孫瑜 李映青

（中山大學(xué)財務(wù)處 廣東廣州 510275）

國家對教育事業(yè)的重視使得高校經(jīng)費量逐年穩(wěn)步遞增，財務(wù)報銷工作量隨之增加，各類報銷問題更為突顯。差旅報銷業(yè)務(wù)因其制度復(fù)雜、情況多變等特點，是最繁瑣的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)之一。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等信息化技術(shù)的發(fā)展成熟，高校具備了運用信息化手段建設(shè)優(yōu)化財務(wù)報銷系統(tǒng)的條件，可以通過建設(shè)智能差旅平臺，運用智能化技術(shù)解決差旅報銷業(yè)務(wù)現(xiàn)有問題，簡化差旅業(yè)務(wù)的報銷流程，減輕高校師生的報銷負擔(dān)，有利于提升高校財務(wù)報銷效率和管理決策水平。

一、高校差旅費報銷現(xiàn)狀

（一）報銷流程

差旅費傳統(tǒng)報銷模式以“墊付-審批-報銷”為主，具體見圖1。

圖1 差旅費傳統(tǒng)報銷模式

1.預(yù)定行程。出差人通過網(wǎng)絡(luò)訂票平臺或校內(nèi)票務(wù)公司等提前預(yù)訂交通、住宿、用車等相關(guān)行程，使用公務(wù)卡/個人銀行卡完成付款。

2.收集票據(jù)。出差人在出差途中需妥善保管發(fā)票、票據(jù)，待行程結(jié)束后按差旅費報銷制度的要求打印、粘貼相關(guān)票據(jù)。

3.發(fā)起報銷。報賬人登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)手工錄入本次行程的出行時間、路線、出差人、費用等詳細信息，填報完成后打印網(wǎng)報單，并將整理好的票據(jù)資料作為附件與網(wǎng)報單一并提請項目負責(zé)人審批，項目負責(zé)人簽字同意后，將網(wǎng)報單投遞至財務(wù)部門。

4.審核網(wǎng)報單。財務(wù)部門審核人員接收網(wǎng)報單后，依據(jù)相關(guān)制度進行審核，如果資料存在問題，會提出退單或補單的要求；報賬人根據(jù)反饋的問題重新補充、提交材料。

5.完成報銷。財務(wù)部門審核人員接收補充資料并審核無誤后，完成記賬憑證的審核，最后由出納人員進行支付信息核對并完成支付手續(xù)，至此本次差旅費報銷流程結(jié)束。

若高校對部分教職工公務(wù)出差有額外的報批或報備要求，傳統(tǒng)差旅費報銷模式在“預(yù)定差旅行程”之前還需要增加“公務(wù)出差審批”這一步驟。實際操作過程中，有的高校業(yè)務(wù)部門允許出差人事后補批，所以“公務(wù)出差審批”也可能發(fā)生在報賬人整理網(wǎng)報單附件環(huán)節(jié)或重新補充材料環(huán)節(jié)。

（二）存在的問題

1.報銷難。出差人出行前需要根據(jù)職級、經(jīng)費項目等要求預(yù)訂交通、住宿等行程，不熟悉差旅制度很容易出現(xiàn)超標、超艙等違規(guī)預(yù)訂的情況；出行中涉及的交通、住宿、用車等報銷票據(jù)繁多，在保管過程中存在丟失的風(fēng)險；出行后需要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)人工錄入所有出差人行程起止、交通工具、金額等諸多信息，填報復(fù)雜。出差人或者二級單位聘用負責(zé)財務(wù)報銷的助理通常忙于本職工作或者需要同時處理多份報銷業(yè)務(wù)，并且缺乏對差旅制度系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致差旅業(yè)務(wù)的報銷問題單量在各類業(yè)務(wù)報銷中高居前列，報賬人經(jīng)常需要耗費時間補充問題單材料，人力及時間成本高。

2.審核難。高校差旅制度規(guī)定條款多、明目細，每份差旅報銷單財務(wù)人員都需要檢查判斷諸多審核要素，如行程是否連貫完整、艙位選擇是否合規(guī)、食宿標準是否超標、補貼領(lǐng)取是否合理等。在年末及預(yù)算節(jié)點單據(jù)量激增、報銷繁忙的情況下，僅依靠財務(wù)人員人工檢查，難免會出現(xiàn)差錯。

