李 靖

（西藏民族大學(xué)，陜西 咸陽(yáng) 712082）

一、自治區(qū)檔案工作會(huì)議基本情況

近年來(lái)，西藏自治區(qū)檔案局每年度均在拉薩召開(kāi)一次全區(qū)范圍內(nèi)檔案工作電視電話會(huì)議，學(xué)習(xí)傳達(dá)中央檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議精神，總結(jié)部署開(kāi)展區(qū)內(nèi)檔案工作。自治區(qū)檔案工作會(huì)議內(nèi)容豐富全面，以黨中央的方針政策為指引，以國(guó)家檔案法律法規(guī)為檔案工作規(guī)范，積極開(kāi)展區(qū)內(nèi)區(qū)外檔案走訪調(diào)研活動(dòng)，落實(shí)推進(jìn)區(qū)內(nèi)檔案實(shí)踐工作。

1.高度重視檔案工作

自治區(qū)政府將檔案工作列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)總體發(fā)展規(guī)劃內(nèi)，提高檔案事業(yè)工作財(cái)政預(yù)算，加大經(jīng)濟(jì)投入，為區(qū)內(nèi)檔案工作可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)。區(qū)政府將檔案工作與西藏經(jīng)濟(jì)、社會(huì)進(jìn)步、民族團(tuán)結(jié)、局勢(shì)穩(wěn)定等結(jié)合起來(lái)，分析檔案工作與西藏區(qū)內(nèi)其他工作存在的問(wèn)題。

2.注重檔案工作的黨性與服務(wù)性

自治區(qū)檔案工作會(huì)議近幾年均提出 “檔案工作姓黨”、“為黨管檔、檔要為黨”，深刻說(shuō)明檔案工作特性[1]。會(huì)議指出檔案工作人員要站在黨和國(guó)家的角度去開(kāi)展工作，堅(jiān)決擁護(hù)執(zhí)行黨和國(guó)家制定的方針政策，樹立保密意識(shí)，以共產(chǎn)黨員的黨性嚴(yán)格約束自己，服務(wù)群眾[2]。

3.加大力度推進(jìn)區(qū)域內(nèi)檔案工作法制化規(guī)范化進(jìn)程

自治區(qū)檔案工作會(huì)議要求各區(qū)縣檔案機(jī)關(guān)加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《西藏自治區(qū)實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》等檔案法律法規(guī)的貫徹實(shí)施力度，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、起草《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范性文件40余份[3]，加強(qiáng)區(qū)內(nèi)各地市縣檔案工作行政執(zhí)法檢查與歸檔規(guī)范檢查力度。

4.強(qiáng)調(diào)檔案工作的拓展延伸

檔案工作會(huì)議將搶救保護(hù)區(qū)內(nèi)國(guó)家重點(diǎn)檔案作為現(xiàn)前工作轉(zhuǎn)型重點(diǎn)，并在各地區(qū)檔案館取得明顯成效，提倡用專業(yè)與科學(xué)的方式發(fā)掘祖先留下的檔案財(cái)富，加強(qiáng)檔案編研，提高檔案利用效率，重視檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，支持檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。

二、西藏區(qū)內(nèi)高校檔案工作現(xiàn)狀

高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生，教學(xué)，科研，管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖像，聲像等不同形式、不同載體的歷史紀(jì)錄”[4]。高校檔案工作聯(lián)結(jié)著行政、科研、教學(xué)、學(xué)生管理等校內(nèi)工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)參考，做好檔案工作是推進(jìn)高校工作及至民族工作的重要部分。

以西藏民族大學(xué)為例，從2013年至今學(xué)校檔案工作結(jié)合區(qū)情、校內(nèi)實(shí)際，改革發(fā)展，不斷創(chuàng)新，將理論落實(shí)于實(shí)際，取得一些成效。

1.檔案人員配備：學(xué)校檔案管理中心為6位正式編制人員組成，其中2人為副高職稱，余下4人為中級(jí)職稱；男性2人，女性4人；檔案專業(yè)碩士1人，其他專業(yè)碩士4人，研究生學(xué)歷占90%，人員配備與目前工作基本相適應(yīng)。

