文/馬慧萍（山西醫(yī)科大學第一醫(yī)院組織統(tǒng)戰(zhàn)部）

現(xiàn)如今，我國醫(yī)療衛(wèi)生水平顯著提升，醫(yī)院內(nèi)部人才流動性增強，因此導致人事檔案管理變得更加繁雜，如果人事檔案管理工作效率比較低，將會對醫(yī)院的后期發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。因此，為了更好地解決醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，提高醫(yī)院服務(wù)水平，讓人事檔案管理朝著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，就需要對現(xiàn)有人事檔案管理中存在的不足進行優(yōu)化完善。

一、人才流動背景下做好醫(yī)院人事檔案管理對人力資源優(yōu)化意義

（一）人事檔案管理是人力資源工作開展的依據(jù)

醫(yī)院作為國家發(fā)展建設(shè)的重要組成部分之一，其是在一名名醫(yī)護人員努力之下才建設(shè)起來的，如果沒有高素質(zhì)的醫(yī)護工作人員好支撐，那么一系列工作都將會淪為空談。醫(yī)院工作雖然相對比較穩(wěn)定，但是醫(yī)護人員通常都承擔著巨大的生理和精神壓力，各個醫(yī)院的福利薪資待遇也存在有較大差異，因此近些年來，醫(yī)院內(nèi)人才流動相較于過去來說更加頻繁，這也對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)產(chǎn)生了一定的影響。做好人事檔案管理工作，可以幫助醫(yī)院管理者與決策者明確各個崗位人事情況，分析哪些科室的人事相對比較薄弱，人力資源不足，然后在此基礎(chǔ)之上對人力資源管理進行優(yōu)化和調(diào)整，保證各個崗位人力資源均能得到有效調(diào)配，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)注入更多活力。

（二）可以為醫(yī)院人力資源培訓等工作推進提供幫助

為了更好幫助醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，提升醫(yī)院的影響力，我國各大醫(yī)院一直都十分重視人力資源培訓工作的實施。從長遠發(fā)展的角度來看，醫(yī)院實施人力資源培訓時不可過于盲目，需要立足于實際情況有規(guī)劃性、目的性地實施。比如說，各個科室和崗位人才的能力存在有顯著差異，其所需要的培訓內(nèi)容也是不同的。醫(yī)院人事檔案管理工作的實施，可以幫助醫(yī)院管理者與決策者了解到各個崗位人才的能力水平、知識儲備等情況，在制定人才培訓計劃時，醫(yī)院也可以結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)情況，有針對性、目的性實施，這樣既可以保證培訓效果與預期一致，同時還可以有效節(jié)約培訓成本和資金，避免培訓工作的實施過于盲目，保證培訓高質(zhì)量推進。

（三）可以實現(xiàn)人力資源的動態(tài)化管理

人才流動背景下，醫(yī)院人力資源變動可以說是更加頻繁的。醫(yī)院內(nèi)一旦出現(xiàn)人才流動，必須要第一時間對人力資源進行補充，以保證醫(yī)院各項工作順利開展。醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以對醫(yī)院人力資源進行動態(tài)化管理，第一時間了解醫(yī)院內(nèi)各個崗位人才缺口情況，保證所安排的人力資源是符合醫(yī)院實際發(fā)展需要的，這樣可以規(guī)避醫(yī)院內(nèi)人力資源安排過于隨意的問題，避免企業(yè)的發(fā)展建設(shè)受到干擾和影響，其對于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展顯然是極為有利的，可以更好地解決醫(yī)院人力資源短缺問題。

二、人才流動下醫(yī)院人事檔案管理問題分析

（一）醫(yī)院缺少人事檔案管理意識

醫(yī)院工作可以說是極為繁雜的，各個科室每天需要接待大量病人，醫(yī)護人員長期處于高壓狀態(tài)下，精神以及心理均承受著巨大的壓力。這種情況下，醫(yī)院往往會將主要精力集中在如何提高醫(yī)護人員專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)之上，人事檔案管理工作難以為醫(yī)院帶來直接性的效益，因此醫(yī)院對相關(guān)工作的重視度比較低。長此以往，就會導致醫(yī)院人員上交人事檔案不夠及時，或者是所上交的人事檔案信息不夠完整，因此，醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量難以達到預期要求。

