孫振霖，周墨林，楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學，陜西 咸陽 712046）

高校的檔案管理機構(gòu)是高等院校教育、人文、科學等歷史資源的匯聚部門。檔案管理工作作為大學各部門開展工作的基礎(chǔ)力量，承擔著傳承學校文化和發(fā)展重任。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，迫切需要高校檔案管理工作者對新時期檔案工作有新的認識，改變原有的檔案管理策略，制定新的指導方針。

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和特征

大數(shù)據(jù)并不是簡單的數(shù)據(jù)堆積，它是海量信息的集合，是要運用新的處理技術(shù)和模式對巨大數(shù)量的各類信息進行捕捉、處理，從而發(fā)現(xiàn)和分析出多種類別的信息資產(chǎn)。對于高校檔案管理工作來說，要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代這個新環(huán)境，更好地推進檔案信息化、數(shù)字化進程，就要首先認識到大數(shù)據(jù)在收集、管理、處理數(shù)據(jù)時的復雜程度要成倍高于傳統(tǒng)單一模式收集檔案信息的模式。

大數(shù)據(jù)的特點可以總結(jié)為4 個V，即數(shù)據(jù)種類多（variety)、巨大的容量（Volume)，生成處理急速（Vel city)，高價值且密度低（value)。同時，大數(shù)據(jù)還擁有可追蹤挖掘、可量化解析等特征。

當前高校在學生管理、教學改革、機構(gòu)設(shè)置、開展校企合作等各類繁雜多樣的管理工作中，產(chǎn)生著大量的應(yīng)歸檔的文件材料，同時需要利用大量的檔案資源去更好的分析和解決遇到的種種問題。因此，如何全方位、多形式地將原本高校檔案中的靜態(tài)資源轉(zhuǎn)化為利于高校檔案管理的動態(tài)信息，這就需要及時轉(zhuǎn)變思想觀念和調(diào)整工作模式，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代帶來的變革。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案長期以來的管理方法，是通過對紙質(zhì)文檔查閱、整理、保存、使用等形式來實現(xiàn)統(tǒng)一化的檔案管理，主要著重保管完好，對于檔案信息的分析較少。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，更側(cè)重于對電子化、數(shù)字化信息的收集和服務(wù)，這就要求高校要對原先的紙質(zhì)檔案做數(shù)字化的掃描工作，將原本的紙質(zhì)檔案資料集中收集錄入電腦系統(tǒng)，運用新的科學技術(shù)來檢索和分析檔案數(shù)據(jù)，達到更好的利用效果。

高校檔案長期以來的安全管理方式一般是對實物檔案采用人防、物防、技防，以相對封閉的環(huán)境保證實物檔案的安全完整。但因大數(shù)據(jù)時代強調(diào)電子化管理，這就對檔案電子管理系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性提出了要求。不僅要求電子化存儲設(shè)備要按年限及時更換，同時也要求要對檔案電子管理系統(tǒng)進行適時的維護和更新，以確保電子數(shù)據(jù)存儲和利用不會受到網(wǎng)絡(luò)攻擊。

高校檔案長期以來的日常使用方式通常是紙質(zhì)檔案提供簡單查詢服務(wù)，這對原始檔案材料的保管存在損耗。而大數(shù)據(jù)時代，檔案的查詢利用可以很好地通過電腦實現(xiàn)，有助于保護原始數(shù)據(jù)，也更加注重對于原始數(shù)據(jù)材料的分析、追蹤、傳播及二次開發(fā)等多重功能。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理，需要具有更高綜合素質(zhì)和信息素養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)人員來做好檔案工作。不僅要求檔案管理者掌握檔案管理的知識作為前提，更需要其擁有熟練地計算機分析和運用能力。但現(xiàn)實人員缺口大。

近年來，由于國家有關(guān)政策法規(guī)改革的推進，盡管各大院校都相繼實施了檔案數(shù)字化管理，但主要手段也停留在單純的局域網(wǎng)建設(shè)和單機接收較為淺層的表面信息，與大數(shù)據(jù)所能完成的深層次加工處理檔案資料的目標還相差甚遠。

