◎劉沄暢
新形勢下,我國事業(yè)單位體制改革進(jìn)一步深化,其社會(huì)公務(wù)服務(wù)特征愈發(fā)明顯,跟隨改革進(jìn)程,事業(yè)單位也更加重視財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型。事業(yè)單位是社會(huì)服務(wù)組織,基于改革背景以及新技術(shù)的廣泛應(yīng)用,各單位既要認(rèn)真履行社會(huì)服務(wù)職能,又要把握時(shí)代特點(diǎn),根據(jù)改革需要、新制度實(shí)施需要以及單位自身財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督需要,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),利用信息技術(shù),強(qiáng)化會(huì)計(jì)核算、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理等等,充分體現(xiàn)信息化應(yīng)用優(yōu)勢,進(jìn)而加快財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的步伐。本文就事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)展開分析與論述,目的是為各單位提升財(cái)務(wù)信息化水平提供借鑒與參考。
財(cái)務(wù)管理信息化是指以信息技術(shù)為依托,搭建財(cái)務(wù)系統(tǒng),該系統(tǒng)包括會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理、財(cái)務(wù)決策等模塊,可實(shí)現(xiàn)對大量財(cái)務(wù)信息的收集、加工、傳輸、應(yīng)用,為企事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展、決策制定以及戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持,并達(dá)到增加其財(cái)務(wù)管理水平的目的。財(cái)務(wù)管理信息化的特點(diǎn)有:1.財(cái)務(wù)信息的共享性,即信息資源在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效傳遞與共享,打破以往部門間各自為政、互不關(guān)聯(lián)的局面;2.財(cái)務(wù)流程的可視性,規(guī)范網(wǎng)絡(luò)操作以及線上審批,提高資金流動(dòng)的透明度以及財(cái)務(wù)工作的靈活性;3.財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性,利用大數(shù)據(jù)收集大量數(shù)據(jù)信息,利用云計(jì)算展開分析計(jì)算,避免人為因素帶來的影響,使得財(cái)務(wù)分析更加準(zhǔn)確;4.財(cái)務(wù)系統(tǒng)的完整性,借助各種信息技術(shù),采取信息化手段,搭建完整的財(cái)務(wù)系統(tǒng),并拓展系統(tǒng)的功能。
事業(yè)單位加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),一方面可打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)思維的限制,擴(kuò)大財(cái)務(wù)管理范圍,將財(cái)務(wù)管理前移,在利用新技術(shù)與新系統(tǒng)的前提下,對單位資金收支展開全面的監(jiān)控與遠(yuǎn)程處理,掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與資金使用情況,規(guī)范線上審批流程,遏制越權(quán)審批、隨意調(diào)整等行為,有利于強(qiáng)化預(yù)算與資金管理,大大降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);另一方面,可實(shí)現(xiàn)集成化管理,將大量數(shù)據(jù)信息收集并整合,經(jīng)過專業(yè)的分析與處理之后,出具財(cái)務(wù)分析報(bào)告,作為單位決策制定的參考依據(jù),此過程中財(cái)務(wù)監(jiān)督、管理等職能充分發(fā)揮,促使財(cái)務(wù)工作水平提升,且能夠?qū)崿F(xiàn)將單位有限的資源根據(jù)實(shí)際需求優(yōu)化配置,提高其使用效益,以防出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況,并使得財(cái)務(wù)管理成本有所降低。
盡管隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,我國事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必要性,但是據(jù)了解可知在財(cái)務(wù)管理方面,信息化基礎(chǔ)薄弱、內(nèi)控管理不足卻是各單位普遍存在的問題,也是阻礙其信息化建設(shè)的一大困境。主要是指:1.對于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的認(rèn)知過于片面,局限于會(huì)計(jì)電算化、數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化;2.信息系統(tǒng)不成熟,只能滿足一些基礎(chǔ)的管理工作需求,財(cái)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行,難以將財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制相關(guān)聯(lián);3.內(nèi)控方面的體系建設(shè)不完善,未能將內(nèi)控工作作為信息化建設(shè)的重心之一,單位傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式仍舊未能發(fā)生實(shí)質(zhì)上的變化。
單位建立財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的目的是為了改變以往各部門各自為政的局面,打通業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的聯(lián)系,促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。然而實(shí)際上,目前仍有相當(dāng)一部分單位內(nèi)部存在信息孤島的現(xiàn)象,部門間的信息傳遞與溝通不暢。例如,某單位各部門已經(jīng)建立了信息系統(tǒng),但建設(shè)時(shí)間不一、軟件種類不一、研發(fā)公司不一,各系統(tǒng)之間的對接性不強(qiáng),數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí),更是不能實(shí)現(xiàn)信息共享,依然需要采取人工手段,這種情況下工作效率偏低,且容易出現(xiàn)操作失誤。
