劉曉瑩

(汾陽市交通運輸局，山西 汾陽 032300)

對于交通運輸單位的檔案管理工作來說，其內(nèi)容在交通運輸單位、交通系統(tǒng)行政以及交通運輸相關(guān)工作中產(chǎn)生的，形式多樣且內(nèi)容復(fù)雜，對整個交通行業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。相比于其他單位的檔案管理工作，交通運輸檔案中涉及到多個方面的內(nèi)容，而在如今的發(fā)展背景下，如何使交通運輸單位檔案管理的作用發(fā)揮出來已經(jīng)成為了整個交通行業(yè)所需要迫切解決的問題。

一、交通運輸單位優(yōu)化檔案管理工作的重要意義

在交通運輸單位中，開展檔案管理工作有助于提高整個交通運輸行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)水平。通過檔案能夠詳細的記錄交通運輸行業(yè)的各項信息，這也就說明交通運輸單位的檔案管理工作水平會直接影響整個交通運輸行業(yè)的穩(wěn)定性。因此，在現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展背景下，交通運輸單位必須要做好檔案管理工作，建設(shè)信息化、現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，真正的實現(xiàn)檔案管理與行業(yè)的同步發(fā)展，促進資源、信息的共享。同時，交通運輸單位也要提高對檔案信息的利用率，合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集各種行業(yè)信息，從而確保整個行業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的通暢性，全面提高工作效率與工作質(zhì)量[1]。

二、交通運輸單位檔案管理工作存在的問題

(一)新舊信息鏈接性較差，電子化程度不足

相比于其他行業(yè)，交通事業(yè)的發(fā)展歷史非常悠久，但是因為早期缺乏網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加上設(shè)備不夠先進，所以遺留下了大量陳舊的紙質(zhì)版檔案，其中所記錄的檔案信息資料不完善或模糊不清，同時，因為保存檔案信息資料的空間有限，一些信息的記錄也不夠詳細，若想將所有的紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子版信息也需要耗費大量的人力和時間，從而導(dǎo)致新舊信息的鏈接性比較差，整個檔案管理工作的信息化建設(shè)程度不足，從而降低了檔案信息資料的利用效率。

(二)工作人員專業(yè)能力有待提升

從事交通運輸行業(yè)檔案管理工作人員的工作能力和工作水平會直接影響到工作效率與工作質(zhì)量，但是一部分工作人員缺乏正確的認知，認為自己只是小小的資料保管員，因為這種錯誤觀念的影響，降低了對工作的重視程度，導(dǎo)致其在工作中缺乏認真性和嚴謹性，經(jīng)常會出現(xiàn)一些信息丟失等問題，甚至可能會造成更嚴重的事件。同時，還有一部分工作人員年齡偏大，無法接受和理解新的觀念與管理模式，對新知識的接受水平有限，無法對檔案管理工作模式進行創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理工作無法與時俱進，最終影響到整個檔案管理工作的有序開展[2]。

(三)規(guī)范性不足

在如今的交通運輸行業(yè)檔案管理工作中依然存在著管理工作不規(guī)范這一問題，主要就是因為缺乏明確的標準與規(guī)范，工作人員開展工作時無章可依、無據(jù)可循，只能按照自身的習(xí)慣完成工作。比如，編制的檢索工具精確度不足，導(dǎo)致檢索效果比較差，無法及時檢索出需要的信息，從而浪費大量的時間與精力，嚴重的影響到工作質(zhì)量，而且也會降低公眾滿意度[3]。

(四)設(shè)備落后

現(xiàn)如今，人們已經(jīng)步入了網(wǎng)絡(luò)信息化時代，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代速度非?？?，常常一種工作系統(tǒng)在應(yīng)用幾年后就無法滿足新的發(fā)展需求，在交通運輸行業(yè)的檔案管理工作中也存在著這一問題。比如，一些軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備比較落后，使用、掃描和打印的效率比較差， 系統(tǒng)軟件升級之后，增加了信息錄入的難度，對工作效率造成影響。

三、交通運輸單位檔案管理工作存在問題的解決措施

(一)加強檔案管理工作的信息化建設(shè)

