【摘要】高校人事檔案包含干部職工的個人信息、成長經(jīng)歷、政治思想、工作業(yè)績等內(nèi)容，客觀、全面地展示了檔案所有者的職業(yè)信息，為人才的選拔、培養(yǎng)和任用提供了參考依據(jù)。在做好人事檔案整理與保存的基礎(chǔ)上，進行檔案資源的開發(fā)和利用，是現(xiàn)階段檔案管理的核心工作。本文從新公共服務(wù)理論視角，首先概述了理論內(nèi)涵和檔案管理現(xiàn)狀，其次針對新公共服務(wù)理論對人事檔案管理提出的新要求，分別從提高檔案服務(wù)意識、深度挖掘檔案價值、培育專業(yè)管理隊伍和構(gòu)建信息管理系統(tǒng)等方面，總結(jié)了高校創(chuàng)新人事檔案管理的可行性路徑，為學校人事工作更好地開展，以及人力資源優(yōu)化利用提供了一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】新公共服務(wù)理論；人事檔案；共建共享；服務(wù)意識

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2022）02-085-03

【本文著錄格式】劉明明.新公共服務(wù)理論視角下的高校人事檔案管理[J].中國民族博覽，2022，01（02）：85-87.

一直以來，高校人事檔案管理都側(cè)重于對檔案信息的收集和檔案資料的保管，而忽視了對檔案資料與信息的提取整合、開發(fā)利用，對人事管理的開展難以起到應(yīng)有的促進作用。新公共服務(wù)理論強調(diào)政府把公共利益作為目標，始終堅持以人為本。將這一理論應(yīng)用到人事檔案管理中，要求深度挖掘檔案的利用價值，為高校人力資源部門了解干部信息、做出人事決策提供參考，真正做到人盡其才。在幫助干部職工實現(xiàn)自我價值的基礎(chǔ)上，為學校創(chuàng)造更多的價值，支持學校各項工作開展和實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

一、新公共服務(wù)理論的核心內(nèi)涵

新公共服務(wù)理論以民主公民權(quán)理論、社區(qū)與公民社會理論、組織人本主義和后現(xiàn)代公共行政作為重要的思想來源，將公共服務(wù)、民主治理和公民參與等理念置于中心地位，主張用以公民權(quán)利、民主和公益性服務(wù)為代表的模式來替代以市場效益作為衡量標準的新型行政管理模式。其核心內(nèi)涵歸納為五點。第一，服務(wù)對象是公民，而非顧客；第二，追求的是公共利益而非商業(yè)利益；第三，思考要有戰(zhàn)略性，行動要體現(xiàn)公民性；第四，強調(diào)服務(wù)勝過管理；第五，以人為先，而不是以生產(chǎn)率為先。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理中公共服務(wù)意識匱乏

從工作流程上來看，人事檔案管理涵蓋了從信息收集、內(nèi)容更新、保存管理、開發(fā)利用，直到轉(zhuǎn)移與銷毀的整個過程。其中，檔案信息的收集與更新，保存與整理，最終要為檔案的開發(fā)與利用服務(wù)。人事檔案作為一種工具，只有為人事管理提供了應(yīng)有的幫助，才能體現(xiàn)出檔案本身的價值，以及檔案管理工作的意義。但是在高校的人事檔案管理中，很多檔案工作者將主要的時間和精力放在了檔案維護上，以保證檔案內(nèi)容得到定期更新、檔案資料安全完整作為主要目標，而沒有形成主動開發(fā)檔案價值、為人事管理服務(wù)的意識。

（二）人事檔案的開發(fā)和利用水平不高

在檔案管理中，資料歸檔、內(nèi)容更新是手段，開挖利用是目的。特別人事檔案，是對高校人力資源的配置與利用產(chǎn)生了深刻影響。可以說，人事檔案的開發(fā)水平，通過決定人力資源價值的發(fā)揮，進而對高校未來發(fā)展產(chǎn)生了影響。目前來看，國內(nèi)很多高校對人事檔案的重視程度有所提升，形成了較為完善的管理制度、配備了較為齊全的硬件設(shè)施，為檔案管理創(chuàng)造了便利。對應(yīng)地，人事檔案開發(fā)程度不深、利用水平不高等問題仍然普遍存在。在人事管理中，無法利用檔案資料為人事決策提供科學參考，檔案的價值沒有體現(xiàn)出來。

