尚瑋

【摘要】當(dāng)下，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)大多已基本建立完善的招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部管理體系，在質(zhì)量管理方面也建立了行之有效的制度舉措。本文以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理為立足點(diǎn)，從采購(gòu)與招標(biāo)工作切入，通過(guò)分析招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目質(zhì)量管理措施及其價(jià)值意義，進(jìn)而思考招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理措施不斷完善的路徑。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；質(zhì)量管理

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)因受到內(nèi)部和外部環(huán)境的影響，必須不斷提高其項(xiàng)目質(zhì)量管理水平、完善管理制度與措施。按照招投標(biāo)地域范圍分類，可分為國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)和國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)；按照行業(yè)分類，可分為能源、汽車、交通、冶金、有色金屬、輕工、石油化工、醫(yī)療及制藥、金融、電子信息及通訊、環(huán)保及市政基礎(chǔ)設(shè)施等；按照資金來(lái)源，包括政府采購(gòu)項(xiàng)目、世行亞行及外貸等；按照招投標(biāo)三大類別，可分為工程、貨物、服務(wù)。因此，招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理工作具有政策性強(qiáng)、專業(yè)度高、涉及內(nèi)容廣等特點(diǎn)。

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理的含義及意義

目前國(guó)際上廣為流行的項(xiàng)目管理知識(shí)體系主要是PMBOK，其描述的“項(xiàng)目質(zhì)量管理”包括把組織的質(zhì)量政策應(yīng)用于規(guī)劃、管理、控制項(xiàng)目和產(chǎn)品質(zhì)量要求，以滿足相關(guān)方的期望。代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理主要是指招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)自身戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)而在企業(yè)內(nèi)部制定并執(zhí)行的項(xiàng)目質(zhì)量管理措施及方法。項(xiàng)目質(zhì)量管理廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，企業(yè)的穩(wěn)定離不開質(zhì)量管理與控制，需建立與企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)相符合的內(nèi)部質(zhì)量管理制度。

在異常激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，質(zhì)量是企業(yè)的生命，企業(yè)不重視質(zhì)量，就沒有市場(chǎng)，無(wú)法生存，更談不上發(fā)展。招標(biāo)工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性極強(qiáng)的工作，需嚴(yán)格按照程序做好每一步工作。項(xiàng)目質(zhì)量管理具體體現(xiàn)在每一步招標(biāo)程序過(guò)程中，需認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)流程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，都有可能導(dǎo)致招標(biāo)失敗，給業(yè)主或代理機(jī)構(gòu)自身帶來(lái)?yè)p失和被質(zhì)疑、投訴的風(fēng)險(xiǎn)，影響代理機(jī)構(gòu)在行業(yè)內(nèi)的信譽(yù)，失去業(yè)主的信任，影響口碑和品牌。

因此，對(duì)任何一個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)過(guò)程和項(xiàng)目質(zhì)量管理過(guò)程都應(yīng)給予足夠的重視。在項(xiàng)目質(zhì)量管理過(guò)程中，要認(rèn)真對(duì)待每個(gè)項(xiàng)目，保證質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌，以質(zhì)量管理的亮點(diǎn)提高品牌影響力，促進(jìn)整個(gè)招標(biāo)行業(yè)的發(fā)展。

采用PDCA管理模式，實(shí)現(xiàn)不同階段的項(xiàng)目質(zhì)量管理目標(biāo)

ISO9001是業(yè)務(wù)質(zhì)量管理的直接依據(jù)。在招標(biāo)代理相關(guān)資質(zhì)被相繼取消的市場(chǎng)環(huán)境下，招代理機(jī)構(gòu)若想繼續(xù)保持其在行業(yè)內(nèi)領(lǐng)跑者的地位，質(zhì)量管理認(rèn)證的范圍不應(yīng)局限于招標(biāo)這一單一領(lǐng)域，應(yīng)考慮多元化發(fā)展，拓展項(xiàng)目管理、造價(jià)、監(jiān)理、外貿(mào)等全過(guò)程咨詢服務(wù)范圍的質(zhì)量管理認(rèn)證。

