張凡

在中國(guó)的經(jīng)貿(mào)展覽業(yè)中，政府展作用獨(dú)特，影響力廣泛。本文從政府展承辦機(jī)構(gòu)的角度討論問(wèn)題。

理解主承辦的管理體制

政府展在項(xiàng)目管理上實(shí)行主承辦制。其中，主辦方是政府機(jī)構(gòu)，承辦方是非政府機(jī)構(gòu)（包括商業(yè)機(jī)構(gòu)或國(guó)有事業(yè)機(jī)構(gòu)）。

主辦方負(fù)責(zé)展會(huì)的總體策劃、行政報(bào)批、經(jīng)費(fèi)投入;承辦方接受主辦方的委托，在主辦方領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)展會(huì)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理，其主要業(yè)務(wù)工作是招商招展和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。

國(guó)家級(jí)展會(huì)的承辦方，有時(shí)也是政府機(jī)構(gòu)。如在杭州舉辦的中國(guó)國(guó)際茶葉博覽會(huì)，主辦方為農(nóng)業(yè)農(nóng)村部和浙江省政府，承辦方為杭州市政府、浙江省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳和浙江省供銷(xiāo)合作社。而承擔(dān)招商招展和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作的杭州華巨臣西博文化創(chuàng)意公司（民營(yíng)公司與國(guó)有公司的合資公司），列在主承辦方之外，稱(chēng)為協(xié)辦機(jī)構(gòu)。在這種組織架構(gòu)下，主辦方和承辦方雖都是政府及其部門(mén)，但承辦方是展會(huì)舉辦地的地方政府或行業(yè)主管部門(mén)。這種安排旨在配置不同層級(jí)的行政資源，以利項(xiàng)目操作。但具體承擔(dān)招商招展和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作的，仍然是非政府機(jī)構(gòu)。這些機(jī)構(gòu)實(shí)際是政府展的承辦方。許多政府展將負(fù)責(zé)招商招展和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作的非政府機(jī)構(gòu)，稱(chēng)為執(zhí)行承辦機(jī)構(gòu)。

在主承辦體制下，目前幾無(wú)政府部門(mén)自行承擔(dān)政府展招商招展和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作的。因此，選擇承辦機(jī)構(gòu)是政府展主辦方進(jìn)行管理項(xiàng)目的重要工作。

非政府機(jī)構(gòu)尤其是商業(yè)機(jī)構(gòu)承辦政府展，須經(jīng)招標(biāo)獲得資格。政府展的項(xiàng)目招標(biāo)，一般采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式（參與應(yīng)標(biāo)的機(jī)構(gòu)3家即可）。如選擇與主辦方關(guān)聯(lián)的國(guó)有事業(yè)機(jī)構(gòu)或國(guó)有企業(yè)作為承辦機(jī)構(gòu)，也可不經(jīng)過(guò)招標(biāo)程序，而由政府部門(mén)直接委托。

把握承辦服務(wù)的特點(diǎn)

非政府機(jī)構(gòu)承辦政府展，必須做好兩方面服務(wù)，即服務(wù)政府和服務(wù)參展參會(huì)客戶(hù)。

為政府服務(wù)，是承辦方接受主辦方的委托，履行經(jīng)由雙方合同約定的承辦工作應(yīng)盡的義務(wù)與責(zé)任。

為參展參會(huì)客戶(hù)服務(wù)，就是為參展客商、參會(huì)人員和展會(huì)觀眾服務(wù)。這是會(huì)展業(yè)通行的服務(wù)，并不因?yàn)槭钦咕涂梢匀趸姆?wù)。

政府興辦展會(huì)旨在圍繞中心、服務(wù)大局，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)社會(huì)作用和宏觀影響。而客戶(hù)參展參會(huì)主要為了推廣商品，達(dá)成交易，意在獲取經(jīng)濟(jì)信息。由于政府辦展的訴求與客戶(hù)參展參會(huì)的訴求并不等同，因此這兩方面服務(wù)有所不同。

