徐麗麗

摘? 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案正在呈現(xiàn)出數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，這對(duì)人事檔案管理工作的高效開(kāi)展產(chǎn)生了非常積極的影響。本文主要分析人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，從而為人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的高效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化建設(shè);前期準(zhǔn)備

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了非常廣泛的應(yīng)用，并取得了非常不錯(cuò)的應(yīng)用效果，為各行各業(yè)的發(fā)展灌注了新的生機(jī)和活力。在這種時(shí)代背景下，檔案管理部門(mén)逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)人事檔案管理的局限性，并積極開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

一、籌集建設(shè)資金

人事檔案包括個(gè)人信息、德才表現(xiàn)以及工作經(jīng)歷等多項(xiàng)內(nèi)容，涵蓋的內(nèi)容非常廣泛，這對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施有著較高層次的要求[1]。因此，在開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期階段，檔案管理部門(mén)必須根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況和內(nèi)在需求，不斷加大對(duì)建設(shè)資金的籌集力度，從而為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的資金支持，進(jìn)一步促進(jìn)后續(xù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)驗(yàn)收以及數(shù)據(jù)備份等工作的高效開(kāi)展。

二、為工作人員提供必要的培訓(xùn)

人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)有著較高層次的要求，因此，在開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期階段，檔案管理部門(mén)應(yīng)為工作人員提供必要的培訓(xùn)，使得工作人員能夠熟練掌握人事檔案數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)和操作技能，并且?guī)椭ぷ魅藛T樹(shù)立良好的信息安全意識(shí)，切實(shí)提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平，使得人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠呈現(xiàn)出規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)。

三、豐富人事檔案材料收集

在開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)的工作實(shí)踐中，材料收集占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)必須結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況和內(nèi)在需求，科學(xué)確定人事檔案的材料收集范圍和內(nèi)部管理權(quán)限，廣泛收集德、能、勤、績(jī)、廉等多方面材料，切實(shí)提高人事檔案的安全性。除此之外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)對(duì)近年來(lái)形成的職稱材料、學(xué)歷材料、年度考核表、人員任前考察檔案審核表、人員任免審批表、獎(jiǎng)懲材料以及續(xù)聘合同等材料進(jìn)行全面收集，并對(duì)存在缺失的檔案信息進(jìn)行有效補(bǔ)充，在經(jīng)過(guò)仔細(xì)鑒別之后歸檔，使得各項(xiàng)材料能夠切實(shí)滿足人事檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)在需求，進(jìn)一步提高后續(xù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的工作質(zhì)量和工作效率[2]。

四、全面落實(shí)人事檔案材料整理工作

為了進(jìn)一步提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有序性和可靠性，檔案管理部門(mén)應(yīng)全面落實(shí)人事檔案材料整理工作。在此過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)以個(gè)人為基本出發(fā)點(diǎn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)合理的鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工以及裝訂，切實(shí)提高專門(mén)案卷的條理性和系統(tǒng)性。對(duì)于檔案材料的鑒別工作而言，工作人員應(yīng)檢查檔案材料是否滿足齊全完整、填寫(xiě)規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、文字清楚以及手續(xù)完備等內(nèi)在特征[3]。在完成分類(lèi)和排序工作之后，工作人員應(yīng)醒目標(biāo)注檔案編號(hào)和檔案頁(yè)碼等信息，保證標(biāo)注位置的科學(xué)性和合理性，從而為檔案材料的數(shù)字化錄入提供良好的便利條件。在裝訂檔案的過(guò)程中，工作人員應(yīng)將檔案材料各邊進(jìn)行有效對(duì)齊，并在紙張的左側(cè)進(jìn)行裝訂打孔，切實(shí)提高檔案材料裝訂的齊整性、結(jié)實(shí)性和美觀性，有效避免出現(xiàn)倒頁(yè)、掉頁(yè)、壓字以及文件損壞等不良現(xiàn)象。如果存在左側(cè)空白相對(duì)較少的問(wèn)題，那么工作人員要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行必要的托裱。

五、選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務(wù)公司

在開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)的具體實(shí)踐中，僅僅依靠自身的力量來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)從人事檔案數(shù)字化建設(shè)的具體需求出發(fā)，選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務(wù)企業(yè)。在選擇技術(shù)服務(wù)企業(yè)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)以下幾方面內(nèi)容進(jìn)行全面考察：其一，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否具備完善的涉密資質(zhì);其二，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否能夠正確把握人事檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向和內(nèi)在需求;其三，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否擁有專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)的技術(shù)支持;其四，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否專注于研究探索檔案和標(biāo)準(zhǔn)信息資源領(lǐng)域;其五，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否能夠熟練完成高清圖形制作、原始圖像制作、檔案材料掃描、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)審核等工作;其六，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否能夠根據(jù)國(guó)家的法律規(guī)定，完成對(duì)項(xiàng)目合同書(shū)的起草;其七，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否具備安全保密、軟件升級(jí)以及軟件維護(hù)等工作能力;其八，技術(shù)服務(wù)企業(yè)是否具備良好的工作經(jīng)驗(yàn)，在行業(yè)內(nèi)是否具備完善的口碑[4]。

六、創(chuàng)新人事檔案管理制度

在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)在需求。因此，檔案管理部門(mén)必須結(jié)合人事檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)在特征和具體需求，有效創(chuàng)新人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作能夠朝著數(shù)字化、制度化和高效化的方向不斷行進(jìn)。在此過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要深入分析人事檔案管理的工作現(xiàn)狀，根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)合理的人事檔案管理規(guī)章制度和數(shù)字檔案查閱審批制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查詢?nèi)藛T具體行為的全面監(jiān)測(cè)，并對(duì)檔案閱讀過(guò)程進(jìn)行詳盡可靠的日志記錄，從而提高人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

七、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，傳統(tǒng)模式下人事檔案管理的弊端正在逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，全面落實(shí)人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，已經(jīng)成為檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要舉措。在此過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際情況和發(fā)展需求，積極做好建設(shè)資金籌集、工作人員培訓(xùn)、人事檔案材料收集、人事檔案材料整理、技術(shù)服務(wù)公司選擇、人事檔案管理制度創(chuàng)新等前期準(zhǔn)備工作，從而為后續(xù)數(shù)字化建設(shè)的高效開(kāi)展提供良好的先決條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬云娜.干部人事檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備流程[J].辦公自動(dòng)化，2020，25（24）：25-26.

[2]楊璐.簡(jiǎn)述干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（03）：153+155.

[3]黃華陽(yáng).干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（05）：75-76.

[4]唐萍萍.企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].蘭臺(tái)世界，2017（S1）：75-76.