林小艷

（廣西欽州市欽南區(qū)康熙嶺鎮(zhèn)社會(huì)保障服務(wù)中心，廣西 欽州 535012）

0 引言

檔案是事業(yè)單位開展社會(huì)管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)建設(shè)的重要記錄，是各階段單位工作成果的信息匯總，對(duì)單位內(nèi)控制度建設(shè)、職工人事調(diào)動(dòng)、制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃等多方面有著非常重要的支持作用。在最初成立事業(yè)單位的時(shí)候，就有檔案管理工作的存在，檔案管理與單位未來(lái)發(fā)展有密切關(guān)系。檔案管理涉及黨群工作、社會(huì)保險(xiǎn)、人力資源、科研工作等內(nèi)容，占據(jù)著事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)過(guò)程的舉足輕重地位，事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行肩負(fù)關(guān)鍵責(zé)任。檔案管理質(zhì)量會(huì)影響到未來(lái)事業(yè)單位的發(fā)展運(yùn)營(yíng)，事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展與檔案管理質(zhì)量?jī)烧咧g存在很大關(guān)聯(lián)，檔案管理質(zhì)量的提高能直接提升單位多方面的工作效率，同時(shí)也是評(píng)估工作的重要信息依據(jù)。因此，做好檔案管理工作意義重大，事業(yè)單位與檔案管理是相互推動(dòng)、相互影響的關(guān)系[1-2]。

1 檔案管理規(guī)范化重要意義

開展檔案管理工作時(shí)，事業(yè)單位不僅涉及一些如工作人員調(diào)動(dòng)、考察、晉級(jí)、退休等基礎(chǔ)性資料，檔案管理工作還關(guān)乎每位工作人員切身利益，同時(shí)也是記錄事業(yè)單位作出的重大決策、面臨的某個(gè)時(shí)期一些階段性問題。建立更加科學(xué)和完善的規(guī)范化檔案管理制度，是奠定事業(yè)單位良好制度基礎(chǔ)的關(guān)鍵，可推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步可持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位的工作效率達(dá)到有效的提升。開展事業(yè)單位各方面的工作過(guò)程中，會(huì)涉及各類別的檔案信息，因此需要對(duì)形式多樣、種類繁多的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分類以及精準(zhǔn)的記錄，確保能提供更加科學(xué)和全面的數(shù)據(jù)來(lái)支持事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展需要。

2 檔案管理規(guī)范化實(shí)踐面臨的問題

2.1 缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展、資源配置、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃等工作的不斷改革，現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)程邁進(jìn)了新的關(guān)鍵時(shí)期，事業(yè)單位不斷發(fā)展轉(zhuǎn)變其所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任。長(zhǎng)期以來(lái)受到內(nèi)控管理思維影響，單位管理階層更加重視到經(jīng)營(yíng)效益的提升和發(fā)展，使得檔案管理的重要性多少有所忽視。檔案工作者出現(xiàn)一些不重視規(guī)范性和統(tǒng)一性的要求，表現(xiàn)出缺乏科學(xué)、長(zhǎng)效的管理模式，造成檔案的價(jià)值不能夠得到有效的開發(fā)利用，阻礙了一定程度上的信息管理技術(shù)和思維的應(yīng)用[3]。

2.2 態(tài)度層面上的問題

檔案管理工作質(zhì)量是事業(yè)單位決策制定水平的直接影響因素，檔案管理部門工作質(zhì)量與效率提升能推動(dòng)其他方面工作穩(wěn)步向前。在開展檔案管理的整理過(guò)程中，工作人員會(huì)存在效率過(guò)低、缺漏的問題、有限時(shí)間內(nèi)不能有效的整理等方面的工作態(tài)度上不規(guī)范，導(dǎo)致影響到后期的查閱[4]。

2.3 體系問題

大部分事業(yè)單位在現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，仍然缺少科學(xué)全面的檔案管理體系，或者一些體系設(shè)定存在漏洞，造成后期工作標(biāo)準(zhǔn)制定停滯。還存在著檔案管理模式單一，僅以文本記錄和賬目記錄為主實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)保存，工作模式相對(duì)落后，不能夠跟隨時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)滿足事業(yè)單位目前發(fā)展需求，降低了新時(shí)代檔案管理工作效率。大部分事業(yè)單位檔案管理涉及的信息量管理是比較龐大的，因此需要對(duì)不同發(fā)展情況的單位設(shè)定不同檔案管理體系，進(jìn)一步提升科學(xué)性和便捷性。