基于信息化背景,事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作模式必然會(huì)出現(xiàn)一定的變化,加上2019年新政府會(huì)計(jì)制度的正式實(shí)施,各單位財(cái)務(wù)方面的問題逐漸凸顯。要想滿足財(cái)務(wù)管理信息化以及新制度實(shí)施下的財(cái)務(wù)崗位需求,財(cái)務(wù)人員既要掌握專業(yè)理論知識(shí),做好新舊制度的銜接,又要學(xué)會(huì)操作各種軟件與系統(tǒng),但是實(shí)際情況是單位財(cái)務(wù)人員的綜合素養(yǎng)亟待提高,對于信息化的認(rèn)識(shí)需要重點(diǎn)加強(qiáng)??偟膩碚f,事業(yè)單位目前缺少復(fù)合型的財(cái)管人才,雖說專業(yè)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富,但接受并吸收新知識(shí)的能力卻不強(qiáng),沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作職能的轉(zhuǎn)變,且不能針對財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的完善提出建議。
針對財(cái)務(wù)信息化建設(shè),目前有的單位并未設(shè)置相應(yīng)的管理機(jī)制,在信息化建設(shè)管理、安全防護(hù)、運(yùn)行效率等方面缺少明確的規(guī)劃以及規(guī)范的機(jī)制。在單位內(nèi)部不能實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格且有效的管理,甚至存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患,對信息化建設(shè)的有序推進(jìn)帶來影響。同時(shí),對于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的監(jiān)督與管控不到位,無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其建設(shè)過程中的各種問題,改進(jìn)方案的實(shí)施具有明顯滯后性,難以提升單位財(cái)務(wù)管理信息化的整體效率。
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)以信息技術(shù)的應(yīng)用為核心,連接網(wǎng)絡(luò),搭建信息平臺(tái),此時(shí)系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)會(huì)有所增大,因外部病毒入侵、操作不規(guī)范造成的系統(tǒng)安全事故時(shí)有發(fā)生。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,部分事業(yè)單位對系統(tǒng)的安全管理重視不足,并未制定相應(yīng)的安全防范方案,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中可能出現(xiàn)被惡意篡改、竊取等風(fēng)險(xiǎn),對財(cái)務(wù)工作的完成質(zhì)量造成負(fù)面影響,長時(shí)間下去也會(huì)導(dǎo)致安全隱患不斷累積,若是系統(tǒng)崩潰難以運(yùn)行,關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息丟失,必然會(huì)對單位的運(yùn)行發(fā)展帶來威脅。
事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化的基礎(chǔ)包括技術(shù)引進(jìn)、人員配置、制度建設(shè)、體系構(gòu)建等等,要想進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程,則必須逐步夯實(shí)基礎(chǔ),引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù),為信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)崗位配置專業(yè)人才,并更加重視內(nèi)控制度建設(shè),優(yōu)化單位的內(nèi)部控制,構(gòu)建完整的內(nèi)控體系。內(nèi)控方面的財(cái)務(wù)信息化建設(shè),體現(xiàn)出財(cái)務(wù)管理和內(nèi)控之間的密切關(guān)聯(lián)、相互作用,各單位應(yīng)從思想層面對內(nèi)部控制予以重視,采取信息化手段,建立信息管理系統(tǒng),將內(nèi)控工作納入信息化建設(shè)中,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制與體系的信息化?;诠芾硐到y(tǒng),提高數(shù)據(jù)采集與分析、加工的效率,調(diào)整傳統(tǒng)的工作方式,使得工作完成質(zhì)量得以提升,在內(nèi)控的作用下促進(jìn)部門溝通交流、規(guī)范資金分配與使用,并減少濫用職權(quán)或者隨意挪用公款等問題的出現(xiàn)。以某事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)為例,該單位鞏固內(nèi)控主體核心,建立全面的預(yù)算管理系統(tǒng)。基于信息系統(tǒng)優(yōu)化預(yù)算編制模式,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源共享,保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,增強(qiáng)預(yù)算編制的科學(xué)性。預(yù)算執(zhí)行中,將預(yù)算控制、業(yè)務(wù)流程、支出標(biāo)準(zhǔn)等嵌入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),應(yīng)用信息系統(tǒng)對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)加以控制,加強(qiáng)執(zhí)行過程的跟蹤監(jiān)控,并集成預(yù)算與前端業(yè)務(wù)信息,了解預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度以及資金的使用情況,改變面簽審批形式,經(jīng)線上透明且規(guī)范的流程進(jìn)行嚴(yán)格審查與審批,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,增強(qiáng)預(yù)算調(diào)控力,嚴(yán)控預(yù)算外資金流出,大大提高預(yù)算管理的整體效果,進(jìn)一步將內(nèi)部控制的作用充分發(fā)揮,從而使得預(yù)算控制活動(dòng)的開展更加有保障。
