呂琳琳

（遼陽市第四人民醫(yī)院，遼寧 遼陽 111000）

前言

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，作為我國計(jì)算技術(shù)重要組成部分的人工智能技術(shù)越來越受到人們的重視和關(guān)注，也越來越多地被應(yīng)用于人們的生活中。基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人工智能技術(shù)借助其高效的數(shù)據(jù)信息分析能力，能夠在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的智能管理及智能檢索，為用戶帶來更加體驗(yàn)方便、快捷及準(zhǔn)確的用戶體驗(yàn)，滿足用戶多元化的需求。隨著人工智能技術(shù)的深入發(fā)展，其技術(shù)功能也會(huì)在檔案管理工作中的應(yīng)用更加成熟，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題和弊端，以此逐步優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

一、人工智能概述

人工智能就是用計(jì)算機(jī)來模擬人的智能，因此又叫作機(jī)器智能，是需要人力、腦力、開發(fā)、高等技術(shù)與不斷地研究和嘗試等等一系列超高難度的作業(yè)才能完成的科技產(chǎn)品。具體來說，可以將人工智能定義為一種模擬人思維及意識(shí)過程的理論、方法、技術(shù)，換言之就是始終以研究人的思維方式及行為方式為核心，以此替代人類完成復(fù)雜、有危險(xiǎn)難度、重復(fù)枯燥等的工作[2]。另外，人工智能是我國科技高速發(fā)展下衍生的科技產(chǎn)品，其包含計(jì)算機(jī)科學(xué)、生物學(xué)等多元化學(xué)科技術(shù)，能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)判斷、識(shí)別并完成人類的指令，自身具有超高的學(xué)習(xí)能力、分析能力及追蹤能力，能夠有效整合各個(gè)領(lǐng)域的資源，并促進(jìn)這些資源得到合理地利用，所以在檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)是檔案管理工作未來開展的重要趨勢(shì)[3]。

二、人工智能在檔案管理工作中應(yīng)用的意義

1.提升檔案管理工作中的準(zhǔn)確率

在檔案管理工作中有效應(yīng)用人工智能技術(shù)，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中因?yàn)槿藶閷?dǎo)致的數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確率。在檔案管理工作，人工智能技術(shù)能夠?qū)n案中的信息進(jìn)行智能分類及檢索，幫助檔案管理工作人員對(duì)所要查詢的文字信息、視頻信息及圖片進(jìn)行進(jìn)行快速查找，拓展檢索信息的查詢渠道，提升檔案信息的查詢及分類效率。另外，在智能檢索過程中，人工智能技術(shù)能夠?qū)⒑Ａ炕靵y的檔案信息變得具體詳實(shí)，并按照一定的信息屬性、時(shí)間日期及名稱等進(jìn)行合理排序和分類，能夠幫助檔案管理工作人員快速查詢到完整準(zhǔn)確的檔案信息，降低人工檢索下發(fā)生的錯(cuò)誤幾率[4]。

2.提升檔案管理工作的安全性

在檔案管理工作中有效應(yīng)用人工智能技術(shù)，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作存在的滯后性，為檔案管理工作的開展提供了很多便利條件，盡管如此，在檔案管理工作中，檔案管理工作人員最注重的還是檔案管理的安全性問題，人工智能技術(shù)的應(yīng)用有效解決了這一問題，因?yàn)槿斯ぶ悄芗夹g(shù)能夠?yàn)闄n案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)提供安全權(quán)限[5]，需要檔案管理工作人員具備相同的等級(jí)才能獲得相關(guān)的檔案信息，這是人工智能技術(shù)得天獨(dú)厚的性能優(yōu)勢(shì)，能夠避免檔案管理工作受到安全問題侵?jǐn)_。另外，人工智能技術(shù)的防止黑客入侵功能能夠提升防火墻的安全性，將干擾檔案管理系統(tǒng)的不安全因素阻隔在外，以此提升檔案管理工作的安全性。

3.強(qiáng)化檔案管理工作質(zhì)量和效率

在檔案管理工作中，由于檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的數(shù)量巨大，所以檔案管理工作正在開展的過程中經(jīng)常面對(duì)數(shù)量較大且十分復(fù)雜的分類、整合、歸納和儲(chǔ)存問題，以此方便日后的調(diào)取和查詢。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是由人工進(jìn)行完成，在檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的處理上效率很低，且不能保證準(zhǔn)確率，造成了很多誤差，逐漸不能滿足用戶多元化的需求[6]，并且也對(duì)檔案管理工作地開展造成了阻礙，但是在的檔案管理工作中有效運(yùn)用人工智能技術(shù)，利用人工智能技術(shù)的時(shí)效性、便捷性和準(zhǔn)確性，建立智能檔案信息運(yùn)作體系，能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和人工導(dǎo)致的誤差，不僅能夠提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時(shí)間[7]。