2.4 保障和監(jiān)督機(jī)制需要進(jìn)一步完善

在內(nèi)控管理制度改革優(yōu)化方面事業(yè)單位取得一定成果，但工作創(chuàng)新意識(shí)仍舊相對(duì)薄弱，造成配套工作保障和監(jiān)督機(jī)制缺位，因此在檔案信息整理工作中出現(xiàn)管理空白和交叉的問題。事業(yè)單位檔案管理制度在新形勢(shì)下內(nèi)容不夠細(xì)化、更新速度慢，出現(xiàn)檔案管理工作制度無(wú)據(jù)可依。另外，在并不非常健全的內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制對(duì)接并不全面，檔案部門進(jìn)行深入改革出現(xiàn)阻力，導(dǎo)致信息管理體系建設(shè)的規(guī)范化進(jìn)程發(fā)生遲滯[5]。

2.5 檔案信息化管理相對(duì)滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案服務(wù)需求和目標(biāo)都出現(xiàn)很大的變化，為了更好的服務(wù)于現(xiàn)代化的檔案管理，需要事業(yè)單位加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。而現(xiàn)階段全面信息化建設(shè)成本較高，導(dǎo)致即使管理部門能夠認(rèn)識(shí)到信息化的重要和必要性，也因?yàn)槌杀締栴}、軟硬件設(shè)備維護(hù)管理難度大，信息化建設(shè)仍舊存在相對(duì)滯后的問題。另外，整體的信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理革新速率很快，但相關(guān)設(shè)備更新慢，平臺(tái)服務(wù)功能不能快速拓展和調(diào)整，一定程度上限制了信息化、規(guī)范化的檔案管理發(fā)展步伐。

2.6 管理隊(duì)伍配置不合理

規(guī)范化的檔案管理體系建設(shè)需要有配置專業(yè)性強(qiáng)的人才隊(duì)伍，才能有效落實(shí)管理改革和創(chuàng)新戰(zhàn)略。而多數(shù)事業(yè)單位檔案管理員規(guī)范化檔案管理工作能力需要進(jìn)一步提高，綜合素質(zhì)偏低也需要不斷提高，目前狀況不利于檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下，事業(yè)單位需要重視人員隊(duì)伍工作素質(zhì)專業(yè)性建設(shè)。目前從檔案人才教育管理和引進(jìn)的實(shí)踐中看，存在管理人員業(yè)務(wù)能力不均衡、工作人員身兼數(shù)職無(wú)法專心投入到檔案管理工作、隊(duì)伍配置結(jié)構(gòu)的不合理等問題，造成檔案信息管理與開發(fā)缺乏人才上的支持[6]。

3 現(xiàn)代檔案特點(diǎn)和管理趨勢(shì)[7]

3.1 現(xiàn)代檔案顯著特點(diǎn)

