蘇瑞陽

（上海滄達投資經濟發(fā)展有限公司，上海 200126）

企業(yè)的檔案記錄著成長經歷和研究成果，助力企業(yè)科學和可持續(xù)化發(fā)展。隨著企業(yè)現代化發(fā)展，檔案的價值更加突出，掌握海量數據信息，能夠提升企業(yè)的競爭力，助力企業(yè)長久發(fā)展。檔案科學規(guī)范化管理，是衡量企業(yè)績效和管理水平的重要指標。企業(yè)檔案管理工作的開展，可提供在維系自身運營和發(fā)展的基礎數據，也要注重數據信息的分類，做好全面梳理，挖掘檔案數據信息的價值，輔助企業(yè)科學合理決策。

一、現代企業(yè)檔案工作轉型的重要性

現代企業(yè)發(fā)展中，檔案是重要的資本與財富。檔案集成了很多數據信息，例如人事檔案信息和業(yè)務信息等，形成了海量數據資源，對于企業(yè)而言是重要的資本。做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展與運營提供支持。尤其是科技的應用，將檔案管理和企業(yè)運營生產緊密結合，促進企業(yè)發(fā)展?，F代企業(yè)的檔案數據，已經發(fā)展到可直接參與經營生產和戰(zhàn)略決策，檔案數據信息的重要性顯著提升。從傳統(tǒng)檔案管理模式分析，主要面臨資料收集難、管理難、整理難、利用難的問題。具體分析如下：（1）收集。企業(yè)檔案管理前端業(yè)務文件龐雜，缺少統(tǒng)一的收集標準，檔案收集工作繁重，人員的負擔重。（2）檔案管理。電子檔案歸檔缺少完善的監(jiān)督管理機制，電子檔案鑒定銷毀缺少技術支持。除此之外，紙質檔案和電子檔案管理相互脫節(jié)，影響到檔案管理的效果。目前，檔案電子化率水平不高，紙質檔案保管成本比較高，使得管理效益低下。（3）利用。企業(yè)檔案資源的利用方面，存在著查找不便和借閱周期比較長以及利用率低下的問題。檔案數據信息的封閉性很強，未能融入業(yè)務以及數據共享。（4）安全和存儲。檔案安全尤為重要，關系到企業(yè)發(fā)展。由于缺少加密技術和備份等管控機制，使得檔案數據信息安全防護不到位。此外，海量數據信息存儲問題急需要解決。因此，積極推進檔案管理的轉型，實現精細化、數字化、全過程化管理模式，提高檔案管理水平，具有重要的意義。

二、現代企業(yè)檔案轉型面臨的問題

1.部門定位需轉變

首先，承擔文檔控制中心職責。基于前端控制理論，檔案管理部門還承擔文檔控制中心職責。傳統(tǒng)的管理模式下，文檔管理工作主要是在文件使用完畢后，接收業(yè)務部門移交整理后的文件，屬于整個管理的后期工作，因此難以實現源頭控制文件的質量。檔案部門承擔著文檔控制中心的作用，若未能做好文件材料質量的控制，則會影響到檔案部門接收文件材料的質量。

其次，承擔檔案史料中心職責。企業(yè)的發(fā)展歷史不能忘，檔案部門保存了很多的史料資源，承擔著史料中心的職責，同時也是傳播企業(yè)先進文化的重要窗口。當前的檔案管理部門，主要負責檔案的收集和整理保管以及提供檔案利用支持等。新時期，企業(yè)更加注重文化傳播，檔案管理部門必須要積極挖掘史料的價值，助力文化建設和傳播，進而促進企業(yè)發(fā)展。

最后，承擔知識管理中心職責?，F代化企業(yè)都注重科技創(chuàng)新和管理研究，積累了很多的科技成果和經驗方法等核心競爭知識，由檔案管理部門負責。新時期，企業(yè)檔案管理工作中，主要任務是顯性知識收集，同時挖掘并且顯性隱性知識。目前，很多企業(yè)的檔案管理部門都未能全部承擔上述職責，只是簡單的收集和整理檔案信息，尚未實現對檔案資源的深度挖掘利用，需進行完善和優(yōu)化，進而發(fā)揮自身的多樣化功能。

2.檔案制度建設法治化

從現代企業(yè)檔案工作轉型的推進分析，加強法治化建設是重點。實踐中，依法治檔。目前，企業(yè)檔案管理實踐中，各類新技術和新體制的應用和變化，加之企業(yè)改革的推進，使得原來的檔案管理制度受到很大的影響，無法實現檔案管理的要求，需優(yōu)化檔案管理制度體系，促進檔案管理法治化發(fā)展，創(chuàng)造更多的效益和價值。