2.檔案收集整理：檔案管理中心實(shí)行部門立卷制度，校內(nèi)部門固定報(bào)送一至兩位兼職檔案員，OA電子、紙質(zhì)文件均由部門兼職檔案員整理歸檔至檔案管理部門，再由專職檔案工作人員完成加工、掃描、裝盒、入庫(kù)等整理工序。

3.檔案數(shù)字化：為利于紙質(zhì)檔案的保存，提高檔案利用效率，2019年6月檔案管理中心通過(guò)檔案服務(wù)公司 “外包”完成檔案數(shù)字化工作，數(shù)字化檔案8866卷，98540件，著錄掃描完成文書檔案、人事檔案、聲像檔案、部分藏學(xué)文檔。檔案數(shù)字化工作走在區(qū)內(nèi)高校前列。

4.檔案實(shí)體保管：校內(nèi)文書檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、財(cái)會(huì)檔案、實(shí)物檔案分五間庫(kù)房統(tǒng)一存放于我校社科樓一樓，除文書檔案、人事檔案、實(shí)物檔案由檔案管理中心工作人員專職管理，學(xué)生學(xué)籍檔案與財(cái)會(huì)檔案則統(tǒng)一存放。

5.檔案利用：中心使用南京大學(xué)檔案館開(kāi)發(fā)的“南大之星”檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，采用電子、紙質(zhì)文件目錄的相互對(duì)應(yīng)利用模式開(kāi)展利用工作。2018年內(nèi)中心接待檔案查閱服務(wù)800余人次，為全校30多個(gè)二級(jí)單位教師學(xué)生提供利用服務(wù)，大大提高了利用率。

三、檔案視頻會(huì)議下的區(qū)內(nèi)高校檔案工作開(kāi)展途徑分析。

西藏高校作為事業(yè)機(jī)關(guān)的組成部分，高素質(zhì)人才聚集，檔案工作實(shí)踐性、服務(wù)性、拓展性發(fā)掘潛力大。

1.拓寬檔案編研業(yè)務(wù)，促進(jìn)全校各項(xiàng)工作開(kāi)展

自治區(qū)檔案視頻會(huì)議落實(shí)中央 “治邊先治藏”，“加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)、建設(shè)美麗西藏”等方針政策，強(qiáng)調(diào)“檔案工作為服務(wù)全區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和長(zhǎng)治久安做出了貢獻(xiàn)”[5]。高校對(duì)學(xué)校歷史、學(xué)科特色、民族團(tuán)結(jié)、扶貧建設(shè)等方面進(jìn)行檔案編研，發(fā)揮檔案的文化宣傳屬性，為校園穩(wěn)定，學(xué)生就業(yè)，教學(xué)實(shí)踐，學(xué)校發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

校內(nèi)檔案管理中心可“用史實(shí)發(fā)言”，與專業(yè)教師一起進(jìn)行民族教育、駐村扶貧等方向的史實(shí)編研，在校內(nèi)民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步宣傳月、69國(guó)際檔案宣傳日等節(jié)點(diǎn)將編研成果對(duì)外陳列展出，正面宣傳區(qū)內(nèi)高校教育、扶貧建設(shè)工作，獲取師生情感共鳴，增加校園情誼；亦可在學(xué)生“三助一輔”崗位實(shí)踐中，安排學(xué)生課余實(shí)踐，使其在參與過(guò)程中了解檔案工作的基本知識(shí)與專業(yè)技巧，為學(xué)生就業(yè)增加技能籌碼，緩解就業(yè)壓力，促進(jìn)校園和諧穩(wěn)定；還可邀請(qǐng)老紅軍和退休職工做一些關(guān)于區(qū)內(nèi)高校發(fā)展的口述檔案訪談活動(dòng)，優(yōu)化檔案資源館藏結(jié)構(gòu)，為學(xué)校發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

2.轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高工作聲譽(yù)

西藏高校檔案工作因地制宜，服務(wù)公眾。檔案收集來(lái)源于校內(nèi)各職能單位，又面向校內(nèi)單位發(fā)揮一定的事實(shí)說(shuō)明效用。檔案工作服務(wù)的本質(zhì)為轉(zhuǎn)化輸出知識(shí)，在面對(duì) “檔案利用對(duì)象和利用領(lǐng)域呈多樣性；檔案利用呈規(guī)模性、專題性；檔案利用的周期性；檔案利用的方式呈多樣性”[6]，高校檔案工作人員要將自我教育與實(shí)踐教育相結(jié)合，熟悉檔案館藏內(nèi)容，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，把檔案工作服務(wù)理念融入日常具體工作中。