現(xiàn)代檔案的一些顯著的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：①種類多樣數(shù)量激增，由于社會(huì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案數(shù)量與日俱增，從20 世紀(jì)40—50 年代開始以空間技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的第三次科技革命浪潮興起，推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，社會(huì)分工更加精細(xì)，社會(huì)職能作用不斷擴(kuò)大，在這技術(shù)和社會(huì)背景下科學(xué)技術(shù)檔案以及其他專門檔案數(shù)量成倍增長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案種類不斷分離分化，檔案的多樣性和檔案管理范圍不斷擴(kuò)大。②內(nèi)容繁雜及來(lái)源廣泛，現(xiàn)代社會(huì)職能活動(dòng)越來(lái)越廣泛，各單位的交流與聯(lián)系不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)檔案的來(lái)源非常分散和廣泛，檔案內(nèi)容也非常的豐富。檔案記錄涵蓋了從過(guò)去到現(xiàn)在的政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育、科學(xué)技術(shù)等多方面情況。科學(xué)發(fā)展的綜合性、相互滲透和分化的特點(diǎn)，社會(huì)與科學(xué)、經(jīng)濟(jì)關(guān)系日益密切都會(huì)反映在檔案內(nèi)容上，這也是檔案內(nèi)容繁雜和來(lái)源廣泛的重要原因。③載體形式多樣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在現(xiàn)代社會(huì)盡管還占據(jù)主要地位，但包括聲像檔案、縮微檔案、電子檔案等大量特殊載體形式的檔案出現(xiàn)，特別是電子檔案的廣泛普及推動(dòng)檔案管理整體工作的變革。檔案載體形式變化又促進(jìn)人們開發(fā)檔案信息傳遞、長(zhǎng)久保存和信息化利用的新技術(shù)和方法。④社會(huì)對(duì)檔案需求劇增，在信息時(shí)代當(dāng)中社會(huì)活動(dòng)對(duì)信息需求空前增加，各行業(yè)都要求能夠快速全面的獲取準(zhǔn)確的信息，檔案是一個(gè)重要信息來(lái)源，越來(lái)越受到人們關(guān)注，社會(huì)對(duì)檔案信息的傳遞、存儲(chǔ)、開發(fā)利用提出更高要求?，F(xiàn)代檔案顯現(xiàn)出的門類廣、數(shù)量大、形式多樣、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，以及社會(huì)對(duì)檔案需求增加，檔案管理工作有了新的要求，推動(dòng)檔案管理的變革和發(fā)展。

3.2 現(xiàn)代檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

3.2.1 由檔案實(shí)體管理發(fā)展到檔案信息管理和組織

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理和保管工作逐步發(fā)生變化，從對(duì)檔案實(shí)體的管理深入到對(duì)檔案信息的組織與管理。當(dāng)前，檔案信息的組織與管理涉及檔案的檢索、檔案編研與開發(fā)利用，這幾項(xiàng)工作已發(fā)展成相對(duì)獨(dú)立的檔案管理工作。

3.2.2 檔案管理方法面向數(shù)字化發(fā)展

檔案管理數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，生成數(shù)字檔案信息，或通過(guò)數(shù)字化技術(shù)把存貯于傳統(tǒng)介質(zhì)上模擬檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，便于檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸與共享，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程如圖1 所示。數(shù)字化檔案是檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要前提，隨著信息技術(shù)在各行業(yè)的普及，檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化打破長(zhǎng)期以來(lái)的紙質(zhì)環(huán)境形成的封閉、傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是大勢(shì)所趨。檔案管理數(shù)字化極大提高檔案管理效率，為信息化檔案信息組織、開發(fā)和利用奠定了基礎(chǔ)。

圖1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程

3.2.3 檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)和公共性越來(lái)越突出

在我國(guó)政府職能轉(zhuǎn)型與電子政務(wù)建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)政府公共管理職能被普遍關(guān)注，相應(yīng)的拓展國(guó)家檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能，突出其公共性的呼吁日益高漲，公共檔案館概念和名稱被人們認(rèn)可。檔案管理是面向社會(huì)提供全方位的信息服務(wù)，是相關(guān)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的公共檔案以及其他反映社會(huì)各階層活動(dòng)的檔案材料的管理工作。加強(qiáng)檔案管理的社會(huì)化服務(wù)功能基礎(chǔ)上，能使檔案資源真正發(fā)揮其公共社會(huì)服務(wù)性價(jià)值。

4 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化體系建設(shè)原則

4.1 資源為王，維護(hù)檔案的真實(shí)與完整性

只有以豐富的檔案資源為依托，才能切實(shí)提升檔案資源信息開發(fā)整體水平。規(guī)范化檔案管理體系建設(shè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以保證檔案客觀、真實(shí)、完整為前提的原則，不能隨意修改、增刪檔案信息，做好原始檔案的備份、保存工作。在電子公文處理系統(tǒng)中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)置的操作日志應(yīng)符合安全要求，通過(guò)規(guī)范的制度，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性。