（二）醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)部工作人員的壓力相對來說是比較大的，因此就會導致部分醫(yī)護人員難以忍受工作壓力，在工作一段時間之后，希望進行崗位調(diào)動或者是辭職等，尤其是對于女職工來說，其不僅需要將大量精力投入到工作中，同時還面臨著生育和育兒的壓力，因此工作變動的可能性更高。在醫(yī)院內(nèi)一旦出現(xiàn)人事關(guān)系變動，就會使得人事檔案在各個部門之間傳遞。但是就現(xiàn)階段來說，醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的人事檔案轉(zhuǎn)遞流程并不是十分規(guī)范，因此對人事檔案管理工作產(chǎn)生了極為不利的影響。其具體主要表現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院各個部門在進行人事檔案轉(zhuǎn)遞時，對于轉(zhuǎn)遞情況了解認識不夠深入，存在沒有按照規(guī)定進行人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的情況，人事檔案登記不夠及時，登記遺漏情況經(jīng)常性發(fā)生，因此導致后期查閱相應人事檔案難度增加。二是醫(yī)院各個部門在展開人事檔案轉(zhuǎn)遞工作時，為了有效節(jié)省轉(zhuǎn)遞時間和任務(wù)量，在對人事檔案進行轉(zhuǎn)遞時過于隨意，如盲目將檔案轉(zhuǎn)交給個人保管，這種情況下，人事檔案丟失的比例大幅度增加，導致人事檔案損毀或者是其他不良情況發(fā)生，這對于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)顯然是極為不利的。

（三）醫(yī)院對人事檔案管理重視度不足

人事檔案管理是一項極為特殊的工作，其關(guān)系到了醫(yī)院人力資源調(diào)配與管理，良好的人事檔案管理可以為醫(yī)院留住更多優(yōu)秀的醫(yī)護人才，可以幫助醫(yī)院更好地在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，使得醫(yī)院獲得更好發(fā)展，提升醫(yī)院的影響力，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。當前，醫(yī)院雖然在大刀闊斧地開展改革，并將現(xiàn)代化管理理念融入醫(yī)院管理工作之中，但是結(jié)合實際情況來看，在人事檔案管理方面相關(guān)工作的實施效果并不盡如人意，醫(yī)院對人事檔案管理的工作重視度不足，管理方式方法不夠科學，其存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院中沒有確定專職人事檔案管理人員，而且人事檔案管理人員的培訓機制缺乏，人事檔案管理人員存在有頻繁的人事變動，人事變動相對頻繁的情況下，就會導致管理人員對于業(yè)務(wù)流程內(nèi)容不夠熟悉，難以勝任人事檔案管理工作。二是醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不是很高，其普遍沒有接受過正規(guī)的培訓，對于流動人才背景無法做出準確客觀的判斷和評價，導致人事檔案管理效率相對比較低。

三、人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理對策

（一）提高思想認識，強化服務(wù)水平

當前我國醫(yī)院在人事管理工作中存在的突出性問題之一，就是對于人事檔案管理的重視度不足，導致人事檔案管理質(zhì)量不高，人力資源工作執(zhí)行效果不佳。為了有效解決該問題，首先醫(yī)院應當積極轉(zhuǎn)變落后思想認識，明確人事檔案管理對于醫(yī)院各個科室人力資源調(diào)配及管理的重要性，強化服務(wù)水平，其具體可以從以下方面著手：一是醫(yī)院應當注重人事檔案有關(guān)法律法規(guī)宣傳工作，在宣傳工作中可以通過宣傳欄、宣傳手冊、醫(yī)院專題網(wǎng)站、QQ群以及微信公眾號等多種手段進行宣傳，保證每一位人事檔案管理人員都可以提高人事檔案管理意識，能夠按照規(guī)定要求開展人事檔案管理工作，保證人力資源管理朝著更好的方向發(fā)展。二是醫(yī)院人事檔案管理人員應當注重人事檔案管理理論知識學習，要結(jié)合醫(yī)院當前的發(fā)展走向，立足實際構(gòu)建人事檔案管理人員的長期培訓機制，定期展開人事檔案管理人員培訓，要保證每一位人事檔案管理人員都具備較高的信息技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、軟件知識以及檔案管理信息、人力資源管理知識等，使得人事檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，提高人力資源管理質(zhì)量，更好地滿足醫(yī)院用人需求。三是醫(yī)院需要對自身現(xiàn)有的人事檔案管理人員的管理制度進行優(yōu)化和完善，嚴格落實各項管理制度，保證人事檔案管理的作用充分有效發(fā)揮出來，提高醫(yī)院人力資源管理水平，促使醫(yī)院更好地發(fā)展建設(shè)。