區(qū)內(nèi)高校檔案工作服務(wù)對(duì)象主要為在校教師、部門職工、在讀或已畢業(yè)學(xué)生，檔案工作人員在收到服務(wù)對(duì)象查閱查詢檔案請(qǐng)求時(shí)，應(yīng)態(tài)度緩和親切，準(zhǔn)確判斷、分清緩急，積極熱情開(kāi)展檔案查閱查詢工作。對(duì)于具有周期性與規(guī)模性的查閱要求，如體育學(xué)院學(xué)生在每年5月或10月外出比賽會(huì)集體打印高考錄檢表，學(xué)校教師為完成科研課題或論文對(duì)系統(tǒng)資料的專題規(guī)模利用等。檔案工作團(tuán)隊(duì)需要內(nèi)部互助，提前做好準(zhǔn)備，運(yùn)用電子目錄、紙質(zhì)目錄查詢等多種服務(wù)方式，全面及時(shí)滿足利用對(duì)象需求。檔案管理中心要及時(shí)在校內(nèi)檔案管理網(wǎng)站上發(fā)布服務(wù)信息，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)流程，加強(qiáng)與檔案用戶的信息互動(dòng)，為其提供更為快捷方便的服務(wù)；篩選出公開(kāi)可視可查檔案，制作相關(guān)目錄，實(shí)現(xiàn)高校檔案面向社會(huì)公眾服務(wù)，擴(kuò)大檔案服務(wù)利用對(duì)象范圍。

3.安全為重，運(yùn)用規(guī)范方式保管檔案

自治區(qū)檔案工作電視電話會(huì)議提出 “做好國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)”[7]。參照我國(guó)第一部正式檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/TI-2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》，我國(guó)檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在檔案分類,庫(kù)房建設(shè)，檔案破損修裱，檔案數(shù)字化，實(shí)體保存等大方面上，具備科學(xué)性與可執(zhí)行性。區(qū)內(nèi)高校檔案保存保管總體方針需遵循“以防為主，防治結(jié)合，保護(hù)重點(diǎn)，兼顧一般”原則。

區(qū)內(nèi)高校要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建造檔案保管庫(kù)房，使用專門庫(kù)房保存檔案，庫(kù)房配備電動(dòng)、手動(dòng)式檔案密集架與噴淋式、移動(dòng)消防設(shè)施，防止檔案庫(kù)房“水火”意外；庫(kù)房設(shè)在通風(fēng)陰涼位置，根據(jù)區(qū)內(nèi)氣候特點(diǎn)，調(diào)整適宜檔案存放的溫濕度，定期按量投放防蟲防鼠藥，做好詳細(xì)紙質(zhì)記錄。在檔案保管操作中，檔案工作人員需運(yùn)用修裱與復(fù)制專門處理技術(shù)，延長(zhǎng)破損檔案使用壽命；對(duì)學(xué)校更名、教學(xué)評(píng)估、周年校慶、實(shí)物、聲像、歷史文書等珍貴檔案重點(diǎn)保護(hù)，其余檔案適當(dāng)兼顧，保證一般保管條件；實(shí)現(xiàn)檔案信息化存儲(chǔ)，購(gòu)置磁盤陣列和大容量移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，使用高性能光纖交換機(jī)承載數(shù)據(jù)運(yùn)行，優(yōu)化紙質(zhì)檔案保存環(huán)境。

4.提高館藏檔案數(shù)字化比例

自治區(qū)檔案工作電視電話會(huì)議將檔案工作數(shù)字化要求定為 “存量數(shù)字化，增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化”。檔案數(shù)字化運(yùn)用專業(yè)信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理存儲(chǔ)與利用。相對(duì)于單一的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)安全、保管利用、信息共享、流轉(zhuǎn)訪問(wèn)等方面都有跨越式變革。