4.有效延長檔案信息保存的時(shí)間期限

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息大多被保存于紙張上，以紙質(zhì)版本的形式進(jìn)行長時(shí)間的存放和保存。在檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的保存過程中，如果保存不當(dāng)會(huì)造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風(fēng)化、人為損壞、偷竊等影響查閱檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的情況，最終帶來巨大的損失。但是在的檔案管理工作中有效運(yùn)用智能化技術(shù)[8]，能通過智能化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫將檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息進(jìn)行加密存檔和備份，為檔案保存時(shí)間的期限提供保障，還節(jié)省了存放紙質(zhì)檔案的空間，提高了資源利用率。另外，除了可以運(yùn)用智能化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫，為了檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的調(diào)取方便和提高實(shí)用性，也可以借助可移動(dòng)硬盤儲(chǔ)存、U盤儲(chǔ)存等方式對(duì)檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息進(jìn)行保管，提高檔案資料、數(shù)據(jù)及相關(guān)信息可使用性特征[9]。

三、人工智能在檔案管理工作中有效應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能安全管理

人工智能在檔案管理工作中有效應(yīng)用，在很大程度上提升了檔案管理工作的質(zhì)量、效率和安全性，但是智能化的檔案管理系統(tǒng)中也經(jīng)常出現(xiàn)一些網(wǎng)絡(luò)安全事故，用戶越來越提升了對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的關(guān)注。在這樣的背景下，人工智能技術(shù)在應(yīng)用于檔案管理工作中也需要結(jié)合實(shí)際的安全問題，制定合理的解決策略以解決用戶檔案信息受到侵害的問題[10]。人工智能技術(shù)借助其特有的優(yōu)勢(shì)能夠在檔案管理工作的細(xì)節(jié)管理上發(fā)揮作用，維護(hù)檔案管理工作安全，例如，人工智能檢測(cè)技術(shù)能夠快速判斷并處理侵入的病毒，在發(fā)現(xiàn)疑似病毒程序或病毒程序時(shí)迅速預(yù)警，對(duì)其進(jìn)行全面的檢測(cè)，制止病毒程序侵害電子檔案管理系統(tǒng)。人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。下面對(duì)人工智能在檔案管理工作的應(yīng)用進(jìn)行具體說明：

第一，智能防火墻是人工智能技術(shù)中的重要組成部分，其在檔案管理工作的應(yīng)用十分廣泛。智能防火墻不同于傳統(tǒng)的防御系統(tǒng)，其具有更高的攔截準(zhǔn)確性、高速性及智能化水平，能夠更好地處理和應(yīng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)攻擊行為。在此基礎(chǔ)上，通過智能識(shí)別技術(shù)，能夠幫助電子檔案管理系統(tǒng)快速分析和識(shí)別檔案信息數(shù)據(jù)，結(jié)合處理結(jié)果給予相應(yīng)的解決策略，如概率計(jì)算、信息記憶等。這些有效的解決方案能夠在很大程度上對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)承載的計(jì)算量進(jìn)行合理降低，并攔截有害信息及無效信息，并加強(qiáng)把控和限制外來訪問，以此提升用戶相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的隱私性及安全性[11]。另外，智能防火墻在檔案管理工作中的應(yīng)用還能有效應(yīng)對(duì)黑客攻擊和阻擋病毒攻擊，避免惡意傳播問題的發(fā)生。并且智能防火墻也能夠全面高質(zhì)量的管理和監(jiān)控電子檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部局域網(wǎng)，為電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定安全運(yùn)行提供保障。最后，在智能防火墻也在安檢效率方面發(fā)揮著十分重要的功能，避免高級(jí)應(yīng)用侵入電子檔案管理系統(tǒng)，使整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)處于“保護(hù)傘”之下。

第二，人臉識(shí)別功能、虹膜識(shí)別功能及指紋識(shí)別功能也能有效對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)安全管理，提升檔案管理工作安全性。具體來說，在檔案管理工作中，人工智能技術(shù)被應(yīng)用于檔案信息庫的門禁系統(tǒng)中，能夠?qū)⒉痪邆洳殚啓n案的人員進(jìn)行有效阻隔[12]；在檔案管理工作中，人工智能技術(shù)被應(yīng)用于監(jiān)控系統(tǒng)中，通過智能監(jiān)控技術(shù)，實(shí)施對(duì)檔案庫內(nèi)部及周圍的動(dòng)態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并通過檢測(cè)識(shí)別原始視頻及目標(biāo)跟蹤，能夠快速判斷出跟蹤目標(biāo)的意圖，最關(guān)鍵的是在監(jiān)控系統(tǒng)中應(yīng)用人工智能技術(shù)，還能夠?qū)ΡO(jiān)測(cè)到的不良行為發(fā)出警報(bào)，并及時(shí)上報(bào)給檔案管理工作人員，讓檔案管理工作人員具備充足的時(shí)間制定解決策略，避免造成不必要的損失。

