陳曉芳

摘 要：檔案管理工作是學(xué)校平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵，在加強(qiáng)數(shù)據(jù)的歸納與整理、助力教學(xué)活動的實(shí)施、推動學(xué)校的健康發(fā)展等方面具有舉足輕重的作用?；诖?，文章分析學(xué)校檔案管理工作存在的問題，簡述學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)思路，并從增設(shè)智庫咨詢功能、利用信息化平臺強(qiáng)化檔案服務(wù)功能、實(shí)施可視化檔案管理、對接辦公自動化系統(tǒng)、優(yōu)化雙系統(tǒng)管理流程等方面，探討學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新策略，以期為提高學(xué)校檔案管理水平提供參考與幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;改進(jìn)思路;創(chuàng)新策略;管理模式

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1008-3561（2022）04-0043-03

學(xué)校是青少年學(xué)生學(xué)習(xí)知識、鍛煉能力、培養(yǎng)品格的重要陣地，只有保證學(xué)校各項(xiàng)工作平穩(wěn)順利運(yùn)行，才能源源不斷地為國家輸送優(yōu)秀人才。學(xué)校平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵在于檔案管理，檔案詳細(xì)地記錄了學(xué)校成立與發(fā)展的過程，如學(xué)校進(jìn)行過哪些變革、有什么輝煌的成績或教訓(xùn)，這些可以給學(xué)校未來的發(fā)展提供重要參考?？梢?，學(xué)校想要達(dá)成優(yōu)質(zhì)辦學(xué)的目標(biāo)，就必須加強(qiáng)檔案管理工作，及時(shí)改進(jìn)其中的不足之處，運(yùn)用科學(xué)的檔案管理模式，提高檔案管理工作效率。

一、學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.有的學(xué)校不重視檔案管理工作

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的學(xué)校管理者往往只關(guān)心學(xué)生的升學(xué)情況、畢業(yè)情況以及教師的教育質(zhì)量，對學(xué)校的檔案管理工作不太關(guān)注。有的學(xué)校甚至?xí)p視檔案管理工作，認(rèn)為其無足輕重，只在需要調(diào)用檔案時(shí)才會簡單地關(guān)心檔案管理情況。學(xué)校若不重視檔案管理工作，自然就不會為檔案管理部門調(diào)配更多的資金。此外，有些學(xué)校認(rèn)為檔案管理只需要將檔案信息分門別類即可，沒有多少工作難度，即使檔案管理人員工作再出色也不會主動給予嘉獎，這極大地打擊了檔案管理人員的工作積極性。

2.檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)

當(dāng)前，部分學(xué)校的檔案管理人員的專業(yè)能力相對較低。許多學(xué)校的檔案管理人員多由一些年齡較大的職員來擔(dān)任，這些員工或因?yàn)槟挲g較大、工作效率不高，或因?yàn)椴粚儆跈n案管理專業(yè)的畢業(yè)生、對檔案管理工作一知半解，或因?yàn)榕c時(shí)代脫節(jié)，對先進(jìn)的信息化檔案管理模式感覺陌生。在這種情況下，檔案管理工作必然比較混亂，效率不高。

3.檔案管理的安全防護(hù)等級偏低

當(dāng)前，許多學(xué)校的檔案管理偏向于傳統(tǒng)模式，以紙質(zhì)檔案的管理為主，即使落實(shí)了信息化管理，儲存檔案的電腦也大多系統(tǒng)老舊，卡頓現(xiàn)象比較明顯。在這種情況下，學(xué)校檔案管理的安全防護(hù)隱患比較嚴(yán)重。比如紙質(zhì)檔案的管理要求很高，必須要嚴(yán)格防水、防火、防蟲蛀、防擠壓、防紙張老化，需要管理人員定期除潮、消除明火隱患、除蟲，科學(xué)分配檔案的重疊高度，隨時(shí)查看檔案紙張的老化狀態(tài)。相對來說，工作十分繁重，稍有疏忽就容易造成不可彌補(bǔ)的損失。對于信息化檔案管理而言，如果系統(tǒng)老化，電腦操作反應(yīng)遲鈍，就容易出現(xiàn)死機(jī)的問題。而這一類系統(tǒng)過時(shí)的電腦，還容易遭到黑客或病毒的入侵，導(dǎo)致檔案被盜或損毀。如果遇到以上情況，所造成的損失也難以估量。

