葉曉靜

摘要：醫(yī)院需要制定人事檔案管理標準，對人事檔案管理模式和手段進行改革，充分利用現(xiàn)代信息化管理方法，完善醫(yī)院人事檔案管理機制。在實際工作中，為了人事檔案管理工作的有效性，必須積極探索，找到滿足新醫(yī)改需求的人事檔案管理模式，并且讓組織人員共同監(jiān)督。本文主要分析新醫(yī)改背景下醫(yī)院如何進行科學有效的人事檔案管理，找出現(xiàn)有人事管理模式問題，提出人事檔案管理改革建議。

關鍵詞：新醫(yī)改;檔案管理;醫(yī)院

引言：在新醫(yī)改的背景下，要提高檔案管理水平，建立完善的人事檔案制度體系，實現(xiàn)其信息化管理模式，有效組織檔案，避免人事檔案丟失、損壞。目前，醫(yī)院檔案管理中的問題阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，導致人事檔案管理的效率低下。因此，需要全面系統(tǒng)地分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題，推進相應的解決方案，改革人事檔案管理模式，提高人事檔案管理的整體水平。

1 新醫(yī)改背景下完善檔案管理的重要性

在新醫(yī)改實施過程中，醫(yī)院將面臨新的挑戰(zhàn)。檔案中不僅存儲著日常的管理內容、醫(yī)院內各種醫(yī)療器械的信息、大量的醫(yī)療記錄和歷史數(shù)據(jù)，還存在著各種人才信息。醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)觀念，了解檔案管理工作，以改進現(xiàn)有工作，進行全面檔案管理。人事檔案管理模式，就是有效地運用了新興技術，利用先進管理理念，對當前人事檔案管理手段進行改進和創(chuàng)新。因此，醫(yī)院內所有部門重視全面人事檔案管理，建立科學管理體系，多個方面促進檔案管理有序進展。在新醫(yī)改下，相關管理人員需要結合人事檔案管理的要求，進行有效實踐，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理漏洞和缺陷，采取有效改進措施彌補這些漏洞，為醫(yī)院提供更全面、更可靠的檔案服務，才能改善醫(yī)院的整體管理水平。人們滿意醫(yī)院形象和醫(yī)生水平，對于提高醫(yī)院經(jīng)濟效益也是有效的。因此，促進人事檔案管理信息化建設符合時代趨勢。只有通過充分利用檔案并提高效率，才能創(chuàng)建有助于臨床、科研，促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理制度不完善

目前醫(yī)院內部的檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范，導致數(shù)據(jù)無法有效組織和存儲，導致嚴重的人事檔案丟失問題。而一些醫(yī)院建立了人事檔案管理制度，但實施仍有很多缺點。此外，在檔案管理方面，一般包括管理文書檔案、科技檔案、財務檔案、視頻音箱檔案、醫(yī)院建設發(fā)展檔案、基建檔案、人事檔案、臨床醫(yī)學檔案、住院檔案等等。而人事檔案沒有專門的管理人員，導致沒有檔案管理不規(guī)范，管理模式分散，給醫(yī)院管理帶來極大不便。迄今為止，醫(yī)院人事檔案管理還沒有科學、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和標準，很多管理思路都沒有得到有效實施，因此許多需要人事檔案管理都是人力資源部門按照自己的理解和實踐進行管理的。在人事檔案管理過程中，如果沒有完善的管理制度，很多管理工作就會缺乏有效的支持和保證，不能充分監(jiān)督和控制人事檔案管理工作，很多管理工作的實施都是浮于表面的，無法滿足人員考核工作的需求，因此不能有效地展示檔案管理工作的價值。

2.2 針對檔案管理的重視度不夠

檔案管理工作中需要檔案資料者和查閱使用者互相溝通，才能使檔案得到最大化利用。由于醫(yī)院檔案管理的人員、設備、資金短缺，人事檔案管理服務不能發(fā)揮。另外，由于醫(yī)院對人事檔案資源的重要作用認識不足，大多數(shù)人事檔案都基于紙張為載體，導致檔案的數(shù)據(jù)查找困難，不會被大量使用。人事檔案內容豐富，給醫(yī)院人員職稱變動、工作調離提供便利，但是由于醫(yī)院懈怠相關管理工作，在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案管理不規(guī)范的情況，不規(guī)范管理下還會引紙張損壞，出現(xiàn)某些資料的缺失，阻礙了人員資料的缺失。