（三）檔案管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

面向新公共服務(wù)理論的人事檔案管理，實現(xiàn)了工作重心的轉(zhuǎn)移，管理方式的轉(zhuǎn)變，以及服務(wù)要求的提升。面對這些變化，要求檔案管理者迎合崗位要求，轉(zhuǎn)變思維觀念，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，以更好地勝任新時期的工作職責。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些入職時間較長的檔案管理者，慣性思維嚴重，服務(wù)意識淡薄，開發(fā)能力不強，這與當前高校對于人事檔案管理的要求不符。除了個人原因外，高校為檔案管理者提供的培訓機會相對較少，知識結(jié)構(gòu)不能緊跟行業(yè)發(fā)展實現(xiàn)更新和完善，也會出現(xiàn)無法勝任工作要求，檔案資源浪費嚴重的問題。

（四）檔案管理信息化建設(shè)進程緩慢

從整個檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢上來看，信息化是一種不可逆的趨勢。近年來，高校在推進行政管理、財務(wù)管理的信息化進程上，投入了較多的資源，取得了顯著成效。但是對檔案管理的重視程度相對不足，投入力度也有待提升，這種情況下造成了檔案信息化建設(shè)仍然處于比較落后的水平。以人事檔案的更新為例，在信息化程度不足的情況下，只能依靠人工收集每一名干部職工的信息，然后再同步到人事檔案中，不僅占用了較多的人力、消耗了較多的時間，而且很難保證檔案信息更新的及時性，人事檔案的利用價值也會大打折扣。加快推進人事檔案向智能化發(fā)展，成為新公共服務(wù)理論視角下檔案工作開展的一個重要方向。

三、基于新公共服務(wù)理論的人事檔案管理創(chuàng)新思路

（一）檔案管理必須服務(wù)于公共利益

在新公共服務(wù)理論的指導下，高校人事檔案管理工作應(yīng)該從公共利益出發(fā)，為公眾提供檔案信息服務(wù)。這需要改變以往半封閉式的高校人事檔案管理模式，面向社會公民提供服務(wù)，實施開放化管理，從而提升高校人事檔案的利用價值。例如，在人事調(diào)動前，仔細查看干部職工的人事檔案，根據(jù)其資質(zhì)、履歷等，將其安排在合適的崗位上。只有做到了人崗匹配，才能創(chuàng)造最大價值，實現(xiàn)公共利益的最大化。需要注意的是，在發(fā)揮人事檔案公共服務(wù)價值的過程中，也應(yīng)當著重關(guān)注檔案資料的隱私性和安全性。例如，除了檔案所有者享有查看個人檔案的權(quán)益外，無論是人事部門還是其他人員，都必須符合相關(guān)要求、具備一定資格才能查閱人事檔案，避免人事檔案泄露給不相關(guān)的第三人，維護好公民的信息隱私。

（二）檔案管理必須維護好公民權(quán)利

公民權(quán)是新公共服務(wù)理論的核心理念之一，充分體現(xiàn)了對公民權(quán)利的尊重與重視。在我國人事檔案管理中引入新公共服務(wù)理論，人事檔案管理中的公民導向?qū)⒏油癸@。就高校的認識檔案管理而言，對于公民合法權(quán)利的維護，主要體現(xiàn)在兩個方面。其一，公民享有知情權(quán)和隱私權(quán)。知情權(quán)就是檔案所有者在向檔案管理部門提出申請后，有隨時查看個人檔案的權(quán)利。保障這一權(quán)利，能夠防止檔案信息出錯，這是保證人事檔案具有參考價值的基本條件。其二，管理機構(gòu)與公民之間，以及與人事部門之間，應(yīng)當形成一種良性互動的關(guān)系。這樣才能根據(jù)人事管理的需要，提供主動服務(wù)，讓人事檔案的服務(wù)價值得到體現(xiàn)。