檔案數(shù)字化工作是區(qū)內(nèi)高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，區(qū)內(nèi)高校檔案需爭(zhēng)取專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)完成檔案館藏?cái)?shù)字化項(xiàng)目。數(shù)字化工作在開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理中心在購(gòu)買檔案公司服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)對(duì)該公司的綜合資質(zhì)、實(shí)體報(bào)價(jià)、服務(wù)水平、后期維護(hù)能力等方面進(jìn)行綜合考評(píng)，靈活處理各種數(shù)字化過(guò)程中的突發(fā)問(wèn)題。運(yùn)用專業(yè)知識(shí)規(guī)范違規(guī)行為，降低檔案數(shù)字化過(guò)程失誤率，保證項(xiàng)目完成進(jìn)度。檔案工作人員在檔案數(shù)字化后續(xù)工作里，要運(yùn)用專業(yè)儀器加工掃描著錄對(duì)象，如紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)大幅面書刊掃描原件，聲像檔案實(shí)現(xiàn)專業(yè)膠片掃描儀掃描原件；還需熟練運(yùn)用Adobe PDF處理軟件來(lái)轉(zhuǎn)換紙質(zhì)原件格式，熟練拆分合并PDF格式文件，并采用安全穩(wěn)定、質(zhì)量上乘的檔案管理系統(tǒng)和移動(dòng)擴(kuò)容設(shè)備，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范儲(chǔ)存檔案信息化數(shù)據(jù)。

5.全面提升檔案工作人員業(yè)務(wù)能力

自治區(qū)歷屆檔案工作會(huì)議明確提出 “要注重檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)”來(lái)推進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。區(qū)內(nèi)高校檔案工作人員要熟悉檔案分類知識(shí)，檔案保管常識(shí)，知曉檔案法律法規(guī)，還要求具備一定的工科與歷史學(xué)科背景的復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)。

檔案管理中心可以建立明確的工作目標(biāo)與崗位職責(zé)，按照檔案工作人員的學(xué)歷與特性來(lái)安排工作，做到人盡其才，保證檔案工作人員自身素質(zhì)與服務(wù)對(duì)象相互對(duì)等；樹立部門人員的自信心，認(rèn)同檔案人員的意見(jiàn)與看法，給予其尊重，正面積極引導(dǎo)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)；加強(qiáng)工作人員黨性教育，發(fā)揮檔案工作人員的黨員先鋒模范作用。

6.重視兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

西藏區(qū)內(nèi)高校檔案人員構(gòu)成采用專職加兼職相結(jié)合的模式，兼職檔案員負(fù)責(zé)電子文件與紙質(zhì)文件的部門立卷與歸檔，決定文件歸檔范圍，處于校檔案歸檔工作流程的重要位置。區(qū)內(nèi)高校兼職檔案員歸為各個(gè)二級(jí)部門的OA秘書或者新進(jìn)員工。他們學(xué)歷高、接收能力強(qiáng)，但歸檔任務(wù)重、業(yè)務(wù)要求高，且本人精力有限，歸檔業(yè)務(wù)工作與任內(nèi)執(zhí)行工作會(huì)產(chǎn)生矛盾。因此提高校內(nèi)兼職檔案員歸檔工作積極性，緩解他們歸檔工作與其他工作的矛盾沖突，是推進(jìn)校內(nèi)檔案歸檔工作進(jìn)程，執(zhí)行部門立卷制度的必要前提。

檔案管理中心需每年舉行一次兼職檔案員歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)不斷更新改進(jìn)的歸檔要求提高兼職檔案員歸檔業(yè)務(wù)水平，避免因不知、不會(huì)而產(chǎn)生抵觸情緒；加強(qiáng)宣傳，獲得領(lǐng)導(dǎo)重視，建立兼職檔案員激勵(lì)機(jī)制。從學(xué)校層面肯定校內(nèi)兼職檔案員歸檔工作，并適當(dāng)給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)兼職檔案員積極性。針對(duì)歸檔工作的階段性特點(diǎn)，部門領(lǐng)導(dǎo)可以適當(dāng)調(diào)整歸檔時(shí)段二級(jí)單位老師工作任務(wù)結(jié)構(gòu)，減輕兼職檔案員工作量與工作壓力；積極開(kāi)展檔案歸檔范圍審定、目錄錄入疑難點(diǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，避免歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的諸多誤區(qū)，提高歸檔效率。