3.管控難。報銷屬于差旅行程完成的事后環(huán)節(jié)，出差人出差前是否依據(jù)學(xué)校制度履行了相關(guān)審批程序、是否經(jīng)項目負責(zé)人批準同意出差行程等不屬于財務(wù)部門的主責(zé)范圍。部分高校的財務(wù)制度要求報銷時提供出差審批文件，但在實際處理過程中，存在相關(guān)業(yè)務(wù)部門允許出差人事后補批的情況，因此從報銷環(huán)節(jié)倒逼實現(xiàn)對差旅業(yè)務(wù)的事前管控是比較困難的。

4.分析難。高校目前的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)核心功能在于手工錄入各項信息后，與其對接的會計核算系統(tǒng)可以便捷自動生成記賬憑證，但財務(wù)人員對差旅數(shù)據(jù)開展統(tǒng)計分析時，一方面要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，人工匯總分析，另一方面只能對割裂的、碎片化的差旅信息進行數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計，因缺少集成分析系統(tǒng)，難以掌握全貌，容易忽略有價值或預(yù)警的信息。

二、高校智能差旅平臺報銷流程

（一）智能差旅平臺簡述

高校智能差旅平臺可以提供機票和火車票查詢、購買、改退票、網(wǎng)約車預(yù)約、酒店預(yù)訂等業(yè)務(wù)服務(wù)，出差人出行前審批，出差人分職級預(yù)算，差旅信息分析與統(tǒng)計，智能報銷等功能，實現(xiàn)一站式差旅管理，確保合規(guī)、安全、高效的差旅行程。智能差旅平臺利用智能引擎技術(shù)，對輸入數(shù)據(jù)進行業(yè)務(wù)規(guī)則的評估并做出限制，在系統(tǒng)中嵌入財務(wù)管控規(guī)則，通過識別出差人職級、報銷經(jīng)費項目等要素實現(xiàn)對出差人艙位標準、住宿標準等的限制和管控。差旅行程結(jié)束，由高校定期和商家發(fā)起結(jié)算，無需出差人墊付資金。智能差旅平臺支持高校公務(wù)出差、疫情期間出差申請審批等信息對接集成，實現(xiàn)全線上電子化、一體化。在服務(wù)方面，智能差旅平臺通過遴選并接入供應(yīng)商，提供PC端、移動端的“申請-審批-預(yù)訂”功能，為出差人提供資源豐富的優(yōu)質(zhì)商旅服務(wù)。智能差旅平臺對接智能網(wǎng)報系統(tǒng)，運用智能機器人搬運差旅行程數(shù)據(jù)，報賬人無需在智能網(wǎng)報系統(tǒng)手工錄入出差行程信息、計算差旅補貼，也無需手工粘貼票據(jù)，實現(xiàn)便捷報銷。

（二）智能差旅平臺報銷流程（見圖2）

圖2 智能差旅平臺報銷流程

1.發(fā)起申請。由出差人在智能差旅平臺發(fā)起出差申請，填寫預(yù)算、選定報銷項目后提交給項目負責(zé)人進行線上審批。

2.審批及預(yù)訂。待項目負責(zé)人審批同意出差行程后，出差人方可在智能差旅平臺預(yù)訂出差行程的交通、住宿、用車等。預(yù)訂成功后，智能差旅平臺將從選定的報銷項目中凍結(jié)訂單的相應(yīng)金額。

3.發(fā)起報銷。行程結(jié)束，報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起差旅報銷的申請，利用RPA技術(shù)（機器人流程自動化）讀取、搬運智能差旅平臺的出行相關(guān)信息，包括費用、自動計算的差旅補貼等至智能網(wǎng)報系統(tǒng)。項目負責(zé)人審批通過后，智能網(wǎng)報系統(tǒng)檢測、確認出差行程是否完整連貫并自動生成網(wǎng)報單，通過對接端口推送至?xí)嫼怂阆到y(tǒng)。

4.完成網(wǎng)報。財務(wù)人員在會計核算系統(tǒng)接收差旅網(wǎng)報單，依據(jù)相關(guān)制度完成審核，然后通過銀校直連系統(tǒng)將差旅補貼的部分轉(zhuǎn)賬至出差人銀行卡。

5.對賬及結(jié)算。財務(wù)人員定期勾選已完成的差旅行程訂單，按訂單分類形成匯總結(jié)算清單，根據(jù)與供應(yīng)商的協(xié)議，周期性將匯總結(jié)算清單通過智能差旅平臺管理接口傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商核對無誤后，根據(jù)結(jié)算單金額開具等額電子發(fā)票，并回傳與結(jié)算單內(nèi)容一致并加蓋電子簽名的結(jié)算匯總單和訂單明細清單。高校財務(wù)人員接收供應(yīng)商提供的單據(jù)后，生成財務(wù)憑證并完成對供應(yīng)商的轉(zhuǎn)賬支付手續(xù)。

