文/山東省核工業(yè)二四八地質(zhì)大隊 竇羚源；青島市審計局技術保障中心 趙之濤

地質(zhì)類的事業(yè)單位檔案室，存放著大量的原始資料。這些資料是工作者們開展調(diào)查勘查過程中的成果結(jié)晶，涵蓋項目立項、設計、施工、驗收等有價值的資料。由于年代、技術條件等因素，項目報告很多都是手寫稿，而實物地質(zhì)資料、地質(zhì)圖等因材質(zhì)的特殊性，查閱起來不方便，容易損壞原件。檔案信息化既能將地質(zhì)資料的原始文件電子化，也可以減少翻閱查閱原始資料時帶來的人為磨損和破壞，因此我們要大力推進檔案信息化工作，在這一過程中，可以將信息技術手段應用到檔案數(shù)字化平臺搭建、海量數(shù)據(jù)分析建模、安全防護保密工作中。為行業(yè)發(fā)展貢獻力量，讓資源枯竭的老礦山重煥活力，帶來經(jīng)濟效益。

一、當前地質(zhì)類事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

（一）檔案分散管理。由于野外項目分布在各地，正式匯交前都會單獨管理，資料匯交周期較長。財務檔案、人事檔案等一般也有不同的管理部門，資料匯交周期也不同。技術人員想要借閱檔案，審批步驟繁瑣；涉及資料保密等，規(guī)定嚴格，技術人員想要分享資料并做研究，有實際困難。

（二）對檔案原件保護度不高。目前檔案室采用的大多數(shù)是紙質(zhì)化借閱，直接將原件借閱給技術人員，翻閱或者復印都很容易損壞原始文件；對于借閱時間比較長的文檔資料，如果歸檔不及時造成檔案丟失，而檔案室又缺少備份，則將影響到整個檔案的完整性。

（三）檔案數(shù)據(jù)的再利用程度不高。檔案資料記載著單位事業(yè)發(fā)展的歷史，每一份報告都是技術人員的研究成果和心血。目前來看，地質(zhì)單位還沒有轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，對充分利用檔案數(shù)據(jù)、通過信息技術手段來挖掘數(shù)據(jù)規(guī)律、為決策提供數(shù)據(jù)支撐的認識程度不高；充分運用數(shù)據(jù)分析工具、提高單位的整體管理水平工作做得不到位。

（四）對檔案信息化工作重視程度不高。檔案信息化工作是一個長期的過程，需要投入大量的人力、物力和財力。一方面，要購置軟硬件設備，實現(xiàn)系統(tǒng)功能和安全防護要求；另一方面，還要投入資金來培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員進行專業(yè)教育培訓。但是各單位因缺少資金支持或者重視程度不高，導致檔案信息化工作的發(fā)展比較落后。

二、信息技術在檔案管理中的優(yōu)勢

信息技術高效便捷的優(yōu)勢，體現(xiàn)在工作生活中的各個方面，如果在檔案管理中引入信息技術，不僅可為管理工作減負，也為管理效能提質(zhì)。

（一）壓縮檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工方式，工作流程從入庫、整理、歸檔等環(huán)節(jié)均需人力物力的支撐，效率低且質(zhì)量不高，容易存在人為操作失誤，也不容易糾錯校錯。每年不斷新增的紙質(zhì)版檔案需要不斷購置空間存放，在借閱過程中很容易損壞原件，影響保存，整體的檔案管理成本高。通過信息化手段加工處理檔案，搭建檔案信息化管理平臺體系，能有效提高各種檔案的分類處理效率；將各種檔案數(shù)據(jù)進行電子化保存，有助于技術人員查閱需要的檔案信息，縮短查閱相關檔案的時間，壓縮檔案管理成本。

（二）提取檔案數(shù)據(jù)的二次價值。近年來，全國不斷推行“全網(wǎng)通辦”“最多讓群眾跑一次腿”等放管服活動，背后都是對數(shù)據(jù)價值的再開發(fā)——不斷通過技術手段打通數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。地質(zhì)行業(yè)也應如此，努力搭建地質(zhì)檔案信息交流平臺，以便于在資源開發(fā)中提高地質(zhì)檔案的利用率。各單位可通過VPN終端將信息化數(shù)據(jù)上傳統(tǒng)一平臺，借助配置好權限的內(nèi)部賬戶和密碼進行登錄，查詢獲取想要的信息。