4.2 信息組織和信息激活原則

檔案信息資源的開發(fā)利用前第一個(gè)工作是讓檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理有序化，建立檢索系統(tǒng)。有用的檔案信息蘊(yùn)藏在數(shù)以億計(jì)檔案案卷當(dāng)中，信息是雜亂、分散、不集中、不系統(tǒng)的狀態(tài)，這些原始信息需要經(jīng)過(guò)有序的處理成為能被充分利用的檔案信息。若能利用檔案信息有序化的查詢思維，了解檔案信息概貌，將可很大程度上提高檔案信息利用效果。

信息激活是檔案信息資源開發(fā)利用是最高目標(biāo)性原則，也是最基本的原則。為能有效利用檔案信息，需要進(jìn)行淺加工和深加工，不斷提高檔案信息開發(fā)層次，將檔案潛在有用信息挖掘出來(lái)，發(fā)揮出檔案最大現(xiàn)實(shí)價(jià)值和效益。激活檔案信息的主要方法有3 種：①信息濃縮與提煉，把雜亂、分散信息進(jìn)行分析、篩選、加工處理，生成濃縮的、新的檔案信息，提供給使用者如概要、文摘、述評(píng)、專題匯編、綜述等，專題化和系統(tǒng)化的檔案信息。②信息的分解與析出，對(duì)檔案案卷和文件除了進(jìn)行標(biāo)引、著錄外，還需要盡可能的將許多數(shù)據(jù)和信息單元分解開、單獨(dú)析出，盡可能最大限度提取和揭示出檔案中信息，為利用者提供現(xiàn)實(shí)價(jià)值。③知識(shí)綜合歸納，對(duì)于某專題檔案信息進(jìn)行整理、收集、分析的研究基礎(chǔ)上，去偽存真、去粗取精，由表及里、由此及彼，經(jīng)過(guò)綜合歸納、邏輯推導(dǎo)、總結(jié)評(píng)價(jià)方法將分散蕪雜信息轉(zhuǎn)化為成果形式展現(xiàn)出來(lái)，大大超過(guò)原有的價(jià)值。

4.3 整體效益原則

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大背景下，不講效益、不計(jì)成本的檔案管理思路是行不通的。檔案信息資源的開發(fā)利用就是為了達(dá)到更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就涉及投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系問題了，只有產(chǎn)出大于投入才是有效的工作方法。需要做好的就是務(wù)實(shí)態(tài)度，切勿好高騖遠(yuǎn)，必須遵循科學(xué)的投入產(chǎn)出規(guī)律，同時(shí)發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)效益思維，采取積極有效措施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于需要永久保存的檔案信息日趨越多，在設(shè)計(jì)和落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范時(shí)，應(yīng)依據(jù)檔案信息評(píng)估價(jià)值進(jìn)行確定保存周期。

4.4 統(tǒng)籌兼顧與科學(xué)規(guī)劃原則

在檔案管理當(dāng)中應(yīng)當(dāng)立足與現(xiàn)代化技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)選擇成熟、合適的技術(shù)模式，不斷更新配套管理制度和思維，優(yōu)化信息化資源配置。開發(fā)利用工作中，統(tǒng)籌兼顧，立足于事業(yè)單位發(fā)展需求，注重檔案管理責(zé)任性、時(shí)效性和統(tǒng)一性。責(zé)任性原則要求事業(yè)單位工作職責(zé)，減少冗余、不必要重復(fù)的歸檔，明確立卷歸檔重點(diǎn)。時(shí)效性原則要求對(duì)檔案記錄時(shí)間和保存周期方面有規(guī)范化的處理方法。統(tǒng)一性要求檔案分類統(tǒng)一性，檔案性質(zhì)的不同做好分類整理工作，確保工作流程的規(guī)范[8]。

5 構(gòu)建檔案規(guī)范化的有效路徑

5.1 完善工作體系，優(yōu)化檔案管理模式

事業(yè)單位在開展檔案管理工作中需要建立適合本單位發(fā)展特色和要求的檔案管理體系，不斷調(diào)整與優(yōu)化檔案的管理制度。社會(huì)公共服務(wù)和管理模式在新時(shí)期發(fā)生了多元的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理制度、思想、技術(shù)等方面都提出創(chuàng)新要求，事業(yè)單位需要準(zhǔn)確定位發(fā)展路徑和目標(biāo)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，強(qiáng)化制度引導(dǎo)。通過(guò)多渠道方式，提高檔案工作相關(guān)配置資金投入，落實(shí)?？顚Ｓ迷瓌t，促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)制度的制定。對(duì)于重要信息嚴(yán)格管理，確保檔案后期分析工作的正常開展，另外對(duì)于虛擬重要信息需要確保完整性和科學(xué)性。完善的工作體系是制定和實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制的重要基礎(chǔ)。