2.完成檔案管理中信息的智能檢索及分類

在我國的檔案管理中，已經(jīng)從紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡，現(xiàn)階段我國實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的雙管理進(jìn)行，以此提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子檔案中包含的信息數(shù)據(jù)種類眾多，如多媒體檔案、文本檔案、數(shù)據(jù)類檔案等，人工智能技術(shù)具備圖像識(shí)別功能、自然語言處理功能及語言識(shí)別功能等，能夠?qū)n案實(shí)現(xiàn)智能處理及智能檢索[13]。例如，人工智能中的文本類別歸納技術(shù)在檔案管理工作中就是經(jīng)常被使用的技術(shù)之一，其通過智能化學(xué)習(xí)，能夠快速尋找到被標(biāo)記文本及被檢索文本之間的關(guān)聯(lián)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合文本屬性來歸納和判斷文本類別。另外，人工智能技術(shù)還能借助圖像、語音及視頻的識(shí)別功能來對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效識(shí)別?；谛畔⒒瘯r(shí)代背景下，電子檔案的信息數(shù)量較大且內(nèi)容存在復(fù)雜性，所以利用人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的檢索和分類，并有效提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

3.在網(wǎng)絡(luò)資源共享方面的應(yīng)用

基于信息化時(shí)代背景之下，在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)檔案資源共享是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人工智能的發(fā)展創(chuàng)造了條件，能夠檔案管理建立一個(gè)信息共享的統(tǒng)一平臺(tái)，在這一平臺(tái)中，各項(xiàng)檔案內(nèi)容都會(huì)及時(shí)得到審批和處理，并在此技術(shù)上實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位部門之間的傳輸與調(diào)配。另外，在現(xiàn)階段的環(huán)境下，檔案管理工作人員也能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)來處理日常工作，實(shí)現(xiàn)無接觸辦公及居家辦公，及時(shí)為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。最后，人工智能技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)資源共享方面的應(yīng)用，也能準(zhǔn)確識(shí)別用戶所要使用的資源，提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源共享的精準(zhǔn)性，使用戶利用最短的時(shí)間得到自己想要的資源檔案信息[14]。

四、人工智能與檔案管理工作結(jié)合未來的發(fā)展方向

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過人工智能技術(shù)能夠?qū)n案管理工作中的檔案資料、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存檔和備份，為檔案保存時(shí)間的期限提供保障，還節(jié)省了存放紙質(zhì)人事檔案的空間，提高資源利用率及檔案管理工作質(zhì)量。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和變遷，在檔案管理工作中，人工智能技術(shù)在其中的應(yīng)用會(huì)越來越廣泛和深入，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需要及用戶的多元化需求，人工智能技術(shù)也會(huì)以大數(shù)據(jù)技術(shù)作為理論基礎(chǔ)，通過學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)容，不斷促進(jìn)人工智能技術(shù)的完善與優(yōu)化升級(jí)。在檔案管理工作中，資料信息是檔案中的核心內(nèi)容，通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)學(xué)習(xí)下的人工智能，能夠更貼合檔案管理工作的需要，總結(jié)檔案管理工作的基本運(yùn)行規(guī)律，豐富檔案管理工作內(nèi)涵，以此促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、智能化與數(shù)據(jù)化。另外，在促進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化、智能化與數(shù)據(jù)化的同時(shí)，也要注意以人為本，通過人工智能技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)檔案管理工作更加人性化，為用戶帶來更加優(yōu)質(zhì)個(gè)性化的服務(wù)[15]。

結(jié)語

綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，革新了信息技術(shù)的滯后性特征，人工智能技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展下的產(chǎn)物，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為依托，通過互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，成為了在檔案管理工作開展中的有效手段和重要組成部分。人工智能技術(shù)憑借自身在安全性、完整性和實(shí)踐性方面的優(yōu)勢(shì)，給檔案管理工作的開展提供了時(shí)效性和便捷性，深受大眾的中的認(rèn)可和支持。不可否認(rèn)，人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用還存在一些問題急需解決，基于此，人工智能技術(shù)要不斷地響應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展潮流，積極改革和創(chuàng)新，以滿足檔案管理工作對(duì)人工智能技術(shù)的多元化需求，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。