三、信息技術在檔案信息化方面的應用措施

（一）搭建檔案信息化平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)方便查閱。傳統(tǒng)的工作模式下，各地礦局、地質(zhì)檔案館、研究院所、地勘單位之間的資料不互通、不共享，存在“信息孤島”現(xiàn)象。在檔案信息化建設的進程中，需要通盤考慮。首先要有跨單位、多層級，符合廣泛保密要求的數(shù)據(jù)共享平臺網(wǎng)絡，配套多級數(shù)據(jù)采集機制，進行動態(tài)多級數(shù)據(jù)采集。其次將檔案信息化管理分為兩步：第一步是在檔案資料分類整理后，使用高拍儀等設備，借助數(shù)字掃描技術、自動讀取技術使文檔類資料、地質(zhì)圖等形成電子化文件，實物類的地質(zhì)資料用數(shù)碼相機等設備實現(xiàn)電子化存儲信息，保證數(shù)據(jù)的真實性、清晰性和完整性。在這里需要注意的是，關于地質(zhì)檔案的語義沖突問題，目前采用數(shù)據(jù)技術來解決。例如用Ontology技術搭建地質(zhì)數(shù)據(jù)中心，更新地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)目錄，組建不同數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的搜集、輸入、檢索、整理等，提高數(shù)據(jù)信息的挖掘效率，為構建數(shù)字地質(zhì)檔案和知識服務體系提供服務，這一步是完成多種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。第二步是利用信息技術，建立檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息化。以我單位檔案信息化管理為例：第一步掃描工作的流程如圖1所示。檔案信息化工作在上級部門指導下開展，建成后所有的數(shù)據(jù)會上傳至統(tǒng)一云平臺。因此，需要嚴格按照要求進行掃描和檔案目錄編制。第二步的檔案管理系統(tǒng)框架圖如圖2所示。這一過程可以借助專業(yè)技術公司來完成智能檔案柜購買安裝和檔案管理軟件系統(tǒng)工作。

圖1 檔案電子化流程圖

圖2 檔案管理系統(tǒng)框架圖

（二）深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律，實現(xiàn)數(shù)據(jù)再利用。目前全國地質(zhì)資料管理中對已有資料開發(fā)重視程度不夠，對數(shù)據(jù)的可利用價值認知比較模糊。傳統(tǒng)的管理模式下，只有簡單的數(shù)據(jù)整體收集，深度加工的很少。找礦難度增大的現(xiàn)狀也迫使地質(zhì)單位承擔起挖掘地質(zhì)資料二次利用價值的責任。如何從地表露頭礦、淺部礦和易辨認礦的工作轉(zhuǎn)變到深部隱伏礦、難識別礦和新類型礦中，實現(xiàn)綜合找礦，需要我們首先摸清家底。

檔案室中存放的地、物、化、遙等地質(zhì)找礦原始資料和成果資料的海量數(shù)據(jù)，特點是體量龐大、多樣性強，有些數(shù)據(jù)還有重復性、“信息孤島”現(xiàn)象存在。想深度挖掘檔案數(shù)據(jù)的規(guī)律，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的再利用，要針對單位目前存有數(shù)據(jù)進行分類別研究。1.對地質(zhì)類專業(yè)數(shù)據(jù)的研究。地質(zhì)數(shù)據(jù)電子化后，用網(wǎng)頁瀏覽等形式將數(shù)據(jù)分享給技術人員，對探礦數(shù)據(jù)進行分析，為地質(zhì)工作研究提供支撐。向檔案數(shù)據(jù)要價值，這一過程并不簡單。地質(zhì)數(shù)據(jù)有著多源異質(zhì)、基準不同、語義復雜等問題，使得數(shù)據(jù)的有效處理和融合挖掘迎來了挑戰(zhàn)。目前已有不少學者將K－means、神經(jīng)網(wǎng)絡等算法成功應用到電商推薦中，MapReduce等處理模型等都有很好的借鑒意義。目前已有單位利用計算機技術按不同的成礦區(qū)帶、分礦種進行登記造冊，成功預測了一批新的找礦靶區(qū)，為多個資源枯竭的礦山找到接替資源；還有學者以實物資料——鉆孔巖心為突破口，借助信息技術工具，創(chuàng)新性地提出了礦床受構造、地層聯(lián)合控礦的新成礦模式。2.對財務、人事類其他數(shù)據(jù)的研究。對于其他類的數(shù)據(jù)的有效應用，首先要經(jīng)過數(shù)據(jù)的清洗整理過程，建立標準化的數(shù)據(jù)采集格式，為數(shù)據(jù)之間的共享使用打好基礎。對于財務等其他數(shù)據(jù)的分析利用，可以從兩方面入手：一是對不同來源的數(shù)據(jù)進行處理，將身份證號碼和統(tǒng)一社會信用代碼作為唯一標識碼，對于個人掛接相關的基本信息、人事檔案、財務數(shù)據(jù)等，單位則掛接相關的業(yè)務報銷、招投標、服務往來等信息，通過分享的方式，方便不同科室部門相同數(shù)據(jù)不重復采集，減少管理成本；二是通過可視化展示的方式，繪制職工成長路線圖，為人事考核提供數(shù)據(jù)支撐，并繪制業(yè)務單位往來資金流向圖，為單位預算、招投標、年底回款、風險管控等提供數(shù)據(jù)借鑒。