（二）醫(yī)院規(guī)范建檔，保證人事檔案依法管理

我國是一個法治化國家，在人事檔案管理方面出臺了多項法律法規(guī)，為檔案管理工作的執(zhí)行提供更多依據(jù)。對于醫(yī)院來說，人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)所在，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，優(yōu)化管理質(zhì)量效率，可以更好地推進醫(yī)院發(fā)展建設(shè)。要真正落實好相關(guān)工作，可以從以下方面著手：一是醫(yī)院要盡快形成內(nèi)部檔案材料，并安排專職人員對人事檔案進行管理，保證醫(yī)院內(nèi)部檔案資料得到嚴謹、高效的管理，不會出現(xiàn)遺失或者是其他不良情況，進而為醫(yī)院人力資源管理工作提供有效保障。二是醫(yī)院應當注重外部檔案材料的審核工作，對每一位醫(yī)護人員人事檔案中所包含的資料都需要認真核對，保證人事關(guān)系、學歷身份、工作經(jīng)歷以及職稱晉升等資料沒有任何失誤存在，這樣后期醫(yī)院各個科室才能更好地結(jié)合檔案資料進行人才調(diào)配，使得醫(yī)院各項人力資源管理工作更加高效順暢實施。三是負責醫(yī)院人事檔案管理的工作人員應當提高自身的責任意識，明確人事檔案管理的重要性，提高自我責任意識，在平時的工作中需要加強對檔案的管理，保證檔案管理的收集、歸檔、保存等高效率實施，為人力資源管理提供行之有效的支持。

（三）做好信息化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理

隨著科技的不斷發(fā)展和進步，當前人們的日常生活中信息技術(shù)應用頻率可謂是越來越高，將信息技術(shù)融入人事檔案管理工作之中，可以為一系列工作的實施提供行之有效的支持，使得人力資源得到更加科學合理的調(diào)配。當然，要想切實有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用與價值，還需要從以下方面落實醫(yī)院信息化建設(shè)工作：一是醫(yī)院需要做好人事檔案信息化平臺的建設(shè)工作，對人事檔案管理信息化平臺的功能進行優(yōu)化完善，保證相關(guān)平臺具備檔案分類、檔案編號、檔案統(tǒng)計、檔案檢索等多方面的功能，能夠為醫(yī)院的人力資源管理調(diào)配提供有價值的支撐。二是醫(yī)院需要對人事檔案管理材料及時地進行補充和完善，保證每一位醫(yī)護人員的醫(yī)德醫(yī)風、臨床業(yè)務(wù)、科研獲獎、職稱晉升等材料均比較齊全，對相應材料進行加密處理，這樣可以保證檔案的全面性、安全性，使得醫(yī)院人力資源管理工作更加優(yōu)質(zhì)推進，降低資源流失發(fā)生率。三是醫(yī)院應當結(jié)合實際的人才流動狀況與人員變化完善人事檔案管理平臺，盡快建立人事檔案管理機制和實踐能力比較強的人事檔案資料，建立人事檔案管理機制和實踐能力比較強的數(shù)據(jù)庫，保證可以有效提高醫(yī)院人事檔案信息化管理質(zhì)量，解決人力資源管理中存在的缺陷與不足，提高醫(yī)院的核心競爭力。