三、高校智能差旅平臺的優(yōu)勢

（一）優(yōu)化報銷流程

智能差旅平臺的供應(yīng)商通過資源集成優(yōu)勢能夠給予高校師生性價比高的差旅預(yù)訂服務(wù)，減少了出差人在傳統(tǒng)差旅費報銷模式中使用多平臺對比價格的時間成本。報賬人發(fā)起報銷時不再需要手工錄入出行信息，行程結(jié)束后智能差旅平臺會將差旅行程和各項費用關(guān)聯(lián)、傳送到智能網(wǎng)報系統(tǒng)，待報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)一鍵發(fā)起報銷，智能網(wǎng)報系統(tǒng)會自動獲取出差人在智能差旅平臺的出行信息，節(jié)省了手工填報、粘貼票據(jù)的時間，便捷操作，提升效率。高校定期和供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算，出差人不用墊付資金，無需保管票據(jù)，從源頭方便了出差人，簡化了報銷手續(xù)。

（二）提升審核質(zhì)量

智能差旅平臺在系統(tǒng)中嵌入財務(wù)管控規(guī)則，在出行預(yù)訂時限制出差人只能選擇與自身職級、報銷經(jīng)費項目相匹配的艙位等級、酒店標準，降低了出差人超職級乘坐的情況發(fā)生，也實現(xiàn)了由系統(tǒng)進行第一步審核管控的目的，發(fā)起報銷時財務(wù)人員再進行第二次審核把關(guān)，雙管齊下，有利于提升工作質(zhì)量。除此之外，差旅行程結(jié)束后報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起報銷，若系統(tǒng)識別該趟差旅未形成完整連貫閉環(huán)時，會立刻給予提醒，直至報賬人在智能差旅平臺完成相關(guān)差旅信息的補錄，智能網(wǎng)報系統(tǒng)檢查行程完整后方能生成網(wǎng)報單并通過對接端口將該網(wǎng)報單數(shù)據(jù)傳遞到會計核算系統(tǒng)。智能差旅平臺和智能網(wǎng)報系統(tǒng)的全面管控不僅會大幅度減少因超等級乘坐、行程不連貫等而導(dǎo)致的網(wǎng)報問題單數(shù)量，也能夠減輕財務(wù)人員的工作量，同時提升報銷的審核質(zhì)量。

（三）強化事前管控

從項目負責(zé)人的角度來看，傳統(tǒng)差旅費報銷遵循的流程是“先出差，后簽字”。部分項目負責(zé)人因工作繁忙，會將自己的簽字章交予助理保管，這可能會導(dǎo)致濫用簽字章報銷不合理差旅業(yè)務(wù)的風(fēng)險。智能差旅平臺在預(yù)定差旅行程之前增設(shè)了由項目負責(zé)人線上審批的環(huán)節(jié)，能夠解決事后審批及簽字章濫用的問題；“先審批，后出差”的流程也加強了項目負責(zé)人對自身項目經(jīng)費的管控，確保項目經(jīng)費規(guī)劃合理、使用得當。從學(xué)校管理的角度，智能差旅平臺通過對接學(xué)校公務(wù)出差審批、疫情期間出差等系統(tǒng)，將公務(wù)出差、疫情期間出差等審批結(jié)果作為出差人預(yù)定行程的先決條件，能夠從根本上將差旅業(yè)務(wù)的事后管控轉(zhuǎn)為事前管控，真正實現(xiàn)高校對公務(wù)出差報批、報備的有效管理，確保差旅業(yè)務(wù)的真實性、合規(guī)性，保障學(xué)校資金安全。