3.檔案管理手段落后

現代企業(yè)檔案管理實踐中，除了要做好檔案搜集和整理等基本工作，還要注重檔案資源的挖掘和利用，全面提高檔案管理的效益。新時期，企業(yè)檔案工作任務更加繁重，采取傳統(tǒng)的管理模式，不僅工作量大，而且時間長，影響到檔案管理的效率。根據檔案管理的實際需求，引入現代化技術手段，比如計算機技術和網絡技術，可促使檔案管理工作效率得到提高，尤其是信息檢索和查詢效率。檔案管理實踐中，采用自動化搜索功能，可縮短查詢時間，滿足使用者的檔案利用需求，實現資源的高效化利用?；跀底只夹g手段，輔助檔案管理工作的開展，改變傳統(tǒng)粗放式管理模式，節(jié)約管理成本，可提高企業(yè)的經濟效益水平。除此之外，提高檔案利用率水平。數字化檔案管理的優(yōu)勢為高效化、便捷化，使用者能夠快速精準查找檔案，突破時空限制，高效化利用檔案資源。目前，企業(yè)檔案數字化管理的水平不高，未能實現對數字化的有效利用，影響到檔案管理的效率。

4.檔案資源的安全問題

傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，難以實現檔案的異質異地備份。實現現代企業(yè)檔案工作轉型，采取數字化管理模式，可打破時間和空間的限制，不過在轉型期間也面臨以下挑戰(zhàn)：（1）海量檔案數據的存儲，需要達到存儲系統(tǒng)的擴展性以及分布式存儲要求。（2）檔案數據高質量存儲和管理。企業(yè)檔案管理中，面對海量檔案數據信息，為實現高質量管理，還要增強數據兼容能力和數據的高效化利用。（3）長期保存。電子檔案載體格式如何實現長期保存，成為面臨的問題。為實現檔案數據信息的長期可用，必須要解決存儲格式和存儲介質等，實現高效率管理。

三、現代企業(yè)檔案工作的優(yōu)化策略

1.轉變思想觀念

現代企業(yè)檔案管理實踐中，積極轉變思想觀念，提高檔案管理水平，具有重要的意義。企業(yè)管理者要重視檔案管理部門的工作，肯定并且鼓勵檔案部門積極履行承擔文檔控制中心和史料管理等職責，積極發(fā)揮檔案管理部門的力量和優(yōu)勢，高質量推進各項工作，創(chuàng)造更多的效益。在檔案管理工作中，強化前期基礎工作的管理，將檔案管理和業(yè)務管理相互融合，從項目的立項階段開始編制歸檔文件清單，圍繞項目運行全過程做好文件的收集和整理，做到規(guī)范化管理，保障資料信息及時歸檔。檔案管理部門則要做好全過程監(jiān)督檢查，把關文件資料的質量，保障后期接收的文件達到治療要求。項目立項后，編制完善的檔案歸檔計劃，深入到項目實際妥善解決檔案收集整理的問題。與此同時，還要強化史料的整理，為檔案資源的利用提供支持，全面提高檔案管理的利用率。根據企業(yè)文化建設和宣傳的安排，做好史料的整理，挖掘史料的資源，助力各項建設和宣傳工作的開展，創(chuàng)造更多的效益和價值。將檔案管理和企業(yè)文化建設以及其他經營管理工作相互結合，促進企業(yè)高效化發(fā)展，創(chuàng)造更多的效益和價值。除此之外，要積極承擔知識庫的職責。對于企業(yè)的科技研究成果和相關經驗資料，及時做好搜集和整理，為企業(yè)研發(fā)和創(chuàng)新工作的開展，提供知識資料和支持，保障相關工作可以高質量推進。

2.編制完善的管理制度

按照檔案法治化建設的要求，結合企業(yè)檔案管理的實際情況，積極推進檔案管理制度的建設，推進依法治檔。編制檔案管理制度的目的是立規(guī)矩，進一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。一般來說，編制的檔案管理標準，主要包括文件歸檔范圍和歸檔要求以及保管期限，通過制定電子文件檔案管理辦法以及照片檔案管理辦法等，為檔案收集和管理利用等工作的開展提供支持。企業(yè)檔案管理部門需要認真貫徹落實相關法律法規(guī)和管理辦法，結合自身的實際情況，形成完善的檔案管理規(guī)范與標準，促進檔案管理工作高質量落實。例如，某公司檔案管理部門在企業(yè)內部的網站發(fā)布了檔案管理辦法和文書檔案歸檔范圍等內容，便于內部職工更好地了解檔案管理標準規(guī)范和相關規(guī)章制度，實現源頭規(guī)范檔案文件，保障檔案資料的質量[1]。

現代企業(yè)檔案轉型過程中，制度建設是一項根本性、長期化、穩(wěn)定化的工作，必須要高度重視。企業(yè)方面要注重建立規(guī)范化、系統(tǒng)化以及科學化的檔案管理體系，強化檔案管理制度的建設。根據檔案管理職責和任務，細化分解相關指標，并且納入各級人員和崗位經濟責任制，實施績效考核，增強管理者的責任感。結合檔案管理的特點，設計檔案管理業(yè)務流程，明晰工作人員的職責和任務。對資料的收集、登記和保管以及借閱等工作有章可循，做到職責明晰。嚴格按照管理制度，推進檔案管理工作，保障檔案的歸檔率和準確率以及查準率達到要求[2]。從檔案工作的實際出發(fā)，構建完善的管理機制和應急預案，實現全面嚴格控制。在檔案管理實踐中，認真落實管理制度，強化企業(yè)檔案管理，創(chuàng)造更多的效益和價值，助力企業(yè)現代化發(fā)展。