（三）檔案管理必須以共建共享為目的

新公共服務(wù)理論強調(diào)政府要推進一種集體的、共享的公共利益觀念的建立。在人事檔案管理中強調(diào)合作與共建共享的理念，正是對新公共服務(wù)理論這一核心主張的重要體現(xiàn)。無論是人事檔案還是其他類型（如財務(wù)檔案、行政檔案等）的檔案，進行檔案收集、更新和保存的最終目的，都是實現(xiàn)檔案資源的整合利用，為具體工作開展提供參考。因此，基于新公共服務(wù)理論的人事檔案管理，必須追求檔案資源的充分共享，在此基礎(chǔ)上豐富檔案內(nèi)容，使其利用價值得到進一步的提升。信息資源共享的另一個優(yōu)勢，在于減少了人事檔案管理中重復(fù)投入的弊端，對降低管理成本也有一定的幫助。

四、新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新思維觀念，提高檔案服務(wù)意識

在認識新公共服務(wù)理論思想內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，將這一理論與檔案管理相結(jié)合，使得檔案工作者從根本上轉(zhuǎn)變思維觀念，把工作重心從“管理”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變，通過切實提升檔案服務(wù)意識，讓人事檔案的管理更加高效、價值得以體現(xiàn)。例如，要充分尊重檔案所有者的知情權(quán)、隱私權(quán)，除了人事管理部門外，干部職工有權(quán)隨時查閱本人的檔案，判斷檔案記錄信息與個人實際情況是否一致。在保障公民知情權(quán)的基礎(chǔ)上，也可以避免檔案記錄不實甚至是惡意篡改檔案內(nèi)容的問題。除此之外，還要從服務(wù)高校工作更好地開展和服務(wù)干部職工自我發(fā)展的角度，做好人事檔案的開發(fā)和利用，在人事管理中進一步體凸顯檔案的參考價值。

（二）重視開發(fā)利用，深度挖掘檔案價值

在新公共服務(wù)理論指導下，我國人事檔案管理服務(wù)對象不再僅僅局限于組織、人事等部門，還針對公民或其他組織的特定利用需求，通過采取多種多樣的形式，提供合理、合法的人事檔案信息利用。這種情況下更加突出了檔案開發(fā)的必要性和緊迫性。在深挖人事檔案價值的過程中，一方面是要求檔案人員從思想層面上，將開發(fā)利用作為本職工作，在此基礎(chǔ)上身體力行地投入檔案資源整合、開發(fā)中。密切檔案管理部門和人力資源部門的聯(lián)系，在了解人事管理需求的前提下，發(fā)揮檔案在參與人事決策、優(yōu)化人力配備等方面的作用。另一方面，要創(chuàng)新技術(shù)手段，將大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)運用到這項工作中，為人事檔案潛在價值的挖掘與利用提供技術(shù)支撐。支持高校將人力資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為發(fā)展優(yōu)勢，切實提高學校自身的競爭力。

（三）提供培訓機會，培育專業(yè)管理隊伍

傳統(tǒng)的人事檔案管理，以“檔案”作為主要對象，決定了管理工作圍繞檔案的收集、更新、保管來開展。而基于新公共服務(wù)理論的人事檔案管理，以“人”作為主要對象，決定了管理工作迎合“人”的需求，為人事管理而服務(wù)。為了更好地體現(xiàn)人事檔案管理的“服務(wù)”屬性，必須打造一支專業(yè)能力過硬、服務(wù)意識強烈的檔案管理隊伍。重點做好兩個方面。