（四）實現(xiàn)數(shù)據(jù)支持

所有通過智能差旅平臺的出行信息都能夠被抓取、集成并建設(shè)形成統(tǒng)一差旅信息數(shù)據(jù)庫用于統(tǒng)計、分析，為學(xué)校、二級單位、項目負責(zé)人提供差旅業(yè)務(wù)的大數(shù)據(jù)分析和支持。在傳統(tǒng)差旅報銷中，出行信息是分散割裂的，財務(wù)人員難以從單獨一程的差旅審核中發(fā)現(xiàn)異常情況。如：出差人通過制作兩份網(wǎng)報單的方式報銷同一天不同城市的差旅行程并申請領(lǐng)取差旅補貼；出差人每周末都去同一城市并分開制作網(wǎng)報單，若是由不同的財務(wù)人員審核網(wǎng)報單據(jù)則很難發(fā)現(xiàn)其中的漏洞或覺察到其中可能隱藏的風(fēng)險。智能差旅平臺的差旅信息數(shù)據(jù)庫，通過集成和分析差旅數(shù)據(jù)，能夠比對、識別異常差旅信息，推送預(yù)警給財務(wù)人員，并提供重要的風(fēng)險線索給稽查部門，有利于規(guī)范騙取差旅費等違規(guī)行為。智能差旅平臺通過對差旅行程數(shù)據(jù)的整合可以對高校的出行情況進行統(tǒng)計分析，提供數(shù)據(jù)預(yù)測，對差旅預(yù)算控制調(diào)整和高校決策提供數(shù)據(jù)支撐。

四、高校智能差旅平臺成功運用的保障因素

高速發(fā)展的現(xiàn)代化信息技術(shù)為智能差旅平臺的應(yīng)用提供了保障性技術(shù)基礎(chǔ)，部分企業(yè)已經(jīng)將其投入使用并取得了良好的效果，高校因其經(jīng)費來源多、人員職級復(fù)雜、財務(wù)制度繁瑣等特點，在實踐中需要著重關(guān)注以下關(guān)鍵因素，以確保智能差旅平臺的實施運用。

（一）優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商

智能差旅平臺遴選并接入供應(yīng)商時需要考慮諸多因素。首先，高校的差旅制度復(fù)雜，人員系列級別眾多，資金來源多樣，精細繁雜的差旅規(guī)則管控對供應(yīng)商提出了更高的技術(shù)要求。針對《會計信息化發(fā)展規(guī)劃》提出的會計信息安全問題，高?？梢砸笾悄懿盥闷脚_供應(yīng)商進行校內(nèi)本地化部署管理，以確保數(shù)據(jù)的安全保密性。差旅申請、審批、結(jié)算流程均為本地化運行，將項目資金信息等重要的數(shù)據(jù)保存在校內(nèi)，保護個人隱私，對系統(tǒng)保密性的技術(shù)要求極高。其次，供應(yīng)商只有提供豐富的差旅資源，給予同等服務(wù)且價格更低的優(yōu)質(zhì)體驗，才能吸引師生，提升差旅平臺的使用率。再次，從價格方面考慮，建設(shè)智能差旅平臺的總費用可分為三部分：前期建設(shè)費用、日常維護費用及資金墊付費用。高校與供應(yīng)商采取“對賬-開票-結(jié)算”的模式，按照協(xié)議的周期發(fā)起對賬，定期結(jié)算，供應(yīng)商必須實力雄厚，才能滿足資金墊付的要求。

（二）實時的數(shù)據(jù)共享

高校目前的網(wǎng)報系統(tǒng)核心功能在于自動生成記賬憑證，但幾乎沒有對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未能得到有效共享，存在“信息孤島”的現(xiàn)象。智能差旅平臺在系統(tǒng)中嵌入財務(wù)管控規(guī)則，需要依據(jù)出差人的職級對預(yù)訂的艙位等級、酒店標準進行嚴格管控，因此與人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接是很有必要的。若高校對教職工有額外的審批要求，如公務(wù)出差審批、疫情期間出差審批等，智能差旅平臺需要對接相關(guān)職能部門的審批系統(tǒng)，將審批結(jié)果作為出差人預(yù)定行程的先決條件，從源頭實現(xiàn)高校對差旅活動規(guī)范的同時也簡化出差人多系統(tǒng)切換、辦理業(yè)務(wù)的流程。系統(tǒng)的對接、數(shù)據(jù)的共享有利于打通高校部門之間的信息壁壘，保證智能差旅平臺順利運行并實現(xiàn)有效管控。

（三）完整的差旅信息數(shù)據(jù)

構(gòu)建差旅信息數(shù)據(jù)庫是建設(shè)智能差旅平臺的目的之一，這要求所有的差旅出行信息都要在系統(tǒng)留有痕跡，未在智能差旅平臺預(yù)訂但屬于差旅出行的費用，需要出差人結(jié)束行程后在智能差旅平臺補錄相關(guān)信息。如：出差人行程所有訂單均未在智能差旅平臺預(yù)訂，但需要領(lǐng)取差旅補貼；出差人行程部分訂單未通過智能差旅平臺預(yù)訂。這兩種情況和傳統(tǒng)差旅的報銷模式一致，需要錄入信息，生成網(wǎng)報單，線下提交相關(guān)票據(jù)、清單等附件到財務(wù)部門。為了簡化流程，智能差旅平臺可開放電子附件上傳的功能，運用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)智能識別獲取票據(jù)信息并輔助填報生成網(wǎng)報單，實現(xiàn)全線上審核及后續(xù)轉(zhuǎn)賬。這為高校推進影像化、電子化信息提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，完整的差旅信息數(shù)據(jù)庫為學(xué)校提供了精準化的管理決策數(shù)據(jù)支持。