（三）抓好制度建設和技術保障，落實檔案保密工作。檔案工作和保密工作相互滲透，密不可分。做好檔案保密工作，要以制度和技術為抓手，壓實保密安全責任。1.制度建設管理上，從三方面開展工作：一是設立檔案保密工作領導機構，全面負責工作；二是梳理管理制度，形成制度匯編、將相關科室職責分解、落實到具體責任人和具體指導工作的制度，制度包括國家法律法規(guī)、上級部門執(zhí)行文件和本單位結(jié)合工作實際建立的管理規(guī)范，并根據(jù)工作的變化，及時更新保密管理制度；三是完善安全保密應急響應機制，規(guī)范工作內(nèi)容和流程，科學應對安全保密突發(fā)事件，有效預防，及時控制，針對物理環(huán)境破壞、硬件設備故障和數(shù)據(jù)損壞或泄密等情形建立應急預案，結(jié)合安全生產(chǎn)月、網(wǎng)絡安全宣傳周等活動，將實地演練形式納入活動中。2.在利用檔案數(shù)據(jù)過程中，從五方面開展工作：一是為保障數(shù)據(jù)安全，檔案數(shù)據(jù)的存儲可采用云存儲形式，上傳至政務云統(tǒng)一平臺，目前使用較多的就是浪潮的政務云，數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)一給平臺做信息系統(tǒng)等級保護測評等工作，既能降低分散管理的安全風險，也能提高工作效率；二是從軟件和硬件上來防范外部風險，購買正版的軟硬件設備、優(yōu)化網(wǎng)絡防火墻、安裝正版殺毒軟件等，定期進行安全檢測和病毒查殺；三是通過檔案操作系統(tǒng)的權限和安全等級劃分，從技術上實現(xiàn)不同管理層人員的保密管理，防范人員操作泄密的風險，借鑒地質(zhì)檔案的分類管理辦法，根據(jù)不同地質(zhì)檔案要求配備相應安全防控級別，對于統(tǒng)一平臺可對外開放的數(shù)據(jù)可借鑒《政務信息資源共享管理暫行辦法》管理規(guī)定，對于涉密資料應當嚴格履行使用手續(xù)，加強地質(zhì)檔案信息的脫密研究，補充保密期限要求，對于符合脫密要求的資料及時脫密，擴大地質(zhì)檔案信息規(guī)模；四是利用技術檢測手段助力定期的保密安全檢查，通過對涉密計算機的上網(wǎng)記錄查詢、U盤使用記錄、涉密文件使用情況進行保密自查，及時自查自糾；五是借助保密觀APP、中國普法、答題小程序等工具，督促保密人員日常學習科普保密法等管理制度和法律法規(guī)常識，做到心中有法，工作守法。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，地質(zhì)類事業(yè)單位要轉(zhuǎn)換發(fā)展思路。向數(shù)據(jù)要價值，首先要積極推進檔案信息化工作，將信息共享到地質(zhì)交流平臺，打破地質(zhì)工作研究的地域壁壘，方便數(shù)據(jù)的獲取方式；大力培養(yǎng)懂地質(zhì)懂數(shù)據(jù)挖掘的技術人才，利用分析建模工具實現(xiàn)數(shù)據(jù)的再利用，不斷突破行業(yè)數(shù)據(jù)挖掘的技術難點。在這一過程中，要做好保密工作，為單位發(fā)展貢獻力量。