1.拓展培訓渠道

為檔案工作者提供豐富多樣的培訓機會，使其業(yè)務(wù)能力得到提升，在滿足職業(yè)生涯發(fā)展需要和自我價值實現(xiàn)需要的基礎(chǔ)上，能夠在本職崗位上為人事檔案的開發(fā)和利用提供智力支持。因此，高校應(yīng)基于檔案管理工作的客觀要求，以及人力資源開發(fā)的具體要求，制定適合檔案人員的個性化培訓方案。例如，近年來高校投入大量資源推進了檔案管理信息化建設(shè)。在培訓時，應(yīng)將熟練操作信息系統(tǒng)、掌握各類應(yīng)用軟件等作為重點內(nèi)容，切實提升檔案管理人員的信息素質(zhì)。在培訓內(nèi)容上，除了技術(shù)性培訓外，還要加入安全性培訓。尤其要關(guān)注檔案的信息安全，避免出現(xiàn)人事信息泄露、丟失等問題。新時期的檔案工作者，在接受專項培訓后，應(yīng)使用數(shù)字簽名認證、訪問權(quán)限設(shè)計等技術(shù)手段，切實保障高校人事檔案的隱私性和保密性。

2.引進激勵機制

針對部分檔案工作者因為待遇不理想、晉升渠道少而在工作上出現(xiàn)消極懈怠的問題，高校應(yīng)當基于人事檔案管理的特點和要求，制定科學的激勵機制。從新公共服務(wù)理論出發(fā)，將服務(wù)質(zhì)量、開發(fā)利用水平等，納入人事檔案績效考評體系，作為衡量一名檔案管理者崗位勝任力的重要指標。同時，將考核結(jié)果與配套的激勵措施聯(lián)系起來，督促檔案工作者在高質(zhì)量完成檔案收集、信息更新、保存管理的基礎(chǔ)上，投入更多的時間與精力用于檔案的開發(fā)和利用。除了物質(zhì)激勵外，還可以加入職務(wù)晉升激勵，拓寬基層檔案工作者的晉升渠道，引導他們在發(fā)揮檔案服務(wù)價值的同時，也能夠?qū)崿F(xiàn)自我價值的提升。

（四）增加經(jīng)費投入，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)

在人事檔案管理中，無論是從簡化業(yè)務(wù)流程、降低人工成本角度，還是從改進服務(wù)質(zhì)量、挖掘利用價值角度，加快推進檔案事業(yè)的信息化進程都有其必要性。高校應(yīng)提供專門的經(jīng)費，用于保障人事檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)步推進。將檔案部門的信息系統(tǒng)，與高校財務(wù)部門、行政部門的信息系統(tǒng)統(tǒng)一起來，密切各個部門之間的信息交流。這樣一來，檔案工作者就可以隨時掌握干部職工的工作動態(tài)。例如，日常出勤情況、職稱評定結(jié)果、崗位變動信息以及論文發(fā)表數(shù)量等。然后基于這些信息同步更新人事檔案，始終保證人事檔案的記錄信息與干部職工的實際情況保持一致，既可以保證檔案的可用性、參考性，又能夠為人事決策提供有價值的依據(jù)。后期也要緊跟人事工作的開展需要，對人事檔案管理信息系統(tǒng)進行持續(xù)性的投入、不斷的更新，以支持高校人事工作高質(zhì)量開展。

五、結(jié)語

新公共服務(wù)理論主張以公共利益為核心，以尊重公民權(quán)利為手段，切實提升服務(wù)效能。將該理論運用到高校人事檔案管理中，在完成檔案保管、信息更新等基礎(chǔ)性工作的前提下，嘗試利用信息技術(shù)對人事檔案進行開發(fā)利用，從而為高校的人事決策、人員調(diào)配等提供依據(jù)，實現(xiàn)人力資源的最大化利用，為高校的發(fā)展提供人才支撐。不可否認，當前人事檔案管理仍然存在服務(wù)意識不強、開發(fā)程度不高等問題。下一步要基于新公共服務(wù)理論，重點從信息系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍培育、服務(wù)意識提升等方面，全方位、立體化地推進人事檔案管理發(fā)展，在高校人事管理中體現(xiàn)出檔案資料的核心價值。

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作者簡介：劉明明（1989— ），男，漢族，山東諸城人，碩士研究生，助理館員，研究方向為人事檔案管理。