3.加強數字化建設

企業(yè)檔案管理的轉型，朝向數字化方向發(fā)展具有重要意義。從檔案整理和開發(fā)利用的角度來說，采用數字化手段能夠提高工作效率和質量，實現對檔案資源的深度挖掘、合理開發(fā)，為相關工作的開展提供檔案資源的支持。在檔案信息搜集和整理環(huán)節(jié)，采用現代化科技手段，例如信息化系統(tǒng)和數字化掃描儀器等，可以對產生的檔案信息，包括紙質信息進行全面整理，快速錄入到檔案數字化系統(tǒng)中，為后期的應用提供支持。將產生的各類檔案信息整理到企業(yè)檔案數據庫內，采用大數據挖掘和分析技術，能夠實現對檔案資源的有效利用。根據檔案管理工作的需求，開發(fā)相應的功能模塊滿足管理工作的多樣化需求。例如，在檔案資源調閱方面，根據調閱的制度和需求，開發(fā)相應的管理模塊。檔案資源使用者可以根據自身的權限，利用檢索系統(tǒng)獲得相應的檔案信息，助力相關工作的開展[3]。采用檔案數字化管理技術手段，可以實現檔案管理與組織流程相互結合，經過領導同意可以自動進行處理?；跀底只芾硐到y(tǒng)，可以實現對電子檔案、紙質檔案、會計檔案以及庫存管理等各類信息的全面管理，實現檔案一體化管理。除此之外，將檔案管理系統(tǒng)和OA、ERP以及其他各類系統(tǒng)相互結合，能夠實現系統(tǒng)的有效互通，全面獲得各類數據信息，實現信息的全面收集和開發(fā)利用。為了實現檔案數字化管理，企業(yè)可以結合自身的具體需求，合理開發(fā)相應的管理系統(tǒng)，滿足企業(yè)檔案管理工作的各類需求。在檔案管理方面，深度挖掘科技的力量，助力檔案數字化管控，全面提高管理的效率，實現檔案資源有效利用。企業(yè)推進檔案數字化建設，要求圍繞以下內容開展建設：（1）數字化基礎設施。根據檔案數字化建設的需求，積極完善數字化基礎設施，引入現代化技術和設施，助力檔案管理工作的開展，保障檔案數字化工作高效化開展。（2）做好人員方面的建設[4]。數字化管理模式下很多工作都出現了變化，對工作人員的業(yè)務要求很高，因此要注重人員隊伍的建設，提高人員的素質水平，適應工作新形勢和新要求。

4.加強檔案安全管理

首先，營造安全防護環(huán)境。從檔案數字化建設的推進分析，要注重營造安全防護環(huán)境。根據網絡安全環(huán)境的特點，結合檔案數字化系統(tǒng)的實際情況，通過軟硬件優(yōu)化的方式，營造安全防護環(huán)境。積極利用防火墻技術和加密技術等，實現對檔案資源的安全管理。同時要注重構建電子檔案存儲和備份體系，引入光盤庫和云存儲技術等，強化電子檔案安全管理，保障檔案資源的安全性[5]。

其次，規(guī)范檔案全過程的操作。貫徹安全管理意識，強化檔案搜集和整理以及利用等全過程的安全管理，防范不安全操作引發(fā)檔案資源泄漏風險，保障企業(yè)的資產安全[6]。這要加強工作人員的安全教育和培訓，使其在思想和行為方面都有所作為，切實保障檔案數字化管理目標實現，創(chuàng)造更多的效益和價值。通過全面嚴格控制，最大程度上把關檔案資源的安全，創(chuàng)造更多的效益和價值。

最后，加強日常的安全管理。根據企業(yè)檔案管理的要求，認真落實安全管理制度，強化檔案資源的安全防護監(jiān)督檢查，及時發(fā)現安全風險和問題，保障檔案資源得到有效保護，避免出現檔案信息安全風險和問題。通過軟硬件的檢查，保持企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，助力各項業(yè)務的高效化開展和落實，創(chuàng)造更多的效益[7]。通過全面精細化管理，嚴格把控現代企業(yè)檔案業(yè)務的質量，助力企業(yè)經營管理和創(chuàng)新發(fā)展。

結語

綜上所述，現代化企業(yè)經營管理更加注重數據信息的收集和利用，輔助企業(yè)管理和創(chuàng)新。因此，現代企業(yè)檔案工作轉型是發(fā)展的必然趨勢，通過完善檔案管理制度，加強數字化建設，增強檔案資源的“活力”，為企業(yè)經營管理和持續(xù)發(fā)展提供支持。文中結合現代企業(yè)檔案工作轉型實踐，提出了優(yōu)化檔案管理的方案，為相關企業(yè)檔案管理轉型提供參考借鑒。