服務(wù)客戶(hù)是承辦機(jī)構(gòu)基于會(huì)展業(yè)通行慣例而提供的專(zhuān)業(yè)化服務(wù)，而服務(wù)政府是承辦機(jī)構(gòu)基于主辦方的辦展意圖而提供的特殊性、專(zhuān)項(xiàng)性服務(wù)。承辦方的服務(wù)如不能令前者滿(mǎn)意，則說(shuō)明展會(huì)品質(zhì)不佳，項(xiàng)目一旦市場(chǎng)化運(yùn)作將因客戶(hù)不買(mǎi)賬而衰敗;承辦方的服務(wù)如不能令后者滿(mǎn)意，則會(huì)失去承辦資格。對(duì)于承辦機(jī)構(gòu)而言，這兩方面服務(wù)不能相互替代，而應(yīng)該各有針對(duì)，有機(jī)結(jié)合。

承辦工作的四個(gè)著力點(diǎn)

為政府展提供承辦服務(wù)，一般需要在四方面用力：

在組展方面，要努力按主辦方意圖，招徠知名或代表先進(jìn)技術(shù)的客商，以顯示展商水平。接待政府組團(tuán)或國(guó)際機(jī)構(gòu)組團(tuán)，也是組展的重要工作。與此同時(shí)，要通過(guò)市場(chǎng)銷(xiāo)售，達(dá)成展會(huì)規(guī)模。

在配套活動(dòng)方面，要切實(shí)配合主辦方，保障標(biāo)志性活動(dòng)（高峰論壇及開(kāi)幕式）的檔次，重點(diǎn)是嘉賓接待、現(xiàn)場(chǎng)搭建、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等工作。與此同時(shí)，要落實(shí)其他配套活動(dòng)的服務(wù)工作。承辦機(jī)構(gòu)需要配備足夠的人手，并分成多個(gè)小組，與主辦方逐一對(duì)接。除展前對(duì)接外，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接是“重頭戲”。例如，配套會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的背景板設(shè)計(jì)、席卡擺放、音效配置（如嘉賓登臺(tái)音樂(lè)、演講同聲傳譯）等事項(xiàng)，須事先提出方案，并報(bào)主辦方審查同意。

在推廣方面，既要滿(mǎn)足主辦方習(xí)慣于官方媒體宣傳的需要，也要做好展會(huì)自媒體運(yùn)維（主要是展會(huì)的網(wǎng)站和微信公眾號(hào)）和紙質(zhì)印刷品的設(shè)計(jì)。

在創(chuàng)新方面，要根據(jù)主辦方的要求，在展會(huì)主題和呈現(xiàn)形式上努力創(chuàng)新。展會(huì)主題的創(chuàng)新，一般是新增展覽范圍、新創(chuàng)配套活動(dòng);呈現(xiàn)形式的創(chuàng)新，包括創(chuàng)辦線上展會(huì)、推行線上服務(wù)、美化場(chǎng)景、實(shí)施環(huán)保搭建等。

承辦政府展的三種能力

一個(gè)長(zhǎng)期做商業(yè)展的展覽公司，如承辦政府展，且希望長(zhǎng)期承攬承辦業(yè)務(wù)，其提供的服務(wù)必須為主辦方所滿(mǎn)意。提高主辦方滿(mǎn)意度應(yīng)具備以下能力：

一是溝通能力。承辦政府展，須與相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)保持順暢的溝通。溝通旨在了解并理解政府辦展的意圖（政府展意圖隨著中心工作的變化，經(jīng)常處于調(diào)整之中），及時(shí)回應(yīng)并落實(shí)政府的具體要求。