4.記錄檔案的方式比較混亂

大多數(shù)學(xué)校儲存檔案的方式以紙質(zhì)檔案與電子檔案為主，但記錄檔案的方式往往欠缺一定的條理性。比如，同一個人的資料，一半用紙質(zhì)記錄，另一半用電子記錄。這種記錄檔案的方式不僅十分麻煩，而且會給管理或查閱檔案帶來許多難題。之所以出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)闄n案管理方式在由紙質(zhì)向電子方向過渡時(shí)，管理人員沒有做好其中的銜接工作。一些學(xué)校的老檔案多為紙質(zhì)記錄，沒有及時(shí)更新成電子版本，當(dāng)需要使用原來的檔案時(shí)，調(diào)閱方面出現(xiàn)許多不便之處。

5.檔案的利用率不高

檔案管理部門除了儲存學(xué)校的員工信息、教學(xué)信息、學(xué)校發(fā)展計(jì)劃等重要檔案之外，還需要為學(xué)校的教學(xué)工作、科研工作提供一定的信息幫助。但很多檔案管理人員欠缺這方面的意識，或因?yàn)闄n案管理模式不夠靈活，導(dǎo)致檔案的價(jià)值沒有充分開發(fā)出來，這是學(xué)校檔案管理工作需要重點(diǎn)解決的問題之一。

二、學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)思路

1.提高對檔案管理工作的重視程度

想要改進(jìn)學(xué)校檔案管理工作，首先要從思想上入手，糾正人們對檔案管理工作的錯誤認(rèn)知。比如，聘請專業(yè)人士在學(xué)校開設(shè)有關(guān)檔案管理的講座，列舉檔案管理工作成績顯著的優(yōu)秀學(xué)校，分析這些學(xué)校加強(qiáng)檔案管理之后出現(xiàn)了哪些積極變化。由此，讓相關(guān)人員了解到加強(qiáng)檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展的助力作用，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

2.重視專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

針對檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)的問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)做到優(yōu)勝劣汰。檔案管理是一項(xiàng)精細(xì)的任務(wù)，需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，精力充沛，具有耐心。而年齡偏大的工作人員體力不足，很難勝任這項(xiàng)任務(wù)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)多聘請一些年輕的工作人員，并對這些青年檔案管理工作者定期進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們掌握科學(xué)、先進(jìn)的檔案管理方法，讓他們了解檔案管理工作者容易遇到哪些突發(fā)事件、應(yīng)該怎樣積極應(yīng)對。這樣才能打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，為改進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

3.重視檔案的安全管理

針對學(xué)校檔案管理工作中存在的安全隱患，管理人員需要從多個角度做好準(zhǔn)備。首先，建立儲存紙質(zhì)檔案的專業(yè)倉庫，盡量保證紙質(zhì)類檔案的真空儲存，防患一切水、火、電、蟲問題，并每天安排員工負(fù)責(zé)巡檢與抽查，確保安全防護(hù)工作的穩(wěn)定落實(shí)。其次，及時(shí)更換信息化管理設(shè)備，專門為檔案管理設(shè)計(jì)便于操作、性能穩(wěn)定的系統(tǒng)。最后，對于已經(jīng)存入系統(tǒng)的檔案資料，管理人員應(yīng)當(dāng)在光盤、移動硬盤、U盤中進(jìn)行備份，并放在其他地方保存，預(yù)防因操作系統(tǒng)遇到故障而損失檔案資料的情況出現(xiàn)。