為了從根本上避免再次出現(xiàn)信息孤島的現(xiàn)象,確保各部門之間的信息與溝通順暢,事業(yè)單位應(yīng)以信息技術(shù)為主要依托,建立共享平臺(tái),打通數(shù)據(jù)信息的傳輸渠道,搭建財(cái)務(wù)一體化管理系統(tǒng),促進(jìn)單位財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的深入融合。由于目前我國關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的研究多在企業(yè)層面,各大企業(yè)已經(jīng)搭建了完整的財(cái)務(wù)一體化管理系統(tǒng),可為事業(yè)單位搭建信息系統(tǒng)提供有力借鑒。例如,某企業(yè)搭建了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化ERP系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)采購到應(yīng)付、銷售到應(yīng)收、生產(chǎn)到成本等的數(shù)據(jù)集成與共享,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間建立關(guān)系。在資產(chǎn)管理方面,建立資產(chǎn)管理中心,通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息傳遞與共享,對單位所有資產(chǎn)的統(tǒng)一管理,優(yōu)化資產(chǎn)配置,監(jiān)督資產(chǎn)的使用、報(bào)廢處置等,及時(shí)更新固定資產(chǎn)臺(tái)賬,了解各資產(chǎn)在不同部門的使用狀態(tài),以防出現(xiàn)資產(chǎn)流失、浪費(fèi)等現(xiàn)象,同時(shí)加強(qiáng)對資產(chǎn)使用效益的分析與評估,作為資產(chǎn)購置的參考依據(jù)。事業(yè)單位可積極借鑒上述企業(yè)搭建ERP系統(tǒng)的案例,關(guān)于本單位信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,先要制定明確的目標(biāo),再要完善基礎(chǔ)設(shè)施,規(guī)范管理流程,逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè),確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。一要深化會(huì)計(jì)集中核算,應(yīng)用系統(tǒng)的“一鍵式”功能,實(shí)現(xiàn)憑證的自動(dòng)生成,報(bào)表的自動(dòng)取數(shù)及匯總合并,提高會(huì)計(jì)核算效率以及報(bào)表編制質(zhì)量;二要將預(yù)算、執(zhí)行、賬務(wù)、決算等全流程財(cái)務(wù)工作進(jìn)行聯(lián)結(jié),注重財(cái)務(wù)部與其他職能部門的對接與溝通,實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公,并拓展財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)功能,將資產(chǎn)管理、合同管理等加入其中,使整個(gè)業(yè)務(wù)流程更加完整,進(jìn)一步加深單位業(yè)財(cái)之間的聯(lián)系,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,人才已經(jīng)成為體現(xiàn)單位服務(wù)水平、管理能力等的核心要素。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天,我國事業(yè)單位必須重視復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人員的培養(yǎng),既要提升他們對財(cái)務(wù)信息化的正確認(rèn)知與專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,又要助推財(cái)務(wù)職能與人員的轉(zhuǎn)型。具體做法如下:第一,加大教育培訓(xùn)力度,對單位在職的財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行專題培訓(xùn),以業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)信息化、管理會(huì)計(jì)等為培訓(xùn)重點(diǎn),提升單位財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力與技術(shù)水平,使他們可符合信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理崗位需求,同時(shí)可設(shè)置培訓(xùn)后的考核評價(jià),將評價(jià)結(jié)果與績效獎(jiǎng)懲相掛鉤,以此達(dá)到督促財(cái)務(wù)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的目的;第二,對外引進(jìn)優(yōu)秀的復(fù)合型管理人才,適當(dāng)提高招聘門檻,對應(yīng)聘者的專業(yè)知識(shí)掌握程度以及新技術(shù)、新軟件應(yīng)用能力提出明確要求,建立同崗位選拔競爭機(jī)制,基于此為單位財(cái)會(huì)團(tuán)隊(duì)注入新的力量,為單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供助力;第三,為調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的工作積極性與主動(dòng)性,單位還要調(diào)整崗位人員配置,如推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)之后,可指派部分財(cái)務(wù)人員專門從事信息化工作,適當(dāng)減少會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)記錄等基礎(chǔ)財(cái)會(huì)工作的人員配置,保證崗位工作任務(wù)與個(gè)人能力相匹配,改變傳統(tǒng)工作模式,并為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型創(chuàng)造機(jī)會(huì)。