2.3 醫(yī)院檔案管理安全性差

由于醫(yī)院人事檔案記錄醫(yī)院人才的信息內容，數(shù)據(jù)龐大，在傳統(tǒng)工作模式下，數(shù)據(jù)很容易丟失。在醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展中，醫(yī)院人事檔案管理要確保醫(yī)務人員個人信息安全，避免信息被他人損壞或使用。醫(yī)院目前不重視人事檔案管理，管理水平落后，管理模式不先進，管理技術不符合安全標準。另外，傳統(tǒng)的人事管理模式存在許多資料不完整，導致相關管理人員工作負荷重，工作過于飽和，大大降低了檔案管理的安全性。因此，為了改革傳統(tǒng)的單一管理模式，需要改革人事檔案管理模式，重視信息安全，明確責任體制，嚴格進行人事檔案維護、檔案利用、檔案保密、檔案識別和銷毀。

2.4 檔案管理人員專業(yè)能力不強

根據(jù)我國相關法規(guī)，醫(yī)院檔案相關管理人員應具有相關專業(yè)知識，在工作中有積極的態(tài)度。但是，由于醫(yī)院對人事檔案管理不夠重視，許多醫(yī)院選擇為醫(yī)療和科研部門分配專業(yè)水平低的人員。面對新醫(yī)改政策，這部分人會對人事檔案管理理解和應用不熟悉，不知道人事檔案管理的價值和人事檔案管理帶來的經(jīng)濟利益。作為檔案管理人員缺乏責任感，缺乏對人事檔案管理的嚴格的研究，很難高效工作。因此，需要進一步提高人事檔案管理器的綜合質量。在醫(yī)院實際管理制度中，需要強化不同檔案人員的知識和技能，有效有序進行管理。

3 醫(yī)院人事檔案管理模式改革的具體應用方式

3.1 建立完善的配套設施

隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院綜合人事檔案管理現(xiàn)代化，除相關系統(tǒng)保障外，建立完善的配套設施也是必要條件之一。建立配套設施包括軟件和硬件設施。硬件設施是直接影響人事檔案管理順利發(fā)展的基礎，需要更換基礎設施，升級基礎設施，淘汰落后設施。只有在基礎設施完備的情況下，才能跟進工作。現(xiàn)代人事檔案管理聚焦于電子檔案，因此提高人事檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)人事檔案管理的各個方面的軟件配套設施是新時期全面人事檔案管理的首要任務。軟件系統(tǒng)還包括配套輔助軟件、配套人事檔案管理軟件，加強醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)建設。醫(yī)院聘請專業(yè)知識的人員配置醫(yī)院人事檔案管理自動化軟件，注意檔案信息的安全性，并要求配套軟件系統(tǒng)的完整性，讓醫(yī)院檔案可以在網(wǎng)絡技術的幫助下進行在線咨詢。作為檔案管理人員，必須利用基礎設施，完善相關的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的價值。檔案管理人員也可以提出對配套設施提出要求和意見，完善相關配套設施。同時作為醫(yī)院管理人員，也要了解配套設施的重要性，通過完善的配套設施實現(xiàn)人事檔案管理標準化。