如，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量管理工作可實(shí)行PDCA管理模式，將日常項(xiàng)目質(zhì)量管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行收集、整理、歸納、總結(jié)，分析找出存在質(zhì)量問(wèn)題的原因，擬定在某一期限內(nèi)（如一個(gè)月內(nèi)），對(duì)其中一項(xiàng)質(zhì)量問(wèn)題加強(qiáng)質(zhì)量管理，制定有針對(duì)性管理手段的質(zhì)量管理計(jì)劃（P，plan）。在實(shí)施（D，do）過(guò)程中，安排執(zhí)行質(zhì)量管理人員按照計(jì)劃的管理措施認(rèn)真執(zhí)行，按周記錄該項(xiàng)質(zhì)量問(wèn)題的審批情況，每周進(jìn)行一次上周審批記錄匯總。安排專人負(fù)責(zé)復(fù)核質(zhì)量管理人員的審批操作是否嚴(yán)格執(zhí)行了擬定的質(zhì)量管理計(jì)劃，是否有誤批的情況。若存在上述問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提醒、糾偏。經(jīng)過(guò)一個(gè)月的加強(qiáng)管理，進(jìn)入檢查與驗(yàn)證（C，check）階段。質(zhì)量管理人員根據(jù)每周記錄的審批情況，通過(guò)審批退回率進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，檢驗(yàn)質(zhì)量管理的實(shí)施效果是否達(dá)到計(jì)劃的滿意度。最后，分析總結(jié)此次質(zhì)量管理取得的成果和存在的不足，進(jìn)行處置或處理（A，act），提出改善意見，為完成下一個(gè)加強(qiáng)質(zhì)量管理的目標(biāo)積累經(jīng)驗(yàn)。不難發(fā)現(xiàn)，在項(xiàng)目質(zhì)量管理過(guò)程中，要不止一次地循環(huán)應(yīng)用PDCA法則，以實(shí)現(xiàn)不同階段的項(xiàng)目質(zhì)量管理目標(biāo)。PDCA每經(jīng)過(guò)一次循環(huán)，一些質(zhì)量問(wèn)題就會(huì)得到解決，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間內(nèi)對(duì)存在質(zhì)量問(wèn)題的環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，項(xiàng)目質(zhì)量水平和項(xiàng)目質(zhì)量管理水平都會(huì)不斷地改進(jìn)和提高。

設(shè)立適合代理機(jī)構(gòu)規(guī)模的質(zhì)量專管部門

人員較少、多崗合一、一人多職或處于創(chuàng)業(yè)階段、規(guī)模較小的代理機(jī)構(gòu)，企業(yè)人數(shù)在10人左右的，項(xiàng)目質(zhì)量管理僅由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行把控或經(jīng)過(guò)幾人的團(tuán)隊(duì)協(xié)商或由企業(yè)副總一人就可完成質(zhì)量把關(guān)工作，相比大型企業(yè)，管理手段比較簡(jiǎn)單、快捷。

以50人到100人的中小型代理機(jī)構(gòu)為例，市場(chǎng)部作為營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)開發(fā)項(xiàng)目并作為其主營(yíng)業(yè)務(wù)，具體項(xiàng)目由項(xiàng)目組實(shí)施，且項(xiàng)目進(jìn)度與執(zhí)行仍受市場(chǎng)部監(jiān)管。項(xiàng)目組提交審批流，通過(guò)市場(chǎng)部的項(xiàng)目總監(jiān)或負(fù)責(zé)人完成質(zhì)量把控，每個(gè)項(xiàng)目有其完整的一套手續(xù)。

員工人數(shù)達(dá)二三百人或擁有人員數(shù)量更多的代理機(jī)構(gòu)，其組織內(nèi)部已經(jīng)歷一定時(shí)期的發(fā)展和演變，逐漸形成一套成熟完善的項(xiàng)目質(zhì)量管理體系，隨著企業(yè)人數(shù)的增多，集權(quán)管理的重要性開始凸顯。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)意識(shí)到項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要性，應(yīng)專門設(shè)立質(zhì)量管理部門，安排專職人員對(duì)整個(gè)招投標(biāo)全程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)。此時(shí)比起中小型代理機(jī)構(gòu)，大型企業(yè)尤為需要考慮更多層級(jí)的審批，保障在如此龐大的人員數(shù)量及背后承載的龐大業(yè)務(wù)量下，項(xiàng)目仍有條不紊地開展和實(shí)施。質(zhì)量管理部門應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)部門提出按照層級(jí)進(jìn)行審批的管理辦法。

實(shí)行三級(jí)審批，層層把關(guān)降低風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于上述第三類情形，即員工人數(shù)達(dá)二三百人或擁有人員數(shù)量更多的代理機(jī)構(gòu)，可采用三級(jí)審核模式。具體如下。

