趙祝萱 戴詠梅 王詠妙

【摘要】隨著政府采購“放管服”改革力度的不斷加大，高校政府采購檔案管理工作面臨新形勢。高校政府采購檔案作為高校政府采購工作的重要組成部分，是事中監(jiān)管及事后追溯的主要依據(jù)。本文分析了目前高校政府采購檔案管理工作的現(xiàn)狀，并就如何提高高校政府采購檔案管理水平提出相關對策和實施建議。

【關鍵詞】放管服；政府采購；檔案管理；高校

2015年5月，“放管服”在全國推進簡政放權放管結合職能轉變工作電視電話會議中被正式提出，即簡政放權、放管結合、優(yōu)化服務。此后，我國政府采購“放管服”改革不斷推進，逐步放權于采購人并強化采購人的主體責任，各省市自治區(qū)都相繼提高了政府采購限額標準和公開招標限額標準。2016年7月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，提出“中央高校、科研院所可自行采購科研儀器設備”；2019年9月，教育部發(fā)布《中共教育部黨組關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》，要求“用于科研活動的儀器設備、耗材備件以及服務、工程的采購，各高校要根據(jù)科研需要，制定具體辦法，縮短采購周期，簡化采購流程”，高校采購自主權不斷擴大。

“放管服”改革的本質并不是放任不管，而是要放得下、管得住、服得好。高校政府采購檔案作為高校政府采購全過程的真實記錄，主要包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明等內容，既是事后質疑與投訴的主要憑證，又是后續(xù)相似項目采購工作高質高效開展的參考依據(jù)，是“管”和“服”的有力支撐，其重要性不言而喻。因此，在政府采購“放管服”改革背景下，做好高校政府采購檔案管理工作不僅是貫徹落實相關政策文件精神的必然選擇，更是進一步規(guī)范高校采購行為、保障高校財政資金使用效率的內在要求。

高校政府采購檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題分析

政府采購法律制度體系自構建以來，不斷發(fā)展，已逐漸趨于完善，但關于政府采購檔案管理缺乏專門立法，僅在《政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》《政府采購非招標采購方式管理辦法》等法律規(guī)范中出現(xiàn)了少量相關條款，明確了政府采購檔案的保管、保存等事宜，且無具體指導方法。相對于政府采購管理工作，政府采購檔案管理相對滯后，存在一些弊端與不足，亟需對其進行改進。高校政府采購檔案管理工作也不例外，既有政府采購檔案管理工作的共性問題；并且由于其復雜性及特殊性，還存在一些個性問題。

制度建設不完善

高校在政府采購檔案管理制度建設上，存在以下幾種情況：

①部分高校未制定檔案管理制度。

②根據(jù)《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）等有關法律規(guī)章制定了檔案管理制度，但具體采購部門未建立本單位的檔案管理制度，導致政府采購檔案管理工作缺乏針對性。根據(jù)調研，截至2020年11月，全國39所985高校采購管理部門門戶網(wǎng)站上共公布招標采購相關制度文件370個，但其中涉及檔案管理的僅有5個，說明政府采購檔案管理并未受到大多數(shù)高校的關注。

③雖然采購部門建立了專門的政府采購檔案管理制度，但并未完全明確檔案的收集、歸檔及借閱的工作要求，制度的指導性和可操作性不強。

歸檔資料不完整

高校政府采購檔案應當包括前期需求論證、中期采購過程記錄及后期履約驗收等內容，但在實踐中，歸檔資料不完整的現(xiàn)象時常發(fā)生，可能有如下兩點原因：

①與其他政府采購活動最大的不同是，在高校政府采購活動中，科研相關設備、服務及工程占了很高的比例。而科研項目由于其專業(yè)性及復雜性，往往涉及多個職能部門，由各個部門共同完成。各部門之間缺乏有效的溝通與協(xié)調，導致各部門只收集本部門相關內容，造成重復歸檔或者資料缺失等情況的發(fā)生。

②部分政府采購項目耗時較長，例如有些服務項目一簽三年，項目資料無法在同年度及時歸檔，后續(xù)產(chǎn)生的文檔資料由于人員變動、部門溝通等原因未進行收集，導致歸檔資料不齊全、不完整。

檔案管理相關人員不專業(yè)

高校政府采購涉及的品目繁多，相應的采購方式及適用法律法規(guī)也多種多樣，這就要求檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理業(yè)務知識，還需要對政府采購政策法規(guī)有一定的認識，必要時還要了解科研、工程等相關學科專業(yè)知識。目前很多高校并無明確的專職檔案管理員管理政府采購檔案，大多數(shù)為兼職檔案管理員，日常工作繁忙，較少參加相關業(yè)務培訓，在檔案管理工作中常常感到力不從心。

同時，校外政府采購代理機構服務人員專業(yè)水平參差不齊，移交給高校的政府采購資料質量有高有低。一方面，2014年9月，財政部印發(fā)《關于做好政府采購代理機構資格認定行政許可取消后相關政策銜接工作的通知》，正式取消了政府采購代理機構資格認定制度，導致政府采購代理機構數(shù)量井噴式增長，從業(yè)人員專業(yè)化水平參差不齊；另一方面，政府采購代理機構往往服務于多家單位，各高校也委托多個代理機構進行政府采購活動，各單位及各機構對檔案管理并無統(tǒng)一的標準。