3.2 利用現(xiàn)代信息化技術提升檔案完整性

在新醫(yī)改下，醫(yī)院需要積極建立電子信息管理，并利用該技術來處理和解決檔案規(guī)模大、不規(guī)范、不完整的問題。因此，檔案管理人員除了能夠收集、比對傳統(tǒng)的紙質檔案檔案外，檔案管理人員還需要了解如何運行計算機管理系統(tǒng)，掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術等。在這方面，醫(yī)院需要定期組織檔案管理人員培訓，增加檔案管理人員對信息技術應用，不斷改善人事檔案管理效率。檔案管理人員應該積極學習，積累工作經(jīng)驗，利用技術積極創(chuàng)新管理方法，發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。其次，通過構建信息管理平臺，可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息網(wǎng)絡共享和多渠道動態(tài)管理。信息管理平臺的應用可以有效改善醫(yī)院人事檔案管理的效率和質量，有效降低工作成本，確保檔案信息訪問的便利性和安全性。為了提高現(xiàn)代化水平，醫(yī)院應根據(jù)實際情況和檔案系統(tǒng)信息的相關規(guī)定，加強檔案數(shù)字信息管理平臺的建設。檔案管理人員可以借助管理平臺及時獲取醫(yī)院管理中生成的所有信息和數(shù)據(jù)，有效擴大檔案的建立范圍，及時提交傳統(tǒng)人事檔案管理的漏洞，有效解決信息不完整問題。加強人事檔案管理信息化，改進管理方法，將檔案信息集成到醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)中，并監(jiān)管檔案的形成、收集、匹配、發(fā)展和利用，逐步從傳統(tǒng)的人工管理轉變?yōu)橛嬎銠C管理。運用計算機技術和網(wǎng)絡技術，逐步實現(xiàn)檔案資源的內部局域網(wǎng)和資源共享，進一步提高人事檔案管理現(xiàn)代化水平。同時，醫(yī)院需要注意檔案的編輯和研究工作，加強檔案管理人員編制和研究信息化能力，以便始終按照分類提交各個醫(yī)院檔案。傳統(tǒng)管理思想認為，檔案部門不是主要職能部門或臨床工作。因此，醫(yī)院人事檔案管理存在一些問題，包括不完善的管理模式和不完善的管理組織。根據(jù)傳統(tǒng)的管理理念和管理要求，醫(yī)院設置的綜合檔案主要管理文書檔案、財務檔案和部分影像檔案，臨床、醫(yī)技形成的檔案由相對部門自行管理。檔案管理人員通常為非專業(yè)人員，不利于檔案資源使用和共享，但不能保證原始檔案的真實性，未來是否使用檔案還有待討論。隨著科學技術的發(fā)展，醫(yī)院收費由計算機管理，取消了傳統(tǒng)的患者收費模式。收據(jù)以電子表單進行存儲。在此基礎上，不進行統(tǒng)一管理就會導致某種信息的丟失，或者醫(yī)療人員查詢需要很多時間，或者查詢不到自己想要的檔案，所以醫(yī)院需要統(tǒng)一人事檔案管理模式，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 提高醫(yī)院檔案服務效能，完善管理機制發(fā)展

在日常的工作過程中，醫(yī)院人事檔案管理部門必須注意進行人事檔案管理可以提供一些有幫助的信息和資料，為醫(yī)院的領導者、研究人員乃至整個社會服務。醫(yī)院人事檔案管理部門的工作主要是在查找信息時為醫(yī)院相關人員提供應對服務。在醫(yī)院人事檔案管理過程中，針對一些人員資料，檔案管理人員需要保存、分類和歸檔，同時利用相應工具做好人員材料的相應摘要和關鍵字，將摘要和關鍵字編制到相應搜索軟件，使相關人員查找資料更加方便。否則相關人員很容易找不到自己的原始資料。其次，人們一直不關注醫(yī)院檔案的發(fā)展和使用，許多醫(yī)院忽視醫(yī)院人事檔案管理的價值。因此，檔案部門不僅要提高管理工作的質量，完善管理機制發(fā)展，將被動管理轉化為積極主動管理。比如，在人員人事檔案管理中，科研為人力資源管理發(fā)展提供服務，檔案室為領導者提供合理科學的人員信息，使醫(yī)院改善人才分配，促進人才信息共享，實現(xiàn)醫(yī)院人才需求，促進醫(yī)院長遠發(fā)展。此外，人事檔案包含大量醫(yī)療人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院人事檔案管理部門要加強與醫(yī)生的溝通和交流，找到共享機會，將檔案滲透到醫(yī)院活動中，為醫(yī)療探索做出貢獻。改進的管理機制可以確保標準化管理的有效性。傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理缺乏健全的機制，不能促進檔案的有效延伸。人事檔案管理應從多個角度入手，加強人事檔案管理模式創(chuàng)新，確保檔案的整體質量。醫(yī)院人事檔案管理提高醫(yī)院檔案服務效能，為發(fā)展人事檔案管理模式多樣化提供基礎。根據(jù)實際發(fā)展情況，醫(yī)院檔案應系統(tǒng)地建立收集、整合、鑒定、分析模式，以促進醫(yī)院管理標準化。

3.4 建立完善的檔案制度體系

在新醫(yī)改視野下，建立完善的檔案制度體系非常重要。如果管理體制不完善，導致檔案存儲和收集。因此，醫(yī)院實施管理體制，設立人事檔案管理制度，以便將責任分配給各級。每位員工必須遵守人事檔案管理體制，提高工作效率，使人事檔案管理標準化。此外，醫(yī)院還可以收集所有人員的檔案、信息和資源，在職稱變動、干部任免、人員業(yè)績方面做好工作，通過這些質量適度修訂后進入檔案庫，提高檔案庫使用效率，為醫(yī)院管理體制的構建的服務。重視醫(yī)院人事檔案管理體制是醫(yī)院管理創(chuàng)新和改革的重要方向，也是確保醫(yī)療體系發(fā)展的重要措施。要加強部門間的溝通，彌補人事信息的缺漏。除了對傳統(tǒng)的文書和音像檔案外，還要積極促進人事記錄規(guī)范構建，促進醫(yī)院穩(wěn)定和諧發(fā)展。寫人事記錄時，檔案管理人員必須按照人事記錄的標準，以嚴格的工作態(tài)度，確人事記錄寫作的準確性。同時，要加強人事記錄規(guī)范要求的醫(yī)務人員培養(yǎng)，從根本上進行人事記錄，標準化實際行為，確保人事記錄質量，為人事檔案管理標準化提供基本保證。此外，要完善監(jiān)督體制，定期開展人事記錄定點檢查，設置相應的薪酬和處罰，加快建立完善的檔案制度體系。