招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，成立項(xiàng)目組，專人負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編寫、校核，最終由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行第一層級(jí)的審批。編制文件，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人，其經(jīng)過(guò)溝通，最了解業(yè)主需求。收到采購(gòu)需求時(shí)，應(yīng)關(guān)注技術(shù)指標(biāo)的符合性。經(jīng)常從事同一領(lǐng)域、同一行業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)人員，對(duì)頻繁招標(biāo)的貨物或服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)是非常熟悉的。有經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)人員能夠通過(guò)某一技術(shù)指標(biāo)，快速洞察業(yè)主的采購(gòu)需求。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)技術(shù)參數(shù)重點(diǎn)把關(guān)，關(guān)注表達(dá)方式否規(guī)范、指標(biāo)是否有排他性、是否存在獨(dú)有描述、前后多次出現(xiàn)的內(nèi)容意思表示是否一致等，必要時(shí)，接受業(yè)主委托對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行重點(diǎn)審查。正如《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》（GB/T 19000-2016）所提出的首個(gè)質(zhì)量管理原則“以客戶為關(guān)注點(diǎn)”，其意在滿足顧客要求并且努力超越顧客期望，結(jié)合實(shí)踐，根據(jù)業(yè)主需求設(shè)定對(duì)應(yīng)的評(píng)審因素、編制匹配的評(píng)審辦法。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還應(yīng)重點(diǎn)注意采購(gòu)文件與法律法規(guī)的符合性，避免因注重業(yè)主采購(gòu)需求，忽視法律規(guī)章的要求和限制。

第二層級(jí)的審批是質(zhì)量管理部門代表企業(yè)總部進(jìn)行全過(guò)程審批。審批重點(diǎn)是采購(gòu)過(guò)程文件是否存在歧視性條款、是否符合法律法規(guī)、是否全面落實(shí)并體現(xiàn)了國(guó)家有關(guān)采購(gòu)領(lǐng)域政策法規(guī)等?；虺鲇趯?duì)法律法規(guī)理解的偏差，或考慮業(yè)主的需求，有的業(yè)務(wù)人員在采購(gòu)文件中設(shè)置不夠客觀、合理的條款，并對(duì)此抱有僥幸心理，希望在審批這道“門檻”前能夠“過(guò)關(guān)”。從做業(yè)務(wù)到項(xiàng)目管理，從項(xiàng)目管理到質(zhì)量管理，從編制文件到審核文件，質(zhì)量管理人員考慮問(wèn)題應(yīng)更加全面，從法律法規(guī)、主管部門、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境等角度考慮審批事項(xiàng)是否合規(guī)，作出分析判斷；不僅能找到對(duì)應(yīng)法律依據(jù)，也能給出合理化修改建議。只要發(fā)現(xiàn)有不符合法規(guī)的條款、行為，立即退回當(dāng)前審批事項(xiàng)并說(shuō)明拒絕理由，要求改正，否則不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的審批。質(zhì)量管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法規(guī)，重視法律的紅線，將企業(yè)質(zhì)量管理落實(shí)到位。

第三層級(jí)的審批是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)委托協(xié)議、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、公章用印等重要環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。站在領(lǐng)導(dǎo)班子的角度，對(duì)重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，除處理例行問(wèn)題的審批外，還應(yīng)認(rèn)真考慮如何回復(fù)項(xiàng)目在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、質(zhì)疑投訴的答復(fù)、因特殊原因不能承接項(xiàng)目的回函等例外問(wèn)題，了解事件經(jīng)過(guò)，把握問(wèn)題關(guān)鍵點(diǎn)，保證審批流不虛設(shè)。

只有經(jīng)過(guò)三級(jí)審批、由行政部門審核用印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致并蓋章后，業(yè)務(wù)部門的重點(diǎn)過(guò)程文件才能對(duì)外正式發(fā)布或發(fā)售，才算是正式文件。因此，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及組織觀念、大局意識(shí)、職業(yè)精神就顯得非常重要。不同層級(jí)的審批重點(diǎn)不同，每個(gè)層級(jí)都應(yīng)對(duì)本級(jí)審批行為負(fù)責(zé)，只有每個(gè)層級(jí)都認(rèn)真執(zhí)行質(zhì)量要求，企業(yè)才能健康、有序的發(fā)展。