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代交通運輸行業(yè)發(fā)展的需要，在大勢所趨的背景下，必須要構(gòu)建信息化檔案管理工作系統(tǒng)，從而滿足交通運輸行業(yè)發(fā)展的需求。

首先，應(yīng)設(shè)計檔案信息網(wǎng)站，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，從而打破空間和時間的限制，提高檔案管理工作效率[4]。同時，利用該信息平臺也能夠?qū)崿F(xiàn)對信息的快速檢索。另外，應(yīng)在網(wǎng)上建立檔案服務(wù)咨詢窗口，從而滿足廣大用戶的需求。

其次，應(yīng)制定電子文件管理條例，在計算機技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，越來越多的文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)中，并以電子文件的形式存在，在這種情況下，工作人員應(yīng)對這些電子文件進行管理，制定詳細的管理條例，對于一些已經(jīng)歸檔好的文件將其設(shè)置為只讀文件，其他人員不能更改，只能閱讀，通過加強對電子文件的管理，不僅可以確保文件的原始結(jié)構(gòu)，而且也能夠提高電子文件的可靠性。

最后，應(yīng)做好檔案信息的規(guī)范化管理，嚴格按照國家的相關(guān)標準與規(guī)范，再結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，制定切實有效的管理體系，統(tǒng)一文件格式，使整個檔案管理工作更加規(guī)范。

(二)完善檔案管理制度

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，所以，任何一項管理活動開展前都需要制定完善的管理制度，利用管理制度作為約束，確?；顒涌梢杂行蜷_展，交通運輸單位的檔案管理工作也不例外。因此，交通運動單位的檔案管理工作必須要建立完善的管理制度。對于檔案管理工作來說，其屬于一種自上而下層層進行監(jiān)管的工作，上到管理層，下至具體的工作人員，都應(yīng)該制定明確的標準，從而確保檔案管理工作開展的規(guī)范性。同時，應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)容，掌握每一個工作流程和工作環(huán)節(jié)，盡可能的避免工作中可能出現(xiàn)的問題，掌握快速、便捷完成工作的方法，結(jié)合實際需求快速調(diào)取檔案信息[5]。

(三)強化工作人員專業(yè)能力

對于參與檔案管理工作的工作人員來說，在其上崗工作前需要統(tǒng)一對其進行培訓(xùn)，在獲取上崗資格證后方可上崗工作，同時，應(yīng)通過高薪等福利待遇，吸引更多高端人才，從而提高整個工作團隊的專業(yè)性。另外，在日常工作中，應(yīng)定期組織工作人員進行測評考試，并根據(jù)成績給予適當(dāng)?shù)莫剟?，以此提高工作人員工作的積極性和緊張感，使工作人員能夠長期保持一種堅持不懈、努力奮進的精神面貌和工作態(tài)度。工作人員也要注重自我提升，閑暇之余多學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理學(xué)方面的知識，轉(zhuǎn)變工作觀念，樂于接受新鮮事物，從而促進檔案管理工作的長效開展。

(四)提升檔案管理工作的安全性

雖然利用信息技術(shù)可以實現(xiàn)電子化檔案信息資源，但是信息化技術(shù)也存在穩(wěn)定性不足等問題，為了保證檔案資料的安全，必須要注重檔案管理工作的安全問題。首先，應(yīng)及時備份，避免互聯(lián)網(wǎng)或計算機發(fā)生故障時導(dǎo)致資料丟失；其次，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的集成處理，開發(fā)數(shù)據(jù)集成軟件；最后，應(yīng)該做好檔案信息數(shù)據(jù)的保密工作，設(shè)置權(quán)限，避免信息被不法分子盜用，全面提高信息資料的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，交通運輸單位檔案管理工作直接影響了交通運輸事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，所以必須要做好交通運輸單位檔案管理工作，轉(zhuǎn)變工作觀念，優(yōu)化管理方法，增強信息的溝通與交流，實現(xiàn)信息資源的共享，從而切實提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，使檔案管理工作的作用與價值充分的發(fā)揮出來，進一步推動我國交通運輸事業(yè)的長遠發(fā)展。