3.5 加強管理人員檔案管理意識，提升管理人員檔案管理素質

新醫(yī)改實施后，我國醫(yī)院應該按照各種新醫(yī)療方針制定新標準。在過去的工作中，人事檔案管理沒有受到重視。為了改變現(xiàn)狀，首先要注意人事檔案管理，加強管理人員人事檔案管理意識，提升管理人員人事檔案管理素質，避免檔案亂丟等現(xiàn)象發(fā)生。在基本工作順利進行，人事檔案管理有序后，醫(yī)院必須配備專業(yè)設備，以促進管理工作的合理進展。在新醫(yī)改的指導下，醫(yī)院人事檔案管理可以有條不紊進行，促進醫(yī)院發(fā)展。為了實現(xiàn)這個目標，管理人才是檔案工作的重要因素之一。管理人才代表著醫(yī)院的形象。管理人才的質量直接影響著人事檔案管理水平。管理人才要更加全面細心地進行工作，在全新的人事檔案管理模式下逐漸推進正確的管理思想。為了進一步推進醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新，醫(yī)院加強檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓，進行學術教育，更新專業(yè)知識，有效提高人事檔案管理團隊的整體質量，不斷提高管理人員的專業(yè)知識、操作技能、檔案資源的利用。第二，在實際工作中，醫(yī)院管理建立現(xiàn)代化的管理管理體制，使檔案工作人員和醫(yī)院其他人員認識到人事檔案管理的重要性，改善人事檔案管理系統(tǒng)。要通過制定晉升考核補貼等激勵機制，推動檔案管理人員自我完善，在考核中納入相關指標，有效改善管理人員的工作熱情，推進人事檔案管理。在制定人事檔案管理系統(tǒng)時，醫(yī)院需要成立專業(yè)和經(jīng)驗豐富的人事檔案管理工作小組，收集和組織醫(yī)院不同部門和部門的檔案，通過人才制定最科學完善的人事檔案管理系統(tǒng)。第三，醫(yī)院人事檔案管理部門的工作質量，特別是管理人才的質量，直接影響著醫(yī)院管理水平的提高。高質量的檔案管理人員可以使用先進的科學技術分析檔案，促進醫(yī)院人事檔案管理的快速發(fā)展。因此，可以采用引進專業(yè)的管理人才，給人事檔案管理工作帶來活力。第四，可以建立科學的薪酬和懲罰機制，刺激和約束檔案管理人員的工作狀況，促進人事檔案管理系統(tǒng)的順利實施。醫(yī)院要培養(yǎng)檔案管理人員的思想，使他們改變負面想法，具有良好的職業(yè)道德，并且提高思維能力。第五，醫(yī)院必須明確人事檔案管理范圍，并將系統(tǒng)制定、實施和執(zhí)行納入檔案管理人員的職責評估中，進一步提高檔案服務能力和服務水平。制度化管理已成為新時代管理的必然趨勢，醫(yī)院需要建立檔案收集系統(tǒng)、檔案存儲系統(tǒng)和檔案利用系統(tǒng)。其中，引進現(xiàn)代科學技術進行人事檔案管理，就需要員工更改傳統(tǒng)思想，更清楚地了解人事檔案管理實際工作情況，進行現(xiàn)代化管理。

4 結束語

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院不僅要有先進的醫(yī)療技術，還要提高醫(yī)院的管理水平。人事檔案管理是醫(yī)院的重要任務之一，其管理直接影響人員的分配和利用。因此，必須確保檔案管理人員正確理解醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并持續(xù)改革人事檔案管理模式。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應培養(yǎng)人事檔案管理人才，引進優(yōu)秀的人才，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作模式，引入信息管理模式，使用計算機將檔案分類，優(yōu)化檔案檢索，為醫(yī)療服務進步做出更好貢獻。

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