4.重視紙質(zhì)檔案的電子版轉(zhuǎn)化工作

針對檔案記錄混亂這個問題，若想加以改進(jìn)，管理人員就要積極落實(shí)檔案的電子版轉(zhuǎn)化工作，通過手打輸入或掃描儀掃描的方式將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成電子版。同時(shí)，要在電子版中標(biāo)記紙質(zhì)檔案的存放地點(diǎn)。但管理人員需要謹(jǐn)記：紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案并不意味著紙質(zhì)檔案失去了管理的價(jià)值。比如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在報(bào)名進(jìn)修、參評職稱時(shí)，都需要原始的紙質(zhì)檔案記錄。落實(shí)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化只是為了讓檔案的查閱效率更高，減少因不必要的翻閱而損傷檔案的問題出現(xiàn)。

5.重視檔案部門與其他部門的合作

大多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員一般很少關(guān)注學(xué)校教務(wù)部門、行政部門的具體情況，只將工作重心放在本職工作上，這也導(dǎo)致學(xué)校檔案的利用率較低。想要提高檔案的利用率，檔案部門的工作人員就不能以獨(dú)立的狀態(tài)脫離于學(xué)校的其他部門。對此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)與學(xué)校其他部門的同事積極合作，及時(shí)分享學(xué)校最新的教育信息或發(fā)展政策。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要將檔案部門的人力資源充分調(diào)動起來，每當(dāng)落實(shí)一項(xiàng)教學(xué)措施或發(fā)展計(jì)劃時(shí)，都要尋求檔案部門的助力，讓工作人員積極查閱檔案資料，篩選有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，為學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)劃提供幫助。

三、學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.增設(shè)智庫咨詢功能

學(xué)校檔案管理工作不能只是以被動的形式開展，學(xué)校是育人成才的主要場所，任何部門都要主動為培養(yǎng)優(yōu)秀人才提供助力。學(xué)校檔案部門有著信息方面的天然優(yōu)勢，可以通過信息的查找與整理，找出教師的教學(xué)工作與學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)方面存在的不足之處。在此基礎(chǔ)上，檔案部門的員工可以增設(shè)智庫咨詢功能，按照國際前沿的智庫理念，綜合教師和學(xué)生的實(shí)際情況，為其制訂科學(xué)合理的學(xué)習(xí)計(jì)劃，幫助教師和學(xué)生及時(shí)查缺補(bǔ)漏，解決相關(guān)問題。這種方式，能夠更好地凸顯檔案管理工作的價(jià)值。

2.利用信息化平臺強(qiáng)化檔案服務(wù)功能

除了咨詢功能以外，學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能也十分重要。時(shí)至今日，我國學(xué)校教育已經(jīng)步入信息化時(shí)代，檔案管理工作也在與時(shí)俱進(jìn)，以信息化管理為主要形式。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)主動建立檔案管理平臺，并在平臺中引入多元化的信息服務(wù)。比如優(yōu)化平臺的操作方式，盡量保證檔案管理平臺界面的簡潔，讓用戶能一目了然地查閱檔案。同時(shí)，檔案管理平臺增設(shè)反饋版塊，積極吸取用戶的意見。除此之外，檔案管理平臺也可以與外界聯(lián)網(wǎng)，便于用戶在調(diào)閱檔案時(shí)查閱更多的信息，有效提高工作效率。

3.實(shí)施可視化檔案管理

當(dāng)前，除了一些學(xué)校的機(jī)密檔案文件之外，其他的檔案資料都可以實(shí)施可視化管理?？梢暬芾砜梢允菇處熗ㄟ^登錄平臺隨時(shí)查看檔案，第一時(shí)間了解自己的教學(xué)貢獻(xiàn)、績效考評記錄，查看自己曾經(jīng)得到哪些榮譽(yù)、受過什么處罰等，這有助于教師的反思與素質(zhì)的提高。但實(shí)施可視化檔案管理時(shí)，檔案管理人員必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，每日檢查網(wǎng)絡(luò)防火墻是否處于激活狀態(tài)，防止檔案數(shù)據(jù)被盜取的情況出現(xiàn)。要確保檔案信息只能由本人調(diào)閱，不會泄露給其他人。