三、大數(shù)據(jù)分析背景下高校檔案管理存在的問題

（一）大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理意識缺乏

近幾年，大數(shù)據(jù)分析逐漸被應(yīng)用于各行各業(yè)，但高校檔案管理工作接觸大數(shù)據(jù)時間不長，普遍對大數(shù)據(jù)技術(shù)認知不夠、接觸較少，對檔案管理中大數(shù)據(jù)的重要作用認識不夠全面、不夠透徹。檔案管理宣傳工作、各方面配備和重視程度都停留在一個較為基礎(chǔ)的層面。從目前來看，因檔案管理工作者對大數(shù)據(jù)了解不夠，對于通過大數(shù)據(jù)分析就可輕松判斷用戶的需求這點把握不到位，導致檔案管理工作一直處于被動接受狀態(tài)。此外，各高校的檔案館（室）在宣傳自身檔案工作方面有很多不足。學校教職工、學生及廣大校友對檔案館（室）、檔案的重要性、檔案查詢流程等相關(guān)內(nèi)容了解有限，檔案意識尚待提高。

（二）重保存，輕利用，不重視數(shù)據(jù)挖掘

目前，多數(shù)高校檔案館（室）依然是以一種“檔案資源庫”的形式存在，館藏資料極少經(jīng)過二次加工轉(zhuǎn)化處理。僅重視檔案資源的收集保存及數(shù)字化掃描，輕視檔案利用及社會服務(wù)。各檔案產(chǎn)生部門不做基本價值鑒定，不分類別統(tǒng)統(tǒng)歸檔或?qū)n案價值理解有誤延遲歸檔等情況，影響了價值檔案的有效利用。針對具有查考價值的檔案資源，未做到有效的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)整合，使眾多極具價值的檔案資源一直處在塵封的角落狀態(tài)無人問津。另外，檔案信息資源無法實現(xiàn)集約化管理，基本達不到互聯(lián)互通及資源共享等目的，不能實現(xiàn)更高級的多樣化利用。在檔案日常歸檔保存方面，往往是以時間、部門及檔案大類別來排序和存放，而不是根據(jù)檔案實際內(nèi)容及內(nèi)容之間的相關(guān)性等因素來進行分類索引，從而導致利用過程存在一定的困難和阻礙。

（三）檔案數(shù)據(jù)資料的安全缺乏根本保障

大數(shù)據(jù)時代，信息資源多數(shù)以開放、共享的方式，存在于網(wǎng)絡(luò)平臺或是云端上。檔案資料又不同于其他信息資源具有保密性的特點，許多高校檔案管理部門人員配比有限，缺乏專門的信息安全員處理相關(guān)工作，對于系統(tǒng)的管理監(jiān)督不夠，許多個人學歷學位檔案信息存在丟失、泄露的隱患，容易被其他利用者用作不良用途，導致無法挽回的重大損失。

（四）專項資金和專業(yè)人才配備不到位

由于缺少專項資金的扶持與保障，開展高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的具體工作便難以與國家相關(guān)法律法規(guī)的要求相匹配。另外，高校的專兼職檔案員數(shù)量配備總體較少，從事檔案、計算機工作人員更少，且兼職檔案管理人員流動較大，缺乏固定和專業(yè)的檔案管理團隊支撐。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的思路

（一）挖掘資源，發(fā)揮作用

大學檔案館（室）要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，思考在互聯(lián)網(wǎng)+時代開展檔案查詢能力的有效途徑。挖掘檔案資源價值將是我們提高服務(wù)水平的關(guān)鍵所在。高校檔案管理部門要以互聯(lián)網(wǎng)為支撐，進行跨領(lǐng)域跨平臺合作。首先，將檔案工作與信息服務(wù)業(yè)融合。要進一步加強投資，有的放矢地做好檔案服務(wù)產(chǎn)品，以滿足檔案用戶需求為最終目的。采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)二次加工檔案信息資源，形成專門的檔案信息資源庫，建立信息知識服務(wù)平臺，采集大量真實可靠的檔案館（室）資料。二是將檔案館（室）與社交媒體相結(jié)合，提升檔案館（室）的咨詢、利用服務(wù)途徑。一方面，充分借助新媒體（如微信、QQ、微博、移動APP 等）為公眾提供檔案查閱及檔案增值服務(wù)；另一方面，可以借助校友平臺來提供檔案服務(wù)，與檔案管理系統(tǒng)共同建立起手機微信等平臺公眾號，插入多種模塊如業(yè)務(wù)查詢服務(wù)、檔案法律法規(guī)、校內(nèi)相關(guān)新聞宣傳等內(nèi)容的介紹。校友通過實名認證擁有一定權(quán)限，便可以直接在線預約查詢檔案或直接提取相關(guān)檔案材料，省去了資格審查等繁復的步驟并極大地節(jié)省了時間，提高了檔案服務(wù)工作效率。其三，把國家檔案館（室）和其他社會服務(wù)行業(yè)如教育行業(yè)等進行了整合，如建設(shè)在線黨史和校史學習、愛國主義教育基地等。檔案管理人員可以根據(jù)自身大學的實際情況，或是社會大眾的需要，制定相對比較有特色，種類也比較齊全的資源服務(wù)體系，達到良好的服務(wù)作用效果。

