系統(tǒng)完整的常規(guī)檢索工具勢在必行，下面介紹幾種常用的手工檢索工具。①案卷目錄。以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。②卷內(nèi)文件目錄。登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。③案卷文件目錄（全引目錄）。以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。④分類目錄。依據(jù)分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。⑤專題目錄。按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。此外，還可以根據(jù)需要，編制底圖目錄、特殊載體檔案目錄等。

三、企業(yè)檔案的著錄、標引

1.企業(yè)檔案的著錄。檔案著錄就是對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，也就是指根據(jù)一定的著錄規(guī)則，將檔案文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，構(gòu)成著錄條目的工作。內(nèi)容特征是指從檔案文件正文中直接獲得的特征，如內(nèi)容提要、主題詞、分類號等；形式特征是指從檔案文件的正文以外直接獲得的特征，如文件形成時間、文件標題、文件編號、檔號、作者、文種、載體等。

檔案著錄的意義體現(xiàn)在它是編制檢索工具的基礎和前提，著錄質(zhì)量直接影響著檔案信息檢索的效率。檔案信息檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個具體過程。存貯是指將檔案中具有檢索意義的特征（內(nèi)容特征和形式特征）標示出來，然后編制成檢索工具，建立檢索系統(tǒng)的過程；檢索是指利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案信息的過程。檔案著錄的過程是“錄以備索”，將能夠揭示檔案特征以備檢索線索的信息錄入檢索工具中去，以備利用者“按需檢索”。可見，檔案工作者的著錄工作和檔案利用者的檢索活動正好是一對相反的活動。

檔案著錄的質(zhì)量決定著檔案信息檢索的效率，較高的查全率與查準率要靠著錄的高質(zhì)量來保障。要高度重視檔案著錄工作。檔案著錄要遵循以下原則：用最簡明的文字，按照統(tǒng)一的方法和規(guī)則進行著錄，做到著錄格式一致，著錄符號一致，著錄項目一致。檔案著錄的總的要求是：在內(nèi)容方面，要有較高的科學性，依據(jù)著錄原則，正確地運用著錄方法，準確分析并記錄檔案資料的內(nèi)容和外形特征；在形式方面，著錄的文字應與檔案資料所用的文字一致且要求便于識別、語言簡明扼要，通俗易懂，標識符號一致。

2.企業(yè)檔案的標引。標引，是通過對企業(yè)檔案的主題內(nèi)容的分析，給予其規(guī)范化檢索標識的過程。依據(jù)《中國檔案分類法》，用分類語言對企業(yè)檔案賦予分類號的標識，稱為分類標引；依據(jù)《中國檔案主題詞表》，用主題語言對檔案給予主題詞標識，稱為主題標引。

企業(yè)檔案的分類標引，常通過分析標題，瀏覽正文，查閱檔案文件的標記等，明確其主題內(nèi)容，查閱分類表后，找到與其確實相符的類目，再給出分類號。企業(yè)檔案的主題標引，是通過仔細閱讀檔案文件，明確其主題類型和具體結(jié)構(gòu)，經(jīng)過主題的認真分析后，從主題詞表中選取相應的主題詞作為標引詞，再從其中選擇出該檔案文件的主題標識詞，登錄在著錄卡片上。

四、檢索語言

目前，企業(yè)檔案的檢索語言有兩大類：分類語言和主題語言。分類語言是以反映檔案內(nèi)容職能特性的類目為基礎，用分類號進行標引和檢索的一種語言，檢索詞匯是分類號。主題語言是以反映檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化語言為基礎，采用主題詞進行標引和檢索的一種語言。它依據(jù)《中國檔案主題詞表》進行規(guī)范化，檢索詞匯是主題詞，這種方法可以通過對檔案內(nèi)容、特征的分析，做出較為靈活和深入的標識。在檢索時，由于主題詞組配可以按照檔案內(nèi)容的有機聯(lián)系來進行，比較直觀和方便易行。