4.對接辦公自動化系統(tǒng)

根據(jù)檔案管理規(guī)定，學(xué)校的檔案應(yīng)當(dāng)滿足完整性的要求。當(dāng)前，部分檔案文件為電子文件，保存在學(xué)校的辦公系統(tǒng)，這與檔案完整性的規(guī)定相悖。因此，檔案管理部門可以與其他辦公部門尋求合作，通過對接辦公自動化系統(tǒng)的方式，促進(jìn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的高度融合。比如，可以將數(shù)據(jù)接口技術(shù)作為辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的紐帶，力求讓兩種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠相互傳輸，融為一個整體。這樣可以讓辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件能夠?qū)崟r(shí)轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)據(jù)，存儲到檔案管理部門的服務(wù)器中。這能為檔案管理人員的工作帶來便利性，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的數(shù)據(jù)儲存方式需要工作人員將學(xué)校辦公部門的電子文件打印成紙質(zhì)模式，再進(jìn)行手工掃描，錄入到檔案系統(tǒng)。而對接辦公自動化系統(tǒng)可以優(yōu)化操作流程，讓管理人員在系統(tǒng)對接時(shí)迅速完成數(shù)據(jù)的錄入或文件的打印。這不僅能夠減輕檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的煩瑣程度，還能有效提高檔案管理工作效率。

5.優(yōu)化雙系統(tǒng)管理流程

在落實(shí)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)對接的基礎(chǔ)上，管理者要重視兩種系統(tǒng)管理流程的進(jìn)一步優(yōu)化。前者的流程為借閱、查詢、歸檔，后者的流程為收閱、發(fā)文、簽發(fā)。兩種不同的流程在實(shí)質(zhì)上涇渭分明，管理者若想提高對接時(shí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的效率，就應(yīng)以集中的方式將不同的流程合為一個整體。換言之，可以通過一個操作界面，同時(shí)完成兩種不同系統(tǒng)的功能。通過這種方式，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想要查閱某個檔案文件并進(jìn)行審批時(shí)，不需要登錄兩個系統(tǒng)，可有效避免系統(tǒng)操作的重復(fù)性。同時(shí)，這也有助于提高學(xué)校管理部門和其他部門的融洽程度，讓各個部門的工作配合更加默契。

四、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校檔案管理技術(shù)也在不斷革新，未來學(xué)校的檔案管理必然要遵守“快速、精準(zhǔn)、穩(wěn)妥、歸類整齊、類型豐富”的原則。從客觀角度分析，當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作還存在一些不足之處，管理者必須積極地加以解決。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，學(xué)校要廣泛應(yīng)用以云技術(shù)平臺、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為主的檔案信息化管理模式。學(xué)校檔案的云管理或?qū)⑹俏磥頇n案管理工作的主要方向，這也是學(xué)校檔案管理者需要重點(diǎn)關(guān)注、積極學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容。

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Exploration of the Improvement Ideas and Innovative Strategies of School Archives Management

Chen Xiaofang

（ Longyan No. 4 Middle School， Fujian Province， Longyan 364000， China）

Abstract： Archives management is the key to the smooth operation of the school， it plays an important role in strengthening the induction and sorting of data， helping the implementation of teaching activities and promoting the healthy development of the school. Based on this， this paper analyzes the problems existing in school archives management， briefly describes the improvement ideas of school archives management， and discusses the innovative strategies of school archives management from the aspects of adding think tank consulting function， strengthening archives service function by using information platform， implementing visual archives management， connecting office automation system， optimizing dual system management process， etc， in order to provide reference and help for improving the level of school archives management.

Key words： school archives management; improving ideas; innovation strategy; management model