（四）一體化的制度支撐

制度是智能差旅平臺成功應(yīng)用的強有力保障。在財務(wù)監(jiān)管方面，高校不但需要修改、完善現(xiàn)有差旅報銷制度，使之更加明確清晰，便于智能差旅平臺設(shè)置管控規(guī)則，更重要的是需要針對新的報銷模式建立、健全智能財務(wù)制度，規(guī)范電子化流程中的具體操作，加強監(jiān)控，降低風(fēng)險。在信息安全方面，高校需要重視網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)管理。智能差旅平臺改變了傳統(tǒng)差旅報銷的流程，出差審批、操作權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)傳遞等需要在線上完成，財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性亟需重視。高?？山Y(jié)合實際修改、完善網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管和網(wǎng)絡(luò)信息安全的管理制度，強化高校全員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，共同維護網(wǎng)絡(luò)信息安全。在內(nèi)部控制方面，差旅報銷流程的改變會導(dǎo)致內(nèi)部控制的環(huán)境、活動、風(fēng)險點的變化，內(nèi)控制度需要隨之修訂、完善。針對新出現(xiàn)的風(fēng)險點，高校可收緊系統(tǒng)關(guān)鍵功能的操作授權(quán)，定期進行內(nèi)部自查，確保新的報銷流程安全可控。

（五）合理的過渡期

高校差旅業(yè)務(wù)傳統(tǒng)報銷模式由來已久，智能差旅平臺的上線會對傳統(tǒng)差旅報銷模式產(chǎn)生一定沖擊。部分教職工長久習(xí)慣于舊的差旅報銷流程，一開始可能會產(chǎn)生抵觸心理，需要更多的時間了解、熟悉智能差旅平臺的使用與操作，因此新舊兩種模式的差旅報銷并行過渡階段十分必要。在智能差旅平臺正式實施前，財務(wù)部門需要大力推廣介紹智能差旅平臺，組織通俗易懂的平臺使用培訓(xùn)，宣傳差旅平臺的優(yōu)越性，減少師生的抵觸心理，提升平臺的使用率。

（六）必要的資金投入

財務(wù)的服務(wù)與管理和師生息息相關(guān)，是教學(xué)、科研的堅實保障。在信息化、數(shù)字化高速發(fā)展的時代，高質(zhì)量的財務(wù)水平需要信息化手段的有力支撐，通過構(gòu)建智能差旅平臺，推動智能財務(wù)系統(tǒng)的整體建設(shè)，有利于持續(xù)提升財務(wù)管理水平和服務(wù)質(zhì)量。為此，高校應(yīng)加大對財務(wù)信息化建設(shè)的投入力度。

五、結(jié)語

高校智能差旅平臺的應(yīng)用能夠簡化差旅業(yè)務(wù)報銷流程，減輕師生財務(wù)報銷工作負擔(dān)，提升財務(wù)報銷效率，提高財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，加強學(xué)校財務(wù)管理水平，促進財務(wù)智能化建設(shè)，同時為高校管理層的決策提供數(shù)據(jù)分析支撐。因此，智能差旅平臺是高校實現(xiàn)智能財務(wù)的一個重要推動，是構(gòu)建“智慧校園”的重要板塊。

智能差旅平臺給高校傳統(tǒng)報銷模式帶來了沖擊，也伴隨了新的挑戰(zhàn)。在智能差旅平臺建設(shè)過程中，高校需要具備整體性、全局性的建設(shè)思路，打通數(shù)據(jù)壁壘，打破“信息孤島”，整合數(shù)據(jù)資源，讓“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路”。財務(wù)人員需要轉(zhuǎn)變思維方式，提高站位，從財務(wù)管理和財務(wù)分析的角度去思考如何提升工作效率，降低財務(wù)風(fēng)險，同時充分發(fā)揮主觀能動性，學(xué)習(xí)信息化前沿動態(tài)，掌握財務(wù)智能化軟件使用技能，提高自身綜合素養(yǎng)，積極主動地面對信息化的浪潮。