溝通的形式分為會(huì)議、單聊兩種。如承辦方出席或列席展會(huì)組委會(huì)會(huì)議，尤其是受命匯報(bào)工作，或在會(huì)上應(yīng)詢(xún)回答問(wèn)題，或被要求表明態(tài)度，是高層次的溝通。主辦方通知承辦方匯報(bào)工作，或承辦方主動(dòng)要求向主辦方匯報(bào)工作，都是會(huì)議場(chǎng)景的溝通。單聊屬于非正式溝通，如承辦方項(xiàng)目經(jīng)理與主辦方具體負(fù)責(zé)人的電話(huà)溝通。單聊式的溝通較之會(huì)議溝通更為頻繁，溝通效率有時(shí)更高。

承辦機(jī)構(gòu)善于溝通，可以理解為善于匯報(bào)工作，善于表達(dá)意見(jiàn)，善使主辦方體察承辦工作的難處。

在與主辦方溝通時(shí)，尤其是會(huì)議形式的溝通，承辦機(jī)構(gòu)的話(huà)語(yǔ)體系一定要和主辦方同頻。常見(jiàn)問(wèn)題是，承辦機(jī)構(gòu)對(duì)于主辦方所表達(dá)的內(nèi)容不甚理解而難以深入交流。

承辦機(jī)構(gòu)善于溝通，有利于提升主承辦雙方合作的融洽度，有利于提升服務(wù)政府的能力。

二是文本能力。政府展的運(yùn)作，從主題創(chuàng)意到立項(xiàng)審批，從制定計(jì)劃到過(guò)程管理，都需要文本傳遞。其中的許多文本需由承辦機(jī)構(gòu)提供，包括總體方案、可行性報(bào)告、招商招展方案、財(cái)務(wù)預(yù)算方案、應(yīng)急預(yù)案、疫情防控方案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方案、宣傳工作方案、工作進(jìn)展情況報(bào)告（工作匯報(bào)或工作簡(jiǎn)報(bào)）、開(kāi)幕典禮嘉賓致辭文稿、展會(huì)新聞通稿、展后總結(jié)報(bào)告，等等。

寫(xiě)作政府展主辦方所需的文本，尤其是公文性文本，在準(zhǔn)確表達(dá)內(nèi)容的同時(shí)，還須做到格式、結(jié)構(gòu)和文字的規(guī)范。具有文本寫(xiě)作能力的承辦機(jī)構(gòu)，往往為主辦方賞識(shí)，可以在溝通上加分。但現(xiàn)實(shí)情況是，許多承辦機(jī)構(gòu)缺乏文本寫(xiě)作能力，以致影響了服務(wù)政府展的能力。

三是顧問(wèn)能力。政府展是中國(guó)經(jīng)貿(mào)展會(huì)中的一個(gè)類(lèi)別，其與社團(tuán)展和企業(yè)展一樣，需要適應(yīng)市場(chǎng)需求，同時(shí)要進(jìn)行市場(chǎng)化取向的改革（本人在《政府展改革的特點(diǎn)與難點(diǎn)》文章中已作說(shuō)明）。

承辦機(jī)構(gòu)在為政府展提供服務(wù)的過(guò)程中，要主動(dòng)建言獻(xiàn)策，發(fā)揮顧問(wèn)作用。缺乏顧問(wèn)意識(shí)，或不善于顧問(wèn)（不善于溝通，不善用文本反映建議），是許多承辦機(jī)構(gòu)的短板。

承辦機(jī)構(gòu)顧問(wèn)的重點(diǎn)有二：一是政府展專(zhuān)業(yè)化發(fā)展的措施建議;一是政府展市場(chǎng)化改革的措施建議。主辦方對(duì)于這兩方面的建議，應(yīng)該是十分歡迎的。

要增強(qiáng)以上三種能力，承辦機(jī)構(gòu)的管理者必須重視學(xué)習(xí)，不斷提升自身的素質(zhì)。學(xué)習(xí)黨和政府的大政方針，學(xué)習(xí)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃與政策，有利于領(lǐng)會(huì)政府辦展的思路，對(duì)于順暢溝通、寫(xiě)好文本、有效顧問(wèn)大有裨益。