檔案管理條件保障不達標

《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。但部分高校并未設立獨立的檔案保管室，檔案擺放雜亂無章；部分高校雖然配備了獨立的房間存放文檔資料，但未配備檔案裝具、文件柜、檔案柜、密集架、溫濕度計、空調、去濕機、消防器材等設備，檔案的安全性得不到有效保障。

檔案信息化建設不先進

當今世界已經(jīng)進入信息時代，各行各業(yè)都在全力推進信息化建設工作，網(wǎng)絡科技可以為檔案管理工作帶來極大便利?！稒n案法》第三十五條規(guī)定，檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。高校檔案信息化是落實國家相關政策的必然舉措，各高校也積極響應號召，大力推近檔案信息化建設，并取得了一定的成績，但由于高校檔案信息化建設涉及全校各個職能部門，涉及范圍較廣，操作難度較大，仍存在管理理念落后、管理模式守舊、建設投入不足等問題。高校政府采購信息化建設也處于起步階段，相關職能部門各自開發(fā)管理運行系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)籌設計，檔案數(shù)據(jù)未實現(xiàn)互聯(lián)互通，導致高校政府采購檔案管理信息化建設浮于表面、流于形式。

“放管服”背景下優(yōu)化高校政府采購檔案管理工作的對策

建立長效制度機制，全面夯實高校政府采購檔案管理工作基礎

依法建檔是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，制度管檔是規(guī)范檔案管理的核心問題，完善的規(guī)章制度是保障高校政府采購檔案管理工作正常運行的前提和基礎。高校應依據(jù)《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《政府采購法》等國家有關法律法規(guī)和政策文件，結合高校政府采購工作實際，認真貫徹執(zhí)行政府采購檔案管理制度；深入政府采購檔案管理工作細節(jié)，制定政府采購檔案收集整理、立卷歸檔、保管借閱及銷毀等標準化工作流程，切實做到所有環(huán)節(jié)都有法可依，有章可循；不斷完善政府采購檔案管理機制，切實提高其可行性及科學性，滿足新形勢下政府采購檔案管理工作需求。

推進檔案信息化建設，全面提高高校政府采購檔案管理工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”政府采購模式已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的政府采購模式，這是政府領域中電子商務的擴展，有助于建立公平的采購市場，進一步提高政府采購效率；《檔案法》也新增了專章“檔案信息化建設”。將基于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的信息化建設應用到高校政府采購檔案管理工作中，不僅是對國家政策的有效落實，也是提高整體服務水平的必然選擇。高校應根據(jù)政策要求，加大投入力度、分析檔案管理現(xiàn)狀、更新管理模式、構建并完善檔案管理信息系統(tǒng)；進行整體規(guī)劃、做好頂層設計、打造“全校一張網(wǎng)”、聯(lián)通政府采購相關職能部門，避免信息資源碎片化，防止產(chǎn)生“信息孤島”。

落實檔案保管要求，全面強化高校政府采購檔案管理工作保障

盡管高校政府采購信息化已成為主流趨勢，但目前在電子文檔的使用、管理中還存在很多不足，紙質檔案的重要性仍不可忽略。高校應做好政府采購管理工作的硬件建設，規(guī)劃獨立的檔案保管房間，并配備檔案柜、去濕機、消防器材等專業(yè)設備，嚴格按照要求擺放檔案，防止紙質檔案的生蟲及霉變等現(xiàn)象的發(fā)生。

打造專業(yè)人才隊伍，全面加強高校政府采購檔案管理工作支撐

硬實力、軟實力，歸根結底要靠人才實力。在高校政府采購檔案管理工作中，檔案管理人員同樣發(fā)揮著重要的作用。高校應高度重視政府采購檔案工作，明確專職/兼職檔案管理員，支持檔案管理員參加檔案管理、政府采購、信息技術等相關課程培訓，為檔案管理員的工作創(chuàng)造必要的條件，確保檔案管理員具有扎實的業(yè)務能力、良好的職業(yè)道德以及較強的檔案安全保密意識；建立考核機制，規(guī)范政府采購代理機構管理工作，保障政府采購代理機構從業(yè)人員具有較高的專業(yè)化水平。

結語

綜上所述，在政府采購“放管服”改革背景下，高效、科學、規(guī)范的高校政府采購檔案管理十分必要。高校應站在新的高度和起點，分析當下所面臨的主要問題和主要矛盾，結合自身管理模式，通過逐步建立長效制度機制、大力推進檔案信息化建設、科學落實檔案保管要求、著力打造專業(yè)人才隊伍等方式，切實提高政府采購檔案管理工作的效率和質量。

基金項目：本項目受中央高校基本科研業(yè)務費專項資金資助，是南京大學2021年科技戰(zhàn)略與管理研究項目《中央高校科研儀器設備政府采購績效評價體系研究》階段性成果（項目編號0418-14380005）。

（作者單位：南京大學招標辦公室）

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（責編：高楊）