5.2 強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

為確保檔案管理工作能夠依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度履行具體內(nèi)容，相關(guān)管理人員需要加大力度監(jiān)督日常管理工作。必須以法律法規(guī)作為基本依據(jù)開展檔案管理工作，強(qiáng)化工作人員道德感與責(zé)任心，建設(shè)更加完善與科學(xué)的檔案管理工作模式[9]。充分遵守相應(yīng)的規(guī)章制度以及樹立更加完善的崗位職責(zé)，明確劃分工作人員的職責(zé)范圍，同時(shí)提高保密性原則，是檔案管理工作制度建設(shè)的可持續(xù)性開展的必要保障。

5.3 建立健全的管理和監(jiān)督制度

推進(jìn)單位檔案管理規(guī)范化全面實(shí)行當(dāng)中，應(yīng)建立更加完善的檔案管理體系和制度，形成常規(guī)約束機(jī)制，在實(shí)踐工作中更具有可靠性、針對(duì)性的參考意義。事業(yè)單位需要從宏觀角度上管理和組織，統(tǒng)籌檔案各項(xiàng)收集、記錄、調(diào)用和整理流程，明確管理范圍和工作人員職能范圍，建立協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性的管理制度，形成制度化工作體系。另外，基于單位整體內(nèi)控管理目標(biāo)，建立檔案管理追蹤機(jī)制，強(qiáng)化保障制度和工作監(jiān)管，搭建內(nèi)部協(xié)調(diào)管理和高效溝通的渠道，助力事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)。

5.4 搭建信息化檔案整合與服務(wù)平臺(tái)

信息時(shí)代科技高速發(fā)展下，事業(yè)單位需要深入運(yùn)用技術(shù)革新對(duì)檔案工作產(chǎn)生的有利方法，加速現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用、引進(jìn)新技術(shù)新方法，搭建信息化檔案系統(tǒng)。事業(yè)單位需要明確檔案管理的需求，結(jié)合信息技術(shù)軟硬件設(shè)置設(shè)備，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)收集、整理和傳輸。在信息化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)方面，應(yīng)當(dāng)加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案的效率，依據(jù)規(guī)范的檔案信息進(jìn)行歸類、存儲(chǔ)和整合。在信息安全方面，做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)保密的訪問權(quán)限工作。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利于大數(shù)據(jù)分析，深入挖掘檔案資源，為檔案利用者提供高效使用、高價(jià)值的便捷服務(wù)。

5.5 健全內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，加大投入建設(shè)檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位檔案管理工作要形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作模式，還需要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的投入和建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)工作隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育力度，組織專業(yè)技術(shù)管理培訓(xùn)、檔案管理創(chuàng)新改革經(jīng)驗(yàn)交流、舉辦職業(yè)素養(yǎng)教育活動(dòng)、開展優(yōu)秀工作者專題演講會(huì)等形式拓寬工作人員的繼續(xù)教育。調(diào)整績(jī)效獎(jiǎng)懲制度和考核制度，優(yōu)化內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員樹立規(guī)范化參與檔案管理工作的積極性。

6 結(jié)語(yǔ)

為了能更好履行社會(huì)各方的治理責(zé)任，事業(yè)單位需要正確、全面的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前時(shí)期檔案信息資源開發(fā)重要的價(jià)值。檔案管理也屬于一種信息管理方式，不僅是對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和收藏，還需要進(jìn)行檔案分類管理，檔案資料數(shù)量是非常龐大的且一直在無(wú)時(shí)無(wú)刻的增加。因此檔案管理工作量相當(dāng)巨大，對(duì)于準(zhǔn)確性和處理速度有很高要求，這就需要全面推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式建設(shè)，形成高效和規(guī)范化的管理格局，深入挖掘檔案資源的價(jià)值，為社會(huì)服務(wù)、民生保障、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各方面提供信息支撐。