四、檔案視頻會(huì)議內(nèi)容下西藏高校檔案工作開(kāi)展進(jìn)程中要注意的問(wèn)題

西藏區(qū)內(nèi)高校檔案工作是一項(xiàng)集整體性，科學(xué)性，民族性，政治性于一身的系統(tǒng)工作，根據(jù)自治區(qū)檔案工作電視電話視頻會(huì)議內(nèi)容，做好這項(xiàng)工作必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題。

1.力爭(zhēng)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案工作開(kāi)展推進(jìn)的外部保障。從宏觀上來(lái)看，檔案工作由校領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校黨委委員管理負(fù)責(zé)，區(qū)內(nèi)高校檔案工作直接提升到黨的工作高度，具有鮮明黨性；從微觀上看，校領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作，檔案工作發(fā)展思路清晰前景廣闊，工作開(kāi)展難度降低。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)近期工作，讓主管校領(lǐng)導(dǎo)知道檔案工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，工作開(kāi)展方法；做好重大節(jié)日，民族團(tuán)結(jié)活動(dòng)的檔案編研宣傳工作，并取得良好效果。

2.找出區(qū)內(nèi)高校檔案工作開(kāi)展中的困難

現(xiàn)如今在區(qū)內(nèi)高校檔案工作開(kāi)展進(jìn)程中，所遇到的困難有：檔案管理機(jī)構(gòu)外部環(huán)境配合度不夠，檔案編研文化建設(shè)屬性發(fā)揮不足，檔案工作人員業(yè)務(wù)交流機(jī)會(huì)少等。在檔案歸檔收集過(guò)程中，校內(nèi)兼職檔案員往往過(guò)了最后期限才將上年度檔案移交給管理部門集中；由于多數(shù)檔案工作人員的非檔案專業(yè)科班出生，迄今檔案編研成果寥寥無(wú)幾，科研成果為數(shù)不多；檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力主要通過(guò)工作實(shí)踐積累提升，未通過(guò)“走出去，帶進(jìn)來(lái)”等外出交流學(xué)習(xí)渠道加強(qiáng)。

3.明確區(qū)內(nèi)高校檔案工作發(fā)展的方向

目前，部分國(guó)內(nèi)知名高校已將校檔案館、圖書館、博物館（校史館）等校內(nèi)文化宣傳部門的建設(shè)、信息資源等運(yùn)用前端科學(xué)技術(shù)有機(jī)整合，成為面向社會(huì)大眾服務(wù)的文化教育機(jī)構(gòu)。藏區(qū)高校處在民族地域，特色民族文化資源館藏豐富，可將國(guó)內(nèi)知名高校檔案發(fā)展工作經(jīng)驗(yàn)與我校地域、民族特色館藏結(jié)合起來(lái)，利用先進(jìn)技術(shù)，發(fā)展民族特色檔案資源編研，網(wǎng)絡(luò)宣傳編研信息，一則提高區(qū)內(nèi)群眾受教育廣度，二則增強(qiáng)民族凝聚力。

五、結(jié)語(yǔ)

明代丘浚云 “今世賴之以知古，后世賴之以知今”[9]，收集整理歷代的經(jīng)籍圖書，立為案卷保存，以備后世知悉采納。檔案是歷史，是文化，是實(shí)際可行工作，是后世可資憑靠依據(jù)。自治區(qū)檔案工作會(huì)議將區(qū)內(nèi)檔案工作總結(jié)、部署到方方面面，給國(guó)家留下了寶貴的歷史財(cái)富。做好區(qū)內(nèi)高校檔案工作，意義深遠(yuǎn)。將自治區(qū)檔案工作電視電話會(huì)議內(nèi)容融入到高校檔案工作中，發(fā)揮會(huì)議的指導(dǎo)作用，結(jié)合現(xiàn)今檔案工作開(kāi)展方向，在高校檔案工作人員不斷努力下，定能改善區(qū)內(nèi)高校檔案工作現(xiàn)狀，發(fā)揮出高校檔案服務(wù)師生與社會(huì)的應(yīng)有價(jià)值。