（二）加快檔案數(shù)字資源總量

健全檔案管理程序，建立數(shù)字化檔案資源庫，這便要求對已有的紙質(zhì)檔案首先要進行數(shù)字化的專業(yè)掃描。當前，不少高校的檔案管理機構(gòu)都已基本完成了對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，同時也形成了較為完備的檔案目錄與內(nèi)容信息庫。從另一個角度出發(fā)，可以通過大數(shù)據(jù)這種現(xiàn)代化分析手段，使得檔案管理系統(tǒng)和學校的各類智能管理系統(tǒng)，如OA 系統(tǒng)、學生人事檔案系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化校園等各種智能系統(tǒng)相對接，從而直接實現(xiàn)電子化歸檔，節(jié)省了人力物力資源，也對提高檔案的收集率有更大的幫助。通過電子檔案網(wǎng)絡(luò)的建檔，可以有效地改善檔案的采集效率，降低檔案的數(shù)字化掃描工作量，為以后的檔案資源資料挖掘提供參考，從而將檔案資料從“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”過渡。發(fā)掘與研究高等教育檔案資源，是對提升高等教育檔案保護管理的效能的有力保證，也對提升高校檔案的安全保障起到重大作用。同時推動高校檔案管理制度的健全發(fā)展，也可以增強中國高等學校檔案的大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化功能，有效推動中國高校的智慧校園與信息化資源發(fā)展。為高?！笆奈濉逼陂g快速發(fā)展起到大數(shù)據(jù)指導和支持作用。

（三）建立檔案資料的安全可靠管理制度

配備專職檔案信息安全員，對檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞并采取相應(yīng)措施。與此同時，為用戶設(shè)置訪問權(quán)限，從而提升大學檔案數(shù)據(jù)資料安全系數(shù)。一方面，要針對檔案信息的不同以及保密級別的差異，制定相應(yīng)的保密等級，實現(xiàn)應(yīng)保盡保。另一方面，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)安全保密管理制度，采用安全可靠的檔案數(shù)據(jù)管理和監(jiān)控系統(tǒng)，嚴防泄密和黑客攻擊。

（四）加大經(jīng)費及人員投入，做好基礎(chǔ)保障

大數(shù)據(jù)時代檔案信息技術(shù)更新加快，高校需要投入一定資金保證檔案管理工作的革新，盡快實現(xiàn)檔案管理一體化、科學化。檔案工作能否高速有效地開展，這與專業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平高低密切相關(guān)。這就首先要求要在招收崗位方面配備具有檔案管理及計算機背景專業(yè)技術(shù)人員來充實檔案隊伍，提升檔案隊伍的專業(yè)性。同時，要進一步加強對現(xiàn)有的全體專兼職檔案工作人員的繼續(xù)教育，繼續(xù)強化業(yè)務(wù)培訓，提高個人檔案管理綜合能力。檔案工作人員要不斷強化學習，了解檔案行業(yè)新動態(tài)新趨勢，豐富檔案知識全儲備，改進和完善自我技能，提升工作能力，使新形勢下的檔案工作完成由單一向全面的改變。

結(jié)語

總之，在當今信息化大數(shù)據(jù)時代，需要建立新型的檔案管理模式，突出高校檔案所蘊含的數(shù)據(jù)價值，才能以高質(zhì)量的檔案服務(wù)來推動學校各項教育教學工作的長足發(fā)展。