（四）做好醫(yī)院人事檔案管理人員培訓工作

醫(yī)院人事檔案管理是一項極為復雜的工作，尤其是在人才流動背景下，醫(yī)院人力資源變動頻繁，檔案管理也需要做出相應的調(diào)整和變化，在此背景下，對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。實際工作中要切實有效提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)需要從以下方面著手：一是要加強對人事檔案管理人員的培訓，要借助專業(yè)化的培訓，提高工作人員的責任意識，使得他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性，認識到人事檔案是醫(yī)院科學合理調(diào)配各個崗位人力資源的基礎(chǔ)，通過專業(yè)化人事檔案管理，可以更加深入了解認識醫(yī)院人力資源能力水平情況等，避免人力資源安排不夠科學合理的情況發(fā)生，可以更好地對人力資源進行調(diào)配。同時要保證醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)域的工作人員，對各類信息化技術(shù)有充分的了解和認識，能夠運用自己所掌握知識靈活處理工作中存在的各類問題，保證檔案的安全性與可靠性。二是要做好優(yōu)質(zhì)人事檔案管理人員招聘工作。除了要對醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理工作人員進行專業(yè)系統(tǒng)化培訓之外，還需要對外招聘優(yōu)質(zhì)復合型人才，即相關(guān)領(lǐng)域人才，不僅需要掌握人事檔案管理知識、信息化技術(shù)知識，還應當對人力資源管理等方面知識有深入的了解和認識，同時還應當掌握醫(yī)院各個科室工作情況，了解各個科室對于人力資源以及人事檔案管理的要求，保證一系列工作更加高效順暢的實施。

總之，人才流動背景下，醫(yī)院更應當加強人事檔案管理，積極采取措施解決問題，明確人事檔案管理的重難點，發(fā)揮信息技術(shù)的作用與價值，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理，這樣才能更好地推進醫(yī)療行業(yè)發(fā)展和進步，為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。

相關(guān)鏈接

醫(yī)院信息系統(tǒng)是指利用計算機軟硬件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對醫(yī)院及其所屬各部門的人流、物流、財流進行綜合管理，對在醫(yī)療活動各階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行采集、存儲、處理、提取、傳輸、匯總，加工形成各種信息，從而為醫(yī)院的整體運行提供全面的自動化管理及各種服務(wù)的信息系統(tǒng)。

醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大部分組成。在硬件方面，要有高性能的中心電子計算機或服務(wù)器、大容量的存儲裝置、遍布醫(yī)院各部門的用戶終端設(shè)備以及數(shù)據(jù)通信線路等，組成信息資源共享的計算機網(wǎng)絡(luò)；在軟件方面，需要具有面向多用戶和多種功能的計算機軟件系統(tǒng)，包括系統(tǒng)軟件、應用軟件和軟件開發(fā)工具等，要有各種醫(yī)院信息數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

從功能及系統(tǒng)的細分講，醫(yī)院信息系統(tǒng)一般可分成三部分：一是滿足管理要求的管理信息系統(tǒng)；二是滿足醫(yī)療要求的醫(yī)療信息系統(tǒng)；三是滿足以上兩種要求的信息服務(wù)系統(tǒng)，各分系統(tǒng)又可劃分為若干子系統(tǒng)。此外，許多醫(yī)院還承擔臨床教學、科研、社會保健、醫(yī)療保險等任務(wù)，因此在醫(yī)院信息系統(tǒng)中也應設(shè)置相應的信息系統(tǒng)。

醫(yī)院信息系統(tǒng)應具備以下基本功能：（1）收集并永久存儲醫(yī)院所需全部數(shù)據(jù)。（2）由于醫(yī)院信息尤其是病人信息具有動態(tài)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)快速增加的特性，醫(yī)院信息系統(tǒng)應具有大容量的存儲功能。（3）數(shù)據(jù)共享。（4）要能快速、準確地隨時提供醫(yī)院工作所需要的各種數(shù)據(jù)，支持醫(yī)院運行中的各項基本活動。（5）具有單項事務(wù)處理、綜合事務(wù)處理和輔助決策功能。（6）具備數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)通信的有效功能，確保數(shù)據(jù)的準確、可靠、保密、安全。（7）為了保證醫(yī)療活動和醫(yī)院動作不間斷地運轉(zhuǎn)，系統(tǒng)應具備持續(xù)運行的功能。（8）具有切實有效的安全、維護措施，確保系統(tǒng)的安全性。（9）具備支持系統(tǒng)開發(fā)和研究工作的必要軟件和數(shù)據(jù)庫。（10）具有良好的用戶環(huán)境，終端用戶的應用和操作應簡單、方便、易學、易懂。（11）系統(tǒng)具有可擴展性。