無論是任何企事業(yè)單位,其財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)必須與單位實(shí)際情況與發(fā)展需求相符,只有這樣才能真正地將信息化的優(yōu)勢體現(xiàn)出來,加快財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型與升級的步伐。尤其是對事業(yè)單位而言,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中既要以國家下達(dá)的政策文件為指導(dǎo),又要重點(diǎn)分析單位實(shí)際情況,確定并細(xì)化建設(shè)目標(biāo),明確各部門的具體職責(zé),建立相應(yīng)的信息化建設(shè)制度,基于此提高建設(shè)質(zhì)量,落實(shí)信息化財(cái)務(wù)管理。事業(yè)單位搭建一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)不是一蹴而就的,而是需要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕?guī)范與管理機(jī)制為保障,搭建完成的管理體系,優(yōu)化具體的操作流程,使得信息化工作更具科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。第一,組建一支信息化工作小組,由技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等部門的負(fù)責(zé)人組成,配合單位領(lǐng)導(dǎo)層,制定系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃與實(shí)施方案;第二,統(tǒng)籌分析現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)工作開展情況,評估方案的合理性與可行性,明確具體的建設(shè)方面,以及系統(tǒng)的功能完善,劃分階段性建設(shè)方案與目標(biāo),嚴(yán)格按照流程規(guī)范有序推進(jìn);第三,搭建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理管理平臺(tái),將財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)決策等作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能模塊,注重各模塊之間的數(shù)據(jù)接口相連,利用系統(tǒng)完成工作,保存所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息;第四,建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)監(jiān)督機(jī)制,由專門的監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對信息化建設(shè)過程、階段性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等進(jìn)行監(jiān)督與評價(jià),掌握建設(shè)的進(jìn)度,嚴(yán)格把控各個(gè)環(huán)節(jié),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決,為系統(tǒng)建設(shè)提供有力保障。
風(fēng)險(xiǎn)無處不在,通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),可實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的有效控制與及時(shí)防范,但是在系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用的過程中,或因外部病毒入侵、操作不當(dāng)?shù)刃纬砂踩L(fēng)險(xiǎn),對系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成影響,且危害到財(cái)務(wù)信息的安全性與完整性,因此事業(yè)單位還是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化安全建設(shè),維護(hù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。以某事業(yè)單位為例,為了提高系統(tǒng)的安全性能,確保財(cái)務(wù)信息的安全性,該單位及時(shí)采取了如下措施:一是,在信息化建設(shè)階段,為軟硬件的配置提供充足資金,與信息技術(shù)服務(wù)型企業(yè)進(jìn)行合作,購置可靠、安全且穩(wěn)定的設(shè)備;二是,在財(cái)務(wù)系統(tǒng)正式運(yùn)行階段,加裝防火墻、殺毒軟件等,防止外部病毒的入侵,定期自動(dòng)維護(hù)系統(tǒng),查殺病毒;三是,實(shí)行專機(jī)專用,加強(qiáng)設(shè)備管理;四是,安置監(jiān)控軟件,對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)展開全方位監(jiān)控,同時(shí)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能,對于可能的風(fēng)險(xiǎn)隱患,及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號,由系統(tǒng)自動(dòng)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞;五是,應(yīng)用加密保護(hù)措施,利用數(shù)字簽名、人臉識(shí)別等技術(shù),保護(hù)信息的安全,并嚴(yán)格設(shè)置用戶權(quán)限,尤其是對單位關(guān)鍵信息資料,獲得訪問權(quán)限之后才可進(jìn)入系統(tǒng)查詢或者調(diào)用,防止出現(xiàn)關(guān)鍵信息被竊取、數(shù)據(jù)信息丟失等問題,進(jìn)而有效地降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。
綜上所述,信息化環(huán)境下將大數(shù)據(jù)、AI等技術(shù)應(yīng)用于單位財(cái)務(wù)管理之中,顯然成為促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型而采取的一項(xiàng)必然舉措,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與完善,也是目前我國事業(yè)單位最為主要的任務(wù)之一。對此,事業(yè)單位必須對財(cái)務(wù)管理信息化有更加正確的認(rèn)知,在思想層面予以高度重視,結(jié)合單位實(shí)際情況,分析信息化建設(shè)面臨的困境,積極探尋可行的改進(jìn)方案。通過及時(shí)采取優(yōu)化單位內(nèi)部控制、搭建財(cái)務(wù)一體化管理系統(tǒng)、培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人才、建立信息化建設(shè)機(jī)制等策略,解決問題、走出困境,將信息技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來,革新財(cái)務(wù)工作模式,促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型與升級,全面提升財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的水平,從而推動(dòng)單位自身的可持續(xù)健康發(fā)展。