建設(shè)良好的內(nèi)部審批環(huán)境

審批分工應(yīng)隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷調(diào)整，促使其探究新的管理模式，以適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)規(guī)模的審批需要。質(zhì)量管理部門按照國(guó)際招標(biāo)、政府采購(gòu)、工程招標(biāo)等特定領(lǐng)域、分類進(jìn)行專項(xiàng)審批，審批人員對(duì)所審批領(lǐng)域有豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和資深的管理經(jīng)驗(yàn)，可以成為代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部在該領(lǐng)域的專家。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，隊(duì)伍的不斷壯大，業(yè)績(jī)的翻倍增長(zhǎng)，有數(shù)據(jù)顯示，審批工作量逐年增加。這種環(huán)境下，出現(xiàn)工作日的某個(gè)時(shí)間段內(nèi)業(yè)務(wù)人員集中提交大量審批事項(xiàng)的情形，導(dǎo)致專項(xiàng)審批人員工作易堆積?；蛴捎跇I(yè)務(wù)人員著急尋求審批，找到其他專項(xiàng)領(lǐng)域?qū)徟馁|(zhì)量管理人員代批，出現(xiàn)缺乏集中管理、人員責(zé)任分配不明確、遇到問(wèn)題找不到第一責(zé)任人等問(wèn)題。

在業(yè)務(wù)量呈斷崖式增長(zhǎng)時(shí)，審批管理方式可由專項(xiàng)審批轉(zhuǎn)為專責(zé)審批，由質(zhì)量管理人員每人承擔(dān)若干個(gè)業(yè)務(wù)部及旗下十幾個(gè)業(yè)務(wù)處室或幾十個(gè)分公司的審批工作，作為專管專責(zé)人員全面負(fù)責(zé)職責(zé)內(nèi)業(yè)務(wù)處室或分支機(jī)構(gòu)的各流程、環(huán)節(jié)審批以及日常咨詢等所有事項(xiàng)，明確工作責(zé)任和權(quán)限，有效解決管理人員逃避責(zé)任、業(yè)務(wù)處室遇到問(wèn)題找不到第一責(zé)任人等問(wèn)題。質(zhì)量管理部門還應(yīng)要求各業(yè)務(wù)處室委派質(zhì)量管理員，與專責(zé)人員保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)溝通。構(gòu)建相對(duì)專責(zé)、針對(duì)性強(qiáng)的審批環(huán)境是完善項(xiàng)目質(zhì)量管理的良好路徑。專責(zé)審批方式將責(zé)任劃分清楚，落實(shí)到個(gè)人，責(zé)任被“壓緊壓實(shí)”，使內(nèi)部環(huán)境不斷優(yōu)化。按部門分工審批，審批人員應(yīng)不斷加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力、熟悉業(yè)務(wù)、防止知識(shí)漏洞與短板、具備質(zhì)量管理水平和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。

除上述建議外，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)做好項(xiàng)目質(zhì)量管理的方法還包括制定嚴(yán)謹(jǐn)高效的招標(biāo)業(yè)務(wù)審批操作規(guī)程。即使在有多名審批人員同時(shí)審批不同業(yè)務(wù)處室提交的審批事項(xiàng)時(shí)，執(zhí)行已設(shè)定的工作原則，確保標(biāo)準(zhǔn)一致、尺度統(tǒng)一。此外，還要根據(jù)法律法規(guī)和新出臺(tái)的政策制度，實(shí)現(xiàn)審批操作規(guī)程動(dòng)態(tài)更新。編制標(biāo)準(zhǔn)化文本，審批操作規(guī)程與其相互輔助、相互補(bǔ)充，供業(yè)務(wù)處室在采購(gòu)活動(dòng)中推廣使用。規(guī)范開評(píng)標(biāo)程序、定期安排內(nèi)部培訓(xùn)、加強(qiáng)宣貫。建立人員評(píng)價(jià)系統(tǒng)，設(shè)置重點(diǎn)關(guān)注人員名單；注重職業(yè)精神，杜絕“人情審批”，對(duì)損害企業(yè)形象的事情毫不退讓，不折不扣執(zhí)行企業(yè)的管理制度；有組織觀念、大局意識(shí)。在審批過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)三個(gè)紅線意識(shí)，時(shí)時(shí)處處遵守法律法規(guī)的紅線、企業(yè)的紅線、招標(biāo)采購(gòu)職業(yè)道德的紅線。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，質(zhì)量是企業(yè)生存發(fā)展的保障，是開拓市場(chǎng)的生命線，是所有工作的重中之重。只有把項(xiàng)目質(zhì)量管理工作做好，才能有效控制招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來(lái)較高的利潤(rùn)回報(bào)，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（作者單位：中招國(guó)際招標(biāo)有限公司）

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（責(zé)編：彭淑榮）